會計檔案管理思考探討范文

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［提要］ 隨著會計電算化的普及以及智能財務的興起，財會從業(yè)者逐漸地把目光從如山的紙質資料中轉移到會計信息化、數(shù)據(jù)化中來。會計檔案的存在形式也緊跟時代發(fā)展的腳步發(fā)生著變遷，由最初的紙質會計檔案，到現(xiàn)在的紙質、電子會計檔案并存，以及即將到來的電子會計檔案單軌制趨勢。

關鍵詞：會計檔案；存在形式；紙質；電子

一、會計檔案定義

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業(yè)資料，是以會計語言記錄和反映的社會再生產過程中以貨幣表現(xiàn)的經(jīng)濟活動，即資金運動或價值運動發(fā)生情況的重要史料和證據(jù)，屬于單位的重要經(jīng)濟檔案，是檢查企事業(yè)單位過去經(jīng)濟活動的重要依據(jù)，也是國家檔案的重要組成部分。根據(jù)《會計檔案管理辦法》規(guī)定，保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期限一般分為 10 年和 30 年。會計檔案包括紙質會計檔案和電子會計檔案，其中紙質會計檔案是指將所發(fā)生的經(jīng)濟事項按照相關會計制度記錄于書面，并將其按照規(guī)定的方式有序整理，裝訂成冊；電子會計檔案是指通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲歸檔的會計核算數(shù)據(jù)庫。

二、會計檔案存在形式

會計檔案管理工作作為企業(yè)財務管理的一項重要工作，連接著企業(yè)經(jīng)營管理的整個環(huán)節(jié)。而會計資料整理、歸檔工作無疑是檔案管理工作中尤其重要的一環(huán)。隨著企業(yè)信息化水平和精細化管理程度的提升，會計檔案存儲數(shù)量激增，企業(yè)對會計檔案管理的成本效率以及安全性提出更高要求，而會計檔案該以何種形式儲存、歸檔，是否適合企業(yè)自身管理需求又考驗著財會從業(yè)者們。

（一）紙質會計檔案。紙質會計檔案是指將所發(fā)生的經(jīng)濟事項按照相關會計制度記錄于書面，并將其按照規(guī)定的方式有序整理，裝訂成冊。目前，大部分企事業(yè)單位還是以紙質會計檔案存儲為主，不同的是各企事業(yè)單位會依據(jù)自身規(guī)模大小、經(jīng)濟業(yè)務的復雜程度、財務管理的規(guī)范化等特點，決定由誰負責會計檔案的整理、立卷、裝訂等工作。大的企業(yè)會在財務部門內部設立專門的會計檔案管理崗位，由專人負責會計檔案的接收、分類、整理、裝訂、保管、移交、查詢等工作；小一些的企業(yè)會由財務負責人指定由會計或出納人員兼職整理、歸檔會計檔案。無論采用何種方式，企業(yè)都必須按照會計法的相關要求，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證紙質會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防損毀、丟失和涉密。按照會計檔案整理相關辦法，會計機構負責檔案管理工作的人員需要每月及時對紙質會計憑證進行歸檔、裝訂。面對由每一個經(jīng)濟事件形成的每一張票據(jù)，以及再由會計人員依據(jù)每一張票據(jù)進行職業(yè)判斷填制的每一張記賬憑證，整理人員需要付出極大的耐心和細致，對其進行分類歸納，有序排列。首先，接收由不同崗位的財務人員填制的不同類別的記賬憑證，并整理檢查記賬憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因。其次，檢查附件有無漏缺，及時通知相關人員進行補充。最后，在確認記賬憑證上有關人員印章齊全后，按照憑證裝訂的相關要求進行裝訂，保證憑證厚度基本一致，裝訂牢固，外觀整齊干凈大方。年度終了，在確保各會計賬簿結賬的情況下，傳統(tǒng)手工記賬的企事業(yè)單位首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個賬戶是否相符、賬頁數(shù)是否齊全、序號排列是否連續(xù)；其次按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數(shù)順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂；實行會計電算化的企事業(yè)單位，會及時從財務軟件中將各明細賬、總分類賬及時打印、分類整理、立卷、裝訂歸檔。此外，還有各種形式的會計報表、納稅申報表、銀行余額調節(jié)表、盤點表、工資表等也應打印出來一起分戶、立檔、整理、裝訂、保管。

