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1績效管理的含義
績效管理是一種提高員工的績效和開發(fā)團(tuán)隊、個體的潛能,使組織不斷獲得成功的管理思想和具有戰(zhàn)略意義的、整合的管理方法。它包括崗位分析、制定績效計劃、實施績效考核、績效考核結(jié)果運用的循環(huán)過程。管理者通過運用科學(xué)的手段對員工的績效進(jìn)行考核,找出不足之處,使員工朝著更高的績效目標(biāo)努力。
對高校的行政辦公實施績效管理,既是突破舊的管理模式,增加學(xué)校自身競爭力的需要,也是提高整個高校行政管理辦公人員素質(zhì)的重要途徑,它最終可以促使和引導(dǎo)學(xué)校與教職員工的個人發(fā)展達(dá)到雙贏的狀態(tài)。
2當(dāng)前高校行政辦公中績效管理的缺失
目前高校行政辦公管理一般采用的是科層制,即在校黨委領(lǐng)導(dǎo)的校長負(fù)責(zé)制下,實行校、院(系)兩級管理層次。在校級管理層次上,設(shè)若干職能部門,每個副校長分管若干部處、院(系),每個部處又分若干科室分管具體工作。院(系)是最終執(zhí)行任務(wù)和指令的基層單位。
在學(xué)校總目標(biāo)管理下,各級行政管理單位制定自己的分目標(biāo),以崗位責(zé)任制的方式固定。各級管理單位都以一整套規(guī)則和程序來規(guī)范組織及其成員的管理行為,以保證組織管理的一致性、明確性、穩(wěn)定性;學(xué)校的重要決定和指令一般以文件、會議的形式向下傳達(dá),并要求嚴(yán)格照章辦事,以確保學(xué)校政令暢通。
然而在這種傳統(tǒng)的管理模式運行中,還存在一些問題值得關(guān)注:
(1)明確的部門分工和比較模糊的工作界限存在一定的矛盾性。在工作過程中,部門間的劃分比較好確定,但有些具體工作并不好絕對劃分;有的工作可以劃歸這個部門,也可以劃歸到另一個部門,工作本身存在于部門分工間的縫隙。工作如果不認(rèn)真做,部門之間就會出現(xiàn)工作空檔,容易導(dǎo)致推諉、扯皮等不良現(xiàn)象,這在無形中增加了辦公成本,降低行政效率。
(2)職級權(quán)威和行政權(quán)力的集中,容易導(dǎo)致官本位思想盛行。高校行政管理為了保障工作的平穩(wěn)運行,每個部處、院(系)單位,按照管理權(quán)限和崗位責(zé)任的不同,設(shè)立了不同的職級,由高到低,形成金字塔式分布的管理等級層次;并且上級的行政命令和權(quán)力被認(rèn)定具有權(quán)威性。這種狀況容易使低職級人員將注意力集中到對上級職位的崇拜上,容易將對事負(fù)責(zé)、對工作任務(wù)負(fù)責(zé)的工作重心轉(zhuǎn)移到對人負(fù)責(zé)、對人際關(guān)系負(fù)責(zé)上,導(dǎo)致“官本位”思想風(fēng)起。實際工作過程中,有部分人就會過分注重人際關(guān)系,對上級領(lǐng)導(dǎo)絕對順從和迎合,而對工作卻敷衍了事,得過且過。
(3)政出多門,“婆婆”過多,基層工作負(fù)擔(dān)沉重,部門間又人浮于事。目前大部分高校都采用定編定崗的方式進(jìn)行行政管理,以事定崗、因事設(shè)職,以滿足管理本身的運行需要。在崗位設(shè)置上,基本采取一人一崗。但是不同崗位之間工作量的多少、范圍都不盡完全對等,所以就造成部門間甚至同部門不同科室間工作不均衡,人浮于事與超負(fù)荷運行并存,有一定的負(fù)面影響。
(4)現(xiàn)行高校的行政管理主要依靠各類規(guī)章制度和各崗位職責(zé)來約束教職員工行為、促使他們完成工作任務(wù)。這種管理方法比較機械、單調(diào),在一定程度上限制了人的積極性、主動性和創(chuàng)造性,致使大家逐漸喪失管理的個體精神,容易導(dǎo)致整個管理系統(tǒng)效率低下,整體工作目標(biāo)難以實現(xiàn)。
3績效管理在高校行政辦公中的運用
