小議信息數(shù)據(jù)庫管理與會計(jì)管理的結(jié)合范文

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隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)及相關(guān)領(lǐng)域的技術(shù)的應(yīng)用在日常生活與工作中越來越普及了，隨著它的運(yùn)用越來越廣，逐漸進(jìn)入財(cái)政財(cái)務(wù)工作中，在里面發(fā)揮了關(guān)鍵性的作用。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：如運(yùn)用在財(cái)務(wù)方面的財(cái)務(wù)管理、財(cái)務(wù)報(bào)表管理、固定資產(chǎn)管理、成本管理等工作上，提高各種管理的工作效率，也不斷涌現(xiàn)出成功的管理案例。在財(cái)政方面也出現(xiàn)了一些較為實(shí)用的軟件，例如各級財(cái)政數(shù)據(jù)匯總等核算型軟件。但這些軟件的功能主要體現(xiàn)在數(shù)據(jù)核算方面，而真正用于會計(jì)工作人員管理上面的功能還不夠明顯，有待改進(jìn)。現(xiàn)有的行政管理模式主要還是以人工操作為主。在核算型數(shù)據(jù)管理軟件層出不窮的同時(shí)，是否也要研發(fā)一些會計(jì)人員管理等行政管理方面的軟件呢？

成功案例剖析

2000年7月1日開始落實(shí)新會計(jì)法和會計(jì)從業(yè)資格管理方案，為了配合這兩項(xiàng)規(guī)定的開展，貴州省的會計(jì)管理部門加強(qiáng)了會計(jì)持證人員的管理，并推動會計(jì)人員管理信息化進(jìn)程，花費(fèi)了大量的資源，組建龐大的工作隊(duì)伍，并投入豐厚的資金，并從2011年4月7日開始，全面使用“貴州省會計(jì)從業(yè)人員綜合管理信息系統(tǒng)”，來確保數(shù)據(jù)與全國保持一致，并實(shí)現(xiàn)全國會計(jì)人員信息系統(tǒng)和跨省調(diào)轉(zhuǎn)平臺的銜接。運(yùn)用填寫表格信息、填涂卡片等方式，有效利用國家財(cái)政部分配的會計(jì)人員管理軟件，建立了以市為單位的所有會計(jì)從業(yè)人員的檔案數(shù)據(jù)管理庫，整個(gè)過程歷時(shí)七個(gè)月。會計(jì)從業(yè)人員檔案數(shù)據(jù)管理庫共由31個(gè)數(shù)據(jù)文件組成，這些數(shù)據(jù)文件詳細(xì)地體現(xiàn)了每個(gè)會計(jì)從業(yè)人員的個(gè)人基本信息、教育培訓(xùn)記錄、各種獎懲情況、年度成績考核等信息資料，這些數(shù)據(jù)對于會計(jì)管理部門來說是非常寶貴的信息來源，由于數(shù)據(jù)較多，造成統(tǒng)計(jì)難度非常大，若僅僅通過人工操作的手段是難以進(jìn)行全面匯總的，這種新型軟件不僅減少了會計(jì)管理部門的人員分配負(fù)擔(dān)，還提高了管理工作效率。隨著每年會計(jì)從業(yè)人員的個(gè)人資料不斷變化，會計(jì)人員的行內(nèi)調(diào)動、會計(jì)從業(yè)資格證的持證人員不斷增長，數(shù)據(jù)庫中的信息也要同步不斷地更新。擁有了如此完整豐富的會計(jì)從業(yè)人員的信息庫，會計(jì)管理部門對會計(jì)從業(yè)人員的管理也能夠更輕松地展開，并隨之展開其他的管理工作?，F(xiàn)在，我們圍繞會計(jì)從業(yè)人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)工作進(jìn)行一個(gè)簡單的思考。

