高校電子文檔管理的有效路徑分析范文

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由于政策水平和管理要求上的差異，以及電子文檔管理實施細則、統一化管理標準與規范的缺失，使得高校的電子文檔存在多頭管理、信息不兼容、重復建設等問題，在很大程度上影響了電子文檔的完整性、系統性和實用性。由于電子文檔本身就具有多媒體集成性、設備依賴性、信息與載體相分離、信息易更改等特性，因此高校電子文檔的生成、傳遞、識別、存儲以及管理都會對電子文檔設備形成很大的依賴性，一旦離開計算機設備以及軟件系統，都會對電子文檔的生成與管理造成很多的不利影響。但是，在高校電子文檔的管理活動中，很多學校以及檔案管理者都忽視了對電子文檔設備的保養與維護，可能會對電子文檔的安全性和可靠性造成一定的威脅。

隨著高校電子檔案管理需求的不斷增長，檔案管理人員在專業知識和信息化素質上的缺陷開始逐漸暴露出來。從整體上看，高校檔案管理者的整體素質相對較低，很多檔案管理者甚至只是由其他人員兼任的，因此計算機操作水平和檔案管理專業知識相對缺乏，很難對高校電子文檔資源進行專業化、系統化的操作與管理，這與當前高校信息化建設與檔案管理的發展趨勢是不相適應的。

高校電子文檔管理的特點與發展趨勢

1.電子文檔信息內容的數字化與存儲的大容量。高校的電子文檔是指將文字、圖形、圖像、影像、聲音等信息，通過信息技術手段按照一定格式對其進行轉化為一定的數碼符號，然后再進行存儲、傳遞，最后借助軟硬件還原技術進行識讀，因此，電子文檔信息的內容具有明顯的數字化特點。而隨著現代信息存儲技術的不斷發展，電子文檔存儲介質的存儲容量大大增加，例如光盤存儲文件信息的能力以及電子文件的信息壓縮技術都實現了明顯的改善。

2.電子文檔信息的共享化和應用的便捷化。高校的電子文檔信息資源能夠為學生和教師提供資料查閱的便捷化服務，實現學校各個群體科研工作的信息資源共享，使廣大師生可以更加便捷地利用現有的教育資源和科研成果，更好地進行創新研究和教學改革。同時，高校電子文檔信息的共享化和應用的便捷化，可以有效提高檔案資源的利用效率，降低電子文檔利用者查詢和來往學校的時間與費用，有效減少了文檔資源查詢與利用的成本，在整體上實現了更高的經濟效益和社會效益。

3.檔案管理工作的高效化和現代化。電子文檔管理的出現，克服了很多傳統紙質檔案和手工管理的弊端，使檔案管理者從重復、繁雜的低效率工作中逐步解脫出來，減少了很多中間環節，降低了檔案管理失誤發生的可能性，數據統計的可靠性、準確性和管理效率也實現了明顯的提升，從而使高校的檔案管理工作更加程序化、規范化與高效化。同時，將電子文檔的信息生成并輸入計算機后，可以更加方便地實施信息檢索、分類標引、統計分析、編研開發等工作，為高校檔案管理工作的現代化奠定了可靠的基礎和物質條件。

4.文檔處理的規范化與一體化。在高校的電子文檔管理活動中，電子文件、電子檔案和電子計算機軟硬件技術及相關設備，有著密不可分的關系，因此在錄入信息時必須按規定及時錄入規范的信息，確保電子文檔信息錄入的規范化，否則可能會影響到電子文檔資源的后續開發和使用。同時，電子文檔的設計、生成、傳遞、歸檔以及再利用，必須考慮到標準化管理、統一歸檔管理以及長期儲存等方面的需要，電子文檔的形成者和電子檔案的管理者，要多進行溝通與協助，只有實現了電子文檔處理的一體化，才能保證電子文檔的可用性、可存取性、可識讀性。

5.文檔管理的自動化和文檔傳輸的網絡化。高校電子文檔的管理主要是通過計算機與網絡技術以及各種辦公系統軟件來完成，通過網絡辦公平臺系統，實現文檔管理流轉全程的自動化，包括文件內容電子化，文件的起草、審核、簽發、成文、立卷歸檔、利用等流轉程序的自動化。而在電子文檔的傳輸上，將電子文檔內容存放于網絡辦公平臺專門設置的區域中，就可以實現文檔傳輸的網絡化。

加強高校電子文檔管理的有效對策

1.完善高校電子文檔管理的制度與法規，提高電子文檔管理的規范性。高校的檔案管理部門應當制定完善的電子文檔管理制度，明確劃分高校電子文檔管理中的各種職責，確保各項管理措施的有效貫徹與執行，并在實際工作中不斷總結經驗，改進工作方式，使高校的電子文檔管理逐步走上規范化、制度化、系統化、科學化的道路。

2.采取有針對性的電子文檔信息安全與保密措施。由于電子文檔在經過電子技術處理后，通常被存儲在磁盤、光盤介質、硬盤等存儲設備上，因此電子文檔是一個數字信息的集合體，雖然在查詢、傳遞、使用等環節具有很多的優勢，但是同樣存在易復制、易更改等缺陷，因此高校檔案管理部門應當采取有針對性的安全防護措施，做好電子文檔信息的保密工作。在電子文檔的生成、傳遞、存儲、使用等環節都采取相應的保密措施，避免保密內容的不恰當公開，加大電子文檔信息在使用和存儲等環節的審查力度。例如，可以采取安全、防火墻、權限控制等技術有效防止電子文檔數據的泄密或丟失，確保電子文檔信息的安全性和完整性。

3.建立電子文檔數據庫，做好高校電子檔案信息資源的有效開發與利用。高校電子文檔既是一種信息產品，又是學校的一筆寶貴財富，對高校電子文檔進行有效的管理、開發與應用，將高校電子文檔的價值最大化，是高校電子文檔管理的宗旨，也是確保高校檔案管理健康、可持續發展的重要保障。對此，高校檔案管理部門應當綜合考慮高校電子文檔的類型，分門別類地對各類電子文檔進行歸檔管理，建立“重大科研成果數據庫”、“館藏基本目錄數據庫”“、學生檔案數據庫”“、學生成績檔案數據庫”“、人才數據庫”等電子文檔數據庫，為電子文檔信息的開發與利用提供更大的便利，更好地順應高校檔案管理工作發展的時代需求，把高校的檔案管理工作推向一個新的高度。

4.建立高校電子文檔管理的信息監督與反饋機制。為了確保高校電子文檔管理的規范性和有效性，及時對可能出現的問題采取相應的改進措施和應對策略，高校檔案管理部門應當建立相應的電子檔案管理的信息監督與反饋機制。具體說來，高校電子檔案的信息錄入與管理，應當安排專人負責，并指定相應的校級或院系級檔案信息監督與反饋人員，定期對各類電子文檔資源進行核對和檢查。同時，高校電子文檔管理部門還應當重視對檔案管理人員的教育與培訓，建立一支專兼職相結合的檔案管理隊伍，提高檔案管理人員的專業素質、責任感與使命感，促進高校電子文檔管理的良性循環。

總之，電子文檔管理已經成為高校檔案管理工作者必須積極面對的新課題，這既是高校信息化建設中的重要機遇，也面臨著電子文檔信息安全等方面的挑戰。高校檔案管理人員只有在充分認識電子文檔管理現狀與特點的基礎上，及時采取具有針對性的管理措施，不斷完善自身的知識素養，掌握更多的檔案信息管理技術，才能使高校的電子文檔管理更好地服務于高校的信息化建設與長遠發展。（本文作者：高峰、趙密霞單位：河北農業大學）