計(jì)劃管理在院辦行政工作中的應(yīng)用范文

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摘要

在院辦行政管理工作中應(yīng)用計(jì)劃管理，通過建立“計(jì)劃—分解—執(zhí)行—督查/督辦—反饋—考核”循環(huán)機(jī)制，推動(dòng)醫(yī)院各項(xiàng)工作任務(wù)和各項(xiàng)制度的有效落實(shí)，同時(shí)提升中層管理人員的執(zhí)行力，以及院辦管理工作能力。

關(guān)鍵詞

計(jì)劃管理；院辦；行政工作

計(jì)劃管理是醫(yī)院一切工作的基礎(chǔ)，是醫(yī)院管理活動(dòng)的中心環(huán)節(jié)［1］。醫(yī)院辦公室(院辦)作為醫(yī)院的綜合辦事機(jī)構(gòu)，主要任務(wù)是調(diào)查研究、綜合協(xié)調(diào)、檢查督辦和內(nèi)外聯(lián)系工作，在院長與各個(gè)職能部門之間、各臨床醫(yī)技等科室之間起著承上啟下和協(xié)調(diào)作用。其政務(wù)、管理、服務(wù)的質(zhì)量和能力的高低直接影響院部決策的貫徹、執(zhí)行和實(shí)施。院辦在行使職能中，通過建立“計(jì)劃—分解—執(zhí)行—督查/督辦—反饋—考核”循環(huán)機(jī)制［2］，有效準(zhǔn)確地把院部的決策貫徹落實(shí)，提升職能部門執(zhí)行力。

1計(jì)劃管理架構(gòu)

1．1分類考慮院辦工作性質(zhì)，計(jì)劃管理的節(jié)點(diǎn)分為2類，一類是以職能部門為節(jié)點(diǎn)，以醫(yī)院年度工作任務(wù)、月工作任務(wù)、院行政查房、院早交班會(huì)議、管理培訓(xùn)、院行政總值班等全院性的工作為核心內(nèi)容，收集和反饋院部決策的執(zhí)行和控制過程中的信息，以提升職能部門執(zhí)行力。第二類是以院辦自身為節(jié)點(diǎn)，以文件起草、公文收發(fā)流轉(zhuǎn)、各種行政會(huì)議安排、會(huì)議記錄、信訪、接待參觀安排等院辦日常事務(wù)性工作為主要內(nèi)容，以提高科室履行職能的能力。

1．2管理模式依計(jì)劃管理節(jié)點(diǎn)的分類，管理模式亦分2類。以職能部門為節(jié)點(diǎn)的管理模式和以院辦自身為節(jié)點(diǎn)的管理模式(見圖1、2)。

2計(jì)劃管理的運(yùn)作

以項(xiàng)目性工作任務(wù)為核心，由院辦牽頭負(fù)責(zé)計(jì)劃管理的運(yùn)作，包括計(jì)劃、組織、實(shí)施、督辦、評(píng)價(jià)等，統(tǒng)一運(yùn)作，統(tǒng)一管理。

2．1目標(biāo)根據(jù)醫(yī)院年度工作任務(wù)，以及年度項(xiàng)目性工作任務(wù)，制定具體的、可衡量的、可評(píng)估的、有時(shí)間期限的總工作目標(biāo)，并根據(jù)管理層次如部門、人員，將總目標(biāo)逐級(jí)分層，形成不同層次的目標(biāo)。

2．2計(jì)劃工作目標(biāo)確定后，院辦圍繞總工作目標(biāo)從策略、程序、規(guī)劃、規(guī)則等內(nèi)容編制總計(jì)劃書，擬定相關(guān)工作制度、工作實(shí)施流程、考核細(xì)則、工作進(jìn)度時(shí)間分配等。依工作重要程度，由院辦主任審核審批，或決定是否遞交院領(lǐng)導(dǎo)審核審批，或提請(qǐng)?jiān)洪L辦公會(huì)討論決定。各職能部門根據(jù)部門目標(biāo)制定計(jì)劃，交院辦匯總。院辦自身的工作，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、具體操作者分別定出個(gè)人實(shí)施計(jì)劃。

2．3執(zhí)行組織參與工作的人員就已定的計(jì)劃、相關(guān)工作制度、工作實(shí)施流程、考核細(xì)則等內(nèi)容進(jìn)行培訓(xùn)，按照工作進(jìn)度時(shí)間的安排組織實(shí)施。實(shí)施過程中收集必要的信息，形成書面材料，并反饋給院辦匯總、分析。

2．4督查/督辦全院性的工作，由院辦牽頭，組織相關(guān)職能部門成立工作考核小組，對(duì)職能部門工作進(jìn)行督查/督辦、考核。通過行政辦公例會(huì)、專項(xiàng)工作會(huì)議、行政查房、書面材料匯報(bào)、文件承辦單等形式進(jìn)行督查/督辦。院辦自身的工作，由院辦主任或授權(quán)副主任根據(jù)月工作計(jì)劃、周工作計(jì)劃、項(xiàng)目工作進(jìn)行跟蹤督辦核查，對(duì)未完成的工作和任務(wù)進(jìn)行強(qiáng)調(diào)和督促。同時(shí)，督查/督辦中注意收集資料，分析問題，及時(shí)匯報(bào)院領(lǐng)導(dǎo)、及時(shí)反饋，作出指導(dǎo)或處理意見，保證工作的推進(jìn)。

