檔案管理與知識產權保護探討范文

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[摘要]

知識產權在國際經濟中的地位與作用與日俱增，伴隨著我國加入世貿組織，企業(yè)的科技創(chuàng)新能力和知識成果轉化能力成為企業(yè)參與國際國內競爭的新要素，增強自主知識產權的保護與利用成為企業(yè)發(fā)展新戰(zhàn)略，本文立足于此背景，探討企業(yè)檔案及檔案工作與知識產權保護的關系，對知識產權戰(zhàn)略下的企業(yè)檔案工作提出幾點建議。

一、知識產權與知識產權保護

知識產權的英文是IntellectualProperty，即智力成果權，是國家賦予公民對其智力成果在一定時期內享有的專有權力。早在18世紀，智力成果權就與物權、債權并列于財產權之中。[1]尤其是進入21世紀，國際競爭的激烈化和互聯(lián)網技術的飛速發(fā)展，促使知識成果的占有、傳播、轉化和應用進入白熱狀態(tài)，知識產權保護成為國際經濟秩序新的制高點。

二、企業(yè)檔案與知識產權保護的關系

企業(yè)檔案作為企業(yè)生產經營活動中形成的對社會及企業(yè)有保存價值的信息集合，其必然包含了企業(yè)在研發(fā)中形成的智力成果以及智力成果的形成記錄，因此企業(yè)檔案是知識產權的存在形式，是知識產權保護的內容之一。涉及企業(yè)知識產權的檔案包括科技檔案、專利檔案、商標檔案、商業(yè)秘密檔案等。其中科技檔案的范疇較大，是技術研發(fā)過程中形成的具有保存價值的一切圖、文、聲、像記錄，如企業(yè)編制的手冊、標準、規(guī)范、通用圖，企業(yè)自主研發(fā)的軟件或程序，企業(yè)的工程圖紙、設備數(shù)據等；專利檔案是專利申請、受理、保護過程中形成的直接記錄，也是企業(yè)科技創(chuàng)新的核心智力資源；商標檔案是企業(yè)商標注冊及管理活動中形成的文件材料，包括注冊名稱、域名、商標、圖形標識等；[2]商業(yè)秘密檔案是指能為企業(yè)帶來經濟利益且采取保護措施的技術信息、經營信息等，如企業(yè)的產品配方、項目設計方案、招投標計劃等。廣義上說這四類檔案都屬于企業(yè)的科技檔案范疇，是企業(yè)的科技結晶，受知識產權保護。檔案的本質屬性是原始記錄性，企業(yè)檔案是對企業(yè)活動的真實記錄，對企業(yè)行為的真實反映。檔案的參考憑證價值和法律效力決定了企業(yè)檔案可以作為維護企業(yè)知識產權的有力憑證，是企業(yè)知識產權保護的重要手段，企業(yè)知識產權保護戰(zhàn)略的發(fā)展對檔案工作提出了更高的要求。

三、知識產權戰(zhàn)略下企業(yè)檔案工作存在的問題

知識產權工作在企業(yè)、行業(yè)間的發(fā)展存在巨大的差異性及不均衡性，知識密集型企業(yè)重視知識產權保護工作，視知識產權為企業(yè)發(fā)展的生命力，但在大多數(shù)中小企業(yè)中，知識產權意識及保護力度依然薄弱，甚至屢有侵權事故發(fā)生。[3]總體來看，知識產權在企業(yè)間的運作水平仍然較低，體現(xiàn)在企業(yè)檔案管理工作中，就反映出諸多與知識產權戰(zhàn)略不相適應的問題。

1.知識產權檔案范疇界定不清知識產權檔案或重要的科技檔案較一般檔案而言，凝聚了更多的企業(yè)智力成果，其經濟效用、科技效用乃至法律效用決定了知識產權檔案的特殊性，一般涉及知識產權的檔案應當采取特別的保護策略。但是目前一些企業(yè)檔案工作者缺乏知識產權法律知識，知識產權意識淡薄，在歸檔過程中存在不能將知識產權檔案與其他類型檔案區(qū)分的情況，各類檔案無差別保管，給知識產權信息的遺失、泄露或產權糾紛的發(fā)生帶來風險；[4]有些企業(yè)雖然將知識產權檔案單獨設類保管，但由于對知識產權檔案范疇界定不清，會存在歸檔不全的情況，如只關注各類專利，而對于知識產權所包含的其他涉及到著作權、商標權以及商業(yè)秘密的資料未能給予同等重視；另外，不同類型產權資料其保護期限、開放范圍以及權利歸屬的界定都存在差異，檔案工作者如果不具有充分的產權意識和產權知識，就難以區(qū)分各類技術成果對檔案管理的不同要求，對知識產權檔案的保密、降密及解密工作也就難以為繼。

