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一、當(dāng)前院系行政工作存在的問(wèn)題
(一)制度太多,流程復(fù)雜,操作效率低雖然一直在強(qiáng)調(diào)制度建設(shè),但在很多具體工作上并不是缺乏相應(yīng)的制度,而是制度太多,相互打架,加上為了規(guī)避責(zé)任,制定復(fù)雜的工作流程,審批的越多,單項(xiàng)審批責(zé)任就越小。而院系行政工作缺乏自主權(quán),在執(zhí)行這些制度和流程的時(shí)候,往往招來(lái)誤解,又或者為了分擔(dān)責(zé)任,再加一層審批要求,可以說(shuō)是層層分解、層層落實(shí),也可以說(shuō)是層層增加工作流程,層層降低工作效率。而對(duì)于一少部分的行政人員來(lái)說(shuō),只要按制度執(zhí)行,出了錯(cuò)沒(méi)責(zé)任,師生有抱怨可以推給制度,也有了懶政和不作為的借口。而師生的主要精力畢竟還要放在教學(xué)科研等方面,不可能去一一學(xué)習(xí)了解所有復(fù)雜的制度,明晰全部的辦事流程,又覺(jué)得很多流程根本沒(méi)有必要,不是覺(jué)得行政人員為難自己,就是形式主義嚴(yán)重。
(二)職能分工太明確,每人各管一攤事為了提高效率,實(shí)行科學(xué)分工,這本是好事,但院系行政工作又有一定的特殊性。崗位人員很少,一個(gè)學(xué)院林林總總幾十項(xiàng)職責(zé),每人負(fù)責(zé)幾項(xiàng),很多具體事務(wù)往往只有一個(gè)人在負(fù)責(zé),一旦具體人員因事離崗,有師生前來(lái)辦事,再簡(jiǎn)單的事務(wù)也只能推后辦理,而其他行政人員即使閑著也無(wú)法辦理,一方面可能是因?yàn)橹贫葟?fù)雜,不了解辦理流程,另一方面也在避免越權(quán)辦事,職責(zé)混亂。而帶給辦事師生的感受就是事難辦。
(三)信息共享不通暢行政中事務(wù)絕大多數(shù)都需要填寫(xiě)核實(shí)辦事人員的一些信息,這些信息分散在不同的管理系統(tǒng)中,相互之間難以共享。不僅師生無(wú)法掌握個(gè)人的全部信息,單個(gè)行政人員也無(wú)法掌握一個(gè)師生的全部信息。辦理事務(wù)是師生需要一次次的重復(fù)填寫(xiě)各類(lèi)信息,行政人員需要從各方信息來(lái)源一次次的核實(shí)這些信息。帶來(lái)很多不必要的重復(fù)勞務(wù),不僅效率低下,而且感覺(jué)很差。
(四)“雙肩挑”領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)繁忙院系的行政領(lǐng)導(dǎo)大多數(shù)是“雙肩挑”干部,同時(shí)擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)與承擔(dān)教學(xué)科研任務(wù),并且大多數(shù)是學(xué)術(shù)帶頭人,學(xué)術(shù)事務(wù)十分繁忙,經(jīng)常需要參加各類(lèi)會(huì)議以及學(xué)術(shù)交流,頻繁出差,又需要保證個(gè)人教學(xué)科研的時(shí)間,因此基本上難以實(shí)現(xiàn)坐班的要求。而師生辦理的多數(shù)事務(wù),都需要經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審批意見(jiàn),遇到領(lǐng)導(dǎo)不在的時(shí)段,為了一個(gè)簽名,師生短則等待數(shù)小時(shí),長(zhǎng)則需要幾天。不僅師生覺(jué)得事情難辦,院系領(lǐng)導(dǎo)也認(rèn)為很多可以省去的管理職責(zé)占用了太多的個(gè)人精力。
