高校院系服務(wù)化轉(zhuǎn)型的行政工作論文范文

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一、當(dāng)前院系行政工作存在的問(wèn)題

（一)制度太多，流程復(fù)雜，操作效率低雖然一直在強(qiáng)調(diào)制度建設(shè)，但在很多具體工作上并不是缺乏相應(yīng)的制度，而是制度太多，相互打架，加上為了規(guī)避責(zé)任，制定復(fù)雜的工作流程，審批的越多，單項(xiàng)審批責(zé)任就越小。而院系行政工作缺乏自主權(quán)，在執(zhí)行這些制度和流程的時(shí)候，往往招來(lái)誤解，又或者為了分擔(dān)責(zé)任，再加一層審批要求，可以說(shuō)是層層分解、層層落實(shí)，也可以說(shuō)是層層增加工作流程，層層降低工作效率。而對(duì)于一少部分的行政人員來(lái)說(shuō)，只要按制度執(zhí)行，出了錯(cuò)沒(méi)責(zé)任，師生有抱怨可以推給制度，也有了懶政和不作為的借口。而師生的主要精力畢竟還要放在教學(xué)科研等方面，不可能去一一學(xué)習(xí)了解所有復(fù)雜的制度，明晰全部的辦事流程，又覺(jué)得很多流程根本沒(méi)有必要，不是覺(jué)得行政人員為難自己，就是形式主義嚴(yán)重。

（二)職能分工太明確，每人各管一攤事為了提高效率，實(shí)行科學(xué)分工，這本是好事，但院系行政工作又有一定的特殊性。崗位人員很少，一個(gè)學(xué)院林林總總幾十項(xiàng)職責(zé)，每人負(fù)責(zé)幾項(xiàng)，很多具體事務(wù)往往只有一個(gè)人在負(fù)責(zé)，一旦具體人員因事離崗，有師生前來(lái)辦事，再簡(jiǎn)單的事務(wù)也只能推后辦理，而其他行政人員即使閑著也無(wú)法辦理，一方面可能是因?yàn)橹贫葟?fù)雜，不了解辦理流程，另一方面也在避免越權(quán)辦事，職責(zé)混亂。而帶給辦事師生的感受就是事難辦。

（三）信息共享不通暢行政中事務(wù)絕大多數(shù)都需要填寫(xiě)核實(shí)辦事人員的一些信息，這些信息分散在不同的管理系統(tǒng)中，相互之間難以共享。不僅師生無(wú)法掌握個(gè)人的全部信息，單個(gè)行政人員也無(wú)法掌握一個(gè)師生的全部信息。辦理事務(wù)是師生需要一次次的重復(fù)填寫(xiě)各類(lèi)信息，行政人員需要從各方信息來(lái)源一次次的核實(shí)這些信息。帶來(lái)很多不必要的重復(fù)勞務(wù)，不僅效率低下，而且感覺(jué)很差。

（四）“雙肩挑”領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)繁忙院系的行政領(lǐng)導(dǎo)大多數(shù)是“雙肩挑”干部，同時(shí)擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)與承擔(dān)教學(xué)科研任務(wù)，并且大多數(shù)是學(xué)術(shù)帶頭人，學(xué)術(shù)事務(wù)十分繁忙，經(jīng)常需要參加各類(lèi)會(huì)議以及學(xué)術(shù)交流，頻繁出差，又需要保證個(gè)人教學(xué)科研的時(shí)間，因此基本上難以實(shí)現(xiàn)坐班的要求。而師生辦理的多數(shù)事務(wù)，都需要經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審批意見(jiàn)，遇到領(lǐng)導(dǎo)不在的時(shí)段，為了一個(gè)簽名，師生短則等待數(shù)小時(shí)，長(zhǎng)則需要幾天。不僅師生覺(jué)得事情難辦，院系領(lǐng)導(dǎo)也認(rèn)為很多可以省去的管理職責(zé)占用了太多的個(gè)人精力。

