工程項(xiàng)目監(jiān)管信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)與應(yīng)用范文
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摘要：
工程建設(shè)項(xiàng)目監(jiān)管對(duì)預(yù)防腐敗、保障工程質(zhì)量、保證國(guó)有資產(chǎn)安全等有著重要作用。借助信息化技術(shù)對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行有效監(jiān)管，及早防范工程施工過(guò)程中的各類不規(guī)范問(wèn)題，提升對(duì)公司內(nèi)部近幾年在建的若干重大工程建設(shè)項(xiàng)目的管控力度，浙江中煙結(jié)合行業(yè)監(jiān)管要求和公司監(jiān)管制度，設(shè)計(jì)實(shí)施了業(yè)主方工程建設(shè)項(xiàng)目監(jiān)管信息系統(tǒng)，以合同執(zhí)行管理為主線，以工程專用資金全程監(jiān)控為重點(diǎn)，自動(dòng)完成物流、商流、資金流的相互匹配，實(shí)現(xiàn)對(duì)多個(gè)項(xiàng)目及下屬各工程的集中監(jiān)控管理，在監(jiān)察部門(mén)工程項(xiàng)目監(jiān)管工作中發(fā)揮了重要作用。
關(guān)鍵詞：
業(yè)主方監(jiān)管；工程建設(shè)項(xiàng)目；資金監(jiān)管；信息系統(tǒng)
工程項(xiàng)目既是貪污腐敗“高危地”，也很容易在施工過(guò)程中存在非法掛靠轉(zhuǎn)包、違規(guī)分包，材料以次充好、以少充多，資金被挪用，偷稅漏稅、拖欠工資等各種不規(guī)范現(xiàn)象，造成工程質(zhì)量低劣、國(guó)有資產(chǎn)損失，對(duì)國(guó)家和社會(huì)造成惡劣的影響[1,2]。因此無(wú)論是政府機(jī)構(gòu)、施工單位，還是業(yè)主單位，都在積極研究探索工程項(xiàng)目的監(jiān)管方法和對(duì)策。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，在完善監(jiān)管制度的同時(shí)，運(yùn)用信息化管理手段確保制度落實(shí)，保障工程質(zhì)量與安全，構(gòu)建廉潔高效的建設(shè)環(huán)境，成為當(dāng)前工程建設(shè)項(xiàng)目監(jiān)管的一個(gè)重要趨勢(shì)[3,4]，但目前各類工程項(xiàng)目監(jiān)管信息系統(tǒng)的建設(shè)主體主要為行政管理部門(mén)[5,6,7]，業(yè)主單位利用信息技術(shù)助力工程監(jiān)管的實(shí)例較少，業(yè)主方信息化應(yīng)用主要集中在工程項(xiàng)目的過(guò)程管理方面。
浙江中煙工業(yè)有限責(zé)任公司（以下簡(jiǎn)稱“浙江中煙”）從2008年至今陸續(xù)有杭州卷煙廠“十一五”易地技改一期、二期，寧波卷煙廠“十二五”易地技改、本部經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)用房改造等多個(gè)重大工程項(xiàng)目進(jìn)行建設(shè)，資金投入巨大，對(duì)公司長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有重大影響。為努力減少和堵塞重大工程項(xiàng)目建設(shè)中的漏洞，確保專款專用、降低資金風(fēng)險(xiǎn)，保障工程質(zhì)量，浙江中煙自2008年起設(shè)計(jì)并實(shí)施了工程建設(shè)項(xiàng)目監(jiān)管系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱“系統(tǒng)”），應(yīng)用于多個(gè)工程項(xiàng)目監(jiān)管過(guò)程中，將信息技術(shù)手段與國(guó)家煙草專賣局對(duì)煙草行業(yè)重大工程項(xiàng)目監(jiān)管提出的“五個(gè)關(guān)口”監(jiān)管要求中的“設(shè)立履約保證金”、“開(kāi)設(shè)工程項(xiàng)目專用賬戶”等行政、經(jīng)濟(jì)手段相結(jié)合[8]，抓住工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中最重要的“錢(qián)”與“物”，固化合同執(zhí)行、強(qiáng)化痕跡管理，達(dá)到事前、事中控制的目的，取得了較好的監(jiān)管效果。