(五)假期行政工作安排高校行政另一個(gè)特殊的問(wèn)題是在社會(huì)各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)有寒暑假時(shí)間,期間各項(xiàng)行政工作陷于停滯或者以極低效運(yùn)行。而對(duì)師生來(lái)說(shuō),雖然假期時(shí)高校教學(xué)工作是停止運(yùn)轉(zhuǎn)的,但科研、實(shí)習(xí)、社會(huì)服務(wù)等并沒(méi)有停止,以及其它一些師生的個(gè)人事務(wù)需要用到單位材料或加以明證的。而行政人員的假期輪班,并不按工作流程進(jìn)行安排,加上行政人員的各自分工不交融,因此正常時(shí)間可能很快就完成的幾項(xiàng)工作流程,放到假期可能就需要幾周不一定能做完,遇到緊急的事務(wù),即使行政人員愿意加班也不一定能做成。
(六)行政人員素質(zhì)參差不齊高校行政人員的來(lái)源復(fù)雜,除了進(jìn)幾年開(kāi)始的事業(yè)單位通過(guò)考試競(jìng)聘上崗的人員,平均素質(zhì)相對(duì)統(tǒng)一,之前的人員有各種來(lái)源,素質(zhì)參差不齊,加上沒(méi)有淘汰機(jī)制,高校里面行政工作壓力不大,多數(shù)行政人員學(xué)習(xí)動(dòng)力不強(qiáng),業(yè)務(wù)水平靠慢慢積累經(jīng)驗(yàn)提升,而近些年新技術(shù)發(fā)展迅速,各類(lèi)改革政策也推出頻繁,更是拉開(kāi)了個(gè)行政人員的個(gè)人能力和業(yè)務(wù)水平,同樣的事不同的人辦差別太大。
(七)與師生之間溝通太少,缺乏互相理解高校師生與行政人員,同屬于一個(gè)大集體,但工作時(shí)間、考核、待遇、職業(yè)前景等都有較大差異,互相換位思考較為困難。高校的師生是思想特別活躍的一個(gè)群體,對(duì)僵化的行政工作批判很多,而學(xué)校職能部門(mén)制定的教師的各種激烈的聘崗和晉升制度,讓教師對(duì)行政人員的意見(jiàn)也時(shí)有爆發(fā)。而有部分行政人員沒(méi)有經(jīng)歷過(guò)大學(xué)生活,也難以體諒學(xué)生的焦慮和思考。一邊是去行政化、教授治校的呼聲,一邊是教師不懂管理、不顧全局的評(píng)論。溝通越少,對(duì)立越多,使得一線(xiàn)的院系行政工作更加困難。
二、院系行政工作轉(zhuǎn)型的建議
行政工作的問(wèn)題很多人都看得很清楚,在國(guó)家整體的改革大潮下,高校行政工作也已經(jīng)在逐步推行者一些改革嘗試。以下是對(duì)于院系基層行政工作轉(zhuǎn)型一些比較粗淺的思考。
(一)面向大學(xué)理念樹(shù)立工作目標(biāo)院系行政工作要跳出復(fù)雜的政策制度和工作流程的框架樹(shù)立工作目標(biāo),有沒(méi)有做好工作不是說(shuō)遵守了多少制度和流程,而是究竟對(duì)學(xué)校的理念是否有幫助,是否對(duì)學(xué)生的培養(yǎng)、教師的研究提供了正面的作用,是不是有利于自己學(xué)院與學(xué)校的發(fā)展。當(dāng)然,理念與目標(biāo)不是基層行政人員所提出來(lái)的,但基層的行政工作中需要有這樣的理念和目標(biāo)。