2.知識產權檔案歸檔質量不高產權檔案的詳實完備是保證企業(yè)知識產權保護工作有效開展的基礎，但是由于產權檔案的特殊性，在現(xiàn)實管理中，其歸檔質量往往難以控制。首先產權檔案的經濟價值致使一些技術人員在歸檔時不愿意將自己所掌握的全部資料提交檔案部門，少數(shù)技術人員拖延歸檔或將核心資料占為己有，以大量的一般性材料或復印件應付檔案部門，致使一些高價值的知識產權資料隨著技術人員的流動而遺失；其次產權檔案的科技價值致使一些部門只專注于科技成果獎的申報或科技成果的推廣而忽視了對科技文件的專利申請以及對技術文件的保護，致使一些技術成果長期堆積在技術部門，或被其他企業(yè)搶先申請專利；[5]另外檔案人員由于專業(yè)受限或權利意識不足，對待知識產權檔案的歸檔工作采取被動的態(tài)度，不督促項目組及時提交材料，對提交后的材料不仔細檢查核對，發(fā)現(xiàn)遺漏或問題不及時處理，也會導致大量技術資料伴隨項目結束而難以收集。

3.科技檔案管理缺乏監(jiān)督機制科技檔案的形成取決于技術資料的積累，技術資料的積累滲透于項目開發(fā)的各個環(huán)節(jié)，從項目的立項、研發(fā)，到小試、中試，再到申報、投產，每一個環(huán)節(jié)都會形成種類繁多的技術文件，技術人員由于工作接替或缺乏檔案意識，在日常的文件材料積累過程中可能會存在不規(guī)范、不重視或不全面的情況，這就需要檔案人員深入課題組，督促、指導技術人員做好技術文件材料的日常積累工作，定期監(jiān)督、檢查項目文件材料的移交和歸檔。但是許多企業(yè)的檔案管理部門并沒有建立健全的項目監(jiān)督機制和規(guī)范的科技檔案管理制度，檔案人員與科研項目相脫節(jié)，與項目管理人員缺乏溝通，對項目形成過程技術文件材料的積累不能形成有效的過程管理及前端控制，不但影響了科技檔案及產權檔案的完整性，也使企業(yè)產權保護工作受到掣肘。

4.科技檔案的利用與保密工作難以協(xié)調企業(yè)開展知識產權保護工作的目的是為了確保企業(yè)內部智力成果為企業(yè)專享，并激勵企業(yè)智力成果的積累和增長。科技檔案作為企業(yè)智力成果的結晶，由于其價值性與機要性并存，在開發(fā)利用方面往往難以掌握好“度”，容易產生極端情況。一般情況下，檔案部門出于對安全性的考慮，對科技檔案以“守”為主，為了確保科技資料的不泄密、不遺失，通常將歸檔后的科技檔案束之高閣，不開發(fā)、不解密、不轉讓、不銷毀。[6]由于知識產權受法律保護具有時效性，同時知識的更新周期日漸縮短，長期擱置的科技檔案其知識價值會隨著時間的推移而自然流失，因此科技檔案的被動保管實際上帶來的是資源的流失，與企業(yè)知識產權戰(zhàn)略的初衷相違背。另一種情況是，企業(yè)對科技檔案的機要性沒有采取應有的重視和特別加以保護，檔案部門對技術資料的借閱和利用不加以限制，致使技術部門或技術人員出于利益、職位或評獎等考慮，而隨意復制、翻譯、傳播、轉讓技術成果及專利，同樣造成企業(yè)知識資源的損失。

四、知識產權戰(zhàn)略下如何加強企業(yè)檔案管理工作

完善的檔案工作是企業(yè)知識產權保護的前提。當前企業(yè)檔案工作中存在的諸多與知識經濟要求、知識產權戰(zhàn)略不相匹配的問題，如何從法律、制度及技術層面加強檔案工作，尤其是科技檔案工作，使企業(yè)的科技檔案真正參與到企業(yè)知識產權戰(zhàn)略的規(guī)劃與應用中是知識時代給檔案工作者提出的新的要求。

