檔案信息化管理中計算機技術(shù)的應用范文

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摘要：

隨著社會進步和科技發(fā)展，檔案管理工作的信息化已經(jīng)逐漸成為發(fā)展的主流，也成為開展檔案管理工作必須探討的重要議題。而這種信息化的背后離不開計算機技術(shù)的支持，計算機技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛應用推進了檔案的信息化管理，為檔案管理工作提供了新的發(fā)展方向。要了解檔案的信息化管理，就要先了解并認識到計算機技術(shù)在檔案管理的信息化和現(xiàn)代化中所能發(fā)揮的巨大作用，從而樹立正確的觀念，一步步實現(xiàn)檔案管理工作的新發(fā)展。

關(guān)鍵詞：

檔案；信息化管理；計算機技術(shù)

檔案信息的管理工作實質(zhì)上屬于信息處理的范疇，這項工作在目前的信息經(jīng)濟時代顯得更加重要，對其進行革新勢在必行，而計算機技術(shù)的飛速發(fā)展為這項工作提供了新思路。并且，計算機技術(shù)在檔案管理工作中的應用發(fā)揚了計算機技術(shù)的特有優(yōu)勢。例如檔案信息的檢索更加方便快捷，數(shù)據(jù)更加可靠，資料存儲量也變得更大等，對于檔案管理效率的提高和管理工作的規(guī)范化有著重要意義?，F(xiàn)今，檔案信息化管理已經(jīng)在世界范圍內(nèi)得到廣泛的應用。但是從我國目前的狀況來看，檔案信息的管理在除金融業(yè)、科研單位之外的其他行業(yè)仍然沒有大規(guī)模的應用計算機技術(shù)，對檔案管理的信息化形成了阻礙。因此，了解檔案信息化管理中計算機技術(shù)的重要十分有必要，有助于推進檔案管理工作的信息化進程，與國際、世界接軌，達到較高的水平。

1采用計算機技術(shù)有利于檔案工作的現(xiàn)代化發(fā)展

上個世紀80年代以來，現(xiàn)代信息技術(shù)以計算機為核心取得舉世矚目的發(fā)展成就，對各行各業(yè)產(chǎn)生了巨大的沖擊，改變了絕大多數(shù)行業(yè)的發(fā)展和經(jīng)營方式，對于檔案管理工作來說尤其如此。計算機技術(shù)在檔案管理的工作中得到了廣泛的運用，進而使檔案管理工作逐漸步入信息化處理的新階段。計算機技術(shù)在信息處理上與生俱來的優(yōu)勢也被帶入到檔案管理工作中，最為顯著的優(yōu)勢表現(xiàn)在檔案信息的檢索上，計算機存儲了大量的信息，通過檔案信息的檢索系統(tǒng)能夠迅速找到所需的檔案資料，提高檔案檢索的效率。除此之外，更為重要的是檔案資料的信息化帶來的檔案信息化管理模式，具體來說就是利用計算機技術(shù)將檔案中記錄的各類信息錄入計算機，構(gòu)建成檔案信息的數(shù)據(jù)庫，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理進行信息化處理，以新的數(shù)字檔案館的形式來進行檔案管理工作。這種數(shù)字檔案館的新形式對傳統(tǒng)的檔案管理形式形成了十分巨大的沖擊，檔案載體的變化也改變了各個社會組織如黨政機關(guān)、商業(yè)公司的經(jīng)營管理方式，在這個過程中電子檔案得到了更為廣泛的運用。而且相應的電子商務等新形式的辦公模式被人們創(chuàng)造出來，以紙質(zhì)文件為媒介來傳遞相關(guān)信息的傳統(tǒng)辦公模式被新的方式逐漸取代。計算機和網(wǎng)絡被人們用來進行文字書寫、信息傳遞和儲存、數(shù)據(jù)信息的檢索和利用等各方面的信息處理工作。電子文件成為最主要的信息處理載體，對電子文件的收集、管理以及開發(fā)利用因此變得越來越重要。不論是檔案管理的形式還是管理方式的改變都對檔案管理人員的計算機技能提出了相對比較高的要求，新時代的檔案管理工作人員要在觀念和技能各方面與時俱進，努力將計算機技術(shù)的應用到平時工作的各項環(huán)節(jié)中，促進檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

