檔案工作規(guī)范化監(jiān)管通知范文

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一、工作目標

在“十二五”期間，縣級部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)、縣屬國有控股企業(yè)和科企事業(yè)單位、縣國家綜合檔案館應(yīng)全面完成檔案工作規(guī)范化管理的認定和復(fù)查工作。

(一)檔案室規(guī)范化管理

2012年至2015年，用四年時間，對尚未進行規(guī)范化考評驗收的機關(guān)完成初始評定；對年《省檔案工作規(guī)范化管理辦法》(試行)(辦函〔〕103號)前己達標升級的機關(guān)、單位，結(jié)合實際情況，按新的評定標準進行相應(yīng)等級的重新認定；對年后等級認定連續(xù)時間己滿3至5年的機關(guān)、單位進行復(fù)查評定，二級部門復(fù)查評定時間與主管部門大體一致。2015年后，按“已評定時間滿3至5年應(yīng)復(fù)查”的要求對相應(yīng)機關(guān)進行復(fù)查評定，己評定等級的單位要創(chuàng)造條件上檔升級,以確保檔案工作規(guī)范化管理常態(tài)化。國有企事業(yè)單位根據(jù)實際情況按照規(guī)范化管理要求進行評定和復(fù)查(縣檔案工作規(guī)范化管理評定時間安排見附件)。

(二)檔案館規(guī)范化管理

2013年，完成縣國家綜合檔案館省二級復(fù)查。

二、工作要求

檔案工作規(guī)范化管理己納入縣政府年度目標績效管理，各單位要嚴格按照《省檔案工作規(guī)范化管理辦法》的考評細則和評分標準，扎實做好各項工作，重點加強以下幾個方面：

(一)加強檔案規(guī)范化管理的組織領(lǐng)導(dǎo)，確保人員、經(jīng)費、場所、制度“四落實”

各單位各門類載體的檔案應(yīng)集中統(tǒng)一管理，配備專(兼)職檔案員，制訂并完善各種門類和載體檔案的歸檔范圍和保管期限表，以及切實可行的檔案工作制度，強化主管部門的檔案監(jiān)督指導(dǎo)職能，添制必要的設(shè)施設(shè)備，檔案實行專室(專柜)、專人管理，確保檔案資料的安全和有效利用。

(二)加強收集整理，確保國有檔案資料的齊全完整

在做好紙質(zhì)歸檔文件收集整理的同時，還應(yīng)加強以下門類檔案的收集整理。

1.加強電子檔案管理。各部門要按照《省電子文件歸檔與管理暫行規(guī)定》(網(wǎng)辦發(fā)〔〕7號)要求，加強電子文件及電子檔案的管理，單位自己保存的電子檔案數(shù)據(jù)應(yīng)脫機備份。

2.加強聲像檔案管理。各部門應(yīng)加強聲像檔案(照片、錄音、錄像帶)和自動化辦公過程中形成的各種光盤、磁盤及相關(guān)背景信息的收集。在歸檔整理時，照片影像應(yīng)標注事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示所反映的有關(guān)信息；光盤、磁盤(帶)要編號，盤面要標明存儲文件的內(nèi)容、時間、運行的軟件環(huán)境、版本號、說明等相關(guān)信息。

3.加強重大活動檔案管理。各部門要按照《省重大活動檔案管理辦法》，對年以前重大活動檔案進行認真清理，確保收集齊全、資料規(guī)范、建立專檔、及時移交。凡黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人、省委省政府主要領(lǐng)導(dǎo)來我縣視察工作，國家和省政府在我縣召開的大型會議、開展大型活動，省級及以上的全縣性創(chuàng)建活動，特大突發(fā)事件、自然災(zāi)害等形成的各種文件材料和聲像材料，主辦單位在其活動結(jié)束后二個月內(nèi)將規(guī)范整理的重大活動檔案移交縣檔案館。其它重大活動檔案隨文書檔案移交檔案館。

4.加強專業(yè)檔案管理。專業(yè)檔案(見《國家基本專業(yè)檔案目錄》)是部門檔案的重要門類之一，是國家檔案資源的重要組成部分，各相關(guān)單位應(yīng)建立專檔，加強專業(yè)檔案的收集、整理工作，確保專業(yè)檔案的齊全完整。