(一)會計(jì)從業(yè)人員的繼續(xù)教育管理

在最新出爐的“新會計(jì)法”及“會計(jì)從業(yè)資格管理方案”中，對很多方面提出了更高的要求，例如對會計(jì)從業(yè)資格進(jìn)行了更詳細(xì)的說明，并對會計(jì)從業(yè)資格證書的取得制定更加嚴(yán)格的規(guī)定。與此同時(shí)，國家財(cái)政部為了保證所有會計(jì)從業(yè)人員具備扎實(shí)的專業(yè)理論知識和強(qiáng)大的業(yè)務(wù)能力，還針對各種新出臺的會計(jì)規(guī)定和法律法規(guī)制定了會計(jì)從業(yè)人員繼續(xù)教育的相關(guān)規(guī)章制度，有助于會計(jì)從業(yè)人員對新制度及新法規(guī)進(jìn)行更好的理解與執(zhí)行。會計(jì)從業(yè)人員的繼續(xù)教育的相關(guān)規(guī)定中，對所有取得會計(jì)從業(yè)資格證書的人員的繼續(xù)教育進(jìn)行了嚴(yán)格的要求，促使學(xué)員更主動地進(jìn)行繼續(xù)學(xué)習(xí)深造。其中對于會計(jì)管理部門開班的繼續(xù)教育課程，要求每位會計(jì)從業(yè)人員每年達(dá)到所規(guī)定的學(xué)時(shí)，從而來保障會計(jì)從業(yè)人員的專業(yè)理論知識及業(yè)務(wù)能力達(dá)到一定的要求。據(jù)統(tǒng)計(jì)顯示，在柳州市區(qū)內(nèi)部，持有會計(jì)從業(yè)資格證書的人員早已經(jīng)超過20000人。

(二)電算化的工作管理模式

貴州省會計(jì)人員管理相關(guān)部門大力開展并組織了會計(jì)相關(guān)的繼續(xù)教育工作，并在工作開展前期，召集龐大人力資源，動員強(qiáng)大隊(duì)伍，不僅召集了所有內(nèi)部人員，還邀請了大批外部單位人員進(jìn)行協(xié)助，雖然擁有了豐厚的工作團(tuán)隊(duì)，但還是出現(xiàn)了一些問題，大部分工作人員的時(shí)間都花在報(bào)名、名單記錄、證書復(fù)印留底等書面工作上，導(dǎo)致一些正常工作人手不足，所以盡管召集了大量人員，繼續(xù)教育活動還是陷入了人手不足的尷尬局面，從而導(dǎo)致一系列問題不斷發(fā)生，例如：參與培訓(xùn)人員的姓名登記錯誤、身份證號碼核對錯誤等等，如果選擇人工操作方式，這一系列問題的發(fā)生，是無法避免的，要提高數(shù)據(jù)記錄的正確性，改善工作的效率，唯一的辦法只有借助計(jì)算機(jī)來進(jìn)行操作。資格證書填寫等文案工作，在使用人工操作的時(shí)期需要2人同時(shí)進(jìn)行工作，并需要花費(fèi)一整天時(shí)間。自從才有計(jì)算機(jī)操作模式之后，這些工作僅需要二十分鐘即可完成。除此之外，在對培訓(xùn)參與學(xué)員的姓名進(jìn)行電腦錄入時(shí)，還是需要花費(fèi)大量的人力資源和時(shí)間，尤其是在對一些大型機(jī)構(gòu)組團(tuán)培訓(xùn)的情況中尤為明顯。例如柳州鋼鐵、工商銀行中設(shè)有大批會計(jì)從業(yè)人員，在進(jìn)行培訓(xùn)之前要對所有人員名單進(jìn)行電腦錄入，同樣是一項(xiàng)非常棘手的工作。如何徹底地改善工作效率，提高工作速度，提高輸入正確率，首先必須解決培訓(xùn)參與人員名單錄入的問題。參加繼續(xù)教育活動的會計(jì)從業(yè)人員，都必須持有會計(jì)從業(yè)資格證書，而根據(jù)前面所說到的地方性人員信息數(shù)據(jù)庫，就可以很好地解決這個(gè)問題了。所有參與培訓(xùn)的會計(jì)人員的詳細(xì)資料都已經(jīng)被會計(jì)管理部門統(tǒng)計(jì)在計(jì)算機(jī)中，因此只要有效地利用已有的會計(jì)從業(yè)人員信息數(shù)據(jù)庫，就可以解決人員名單計(jì)算機(jī)錄入的問題。柳州市會計(jì)管理部門引領(lǐng)全國地方會計(jì)部門，在繼續(xù)教育培訓(xùn)方面進(jìn)行了一個(gè)初步的試驗(yàn)，將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與會計(jì)從業(yè)人員的信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行靈活的結(jié)合，有效地解決了名單錄入這一難題，并取得了良好的效果。目前，只需要2名工作人員，即可輕松完成之前需要消耗大量人力物力的復(fù)雜工作，在會計(jì)歷程中算是一大偉大的革新。