1.提高知識產權意識，增強法律運用能力知識產權意識淡薄是目前大多數(shù)企業(yè)管理人員存在的問題，也是產權保護工作在企業(yè)間應用不均衡，甚至難以為繼的思想根源。檔案工作者要做好科技檔案的管理與開發(fā)工作，首先應該具備一定的產權意識和產權知識；其次，科技檔案的開發(fā)與保護離不開法律法規(guī)的支持，產權保護的有效性也是以法律保證為前提的，因此檔案工作者必須增強自己的法治素養(yǎng)和法律知識。

2.建立健全科技檔案管理制度科技檔案是涉及企業(yè)技術核心的專有檔案類型，其專業(yè)性的特點及價值對于企業(yè)的知識積累及知識創(chuàng)新具有重要的意義，也是企業(yè)知識產權保護工作密切聯(lián)系的對象。為了保證科技檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全，需要從制度層面上給予更嚴格的管理與控制。首先是歸檔制度，這里值得說明的是，檔案部門應當根據企業(yè)科技成果的類型對企業(yè)科技檔案的歸檔范圍給予明確的界定和說明，以防止由于檔案人員的主觀認識差異而帶來的差異化歸檔，歸檔制度還應對歸檔時間、歸檔手續(xù)、歸檔內容的連續(xù)性和完整性進行嚴格的控制，以便將科技檔案歸檔工作落實到具體的階段、部門乃至人員，從而使歸檔工作有據可憑、有據可查。[7]其次是監(jiān)督制度，檔案工作者應該在項目開展之初就對技術部門提出文件質量控制要求，在項目進行過程中實時跟進，定期監(jiān)督、檢查文件收集情況；在項目結束后清點全部文件，對遺漏的文件應及時催補，并就項目的文控工作進行總結報告。另外就是關于科技檔案的安全制度，如檔案的復制、借閱、利用的程序控制和手續(xù)控制，對涉密或涉及產權的文件材料的保密控制等，都應納入到安全制度規(guī)范內。

3.提高電子文件的技術保護手段網絡技術的飛速發(fā)展使電子辦公更加便捷，文件的形成、傳遞、加工都更加高效，電子文件與檔案之間的聯(lián)系也更加密切，但信息技術的發(fā)展也給電子文件的安全帶來了更大的風險，惡意篡改、刪除、盜取信息的情況屢見不鮮。因此對于企業(yè)科技檔案乃至產權檔案的保護，除了實體的安全控制外，更要注意信息在個人IP端和局域網系統(tǒng)中的保護。一般的技術保護分為宏觀保護和微觀保護，[8]宏觀保護即防止外來計算機對用戶計算機信息的獲取，主要通過加強網絡信息管理的“防火墻”系統(tǒng)來實現(xiàn)，除此之外文件系統(tǒng)過濾驅動技術也可以實現(xiàn)對文件的訪問控制、對重要文件的還原處理以及對機密文件的加密操作；另外加強網絡監(jiān)測系統(tǒng)對于控制內部人員的規(guī)范化操作，防止對機密信息的有意傳遞和泄露有監(jiān)督作用。[9]微觀保護即對電子文件本身的保護，在其被惡意訪問或竊取后仍能保持內容的機密性，目前微觀保護的主要手段即數(shù)字加密技術。

二十一世紀是知識大爆炸的時代，知識產權對于企業(yè)的重要性不僅是保護自主技術的問題，也是企業(yè)創(chuàng)新能力和競爭力的一種體現(xiàn)。企業(yè)檔案是企業(yè)高價值信息的凝聚，其中技術檔案和產權檔案更與企業(yè)知識產權戰(zhàn)略息息相關，既是產權保護的對象，也是產權保護的依據，同時是產權開發(fā)利用的基礎，檔案工作者應當從知識產權需求角度出發(fā)，思考如何通過完善檔案管理工作，促進企業(yè)檔案在推動企業(yè)科技進步、技術創(chuàng)新方面發(fā)揮更大的價值。

參考文獻：

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作者：吳京單位：航天檔案館