（五）假期行政工作安排高校行政另一個(gè)特殊的問(wèn)題是在社會(huì)各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)有寒暑假時(shí)間，期間各項(xiàng)行政工作陷于停滯或者以極低效運(yùn)行。而對(duì)師生來(lái)說(shuō)，雖然假期時(shí)高校教學(xué)工作是停止運(yùn)轉(zhuǎn)的，但科研、實(shí)習(xí)、社會(huì)服務(wù)等并沒(méi)有停止，以及其它一些師生的個(gè)人事務(wù)需要用到單位材料或加以明證的。而行政人員的假期輪班，并不按工作流程進(jìn)行安排，加上行政人員的各自分工不交融，因此正常時(shí)間可能很快就完成的幾項(xiàng)工作流程，放到假期可能就需要幾周不一定能做完，遇到緊急的事務(wù)，即使行政人員愿意加班也不一定能做成。

（六）行政人員素質(zhì)參差不齊高校行政人員的來(lái)源復(fù)雜，除了進(jìn)幾年開(kāi)始的事業(yè)單位通過(guò)考試競(jìng)聘上崗的人員，平均素質(zhì)相對(duì)統(tǒng)一，之前的人員有各種來(lái)源，素質(zhì)參差不齊，加上沒(méi)有淘汰機(jī)制，高校里面行政工作壓力不大，多數(shù)行政人員學(xué)習(xí)動(dòng)力不強(qiáng)，業(yè)務(wù)水平靠慢慢積累經(jīng)驗(yàn)提升，而近些年新技術(shù)發(fā)展迅速，各類(lèi)改革政策也推出頻繁，更是拉開(kāi)了個(gè)行政人員的個(gè)人能力和業(yè)務(wù)水平，同樣的事不同的人辦差別太大。

（七）與師生之間溝通太少，缺乏互相理解高校師生與行政人員，同屬于一個(gè)大集體，但工作時(shí)間、考核、待遇、職業(yè)前景等都有較大差異，互相換位思考較為困難。高校的師生是思想特別活躍的一個(gè)群體，對(duì)僵化的行政工作批判很多，而學(xué)校職能部門(mén)制定的教師的各種激烈的聘崗和晉升制度，讓教師對(duì)行政人員的意見(jiàn)也時(shí)有爆發(fā)。而有部分行政人員沒(méi)有經(jīng)歷過(guò)大學(xué)生活，也難以體諒學(xué)生的焦慮和思考。一邊是去行政化、教授治校的呼聲，一邊是教師不懂管理、不顧全局的評(píng)論。溝通越少，對(duì)立越多，使得一線(xiàn)的院系行政工作更加困難。

二、院系行政工作轉(zhuǎn)型的建議

行政工作的問(wèn)題很多人都看得很清楚，在國(guó)家整體的改革大潮下，高校行政工作也已經(jīng)在逐步推行者一些改革嘗試。以下是對(duì)于院系基層行政工作轉(zhuǎn)型一些比較粗淺的思考。

（一）面向大學(xué)理念樹(shù)立工作目標(biāo)院系行政工作要跳出復(fù)雜的政策制度和工作流程的框架樹(shù)立工作目標(biāo)，有沒(méi)有做好工作不是說(shuō)遵守了多少制度和流程，而是究竟對(duì)學(xué)校的理念是否有幫助，是否對(duì)學(xué)生的培養(yǎng)、教師的研究提供了正面的作用，是不是有利于自己學(xué)院與學(xué)校的發(fā)展。當(dāng)然，理念與目標(biāo)不是基層行政人員所提出來(lái)的，但基層的行政工作中需要有這樣的理念和目標(biāo)。

