會計信息系統發展范文

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摘要:文章從內部控制理論的發展概述入手,分析了會計信息系統的發展及相應的內部控制特點,指出內部控制理論在會計信息系統應用中的不足。內部控制是人類從事社會生產實踐活動過程中的一種約束機制,它伴隨著人類社會生產實踐活動的發展而發展。

會計作為一種社會活動,從其數據處理技術上看,會計信息系統經歷了三個階段的發展:手工會計信息系統階段、機械會計信息系統階段和電算化會計信息系統階段。伴隨會計信息系統的發展過程,會計的內部控制系統也經歷了一個發展演變的過程。內部控制是一個組織為保護本組織財產的安全完整,確保會計及其他數據的正確可靠,保證既定方針、政策的貫徹執行,對組織內部的活動規定了一系列協調一致的方法、措施、手續,形成的一個緊密的控制機制。

一、內部控制理論的發展概述早在我國周朝就有了內部控制思想的萌芽,從“一毫財賦之出入,數人之耳目通焉”可以看出分權控制、交互考核的思想。內部控制理論發展的第一階段是內部牽制

它是通過崗位的分離來實現各賬目之間的相互核對。在奴隸社會、封建社會和早期的資本主義社會,國家和企業的經濟活動主要都是運用內部牽制的原理來進行控制的。內部控制理論發展的第二階段是內部控制的兩分法。內部控制的第一次比較完善的定義是1949年美國注冊公共會計師協會(AICPA)提出的。

后來AICPA在的公告中將內部控制進一步劃分為會計控制和管理控制兩部分。其中會計控制主要與保護企業的資產、檢查會計數據的準確性、可靠性有關。管理控制主要與提高經營效率和促使企業有關人員遵守既定的管理方針有關。內部控制理論發展的第三階段是內部控制結構。20世紀80年代,西方學術界提出了內部控制結構概念,是為取得企業既定目標的合理保證而建立的各種政策和程序,包含三個要素控制環境、會計制度和控制程序。內部控制理論發展的第四階段是內部控制整體框架。20世紀90年代以后,由于信息產業和高風險行業的發展,內部控制的內容也發生了較大的變化。美國COSO委員會(專門從事內部控制問題的研究)于1992年提出報告《內部控制———整體框架》,提出了內部控制包括控制環境、風險評估、控制活動、信息和溝通、監督等五個要素。可以看出整體框架論相對內部控制結構概念來說,有一些突破性;它突出了對內部控制過程的監督;在信息與溝通的范圍和深度方面都得到了擴展;它增加了風險評估因素;非常強調各成份與企業的業務活動各個環節的融合。

二、會計信息系統的發展及相應的內部控制特點通過以上我們簡單了解到內部控制理論發展的過程

那么這個理論在企業會計信息系統的發展過程中又是如何反映和體現的呢?下面就以會計信息系統的三個發展階段為主線,來談談這個問題。

(一)手工會計信息系統階段會計的工具從最早的“結繩記事”到唐末宋初發明的算盤,都需要手工操作。早期會計只是起到了記錄的作用。隨著生產力的發展和社會的進步,會計要記錄的數據日益增多,會計又發揮了它的核算職能,會計數據所傳達的信息也越來越豐富。手工會計信息系統就是一種以人工處理為主的數據處理系統。在手工會計信息系統階段,財會人員使用紙、筆、算盤等工具,對會計數據進行記錄、計算、分類、匯總,并編制會計報表。其數據處理速度慢,時效性差,查詢檢索不方便。在手工會計階段,內部控制主要作用還只是內部牽制,主要體現在賬簿控制和組織控制上。在組織控制方面,一般把手工會計信息系統劃分成一些職能組:材料組、出納組、成本組、資金組、綜合組等。他們之間通過信息資料的傳送和交換建立聯系,相互稽核牽制,彼此形成一個內部牽制網,使會計工作正常運轉。如果出現問題,則可以通過各職能組的分工來追查責任人。與組織控制相配合的賬簿控制體現在:會計數據存放在手工填制的憑證、賬簿、報表中,分別由不同的人按照一定的程序進行填寫和編制;會計主管和各職能組的負責人通過審查憑證、賬簿和報表,通過分析賬、證、表三者之間的勾稽關系,觀察、了解經濟業務的整個處理過程,進行有效控制。

(二)機械會計信息系統階段19世紀末、20世紀初,科學管理理論及其應用和發展,使會計受到重視,對會計數據處理提出了更高的要求,因此機械化核算也就代替了手工操作。財會人員借助穿孔機、卡片分類機、機械式計算機、機械制表機等機械設備實現會計信息的記錄、計算、分類、匯總和編表工作。機械會計信息系統是利用自動化程度較高的機器設備完成數據的處理工作。原始數據的整理、分類、匯總、登記、排序、制表、檢索等都是以機器為主,通過人的控制完成的。這種方式提高了會計信息的處理速度和準確性,但效率還很低,數據存儲、檢索還不方便。由于后來電子計算機的出現,我國幾乎沒有經歷這一階段,而是直接由手工處理進入電子計算機處理階段。在機械會計階段內部控制主要作用也是內部牽制。與手工下的組織控制和賬簿控制相類似,這里不再贅述。