(二)擴(kuò)大院系行政權(quán)限,轉(zhuǎn)審批為備案自主權(quán)下放是近些年老生常談的話(huà)題,這不是院系行政層面能決定的事情,但也是十分迫切需要的事情。要給與院系行政辦公室直接利用學(xué)校資源、使用學(xué)校材料、調(diào)用學(xué)校職能部門(mén)的權(quán)限,只要不是影響學(xué)校全局的事務(wù),原來(lái)掌握在學(xué)校職能部門(mén)手中的權(quán)限盡可能的放到一線(xiàn)的院系行政機(jī)構(gòu)手中。未曾行使否決權(quán)的審批全部取消,改成由院系行政機(jī)構(gòu)直接完成,由學(xué)校職能部門(mén)備案,完成過(guò)程中有困難的,由學(xué)校部門(mén)提供幫助和建議。學(xué)校所有可以重復(fù)利用的資源,院系可以直接使用,報(bào)學(xué)校職能部門(mén)備案,發(fā)生沖突再進(jìn)行協(xié)調(diào)。對(duì)于師生來(lái)說(shuō),這樣可以極大減輕辦事的復(fù)雜性。
(三)按工作對(duì)象而不是按職能劃分辦公室,并加強(qiáng)輪崗院系的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu),一般都按職能進(jìn)行劃分,并且對(duì)應(yīng)學(xué)校的各個(gè)職能部門(mén)。而大多數(shù)事務(wù)都帶有綜合性,師生辦事時(shí)需要進(jìn)過(guò)多個(gè)部門(mén)的流程,或者要分清楚不同的事情要找不同的部門(mén)和人員,這樣就要求師生必須要清楚每一個(gè)具體事務(wù)的分管部門(mén)與流程。而服務(wù)型行政一個(gè)顯要的要求就是要面向用戶(hù)的需求,因此從院系三大工作對(duì)象可以講內(nèi)設(shè)的辦公室改成教師服務(wù)辦公室、學(xué)生服務(wù)辦公室、對(duì)外服務(wù)辦公室等。分別處理教師、學(xué)生、外部機(jī)構(gòu)人員涉及到的所有事務(wù),再加上一個(gè)負(fù)責(zé)綜合協(xié)調(diào)的崗位。這樣師生需要辦理任何事情都只需要找到一個(gè)人就可以,這樣可以縮減很大一部分工作流程,減輕行政事務(wù)帶給師生的負(fù)擔(dān)。在減少外部工作流程的同時(shí),對(duì)于相對(duì)復(fù)雜的事務(wù),增強(qiáng)內(nèi)部工作流轉(zhuǎn),通過(guò)行政人員之間的互相交流和合作進(jìn)行分解,這樣即使對(duì)于少部分事務(wù)會(huì)降低效率,但是帶給師生的感受卻完全不同,對(duì)于事務(wù)內(nèi)部事項(xiàng)不需要懂太多,只要找到一個(gè)部門(mén)的一個(gè)人,事情就可以完結(jié)。在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)行政人員的內(nèi)部輪崗,服務(wù)對(duì)象從教師到學(xué)生到外部人員輪換過(guò)后,每個(gè)行政人員都可以基本掌握院系行政中主要的服務(wù)事務(wù),成為一個(gè)多面手。
(四)梳理服務(wù)型事務(wù)、執(zhí)行性事務(wù)、主動(dòng)型事務(wù),精簡(jiǎn)不必要的事務(wù)于此同時(shí),院系行政機(jī)構(gòu)還需要對(duì)具體事務(wù)進(jìn)行分類(lèi),將面向師生進(jìn)行服務(wù)的事務(wù)與執(zhí)行政策對(duì)師生有限制的事務(wù)以及需要主動(dòng)完成的機(jī)構(gòu)內(nèi)部事務(wù)進(jìn)行區(qū)分,結(jié)合校級(jí)機(jī)構(gòu)的職能改革,盡量精簡(jiǎn)不必要的內(nèi)部事務(wù)以及對(duì)師生帶有管制的事務(wù),并且編制相應(yīng)的學(xué)生指南、教師指南等材料簡(jiǎn)潔明了的讓師生了解哪些事是他們必須要做的,哪些事是行政人員為他們辦理的,并進(jìn)行公開(kāi)和及時(shí)的更新。凸顯出服務(wù)型事務(wù)的主要地位,也可以強(qiáng)化師生的主人翁精神,增強(qiáng)對(duì)院系發(fā)展的責(zé)任感。現(xiàn)在有一些教師往往搞自己的科研,只追求個(gè)人的發(fā)展,而公共事務(wù)和自己無(wú)關(guān),公共事務(wù)是院系領(lǐng)導(dǎo)的事情,只要不影響到自己的利益就漠不關(guān)心。而即使真的要實(shí)現(xiàn)教授治校,也需要培養(yǎng)出教授們對(duì)公共事務(wù)的熱情和奉獻(xiàn)精神。