（二）擴(kuò)大院系行政權(quán)限，轉(zhuǎn)審批為備案自主權(quán)下放是近些年老生常談的話(huà)題，這不是院系行政層面能決定的事情，但也是十分迫切需要的事情。要給與院系行政辦公室直接利用學(xué)校資源、使用學(xué)校材料、調(diào)用學(xué)校職能部門(mén)的權(quán)限，只要不是影響學(xué)校全局的事務(wù)，原來(lái)掌握在學(xué)校職能部門(mén)手中的權(quán)限盡可能的放到一線(xiàn)的院系行政機(jī)構(gòu)手中。未曾行使否決權(quán)的審批全部取消，改成由院系行政機(jī)構(gòu)直接完成，由學(xué)校職能部門(mén)備案，完成過(guò)程中有困難的，由學(xué)校部門(mén)提供幫助和建議。學(xué)校所有可以重復(fù)利用的資源，院系可以直接使用，報(bào)學(xué)校職能部門(mén)備案，發(fā)生沖突再進(jìn)行協(xié)調(diào)。對(duì)于師生來(lái)說(shuō)，這樣可以極大減輕辦事的復(fù)雜性。

（三）按工作對(duì)象而不是按職能劃分辦公室，并加強(qiáng)輪崗院系的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，一般都按職能進(jìn)行劃分，并且對(duì)應(yīng)學(xué)校的各個(gè)職能部門(mén)。而大多數(shù)事務(wù)都帶有綜合性，師生辦事時(shí)需要進(jìn)過(guò)多個(gè)部門(mén)的流程，或者要分清楚不同的事情要找不同的部門(mén)和人員，這樣就要求師生必須要清楚每一個(gè)具體事務(wù)的分管部門(mén)與流程。而服務(wù)型行政一個(gè)顯要的要求就是要面向用戶(hù)的需求，因此從院系三大工作對(duì)象可以講內(nèi)設(shè)的辦公室改成教師服務(wù)辦公室、學(xué)生服務(wù)辦公室、對(duì)外服務(wù)辦公室等。分別處理教師、學(xué)生、外部機(jī)構(gòu)人員涉及到的所有事務(wù)，再加上一個(gè)負(fù)責(zé)綜合協(xié)調(diào)的崗位。這樣師生需要辦理任何事情都只需要找到一個(gè)人就可以，這樣可以縮減很大一部分工作流程，減輕行政事務(wù)帶給師生的負(fù)擔(dān)。在減少外部工作流程的同時(shí)，對(duì)于相對(duì)復(fù)雜的事務(wù)，增強(qiáng)內(nèi)部工作流轉(zhuǎn)，通過(guò)行政人員之間的互相交流和合作進(jìn)行分解，這樣即使對(duì)于少部分事務(wù)會(huì)降低效率，但是帶給師生的感受卻完全不同，對(duì)于事務(wù)內(nèi)部事項(xiàng)不需要懂太多，只要找到一個(gè)部門(mén)的一個(gè)人，事情就可以完結(jié)。在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)行政人員的內(nèi)部輪崗，服務(wù)對(duì)象從教師到學(xué)生到外部人員輪換過(guò)后，每個(gè)行政人員都可以基本掌握院系行政中主要的服務(wù)事務(wù)，成為一個(gè)多面手。

（四）梳理服務(wù)型事務(wù)、執(zhí)行性事務(wù)、主動(dòng)型事務(wù)，精簡(jiǎn)不必要的事務(wù)于此同時(shí)，院系行政機(jī)構(gòu)還需要對(duì)具體事務(wù)進(jìn)行分類(lèi)，將面向師生進(jìn)行服務(wù)的事務(wù)與執(zhí)行政策對(duì)師生有限制的事務(wù)以及需要主動(dòng)完成的機(jī)構(gòu)內(nèi)部事務(wù)進(jìn)行區(qū)分，結(jié)合校級(jí)機(jī)構(gòu)的職能改革，盡量精簡(jiǎn)不必要的內(nèi)部事務(wù)以及對(duì)師生帶有管制的事務(wù)，并且編制相應(yīng)的學(xué)生指南、教師指南等材料簡(jiǎn)潔明了的讓師生了解哪些事是他們必須要做的，哪些事是行政人員為他們辦理的，并進(jìn)行公開(kāi)和及時(shí)的更新。凸顯出服務(wù)型事務(wù)的主要地位，也可以強(qiáng)化師生的主人翁精神，增強(qiáng)對(duì)院系發(fā)展的責(zé)任感。現(xiàn)在有一些教師往往搞自己的科研，只追求個(gè)人的發(fā)展，而公共事務(wù)和自己無(wú)關(guān)，公共事務(wù)是院系領(lǐng)導(dǎo)的事情，只要不影響到自己的利益就漠不關(guān)心。而即使真的要實(shí)現(xiàn)教授治校，也需要培養(yǎng)出教授們對(duì)公共事務(wù)的熱情和奉獻(xiàn)精神。