2．5總結(jié)與評(píng)價(jià)根據(jù)收集的資料，對(duì)工作的布置、實(shí)施、督查/督辦，以及完成情況進(jìn)行全面、系統(tǒng)的總結(jié)、回顧、檢查計(jì)劃期內(nèi)各職能部門、項(xiàng)目工作成果以及院辦自身工作情況，分析計(jì)劃與實(shí)際實(shí)施執(zhí)行情況的偏差，找出計(jì)劃執(zhí)行中的主要問題并提出解決問題的方法。

3案例

3．1“年度工作任務(wù)”計(jì)劃管理年度工作任務(wù)是一項(xiàng)全院性的工作。年初，醫(yī)院的年度工作計(jì)劃經(jīng)過院職代會(huì)討論通過，院辦根據(jù)年度工作計(jì)劃、市衛(wèi)計(jì)委下達(dá)的目標(biāo)任務(wù)等起草全年工作任務(wù)分解計(jì)劃，包括年度目標(biāo)、目標(biāo)完成時(shí)間、年度目標(biāo)任務(wù)考核細(xì)則、督查/督辦方案等，經(jīng)院辦主任審核后送交院領(lǐng)導(dǎo)審核，同意后提請(qǐng)?jiān)洪L辦公會(huì)討論，審核通過后將目標(biāo)任務(wù)分解到職能部門、臨床和醫(yī)技科室。各職能部門制訂任務(wù)完成時(shí)間進(jìn)度安排表，交院辦統(tǒng)一匯總，便于督查/督辦。各職能部門分別于每周、每月向院辦報(bào)告1周重要工作、部門月工作計(jì)劃、部門月工作完成情況，院辦形成1周工作計(jì)劃安排表、院部工作計(jì)劃表、院部工作計(jì)劃實(shí)際完成時(shí)間表，并向院領(lǐng)導(dǎo)報(bào)備。同時(shí)，院辦以定期專項(xiàng)督辦、院行政總查房、院行政例會(huì)、半年工作總結(jié)等形式就工作的進(jìn)度、工作開展情況進(jìn)行督查，督查中出現(xiàn)的問題以整改通知書的形式及時(shí)與職能部門反饋、溝通、解決，并向院領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。年終，各職能部門上報(bào)工作總結(jié)，院辦組織相關(guān)部門根據(jù)年度目標(biāo)任務(wù)考核細(xì)則進(jìn)行檢查考核、評(píng)分，考核得分交經(jīng)改辦實(shí)行獎(jiǎng)懲。

3．2“院長接待日”計(jì)劃管理“院長接待日”是我院在黨的群眾路線教育實(shí)踐活動(dòng)的第三環(huán)節(jié)“整改落實(shí)、建章立制”階段所建立，是院領(lǐng)導(dǎo)與全院職工之間溝通的有效途徑，院辦負(fù)責(zé)具體操作。根據(jù)國家有關(guān)信訪工作的法規(guī)，結(jié)合醫(yī)院工作實(shí)際，實(shí)行計(jì)劃管理，建立了院領(lǐng)導(dǎo)來訪接待日制度、年度院領(lǐng)導(dǎo)來訪接待日安排等，提前1個(gè)月進(jìn)行院領(lǐng)導(dǎo)來訪接待日公示，由院辦工作人員接受預(yù)約登記，負(fù)責(zé)填寫職工來訪預(yù)約登記表。接待日當(dāng)天，院辦負(fù)責(zé)信訪工作的人員將填寫好信訪人姓名、性別、科室、職務(wù)、職稱等基本情況的職工來訪登記表交給接待領(lǐng)導(dǎo)，由接待領(lǐng)導(dǎo)記錄信訪情況，并作出信訪批示。院辦根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示意見，填寫醫(yī)院職工來訪交辦單，院辦主任作交辦意見，交承辦部門承辦。承辦期間，院辦定期了解承辦進(jìn)展情況，實(shí)行跟蹤督促。最后，院辦根據(jù)承辦情況作信訪結(jié)案小結(jié)，并報(bào)院領(lǐng)導(dǎo)審核后存檔。

4體會(huì)

近年來，由于我們?cè)谠恨k的行政管理工作中應(yīng)用了計(jì)劃管理，在具體的工作和任務(wù)的貫徹執(zhí)行過程融入“計(jì)劃、分解、執(zhí)行、督查/督辦、反饋、考核”循環(huán)機(jī)制，推動(dòng)了醫(yī)院各項(xiàng)工作任務(wù)和各項(xiàng)制度的有效落實(shí)，及時(shí)促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)工作的有序進(jìn)行，并保證了各項(xiàng)工作的持續(xù)改進(jìn)。院辦和各職能科室之間逐步形成一種合力，讓院辦在各職能科室中處在“學(xué)科帶頭人”的角色，引領(lǐng)并帶動(dòng)著中層執(zhí)行力的不斷提升。院辦自身工作人員的綜合協(xié)調(diào)、溝通等管理工作能力也得到了提高。

參考文獻(xiàn)

1王冬，朱乃蘇，陳志興．現(xiàn)代醫(yī)院管理理論與方法［M］．上海:上海科學(xué)技術(shù)文獻(xiàn)出版社，1992:3－263．

2隋曉琳，饒定虎，吳曉珊，等．計(jì)劃管理在雙向執(zhí)行反饋體系中的應(yīng)用［J］．中國醫(yī)院管理，2008，28(8):8－9．

作者：李萍 單位：常州市第一人民醫(yī)院