1設(shè)計(jì)理念
1.1固化合同執(zhí)行工程項(xiàng)目中，施工合同是業(yè)主方和施工方之間互相權(quán)利與義務(wù)的法律依據(jù)與準(zhǔn)則，更是業(yè)主進(jìn)行項(xiàng)目全面管理、有效控制項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度和資金投入的主要依據(jù)[9,10]。浙江中煙在簽訂施工合同時(shí)，對(duì)是否允許分包、分包范圍與內(nèi)容，工程項(xiàng)目中使用的重要材料（設(shè)備）的品牌規(guī)格要求及數(shù)量金額，工程分包、勞務(wù)分包費(fèi)用、重要材料（設(shè)備）費(fèi)用占合同總價(jià)款的比例、履約保函等均做了明確約定。在系統(tǒng)中，施工合同的各項(xiàng)信息均錄入系統(tǒng)，作為后續(xù)監(jiān)管的前提和依據(jù)。在項(xiàng)目過(guò)程中，施工單位陸續(xù)與勞務(wù)分包方、工程分包方、材料供應(yīng)方簽訂合同，這些合同是項(xiàng)目建設(shè)資金使用的依據(jù)。浙江中煙要求施工方將這些合同基本信息如分包方或供應(yīng)商及賬號(hào)、采購(gòu)合同明細(xì)等錄入系統(tǒng)，作為后續(xù)項(xiàng)目資金流動(dòng)的唯一合法去向，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目資金的封閉集中管理。
1.2監(jiān)控工程資金流向工程建設(shè)資金監(jiān)管是工程項(xiàng)目監(jiān)管的重中之重[11]。為確保工程建設(shè)款專款專用，預(yù)付施工單位資金的惡意轉(zhuǎn)移，管好用好建設(shè)資金，降低資金風(fēng)險(xiǎn)，確保資金使用效率，浙江中煙在項(xiàng)目招標(biāo)書(shū)中就明確提出項(xiàng)目過(guò)程將采用開(kāi)設(shè)工程項(xiàng)目專用賬戶的管理手段，要求每個(gè)工程項(xiàng)目中500萬(wàn)元以上的建安施工合同都需由施工方在雙方共同選定的銀行開(kāi)設(shè)工程項(xiàng)目專用賬戶。施工合同簽訂后，浙江中煙隨即與承建商、銀行共同簽訂三方共管協(xié)議，明確三方在資金監(jiān)管中的地位、權(quán)力和義務(wù)以及資金監(jiān)管的具體措施，明確從賬戶設(shè)立至工程結(jié)算完畢之日止，浙江中煙支付的所有工程款項(xiàng)都打入該專用賬戶，施工方在工程建設(shè)過(guò)程中的所有資金支付都必須從專用賬戶支出，并通過(guò)系統(tǒng)監(jiān)管資金支付，全程跟蹤資金流向。通過(guò)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，可以對(duì)各個(gè)項(xiàng)目及下屬各工程資金使用情況進(jìn)行整體分析，及時(shí)掌握工程資金使用情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常資金流動(dòng)。監(jiān)督現(xiàn)場(chǎng)小組中的財(cái)務(wù)人員定期導(dǎo)入銀行提供的專戶流水，采用自動(dòng)或手工方式進(jìn)行支付對(duì)賬。
1.3抓住資金重點(diǎn)，分類控制工程建設(shè)資金是工程分包費(fèi)用、重要材料（設(shè)備）采購(gòu)費(fèi)用占工程總額比重較大，勞務(wù)（分包）費(fèi)涉及農(nóng)民工工資，一旦發(fā)生問(wèn)題易影響社會(huì)和諧穩(wěn)定，這三塊均是工程資金監(jiān)管的重點(diǎn)。因此，系統(tǒng)將專用賬戶中的工程款項(xiàng)分為重要材料（設(shè)備）費(fèi)、工程分包費(fèi)、勞務(wù)分包費(fèi)、其他費(fèi)用，對(duì)不同的費(fèi)用類型進(jìn)行不同程度和方法的監(jiān)管控制，抓大放小，分類控制，確保工程建設(shè)款專款專用。系統(tǒng)登記每一筆專戶入賬信息，并要求承建商所有支付均需要在系統(tǒng)中提交支付申請(qǐng)。