（五）明確責(zé)任的基礎(chǔ)上增加職員的權(quán)限，在合理考核上加強(qiáng)職員的工作重疊在擴(kuò)大院系行政權(quán)限之后，一旦行政人員要獨(dú)立去解決師生的全部事務(wù)，就需要他對(duì)全部涉及到的事務(wù)都有相應(yīng)的權(quán)限，而現(xiàn)代的很多行政權(quán)限，體現(xiàn)出來(lái)的是形形色色的管理系統(tǒng)的用戶(hù)權(quán)限，為了保證管理系統(tǒng)的穩(wěn)定與安全，院系行政人員的權(quán)限一般都是最低的。此外行政等級(jí)也帶來(lái)一些權(quán)限的分類(lèi)，什么等級(jí)的職務(wù)有什么樣的權(quán)限。要真的實(shí)行服務(wù)化行政，還需要打破這種權(quán)限管理，給一線(xiàn)的直接經(jīng)辦人員最大的權(quán)限，并由他們承擔(dān)起相應(yīng)的責(zé)任。對(duì)于大多數(shù)日常的服務(wù)性事務(wù)來(lái)說(shuō)，由什么層級(jí)的人來(lái)做決定并不具有太大的不同，也不會(huì)帶來(lái)很大的危害。只要一線(xiàn)經(jīng)辦人員具有責(zé)任感，因?yàn)樗麄儗?duì)具體事務(wù)和情況了解的最多，從能力上來(lái)說(shuō)，是最適合做出判斷和決定的人選。只要明確責(zé)任，合理考核，大多數(shù)形式上需要領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)部門(mén)處理的事務(wù)都可以直接由一線(xiàn)人員直接完成，沒(méi)有把握的只要給一線(xiàn)人員相應(yīng)的請(qǐng)教渠道即可。同時(shí)淡化職能分工，加強(qiáng)業(yè)務(wù)重疊，院系層面行政人員本來(lái)就少，如此不僅可以提高工作效率，激發(fā)一線(xiàn)人員的積極性，減輕他們的純粹當(dāng)操作員的感覺(jué)；也可以減輕院系領(lǐng)導(dǎo)對(duì)日常管理事務(wù)需要投入的精力，使他們有更多精力投入到學(xué)科發(fā)展、學(xué)生培養(yǎng)等宏觀(guān)決策中去；同時(shí)也可以減少工作流程和環(huán)節(jié)，消除很多推諉事務(wù)的借口，提高師生對(duì)行政工作的評(píng)價(jià)。

（六）建立師生信息檔案，互通共享，統(tǒng)一信息來(lái)源，增加渠道既有的管理體制使每個(gè)職能部門(mén)或行政人員掌握著師生們的部分信息，導(dǎo)致很多事務(wù)需要不同程度的配合，統(tǒng)一信息與檔案數(shù)據(jù)是一個(gè)減少此類(lèi)問(wèn)題的方向。最好是由學(xué)校層面來(lái)建立數(shù)據(jù)中心，所有涉及到師生個(gè)人的數(shù)據(jù)及信息，都?xì)w類(lèi)到個(gè)人信息檔案中，這樣不僅不同的部門(mén)可以批量的讀取全體師生的同一類(lèi)信息形成數(shù)據(jù)，師生個(gè)人也可以查閱自己個(gè)人的全部信息，并可以有選擇的向外公開(kāi)，有變動(dòng)時(shí)也可以及時(shí)的進(jìn)行修改，還可以通過(guò)技術(shù)手段，通過(guò)部分?jǐn)?shù)據(jù)授權(quán)的方式，對(duì)很多事務(wù)進(jìn)行委托代辦。行政人員在為師生辦理事務(wù)時(shí)也可以方便的調(diào)取信息檔案，極大的節(jié)省審核環(huán)節(jié)與時(shí)間。唯一需要注意的是加強(qiáng)信息安全的防范，避免因?yàn)樘^(guò)全面的個(gè)人信息的泄露帶來(lái)其他的隱患。