(五)明確責(zé)任的基礎(chǔ)上增加職員的權(quán)限,在合理考核上加強(qiáng)職員的工作重疊在擴(kuò)大院系行政權(quán)限之后,一旦行政人員要獨(dú)立去解決師生的全部事務(wù),就需要他對(duì)全部涉及到的事務(wù)都有相應(yīng)的權(quán)限,而現(xiàn)代的很多行政權(quán)限,體現(xiàn)出來(lái)的是形形色色的管理系統(tǒng)的用戶(hù)權(quán)限,為了保證管理系統(tǒng)的穩(wěn)定與安全,院系行政人員的權(quán)限一般都是最低的。此外行政等級(jí)也帶來(lái)一些權(quán)限的分類(lèi),什么等級(jí)的職務(wù)有什么樣的權(quán)限。要真的實(shí)行服務(wù)化行政,還需要打破這種權(quán)限管理,給一線(xiàn)的直接經(jīng)辦人員最大的權(quán)限,并由他們承擔(dān)起相應(yīng)的責(zé)任。對(duì)于大多數(shù)日常的服務(wù)性事務(wù)來(lái)說(shuō),由什么層級(jí)的人來(lái)做決定并不具有太大的不同,也不會(huì)帶來(lái)很大的危害。只要一線(xiàn)經(jīng)辦人員具有責(zé)任感,因?yàn)樗麄儗?duì)具體事務(wù)和情況了解的最多,從能力上來(lái)說(shuō),是最適合做出判斷和決定的人選。只要明確責(zé)任,合理考核,大多數(shù)形式上需要領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)部門(mén)處理的事務(wù)都可以直接由一線(xiàn)人員直接完成,沒(méi)有把握的只要給一線(xiàn)人員相應(yīng)的請(qǐng)教渠道即可。同時(shí)淡化職能分工,加強(qiáng)業(yè)務(wù)重疊,院系層面行政人員本來(lái)就少,如此不僅可以提高工作效率,激發(fā)一線(xiàn)人員的積極性,減輕他們的純粹當(dāng)操作員的感覺(jué);也可以減輕院系領(lǐng)導(dǎo)對(duì)日常管理事務(wù)需要投入的精力,使他們有更多精力投入到學(xué)科發(fā)展、學(xué)生培養(yǎng)等宏觀(guān)決策中去;同時(shí)也可以減少工作流程和環(huán)節(jié),消除很多推諉事務(wù)的借口,提高師生對(duì)行政工作的評(píng)價(jià)。
(六)建立師生信息檔案,互通共享,統(tǒng)一信息來(lái)源,增加渠道既有的管理體制使每個(gè)職能部門(mén)或行政人員掌握著師生們的部分信息,導(dǎo)致很多事務(wù)需要不同程度的配合,統(tǒng)一信息與檔案數(shù)據(jù)是一個(gè)減少此類(lèi)問(wèn)題的方向。最好是由學(xué)校層面來(lái)建立數(shù)據(jù)中心,所有涉及到師生個(gè)人的數(shù)據(jù)及信息,都?xì)w類(lèi)到個(gè)人信息檔案中,這樣不僅不同的部門(mén)可以批量的讀取全體師生的同一類(lèi)信息形成數(shù)據(jù),師生個(gè)人也可以查閱自己個(gè)人的全部信息,并可以有選擇的向外公開(kāi),有變動(dòng)時(shí)也可以及時(shí)的進(jìn)行修改,還可以通過(guò)技術(shù)手段,通過(guò)部分?jǐn)?shù)據(jù)授權(quán)的方式,對(duì)很多事務(wù)進(jìn)行委托代辦。行政人員在為師生辦理事務(wù)時(shí)也可以方便的調(diào)取信息檔案,極大的節(jié)省審核環(huán)節(jié)與時(shí)間。唯一需要注意的是加強(qiáng)信息安全的防范,避免因?yàn)樘^(guò)全面的個(gè)人信息的泄露帶來(lái)其他的隱患。