(三)推進新領(lǐng)域檔案工作，不斷完善檔案資源體系

1.嚴格規(guī)范國家重大建設(shè)項目檔案驗收。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、部門要高度重視和支持項目檔案及驗收工作；縣檔案局要加強項目檔案的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，提供咨詢與服務(wù)，依法做好項目檔案專項驗收；縣發(fā)展改革局要發(fā)揮在項目投資立項審批方面的職能，加強對項目檔案的宏觀管理，及時向檔案部門通報重大建設(shè)項目及項目竣工名單；縣級項目主管部門要加強監(jiān)督管理，按規(guī)定做好項目檔案登記工作，同時在審查項目竣工驗收申請時，嚴格審查項目檔案是否通過檔案專項驗收，未經(jīng)檔案驗收或者檔案驗收不合格的項目，不得進行項目竣工驗收；建設(shè)單位要認真履行法定職責(zé)，做好檔案的形成、積累、整理、歸檔工作，在竣工驗收前及時申請項目檔案驗收。縣政府目標績效督查室年終將根據(jù)年初縣委下達的重點建設(shè)項目投資計劃竣工項目數(shù)，對各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、管委會、縣級相關(guān)責(zé)任部門重點項目檔案驗收情況進行逐一清點，嚴格考核。

2.全面推進基層政權(quán)組織檔案規(guī)范化管理。縣檔案局要加強對鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村(社區(qū))檔案收集、整理的指導(dǎo)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)要積極開展新農(nóng)村示范鄉(xiāng)鎮(zhèn)的創(chuàng)建申報工作。進一步貫徹落實縣委組織部、縣民政局、縣檔案局《關(guān)于加強村級組織檔案工作規(guī)范化建設(shè)的意見》(組通〔〕20號)，結(jié)合第二輪村級組織活動場所建設(shè)和創(chuàng)先爭優(yōu)活動，加強農(nóng)村基層組織檔案資源、利用、安全體系建設(shè)，力爭用三年時間，使全縣農(nóng)村組織建檔率達到100%，80%的建制村基本達到檔案工作“三有二好一無”(即：有領(lǐng)導(dǎo)小組和專(兼)職檔案員，有工作職責(zé)和制度，有檔案室、檔案柜和計算機；資料收集好，檔案整理好；無檔案安全隱患)標準。

3.積極引導(dǎo)民營企業(yè)加強檔案管理工作。縣檔案局要加強與縣工商局、縣工商聯(lián)、縣發(fā)展改革局、縣經(jīng)濟和信息化局等相關(guān)部門的聯(lián)系協(xié)調(diào)，采取提供技能培訓(xùn)、登門指導(dǎo)、提供業(yè)務(wù)咨詢、典型示范等服務(wù)形式，進一步完善服務(wù)體系，加大對民營企業(yè)檔案工作的扶持力度，為民營企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營和健康發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

(四)加強檔案保管，確保國有檔案安全

1.加強機關(guān)檔案保管。加強檔案保管，確保檔案安全，是各級政府和各級檔案部門的重要職責(zé)。由于縣檔案館現(xiàn)有庫房嚴重不足、新館尚未建成等原因，各單位保管已滿10年應(yīng)向縣檔案館移交的檔案還將繼續(xù)保存在各機關(guān)單位檔案室。為此，各單位要進一步完善檔案保管有關(guān)制度職責(zé)，添置必備的檔案設(shè)備設(shè)施，做到防盜、防鼠、防潮等“八防”；加強檔案安全監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)隱患及時整改，確保館藏和各機關(guān)檔案安全。

2.縣檔案局要加強指導(dǎo)，加大全縣檔案安全執(zhí)法檢查和檔案安全隱患督促整改的力度，確保全縣國有檔案安全。

三、工作保障

(一)加強執(zhí)法檢查

縣檔案部門要采取多種形式的執(zhí)法檢查，依法嚴肅查處違反檔案法律法規(guī)的人和事，確保各項業(yè)務(wù)工作的順利開展。

(二)加強督查考核

縣檔案局要積極爭取縣人大、政協(xié)的支持，聯(lián)合開展一些專項檔案的調(diào)研、督查。把檔案室規(guī)范化管理、規(guī)范國家重大建設(shè)項目檔案驗收、檔案安全等作為重點，年終逗硬考核，并將考核結(jié)果如實報縣目標辦。