（七）建立聯(lián)系人制度與緊急事項(xiàng)通道，利用新技術(shù)增加與師生的溝通渠道中國(guó)的特殊文化，致使很多事情熟悉的人辦理還是不熟悉的人辦理會(huì)有差異。現(xiàn)在普遍開(kāi)花的定點(diǎn)聯(lián)系體系是一個(gè)很明顯的體現(xiàn)。從院系行政工作來(lái)說(shuō)，這也是一個(gè)很好的推行服務(wù)行政的一個(gè)切入點(diǎn)。一個(gè)院系的行政人員不多，師生也不算多，建立聯(lián)系人制度，每名行政人員分別聯(lián)系十幾位教師、百多位學(xué)生，然后相對(duì)熟記他們的信息檔案，雖然不可能去負(fù)責(zé)這些師生的全部事務(wù)，但是可以為這些師生提供咨詢(xún)通道，作為他們解答問(wèn)題的人員。同時(shí)可以建立緊急事務(wù)流程，尤其在節(jié)假日期間常規(guī)事務(wù)中斷辦理時(shí)，師生辦理事務(wù)先尋找他們的聯(lián)系人，通過(guò)行政人員內(nèi)部的溝通，可以像正常工作時(shí)間一樣為師生處理好事情。利用現(xiàn)在的移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，通過(guò)手機(jī)直接完成很多的信息獲取、事務(wù)審核與權(quán)限分派，并且可以隨時(shí)溝通，進(jìn)行工作之外的交流，互相倒倒苦水，更容易做到換位思考，建立良好的互動(dòng)關(guān)系。

（八）加強(qiáng)職員實(shí)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)資源保障，合理獎(jiǎng)懲與激勵(lì)措施當(dāng)前高校行政人員的素質(zhì)參差不齊，業(yè)務(wù)水平不一，而時(shí)間精力都投入在日常事務(wù)中，個(gè)人學(xué)習(xí)時(shí)間較少。學(xué)校組織的各類(lèi)培訓(xùn)大多數(shù)是思想性與理論性的，實(shí)務(wù)性的太少，使得很多有心提高行政服務(wù)效能的工作人員也只能慢慢依靠經(jīng)驗(yàn)積累來(lái)提高業(yè)務(wù)水品。同時(shí)為了免除行政人員的后顧之憂(yōu)，提高他們的工作積極性，各類(lèi)資源保障與獎(jiǎng)懲激勵(lì)，也要脫離既往的根據(jù)工齡、職務(wù)等制定，將業(yè)務(wù)能力、服務(wù)水平、工作業(yè)績(jī)、師生評(píng)價(jià)等進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，發(fā)揮導(dǎo)向和激勵(lì)作用，促進(jìn)服務(wù)水平的提升。

總之，在社會(huì)的發(fā)展與國(guó)家改革之下，高校中行政服務(wù)化也越來(lái)越成為其一項(xiàng)重要的改革工作，而院系行政工作是高校行政工作的基礎(chǔ)，也是直接面向師生的一線(xiàn)崗位，如何做好服務(wù)化轉(zhuǎn)型，不僅是高校行政整體管理方式轉(zhuǎn)向服務(wù)的重要基礎(chǔ)，也是提高師生滿(mǎn)意度與工作效率，體現(xiàn)大學(xué)價(jià)值的重要組成。

作者：徐三成單位：浙江大學(xué)傳媒與國(guó)際文化學(xué)院