（二）電子會計檔案。電子會計檔案是指通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲歸檔的會計核算數(shù)據(jù)庫，包括電子憑證、電子票據(jù)、電子賬簿、電子報表以及其他電子會計核算資料。說起電子會計檔案，就不得不提及會計電算化的發(fā)展。我國會計電算化工作始于 1979 年。其主要標志是，1979 年財政部支持并參與了長春第一汽車制造廠的會計電算化試點工作。接著經(jīng)歷了以下幾個發(fā)展階段：一是緩慢發(fā)展階段（1983 年以前）。在這個階段，由于會計電算化人員缺乏、計算機硬件比較昂貴、軟件漢化不理想，會計電算化沒有得到高度重視。二是自發(fā)發(fā)展階段（1983～1987 年）。此時，由于應用電子計算機的經(jīng)驗不足，理論準備與人才培訓不夠，管理水平跟不上，會計電算化的管理落后于客觀形勢發(fā)展的需要。三是普及與提高階段（1987 年至今）。這一階段會計軟件的開發(fā)向通用化、規(guī)范化、專業(yè)化和商品化方向發(fā)展，各企事業(yè)單位加強了對會計電算化的重視與管理。隨著信息化的發(fā)展，會計行業(yè)已逐步由傳統(tǒng)手工記賬的模式轉變?yōu)闀嬰娝慊怂悖谑歉鞣N財務軟件慢慢地取代了傳統(tǒng)的手工記賬憑證和各種手工賬簿。同一財務軟件中可以按年度設置不同單位的相互獨立賬套，不同崗位的財務人員可以依權限同時對同一賬套按照一定的賬務邏輯對憑證進行錄入、查詢、修改、刪除、導出等操作。會計電算化記賬快捷準確、查詢方便，數(shù)據(jù)準確可靠性高，可謂省時省力，不僅極大地提高了財會人員的工作效率，還在一定程度上減少了人為因素的失誤率。會計電算化的發(fā)展，產生了大量的電子會計數(shù)據(jù)，包括電子記賬憑證、電子賬簿、電子報表以及其他電子會計資料。面對海量的財務數(shù)據(jù)，財會從業(yè)者們開始思考會計檔案的存儲形式，只是目前在電子會計檔案管理制度尚未完善的情況下，大部分的企事業(yè)單位為了穩(wěn)妥起見，還是選擇對電子會計資料進行定期備份、安全保存的同時，一并將電子記賬憑證、賬簿等資料打印出來進行分類整理、裝訂保存。

（三）兩種介質檔案管理的優(yōu)缺點對比。囿于當前大數(shù)據(jù)時代下電子會計檔案全面發(fā)展的困境，會計檔案還不能實現(xiàn)全電子化，尤其是各類外部票據(jù)以及自制的原始憑證。為了完整地保存會計檔案，財務人員不得不一邊面對著需要全人工操作、整理、歸檔的紙質會計檔案，一邊又要迎接電子會計檔案數(shù)據(jù)化的到來，同時做好會計紙質資料和電子數(shù)據(jù)的整理、分類、儲存、歸檔工作。就目前的信息化水平來看，兩種介質的檔案比較起來均有不同的優(yōu)劣勢。

1、紙質檔案管理的優(yōu)缺點。（1）整理歸檔過程費時、費力，不需要具備太多的會計知識，會計技術含量較低，年輕的財會人不愿意接受該項“苦差事”。（2）檔案資料需要耗費大量紙質資源，且占據(jù)空間，企事業(yè)單位需要專門尋找符合檔案管理規(guī)定的存放地點。隨著檔案資料的增加，配備合適的存儲空間也會加大企事業(yè)單位的管理成本。（3）由于保存年限較長，紙質檔案的防潮、防火、防盜、防變質的工作增大了管理難度。（4）目前來看便于資料查閱，為應對各行政部門檢查，配合各業(yè)務部門查找原始檔案，會計人員只需要遵循從報表-賬簿-記賬憑證-原始憑證的順序，環(huán)環(huán)相扣，邏輯性強，能快速找到需要的原始紙質資料。（5）安全性較高，會計信息是企事業(yè)單位的商業(yè)秘密，紙質檔案由于其自身屬于實體物質，肉眼可見，一般情況不會造成大量散失而泄密。

2、電子會計檔案的優(yōu)缺點。（1）省時省力省錢，相較紙質會計資料的歸檔，電子數(shù)據(jù)可以按照特定的流程進行收集、存儲歸檔，極大地提高了會計檔案整理工作的效率；（2）易于保存，不需要占據(jù)大量的物理存放空間，只需要提供大容量的電子數(shù)據(jù)存儲介質即可；（3）加速了會計信息的流動，對于財務共享模式下的集團化運營企業(yè)，使分散的會計檔案更加集中，檔案的傳輸更加方便；（4）電子會計信息系統(tǒng)的設計如果不科學合理，存在漏洞，極有可能發(fā)生會計信息被惡意篡改的問題，加大了企事業(yè)單位電子數(shù)據(jù)丟失、重要商業(yè)信息泄密的風險；（5）會計信息的查詢需要具備一定條件，由于電子數(shù)據(jù)的查看、使用需要電力和網(wǎng)絡運行速度等的保障，二者之一受限的情況下，必將影響會計電子數(shù)據(jù)的查詢和使用；（6）會計信息不唯一，由于電子數(shù)據(jù)的可復制性，在信息技術不完善的情況下，容易導致電子會計檔案的多樣性，不容易區(qū)分，難以驗證準確性；（7）財會人員的觀念轉變還不及時，大多數(shù)財會人適應了紙質會計檔案，尤其是一些老會計對電子信息化知識了解的不夠，畏懼電子數(shù)據(jù)的丟失，寧愿使用紙質的實物會計資料，從而在思想上抗拒會計檔案的電子化存儲方式。