(三)電算化會計信息系統階段1946年,隨著第一臺電子計算機的問世及其隨之而來的計算機技術和信息技術的發展,電子計算機理所當然地取代了機械設備,逐步被廣泛地應用于會計工作中,會計數據處理邁入了自動化階段。電算化會計信息系統就是利用電子計算機處理財會工作,完成會計信息的收集、整理、存儲、檢索和報表等工作,并能根據有關信息對經濟進行分析、預測,輔助人們對生產經營活動進行管理。實現了會計電算化后,可以把會計信息系統的工作崗位劃分為基本會計崗位和電算化會計崗位。基本會計崗位一般包括:會計主管、出納、會計核算各崗、稽核、會計檔案管理等工作崗位。電算化會計崗位主要是直接管理、操作、維護計算機及會計軟件系統的工作崗位,一般由以下人員組成:系統管理員、系統操作員、憑證審核員、系統維護員和會計檔案資料保管員等。在電算化會計信息系統下內部控制的特點是手工內部控制和計算機內部控制兩者的相結合。因此內部控制發生了一定的變化。

主要體現在:首先,內部控制的重點發生了轉移,已經由會計人員和會計業務部門轉移到了計算機數據處理部門。手工會計中的那種賬薄控制與組織控制相輔相成的做法已經不能適應電子數據處理的新特點,已經失去了職責分離,相互牽制的控制效果。已將手工會計對數據分散收集、分散處理、重復記錄的操作方式,改變為集中收集、統一處理、數據共享的操作方式。會計工作的組織已由“用戶”、數據處理主管、系統開發、維護、以及計算機運作組共同完成。其次,控制的范圍擴大了,對原來手工下的內部控制制度進行了取舍、更改、轉化和增加。出現了一些手工控制系統沒有的內容。如對系統開發過程的控制,數據編碼的控制以及對調用和修改程序的控制等。最后,控制方法的操作手段由人工控制轉為人工控制和程序化控制相結合。增加了一些計算機程序化的控制。常用到的有:計算機硬件、軟件控制,輸入數據的機內檢驗等。通過以上分析,我們可以看到電算化會計信息系統打破了手工會計和機械會計的原有格局,使傳統的會計核算手段和處理程序發生了巨大變化,這一變化帶來了對內部控制問題新的思考。在手工會計中會計處理的結果是否真實、可靠,主要取決于會計人員自身的業務水平、工作能力、工作態度以及他們對有關法律、法規等財經規章制度的理解程度和在工作中貫徹執行的情況。而在會計電算化信息系統中,會計處理結果是否真實、可靠,就不僅取決于會計人員的業務水平、工作態度等因素,而且還取決于會計數據處理過程所使用的計算機硬件系統和軟件系統是否正確可靠,操作運行以及處理流程是否符合要求。這就使得在電算化會計信息系統下對內部控制的要求更加高了。

三、內部控制理論在會計信息系統應用中的不足目前內部控制的分類標準很多,采用較多的是依據控制對象的范圍和環境將內部控制分為一般控制和應用控制兩類

一般控制是對會計系統構成要素及環境的控制。它包括組織控制、操作控制、硬件控制、軟件控制和系統安全控制等。應用控制是對會計系統中具體的數據處理活動所進行的控制。它包括輸入控制、處理控制和輸出控制。這也在以上談到的會計電算化信息系統所具體表現出來。實際上通過在會計信息系統三個發展階段中,內部控制理論所體現和反映內容的不同,可以看出:目前企業的內部控制主要還是體現了內部控制結構的三要素,即對控制環境、會計制度和控制程序的實現。而對內部控制架構的五要素則體現得不夠。

筆者以為,首先,企業在基本構建了內部控制的結構后,應該面向市場,加強風險意識,進行風險評估,并針對風險進一步加強、完善和實現各種控制機制。其次,要根據市場情況,加強“信息與溝通”的建設。要建立起信息的識別、分類、處理、歸納、轉換、記錄等一整套系統,以保證信息本身的真實、可靠、相關和及時。要關注信息在企業內部和外部的流動情況,以便及時、有效地估計風險,并作出相應的控制和監督。最后,還要實現內部控制的再控制,即五要素中的監督。要對內部控制系統的有效性、效率、效果進行定期評估。只有這樣才能提高企業的效率,才能挖掘出內部控制的根本問題,才能把各自的職責和權限更好地連接起來。新晨：