2采用計算機技術(shù)有利于檔案信息管理

經(jīng)過近一段時期的發(fā)展，檔案管理在我國的狀況變化極大，檔案管理工作人員的素質(zhì)也得到了很大程度上的提升，但是檔案的信息管理對這些發(fā)展與變化并沒有直接的反映。檔案管理的方式只能跟以往一樣保管紙質(zhì)檔案的實體、減緩其老化和損毀、維護信息真實。檔案管理工作是信息管理服務中的其中一種類型，而計算機技術(shù)的優(yōu)勢在數(shù)據(jù)處理與信息管理這方面體現(xiàn)得十分明顯，檔案信息化發(fā)展的技術(shù)方面的保障和最重要物質(zhì)基礎就是計算機技術(shù)的應用。所謂檔案管理信息化其實就是在原有的檔案管理模式中利用現(xiàn)代信息技術(shù)來對其進行改造、革新，這種信息化的過程主要體現(xiàn)在檔案信息本身的信息化、檔案管理模式信息化、檔案管理工作目標信息化以及管理方法的信息化這幾個方面，所謂的檔案數(shù)字化管理就是指這個。比如檔案的信息化管理通過計算機網(wǎng)絡技術(shù)和相應的檔案管理軟件系統(tǒng)來實現(xiàn)。在檔案管理中發(fā)揮計算機技術(shù)的積極作用，使計算機信息處理與檔案信息的管理開發(fā)進行有機的結(jié)合，引導和推動檔案管理人員的專業(yè)能力和檔案信息化的建設。

3采用計算機技術(shù)有利于增強檔案管理者的現(xiàn)代化意識

檔案信息化管理要求檔案管理人員在管理工作中大量應用計算機技術(shù)，因此對檔案管理人員的計算機意識的培養(yǎng)十分重要。這里的計算機意識就是指在生產(chǎn)生活中遇到問題時，首先積極思考是否能夠通過計算機的應用來分析并解決問題的一種思維方式。在這種思維方式下，計算機成為人們發(fā)展最重要的工具。計算機技術(shù)為代表的現(xiàn)代技術(shù)已經(jīng)深刻地改變了這個世界，因此要想在新時期取得好的發(fā)展，就要從觀念到知識、能力方面與時俱進，把握時代脈搏。在這樣的背景下，檔案管理這一信息管理的分支，它只有利用信息技術(shù)才能拓展其工作對象，更新其工作手段。但是現(xiàn)實情況卻與此不同，檔案管理工作人員的計算機意識不夠強，對其重要性的認識嚴重不足，沒有發(fā)現(xiàn)其在檔案管理方面的強大生命力。現(xiàn)行的檔案管理工作還是采用傳統(tǒng)的手工管理的方式，工作效率不高，更談不上對檔案信息的合理開發(fā)利用。除機制、經(jīng)費等原因的限制外，這種情況產(chǎn)生的根源之一，就是有些檔案管理工作的相關(guān)領導對在檔案管理中計算機的重要性不夠清楚，沒有運用計算機進行檔案管理的意愿。檔案管理的工作人員隊伍中意識落后、理論技能不合格的人員比較多，這樣的狀況嚴重阻礙了檔案管理工作的進步和發(fā)展。這些事實說明，檔案管理的相關(guān)工作人員的現(xiàn)代化意識以及運用高科技手段的意識對于推動檔案管理的信息化進程有著深刻的意義。這種意識關(guān)系著檔案管理工作的新形勢和新進展。然而要培養(yǎng)這種意識需要多種方式并用，并經(jīng)歷一個比較長的時期才有可能實現(xiàn)。而對檔案管理工作者進行計算機信息管理技能方面的培訓是一個比較有效的方法，也是未來發(fā)展的趨勢。這種做法可以有效地強化檔案管理工作人員的現(xiàn)代化意識，使其關(guān)注檔案管理工作的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變，從而使得檔案管理工作取得更大的發(fā)展。

4采用計算機技術(shù)有利于提高檔案管理工作者的素質(zhì)