根據(jù)之前在系統(tǒng)中備案的各類合同中的賬號(hào)信息，四類不同性質(zhì)資金支付只可通過(guò)選擇合同來(lái)選擇相應(yīng)收款方及收款賬號(hào)，而不可臨時(shí)錄入其他收款方賬號(hào)信息，不同類別專戶資金支付去向見(jiàn)圖1。另外，支付申請(qǐng)時(shí)需根據(jù)不同費(fèi)用性質(zhì)提交相應(yīng)的附件材料如發(fā)票、工資付款明細(xì)清單等，保留歷史記錄，為資金支付提供依據(jù)。根據(jù)資金類別的不同，還可以靈活設(shè)置支付監(jiān)管規(guī)則，對(duì)重點(diǎn)大額資金，如該項(xiàng)目監(jiān)管有要求，還需經(jīng)由業(yè)主方對(duì)資金使用的合理性和必要性進(jìn)行審核后，銀行方可支付。
1.4多項(xiàng)目集中靈活監(jiān)管浙江中煙多個(gè)工程建設(shè)項(xiàng)目自2008年以來(lái)陸續(xù)開(kāi)始建設(shè)，不同項(xiàng)目由公司內(nèi)部不同部門(mén)牽頭組建技改指揮部及監(jiān)督小組進(jìn)行管理。項(xiàng)目按建設(shè)內(nèi)容劃分為若干個(gè)標(biāo)段，每標(biāo)段為一工程，隨著項(xiàng)目進(jìn)度分別進(jìn)行招標(biāo)確定承建商并簽訂施工合同。另外，隨著工程監(jiān)管實(shí)踐工作的不斷推進(jìn)，公司的監(jiān)管思路和方法不斷改進(jìn)，對(duì)不同項(xiàng)目的監(jiān)管要求也有所不同。因此，系統(tǒng)采用“合同樹(shù)”作為業(yè)務(wù)基本管理結(jié)構(gòu)，將不同階段啟動(dòng)的不同項(xiàng)目納入統(tǒng)一平臺(tái)管理，對(duì)各類審核流程、校驗(yàn)邏輯、勾對(duì)邏輯、定時(shí)預(yù)警、附件要求等，均按項(xiàng)目分別設(shè)置，以滿足對(duì)不同工程項(xiàng)目的不同管理需求，見(jiàn)圖2。在擴(kuò)展性上，也考慮到今后隨著公司發(fā)展新增工程建設(shè)項(xiàng)目的監(jiān)管要求。
1.5商流、資金流、物流三流合一通過(guò)合同備案形成合同樹(shù)、按照合同進(jìn)行資金支付申請(qǐng)、以及按期匯總登記重要材料（設(shè)備）入場(chǎng)情況，系統(tǒng)將工程建設(shè)項(xiàng)目的商流、資金流、物流信息均納入監(jiān)管范圍。資金支付時(shí)選擇對(duì)應(yīng)的分包或采購(gòu)合同及收款方，實(shí)現(xiàn)資金流與商流的匹配，在1.3中已闡述。在每月初對(duì)上月重要材料（設(shè)備）費(fèi)用的資金支付情況與重要材料（設(shè)備）入場(chǎng)登記情況進(jìn)行自動(dòng)或手工勾對(duì)，對(duì)資金使用的真實(shí)性、合理性進(jìn)行核實(shí)，實(shí)現(xiàn)資金流與物流的匹配。
2.1系統(tǒng)架構(gòu)系統(tǒng)的使用者主要包括三方：業(yè)主方、承建商和專用賬戶開(kāi)戶銀行，其中施工方分為專業(yè)工程師、技改指揮部、監(jiān)督現(xiàn)場(chǎng)組、監(jiān)察組、系統(tǒng)管理員等多個(gè)角色。考慮到最終用戶角色比較多，涉及面廣，用戶數(shù)量隨著工程項(xiàng)目進(jìn)度推進(jìn)而不斷增加，且在地理位置上較為分散，系統(tǒng)采用B/S架構(gòu)，界面設(shè)計(jì)遵循簡(jiǎn)潔友好易操作的原則，便于各類用戶的快速掌握。系統(tǒng)開(kāi)發(fā)基于J2EE平臺(tái)，采用了MVC設(shè)計(jì)模式，確保系統(tǒng)的靈活性和擴(kuò)展性。系統(tǒng)架構(gòu)分為數(shù)據(jù)層、業(yè)務(wù)邏輯層、WEB表現(xiàn)層三層架構(gòu)，見(jiàn)圖3。