三、電子會計檔案發(fā)展趨勢

隨著經(jīng)濟發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)時代的到來，各種電子交易平臺興起，加速了商務交易，一方面增加了會計信息數(shù)量，加大了紙質會計檔案管理工作的難度和成本費用；另一方面由于市場競爭的激烈程度決定了各經(jīng)濟主體間的交易必須準確快速的進行，這也需要高效的會計檔案的管理工作，以便迅速準確地對會計信息進行查詢、傳輸、接收、分析、保存。為了順應互聯(lián)網(wǎng)時代的發(fā)展，國家于 2015 年重新修訂了《會計檔案管理辦法》，肯定了電子會計檔案的法律效力，并對電子會計信息的有效獲取、接收、管理、利用、保管、銷毀、交接等方面的規(guī)定進行了完善。雖然政策上有了保障，但完全實現(xiàn)電子會計資料的電子化單軌制歸檔還有很長的一段路要走，還需要在具體工作實踐中不斷去嘗試、探索。

（一）外部來源原始憑證方面，政策的全面鋪開還需要一定的時間，這需要多部門的上下聯(lián)動。首先需要全行業(yè)實現(xiàn)增值稅發(fā)票電子化，財政票據(jù)、銀行回單等票據(jù)電子化；其次還需要相關配套的法規(guī)來支持，包括電子簽章法以及電子票據(jù)簽發(fā)、使用、查驗等規(guī)章制度。

（二）內部自制原始憑證方面，企事業(yè)單位需要具備足夠的資金實力，完善會計信息系統(tǒng)建設。有條件的還可以實現(xiàn)業(yè)財融合，打造適合自身業(yè)務發(fā)展的財務共享平臺，對接銀行、稅務等外部軟件系統(tǒng)，實現(xiàn)財務信息的全流程流轉，直接生成格式化的電子內部憑證，設定經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序，實現(xiàn)線上報銷審批流程化、程序化，并由財務共享平臺業(yè)務數(shù)據(jù)直接生成電子記賬憑證，徹底實現(xiàn)內部自制票據(jù)無紙化。

（三）轉變傳統(tǒng)核算觀念，財會人員需要主動融入會計信息化，并具備一定的信息化知識、技能。會計信息化的科學運用，降低了企事業(yè)單位對核算型財會人員的需求，增加了對管理型人才的需求，不僅要求財會從業(yè)者具備專業(yè)的財會知識，還要求其具備數(shù)據(jù)化思維，能夠熟練地操作計算機，運用相關財務軟件對海量的財務數(shù)據(jù)進行多維度的整合、分析，并從中選取出對管理決策有用的信息。

（四）優(yōu)化數(shù)據(jù)存儲環(huán)境。首先，要具備能高速處理、存儲、調用、查詢海量數(shù)據(jù)的服務器設備和大容量硬盤等存儲設備。其次，在計算機系統(tǒng)的物理安全方面要有保證，比如防水、防火、防震、防盜等，注意辦公區(qū)域的鎖禁和巡查等。再次，強化財務部門計算機信息系統(tǒng)安全和保密管理，加強對互聯(lián)網(wǎng)信息網(wǎng)絡的管理，采取有效的措施，防止違規(guī)接入，防范外部攻擊，并留存互聯(lián)網(wǎng)訪問日志。

（五）規(guī)范電子會計檔案管理制度。做到及時備份，定期檢查、維護數(shù)據(jù)，確保電子會計信息正確生成、可靠存儲、查詢驗證、安全唯一。利用計算機技術完善相關內控制度，比如電子簽名、禁止未經(jīng)授權的訪問、防篡改、建立災后恢復的應急方案等。

結語

會計檔案是財會人員運用職業(yè)判斷，以專業(yè)的視角對企事業(yè)單位各年度經(jīng)濟事項發(fā)生情況的總結，是對各項經(jīng)營成果的客觀記錄和完整準確反映。檔案管理工作在隨著會計信息化水平和精細化管理程度的提升而發(fā)生變遷，從傳統(tǒng)手工模式的紙質會計檔案，到目前的紙質會計檔案與電子會計檔案并存管理。相信隨著信息化技術手段的不斷成熟發(fā)展，財會從業(yè)者們運用自身的智慧和經(jīng)驗，不斷探索、嘗試、修正、優(yōu)化、規(guī)范管理電子會計檔案，終將拋開紙質會計檔案，完全實現(xiàn)會計資料的電子化單軌制歸檔，最終實現(xiàn)電子會計檔案管理。

主要參考文獻：

［1］蔡盈芳.互聯(lián)網(wǎng) + 會計檔案管理［M］.北京：電子工業(yè)出版社，2019.

［2］葉穎，張煜寒.傳統(tǒng)與變革：大數(shù)據(jù)時代下電子會計憑證全面發(fā)展的困境及應對措施［J］.財會學習，2018（31）.

作者：范延群 單位：河北招標集團有限公司