隨著現(xiàn)代社會日新月異的變化，檔案管理工作面臨著各種新的挑戰(zhàn)。但是如何在信息網(wǎng)絡時代中發(fā)揮檔案管理工作自身的作用，仍然是擺在當前最為主要的任務，它關(guān)系著能否向社會各界提供全面、高效的檔案信息服務，要完成這項任務必須著力進程檔案管理工作者的素質(zhì)提高和意識培養(yǎng)工作。部分專業(yè)技能不足、知識結(jié)構(gòu)滯后的檔案管理工作人員仍然在信息觀念無比清晰，新知識、新技術(shù)、新事物等層出不窮的市場經(jīng)濟環(huán)境中不思進取。這樣的檔案工作者只有經(jīng)常學習和掌握新的知識與技能才能適應新環(huán)境下的工作業(yè)務轉(zhuǎn)型，而且能夠起到相應的促進作用，從而擺脫僅憑原有的知識技能和經(jīng)驗無法處理有新技術(shù)應用的現(xiàn)有工作的尷尬局面。檔案管理的現(xiàn)代化是不可逆轉(zhuǎn)的趨勢，而檔案管理工作者的知識素養(yǎng)與職業(yè)能力仍然是現(xiàn)代化管理產(chǎn)生的基礎，無論相關(guān)的技術(shù)如何進步，作為技術(shù)使用主體的人依然對構(gòu)建信息環(huán)境起著不可替代的重要作用，屬于決定性的因素。因此，檔案管理工作人員的各方面的素質(zhì)的提高和信息時代環(huán)境下相關(guān)工作意識的培養(yǎng)可以說是檔案信息化進程順利推進的必備條件。在此條件下，檔案管理工作人員計算機技能整體上的提升，不僅對于檔案專業(yè)教育的革新與改進，調(diào)整人才的培養(yǎng)方式和方向以適應時代需求有著積極地促進作用，還有利于促進檔案管理隊伍中每個人員的知識結(jié)構(gòu)的調(diào)整和優(yōu)化，以及增強檔案管理工作人員的不斷學習意識和現(xiàn)代化的意識。在目前的檔案管理工作中，對相關(guān)的工作人員的要求，不僅僅是各項素質(zhì)過硬和檔案管理各項業(yè)務的精通，還對檔案信息管理系統(tǒng)的開發(fā)、檔案信息保護的技術(shù)和外語水平以及創(chuàng)新能力有一定要求。與此同時，檔案管理人員在工作中還應當培養(yǎng)高效使用各種新型現(xiàn)代化手段解決問題的思維意識和習慣，改變傳統(tǒng)的檔案業(yè)務型人才向著符合時代要求的多元和復合知識型人才的方向進行提升改造，即所謂的一職多能。因此，專業(yè)的技能和新型信息技術(shù)應用的能力培訓對于檔案管理人員來說是十分有必要的，檔案部門要努力創(chuàng)造條件定期進行培訓工作，使檔案管理工作人員不僅熟練掌握檔案專業(yè)知識與技能，而且不斷學習來對自身的知識結(jié)構(gòu)進行更新和優(yōu)化，適應信息社會對信息處理能力的高要求。只有通過這些手段培養(yǎng)出一支高素質(zhì)的專業(yè)管理隊伍，才能妥善地處理電子形式的檔案信息管理工作，并提供優(yōu)質(zhì)的服務，提高管理工作的質(zhì)量和效率。因為以計算機技術(shù)為基礎的科技進步速度遠超人們的想象，而且檔案管理工作信息處理的本質(zhì)與計算機技術(shù)的天然聯(lián)系，所以計算機技術(shù)在檔案管理工作中的應用和普及是符合時展需要的，只有滿足這種需要，檔案管理工作才能取得更好的發(fā)展。

5結(jié)語

計算機技術(shù)在檔案信息化管理中的重要性無法忽視，而且計算機技術(shù)在檔案管理工作中的應用已經(jīng)成為檔案管理工作進一步發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。因此，計算機技術(shù)在檔案管理工作的各環(huán)節(jié)的應用和普及，適應了當前科學技術(shù)發(fā)展特點，能夠起到加快檔案管理的現(xiàn)代化的積極作用，也是當前檔案管理工作中檔案管理者最重要的任務和發(fā)展目標。同時，檔案管理部門還要借助各種手段來培養(yǎng)高素質(zhì)高技能的檔案管理人才隊伍和檔案管理學科的帶頭人，并實現(xiàn)知識結(jié)構(gòu)的優(yōu)化改善和相關(guān)知識的更新，從而使檔案管理工作者適應新時期檔案管理工作的要求以及檔案管理事業(yè)發(fā)展需求，以便更快速有效地實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理。

參考文獻

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作者：初良艷 單位：山東水利技師學院