2.2流程設(shè)計(jì)根據(jù)設(shè)計(jì)，系統(tǒng)的業(yè)務(wù)主要有合同監(jiān)管、資金監(jiān)管、材料監(jiān)管三大塊。合同監(jiān)管主要包括合同的錄入、審批；資金監(jiān)管主要包括資金申請(qǐng)、審批、銀行核對(duì)、支付回單上傳、其他費(fèi)用預(yù)算申報(bào)及審批等；材料監(jiān)管包括材料入場(chǎng)登記、使用登記、資金流物流勾對(duì)等，見(jiàn)圖4。2.3系統(tǒng)功能根據(jù)業(yè)務(wù)需求，將系統(tǒng)分為項(xiàng)目管理、工程管理、收支管理、材料管理、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、系統(tǒng)管理、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、個(gè)人工作臺(tái)等八個(gè)功能模塊，系統(tǒng)總體功能結(jié)構(gòu)如圖5所示。（1）項(xiàng)目管理：管理項(xiàng)目的立項(xiàng)、批復(fù)等信息，以及在系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作各個(gè)環(huán)節(jié)所上傳的各類附件。（2）工程管理：主要管理各類合同的提交、審批、變更等業(yè)務(wù)。承建商與浙江中煙簽訂施工合同，與工程分包商、勞務(wù)分包商、材料（設(shè)備）采購(gòu)商簽訂合同后，將合同信息錄入系統(tǒng)中進(jìn)行備案，并上傳合同、三方協(xié)議、重要材料清單、合同資金分類預(yù)算清單等附件。后續(xù)如有合同內(nèi)容或附件的調(diào)整，進(jìn)行合同變更與審批。分包合同視為施工合同。（3）收支管理：以銀行專用賬戶為對(duì)象，對(duì)工程項(xiàng)目資金從入賬、支付申請(qǐng)、支付審批、銀行核對(duì)到支付回單上傳的全過(guò)程管理。不同的資金類別在支付申請(qǐng)?zhí)峤粌?nèi)容、附件和審批規(guī)則等方面根據(jù)監(jiān)管要求有所不同，同時(shí)也考慮到預(yù)付款、墊付款等特殊業(yè)務(wù)情況。其他費(fèi)用將除三大主要費(fèi)用之外的其他零星費(fèi)用打包管理，涵蓋內(nèi)容較多、復(fù)雜，需按月提報(bào)預(yù)算，提交支付明細(xì)，當(dāng)月資金支付不得超預(yù)算。監(jiān)管人員定期導(dǎo)入銀行提供的流水，與已支付的單據(jù)進(jìn)行對(duì)賬。最后在工程竣工結(jié)算完畢后，通過(guò)專戶余額結(jié)算，解除對(duì)專戶的監(jiān)管。（4）材料管理：承建商每月將重要材料（設(shè)備）匯總?cè)雸?chǎng)、領(lǐng)用信息按材料（設(shè)備）錄入系統(tǒng)，監(jiān)管人員定期對(duì)資金支付與材料入場(chǎng)信息自動(dòng)或手工勾對(duì)。（5）統(tǒng)計(jì)報(bào)表：提供對(duì)項(xiàng)目、工程、合同、材料、資金入賬、資金支付、材料等工程項(xiàng)目各個(gè)視角的統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表。（6）個(gè)人工作臺(tái)：管理各類合同、資金支付等審批流程中的個(gè)人任務(wù)，進(jìn)行審批、駁回、查看等業(yè)務(wù)操作。（7）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)：管理單位、賬戶、材料類別、費(fèi)用類別等各類基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，考慮到商業(yè)信息安全和操作簡(jiǎn)便，單位信息按項(xiàng)目進(jìn)行管理，不同項(xiàng)目之間的單位與銀行賬戶信息不可見(jiàn)。（8）系統(tǒng)管理：系統(tǒng)管理模塊中，除了組織、權(quán)限、用戶、日志等常規(guī)系統(tǒng)管理功能外，為了實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)按項(xiàng)目靈活可擴(kuò)展的配置，還提供了對(duì)工程項(xiàng)目及工程項(xiàng)目各項(xiàng)參數(shù)配置，實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目的各類審核流程、校驗(yàn)邏輯、勾對(duì)邏輯、定時(shí)預(yù)警、附件要求等的不同配置，以及對(duì)各類審批流程的配置、監(jiān)控、異常處理等流程管理功能。此外由于系統(tǒng)用戶尤其是承建商操作人員涉及面廣、位置分散、人數(shù)隨項(xiàng)目進(jìn)度逐漸增加等特點(diǎn)，該模塊還提供了公告管理、幫助文檔管理功能，提高知識(shí)傳遞、工作交流的效率。
3系統(tǒng)應(yīng)用