有關(guān)信息數(shù)據(jù)庫共享的探討

從以上案例中不難看出，貴州省的會計(jì)管理部門靈活運(yùn)用會計(jì)從業(yè)人員信息資料庫，并投入了大量的心血。通過這次實(shí)踐工作，深知信息數(shù)據(jù)庫的共享和信息數(shù)據(jù)的兼容是有待提高和發(fā)展的工作，并能起到實(shí)際的效果。下面我們從兩個(gè)方面來探討信息數(shù)據(jù)庫的共享問題。

(一)會計(jì)從業(yè)資格證的年度檢查

會計(jì)從業(yè)資格證的年檢工作目前是每兩年安排一次，截止目前六盤水地區(qū)持有會計(jì)從業(yè)資格證書的人員高達(dá)8000多人以上。由于會計(jì)從業(yè)人員的管理軟件是從上級發(fā)往下級的單機(jī)軟件，沒有進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)，導(dǎo)致整個(gè)年檢審閱過程只能由于一臺計(jì)算機(jī)完成。假設(shè)每人每天能審閱200本會計(jì)從業(yè)資格證書，那至少也需要100天來完成這項(xiàng)工作，可謂是工作量極大。而與此同時(shí)，還有很多新獲取會計(jì)從業(yè)資格證書的人，工作人員在進(jìn)行年檢工作的同時(shí)，還要繼續(xù)為他人辦理新會計(jì)從業(yè)資格證。因此，如果會計(jì)從業(yè)人員管理軟件能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，那所以會計(jì)從業(yè)人員的信息數(shù)據(jù)將可以在在網(wǎng)絡(luò)上顯示，可以由多臺計(jì)算機(jī)同時(shí)進(jìn)行年檢工作，很大程度上提高了年度檢查的工作效率。

(二)會計(jì)職稱考試報(bào)名

六盤水地區(qū)2012年度會計(jì)從業(yè)資格考試分為上半年度和下半年度考試，12年度報(bào)名人數(shù)為2979人，13年度上半年報(bào)名人數(shù)為1760人。報(bào)名時(shí)間一般限制在10天之內(nèi)，時(shí)間較為緊迫，工作量也非常大。為了能夠順利地完成報(bào)名工作，在這十天內(nèi)會計(jì)所將所有精力都投入了這份工作。會計(jì)技術(shù)職稱考試進(jìn)行報(bào)名時(shí)涉及到兩份表格，報(bào)考人員均是需要填寫的：一份是報(bào)名表，一份是報(bào)名信息卡。報(bào)名信息卡中的個(gè)人信息將會送到區(qū)域財(cái)政廳會計(jì)處，并在讀卡機(jī)上進(jìn)行讀取，隨后即可以智能地錄入計(jì)算機(jī)中，將來即可通過會計(jì)管理軟件對這些報(bào)名者進(jìn)行統(tǒng)一管理。在整個(gè)運(yùn)行過程中，最容易出現(xiàn)錯誤的環(huán)節(jié)便是報(bào)名信息卡的填寫，在填寫過程中一旦出現(xiàn)任何錯誤，將會導(dǎo)致讀卡機(jī)無法正確識別卡片，最后造成信息讀取錯誤。而報(bào)名信息卡中的個(gè)人信息，其實(shí)已經(jīng)存在會計(jì)人員信息數(shù)據(jù)庫中，設(shè)想如果能通過會計(jì)人員信息數(shù)據(jù)庫報(bào)名管理的話，將能極大地減少工作量，從而提高工作效率，并能明顯地減少報(bào)名人員在報(bào)名現(xiàn)場的停留時(shí)間，避免堵塞。與此同時(shí)，地方會計(jì)管理部門也不再需要特意將幾千張信息卡送到那寧進(jìn)行讀卡機(jī)讀取，很大程度上提高了工作效率。而且報(bào)名信息卡上面的個(gè)人信息與考試管理軟件中需要填寫的信息是不兼容的，因此導(dǎo)致了信息資源的消耗，人力物力的資源浪費(fèi)。