(七)建立聯(lián)系人制度與緊急事項(xiàng)通道,利用新技術(shù)增加與師生的溝通渠道中國(guó)的特殊文化,致使很多事情熟悉的人辦理還是不熟悉的人辦理會(huì)有差異。現(xiàn)在普遍開(kāi)花的定點(diǎn)聯(lián)系體系是一個(gè)很明顯的體現(xiàn)。從院系行政工作來(lái)說(shuō),這也是一個(gè)很好的推行服務(wù)行政的一個(gè)切入點(diǎn)。一個(gè)院系的行政人員不多,師生也不算多,建立聯(lián)系人制度,每名行政人員分別聯(lián)系十幾位教師、百多位學(xué)生,然后相對(duì)熟記他們的信息檔案,雖然不可能去負(fù)責(zé)這些師生的全部事務(wù),但是可以為這些師生提供咨詢(xún)通道,作為他們解答問(wèn)題的人員。同時(shí)可以建立緊急事務(wù)流程,尤其在節(jié)假日期間常規(guī)事務(wù)中斷辦理時(shí),師生辦理事務(wù)先尋找他們的聯(lián)系人,通過(guò)行政人員內(nèi)部的溝通,可以像正常工作時(shí)間一樣為師生處理好事情。利用現(xiàn)在的移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),通過(guò)手機(jī)直接完成很多的信息獲取、事務(wù)審核與權(quán)限分派,并且可以隨時(shí)溝通,進(jìn)行工作之外的交流,互相倒倒苦水,更容易做到換位思考,建立良好的互動(dòng)關(guān)系。
(八)加強(qiáng)職員實(shí)務(wù)培訓(xùn),加強(qiáng)資源保障,合理獎(jiǎng)懲與激勵(lì)措施當(dāng)前高校行政人員的素質(zhì)參差不齊,業(yè)務(wù)水平不一,而時(shí)間精力都投入在日常事務(wù)中,個(gè)人學(xué)習(xí)時(shí)間較少。學(xué)校組織的各類(lèi)培訓(xùn)大多數(shù)是思想性與理論性的,實(shí)務(wù)性的太少,使得很多有心提高行政服務(wù)效能的工作人員也只能慢慢依靠經(jīng)驗(yàn)積累來(lái)提高業(yè)務(wù)水品。同時(shí)為了免除行政人員的后顧之憂(yōu),提高他們的工作積極性,各類(lèi)資源保障與獎(jiǎng)懲激勵(lì),也要脫離既往的根據(jù)工齡、職務(wù)等制定,將業(yè)務(wù)能力、服務(wù)水平、工作業(yè)績(jī)、師生評(píng)價(jià)等進(jìn)行有機(jī)結(jié)合,發(fā)揮導(dǎo)向和激勵(lì)作用,促進(jìn)服務(wù)水平的提升。
總之,在社會(huì)的發(fā)展與國(guó)家改革之下,高校中行政服務(wù)化也越來(lái)越成為其一項(xiàng)重要的改革工作,而院系行政工作是高校行政工作的基礎(chǔ),也是直接面向師生的一線(xiàn)崗位,如何做好服務(wù)化轉(zhuǎn)型,不僅是高校行政整體管理方式轉(zhuǎn)向服務(wù)的重要基礎(chǔ),也是提高師生滿(mǎn)意度與工作效率,體現(xiàn)大學(xué)價(jià)值的重要組成。
作者:徐三成單位:浙江大學(xué)傳媒與國(guó)際文化學(xué)院