目標(biāo)管理法是目前在高校主要使用的績效管理方法。它由學(xué)校的上級管理人員與下級管理人員一起制定管理目標(biāo),并由此形成每個成員的責(zé)任和分目標(biāo),明確規(guī)定每個人的職責(zé)范圍,最后又用這些目標(biāo)來進(jìn)行管理評價和決定對每一個部門和成員的獎懲。高校行政辦公管理人員整體素質(zhì)參差不齊,高校在發(fā)展戰(zhàn)略既定的前提下,應(yīng)遵循目標(biāo)管理原則來構(gòu)建行政辦公管理人員的績效管理體系,這樣更容易調(diào)節(jié)和帶動全體管理人員的積極性,管理效率將會明顯提高。崗位分析、績效分析、績效考核、績效考核結(jié)果運用是高校行政辦公績效管理系統(tǒng)緊密聯(lián)系的四個階段,可以分別與目標(biāo)管理的計劃、執(zhí)行、檢查和激勵四個階段相結(jié)合,激勵管理人員在實現(xiàn)學(xué)校目標(biāo)和院(系)工作目標(biāo)的方向上努力,同時促進(jìn)管理人員的個人能力成長。
3.1崗位分析
為了更好地進(jìn)行績效管理,使績效管理工作成功而有序地進(jìn)行,必須對高校行政辦公人員的工作進(jìn)行崗位職責(zé)分析、界定和說明,對每個崗位的工作職責(zé)、考評指標(biāo)、任職資格等作具體描述,保證崗位說明的科學(xué)性和客觀性,使它真正成為績效考評的依據(jù)之一,使績效管理落到實處。
3.2明確崗位職責(zé)和績效目標(biāo),制定績效計劃
確定崗位職責(zé)目標(biāo)即是確定行政辦公管理工作的績效目標(biāo);它是績效管理考核的基本依據(jù)。崗位職責(zé)是在組織目標(biāo)明確的前提下,通過層層分解,并在分解過程中上下溝通,達(dá)成共識,搞好定崗職責(zé)工作,以明確職務(wù)不同、崗位不同、管理職責(zé)也不同。設(shè)立切實可行的目標(biāo),形成較為合理的目標(biāo)體系,通過目標(biāo)設(shè)定,在對崗位進(jìn)行相應(yīng)分析后,管理者和被管理者一起根據(jù)工作目標(biāo)和職責(zé)制定績效計劃。
績效計劃從靜態(tài)看,它是關(guān)于工作目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)的契約;從動態(tài)看是管理者和被管理人員進(jìn)行溝通互動,對工作目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成共識,形成契約的過程。在績效計劃周期內(nèi),要明確管理工作應(yīng)完成的任務(wù),做到什么程度,又需在何時完成等,盡可能的詳盡和周密。
3.3績效管理的考核和考核方法
績效管理的目標(biāo)實施后,應(yīng)對管理人員的目標(biāo)實施考核。考核包括工作結(jié)果考核與工作行為評估兩個方面。其中結(jié)果考核是對行政辦公工作目標(biāo)實現(xiàn)程度的測量和評價;行為考核則是針對辦公人員在績效周期內(nèi)表現(xiàn)出來的具體行為和態(tài)度進(jìn)行評估。考核應(yīng)可能多角度、全面地去評價,盡量使用量化的指標(biāo)和客觀性的描述,以減少主觀性的影響。對不能量化的指標(biāo),在考核時應(yīng)盡量吸納相關(guān)部門的意見,采用多向考核的方式,力求考評的客觀公正性。并且減少不確定性和隨意性,為績效管理工作提供科學(xué)合理的依據(jù)。
3.4績效考核結(jié)果的運用
績效管理的成功與否,關(guān)鍵在于績效考核的正確運用。在實施績效考核后,作為一個完整的績效管理體系來說,績效考核還沒有真正完成。績效考核本身不是目的,因此應(yīng)當(dāng)特別注意考核結(jié)果的運用。績效考核要起到引導(dǎo)教職工行為的“風(fēng)向標(biāo)”作用,只有將績效考核結(jié)果與教育培訓(xùn)、酬勞、職稱(位)晉升等聯(lián)系在一起,這樣才能強化教職工對績效管理的認(rèn)同感,才能鼓勵先進(jìn)和鞭策后進(jìn),以促進(jìn)學(xué)校與員工的績效水平的持續(xù)、同步提升,達(dá)到提升管理水平的目的。
績效管理是一項全新的管理手段,沒有現(xiàn)成的模式和固定的方法,同一個單位不同的時期、不同的任務(wù)有不同的考核側(cè)重點,它既需要嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的運作程序,更需要全體教職工的配合,在工作中不斷實踐、不斷探索、不斷總結(jié)經(jīng)驗、還要不斷創(chuàng)新,使每個行政管理人員的素質(zhì)進(jìn)一步提高,使整個管理水平得到全面提升。