檔案管理中的信息化建設(shè)分析范文

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隨著社會(huì)的進(jìn)步，檔案管理向信息化發(fā)展是時(shí)代的必然選擇，作為交通運(yùn)輸部門的檔案管理者，務(wù)必要樹立起強(qiáng)烈的職業(yè)創(chuàng)新意識(shí)，以信息化建設(shè)推動(dòng)檔案管理工作，把建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化、資源共享、服務(wù)對(duì)象與需求擴(kuò)大化，當(dāng)成義不容辭的職責(zé)。

1交通運(yùn)輸部門檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的必要性

在信息化時(shí)代的今天，信息技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，對(duì)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。交通運(yùn)輸部門檔案管理工作也不例外，同樣需要現(xiàn)代化。目前，我國(guó)各級(jí)檔案管理部門也紛紛加強(qiáng)信息技術(shù)建設(shè)。加強(qiáng)信息化條件下的檔案管理工作，是適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的必然選擇，是加快檔案現(xiàn)代化管理的客觀要求，也是提高服務(wù)水平的唯一途徑。所謂“檔案管理的信息化”，是指檔案管理的模式由原來(lái)的以檔案實(shí)體保管作為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向以檔案實(shí)體通過(guò)信息化形式向社會(huì)提供服務(wù)作為重點(diǎn)。實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體的信息化，可以對(duì)檔案信息資源進(jìn)行分類、分析、提取和加工，能提高檔案管理效益。與傳統(tǒng)的檔案資料相比較，電子檔案更便于保存、修改和查詢，并且可以利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行快速傳遞，從而提高檔案管理的利用效率，降低檔案管理成本。

2檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

交通運(yùn)輸部門檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化應(yīng)本著統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、安全保密的原則，做好以下三項(xiàng)工作。

2.1建立一個(gè)實(shí)用的檔案信息網(wǎng)站。檔案網(wǎng)站是交通運(yùn)輸部門檔案管理在網(wǎng)上建設(shè)的信息站點(diǎn)，一般以網(wǎng)頁(yè)形式給人們提供相關(guān)的檔案信息和服務(wù)，進(jìn)行檔案信息的網(wǎng)上咨詢、查找、電子文件的實(shí)時(shí)歸檔及直接提供使用，這是檔案信息化的主要目的。建設(shè)檔案信息網(wǎng)站時(shí)，要選用標(biāo)準(zhǔn)化的設(shè)備。選用的產(chǎn)品應(yīng)符合當(dāng)前國(guó)內(nèi)外的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，最好是當(dāng)前或未來(lái)的一些主流產(chǎn)品，能夠得到國(guó)內(nèi)外一些實(shí)力雄厚的軟、硬件公司或廠家的支持，以保證其升級(jí)換代，減少重新開(kāi)發(fā)的成本。

2.2加強(qiáng)電子文件的管理。隨著計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來(lái)越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這就要求檔案管理人員必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來(lái)龍去脈。也就是說(shuō)，通過(guò)采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。

2.3做到檔案信息的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是衡量檔案管理工作現(xiàn)代化水平的一個(gè)重要標(biāo)志。交通運(yùn)輸部門在進(jìn)行檔案管理信息化時(shí)，應(yīng)該按照國(guó)家推薦信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)自身發(fā)展的需求和特點(diǎn)來(lái)制定內(nèi)部的管理標(biāo)準(zhǔn)體系，在實(shí)踐中不斷進(jìn)行完善。檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，應(yīng)既符合國(guó)家的標(biāo)準(zhǔn)，又有利于實(shí)際的操作。應(yīng)對(duì)各種文件及檔案的內(nèi)容、著錄項(xiàng)目、數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和格式等作出統(tǒng)一的規(guī)定，還要對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理的軟件、硬件的文檔格式、數(shù)據(jù)指標(biāo)等進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范。以便實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，解決因軟件的不同而帶來(lái)的數(shù)據(jù)無(wú)法轉(zhuǎn)換或者不能讀取的問(wèn)題。

3檔案信息化建設(shè)對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)要求

搞好檔案的信息化建設(shè)必須不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)，這是檔案信息化成功之本。

3.1應(yīng)當(dāng)有檔案管理的專業(yè)知識(shí)。檔案管理人員必須系統(tǒng)地學(xué)習(xí)和掌握檔案學(xué)知識(shí)，具有較全面扎實(shí)的實(shí)踐技能。一方面，檔案是一種知識(shí)載體，檔案工作者要發(fā)揮檔案的社會(huì)效益，就要熟悉檔案的內(nèi)容，掌握檔案內(nèi)容所涉及的知識(shí)。另一方面，檔案管理人員在對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、保管、編研、提供利用中始終貫穿著分析、研究、綜合、判斷等各種科學(xué)的研究活動(dòng)。檔案工作者只有熟悉和掌握檔案專業(yè)理論知識(shí)，并具有一定的廣度和深度，這樣在實(shí)際工作中才能發(fā)現(xiàn)新情況，解決新問(wèn)題。

3.2應(yīng)當(dāng)有相關(guān)的科學(xué)文化知識(shí)。（1）文史知識(shí)。語(yǔ)言文字與檔案管理和服務(wù)是不可分割的，具有較強(qiáng)的語(yǔ)言表達(dá)能力，對(duì)于搞好檔案信息管理工作具有重要作用。通曉歷史，才能了解檔案產(chǎn)生的歷史背景和作用，更好地熟悉、管理和開(kāi)發(fā)檔案信息資源。（2）相關(guān)學(xué)科知識(shí)。現(xiàn)代檔案學(xué)與相關(guān)學(xué)科的滲透日益加強(qiáng)，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)有重點(diǎn)地學(xué)習(xí)和掌握相關(guān)學(xué)科知識(shí)。如現(xiàn)代管理學(xué)、情報(bào)學(xué)、圖書館學(xué)。（3）信息化管理知識(shí)。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)熟練掌握網(wǎng)絡(luò)知識(shí)和軟件操作及計(jì)算機(jī)維護(hù)技能，及時(shí)捕捉社會(huì)信息，以便針對(duì)受眾需求更好地促進(jìn)檔案信息的傳播。

3.3應(yīng)當(dāng)有高尚的職業(yè)道德。（1）熱心服務(wù)，不為名利，甘為人梯。交通運(yùn)輸檔案部門不能通過(guò)服務(wù)對(duì)象直接產(chǎn)生效益，而是通過(guò)服務(wù)對(duì)象利用檔案所取得的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益來(lái)體現(xiàn)。不為名利、勤奮工作、積極主動(dòng)為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，是檔案工作者職業(yè)道德素質(zhì)的最基本要求。（2）尊重檔案，尊重歷史。交通運(yùn)輸部門檔案管理人員必須維護(hù)檔案和歷史事實(shí)的原貌，既不能任意篡改和歪曲檔案的內(nèi)容和特征，也不允許主觀臆斷隨心所欲地鑒別檔案。無(wú)論在什么情況下，都要實(shí)事求是，堅(jiān)持據(jù)實(shí)立檔，據(jù)實(shí)用檔，尊重歷史，忠于職守，維護(hù)黨和國(guó)家檔案的歷史真實(shí)面貌。（3）遵紀(jì)守法，嚴(yán)守黨和國(guó)家秘密。由于檔案工作不同于其他服務(wù)性工作，檔案工作者對(duì)于利用者不能“來(lái)者不拒，有求必應(yīng)”，必須克服主觀隨意性，按照法律和工作紀(jì)律的要求正確處理保密與利用的關(guān)系。

作者：劉英 單位：安達(dá)市道路運(yùn)輸管理站