會計(jì)信息化數(shù)據(jù)庫的安全要求

(一)數(shù)據(jù)保密性

保密性俗稱機(jī)密性，主要是指確保公司的財(cái)務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)信息不被非合法使用，或者數(shù)據(jù)信息被泄露、修改、損壞，保證其被有權(quán)限者使用，不被無權(quán)限者非法獲得。確保數(shù)據(jù)保密是保障數(shù)據(jù)信息庫安全的首要因素。組織應(yīng)對以下保密性破壞行為進(jìn)行監(jiān)督和懲治：數(shù)據(jù)信息庫的非法訪問、信息庫數(shù)據(jù)暴漏、數(shù)據(jù)的非法拷貝及獲得、非法監(jiān)視等。

(二)數(shù)據(jù)完整性

數(shù)據(jù)完整性又包括數(shù)據(jù)的正確性、有效性、兼容性。其中數(shù)據(jù)的正確性是指數(shù)據(jù)與法律法規(guī)的相符性，例如數(shù)據(jù)中不能含有字母。有效性是指數(shù)據(jù)必須處于行業(yè)所定義的范圍之內(nèi)，并確認(rèn)此范圍是否有效。兼容性是指代表同樣事物的幾個(gè)數(shù)據(jù)應(yīng)是相同的，不相同的話就代表不具備兼容性。數(shù)據(jù)的完整性主要是看數(shù)據(jù)數(shù)量是否完整、數(shù)據(jù)是否正確、數(shù)據(jù)排列順序是否合理。以上任何一個(gè)因素收到破壞，都將會影響整個(gè)數(shù)據(jù)的完整性。以下幾個(gè)方面均會導(dǎo)致數(shù)據(jù)的完整性收到破壞：人為因素、硬件因素、不可抗拒自然因素及計(jì)算機(jī)收到病毒侵入等等。

(三)數(shù)據(jù)可用性

數(shù)據(jù)的可用性主要是指數(shù)據(jù)使用者能夠通過程序，并有效地運(yùn)用相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行合理化處理。所有數(shù)據(jù)在計(jì)算機(jī)中均有相應(yīng)的存放盤、文件夾、及文件名稱等。所有如果對文件的名稱或者存放路徑進(jìn)行修改后，就無法正確地對其進(jìn)行處理了，甚至是不可用數(shù)據(jù)了，因?yàn)槌绦驘o法在指定的路徑中找到待處理的數(shù)據(jù)了。另外，在數(shù)據(jù)中插入一些錯誤或者不可用的錯誤代碼，會打?qū)е鲁绦驅(qū)ζ錈o法正確識別，最后造成應(yīng)用程序無法正確運(yùn)行，即使運(yùn)用下來也是錯誤的結(jié)果。

結(jié)束語

隨著時(shí)代的發(fā)展與電子商務(wù)行業(yè)的迅速發(fā)展，在一部分工作方面，計(jì)算機(jī)操作已經(jīng)逐漸取代了人工操作，邁向了計(jì)算機(jī)的嶄新時(shí)代。若能夠有效地將會計(jì)管理工作與信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行有效正確的結(jié)合，將會極大地提高會計(jì)管理人員的工作效率，在會計(jì)管理領(lǐng)域中取得偉大的革新。不過在會計(jì)信息數(shù)據(jù)管理工作中，還是存在例如工作人員意識不足、數(shù)據(jù)信息風(fēng)險(xiǎn)、管理系統(tǒng)規(guī)范缺失等一系列問題。本文通過對信息數(shù)據(jù)庫管理與會計(jì)管理的合理結(jié)合的思考，對現(xiàn)有會計(jì)管理信息數(shù)據(jù)庫中存在的問題進(jìn)行了簡單的剖析，并透過貴州省成功案例的分析，對現(xiàn)代會計(jì)管理信息化工作提供了一個(gè)發(fā)展方向。（本文作者：王正迅單位：六盤水職業(yè)技術(shù)學(xué)院）