3.1應(yīng)用效果浙江中煙自2008年底啟動(dòng)杭州卷煙廠“十一五”易地技改一期時(shí)就開(kāi)始應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行工程監(jiān)管工作，在隨后幾年中，又陸續(xù)啟動(dòng)了杭州卷煙廠“十一五”易地技改二期，寧波卷煙廠“十二五”易地技改、本部經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)用房改造等多個(gè)技改項(xiàng)目，至今有若干項(xiàng)目仍在建設(shè)中。根據(jù)公司監(jiān)管制度的要求，這些項(xiàng)目均納入了系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)管工作。系統(tǒng)經(jīng)過(guò)6年多的深化應(yīng)用，在實(shí)際使用過(guò)程中不斷優(yōu)化完善，在監(jiān)察部門(mén)多年來(lái)的工程建設(shè)項(xiàng)目監(jiān)管工作中發(fā)揮了重要作用：（1）系統(tǒng)將現(xiàn)代化施工、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能以及經(jīng)濟(jì)約束手段結(jié)合起來(lái)，通過(guò)Internet網(wǎng)絡(luò)，項(xiàng)目管理人員、監(jiān)察人員、施工放人員可跨越時(shí)間、地點(diǎn)協(xié)同工作，通過(guò)信息化平臺(tái)使商流、物流和資金流信息的傳遞更加快捷和方便，解決分散作業(yè)與集中管理的矛盾，提高工作效率。（2）系統(tǒng)通過(guò)自動(dòng)校驗(yàn)、自動(dòng)對(duì)賬、自動(dòng)報(bào)警等功能，保證工程資金履約使用的額度和流向，將監(jiān)管人員從日常事務(wù)性工作中解放出來(lái)，從而擴(kuò)展了監(jiān)督手段，提高監(jiān)管工作的效率和效果，也增強(qiáng)了施工過(guò)程中各級(jí)人員的自律性，達(dá)到了監(jiān)管目的。
3.2應(yīng)用體會(huì)綜合多年系統(tǒng)應(yīng)用情況，為確保系統(tǒng)能夠真正使用起來(lái)，發(fā)揮監(jiān)管作用，在系統(tǒng)推廣應(yīng)用階段，有兩點(diǎn)值得注意：（1）制度保障是系統(tǒng)應(yīng)用的前提：作為以監(jiān)督管理為主要目的的應(yīng)用系統(tǒng)，能否真正用到實(shí)處，制度保障是前提。浙江中煙的系統(tǒng)設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)工作在公司第一個(gè)技改項(xiàng)目前期準(zhǔn)備階段就已開(kāi)始，公司成立技改項(xiàng)目監(jiān)督小組，出臺(tái)《技改項(xiàng)目監(jiān)管辦法》和《銀行專用賬戶管理辦法》。在系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)和角色設(shè)計(jì)中，密切結(jié)合了技改監(jiān)督小組的組織架構(gòu)。在兩個(gè)辦法中，均明確將通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)管以及具體監(jiān)管要求。在后續(xù)各個(gè)標(biāo)段的招標(biāo)文件中，兩個(gè)辦法作為招標(biāo)文件一部分，使承建商認(rèn)可系統(tǒng)的監(jiān)管方式。（2）持續(xù)做好后期培訓(xùn)運(yùn)維工作：浙江中煙工程建設(shè)項(xiàng)目分為多個(gè)標(biāo)段，隨著工程進(jìn)度逐步招標(biāo)確定供應(yīng)商的工作特點(diǎn)，決定了系統(tǒng)的用戶，尤其是承建商用戶的數(shù)量是隨著工程進(jìn)度而逐漸增加，再加上施工單位人員流動(dòng)性較強(qiáng)，新用戶的培訓(xùn)工作伴隨整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程，時(shí)間跨度可達(dá)數(shù)年。同樣，納入系統(tǒng)監(jiān)管的項(xiàng)目和過(guò)程也是在多年范圍內(nèi)逐漸新增的，每個(gè)新增的項(xiàng)目和工程，都需要在業(yè)務(wù)上研討確定監(jiān)管方案，在系統(tǒng)中進(jìn)行初始化配置工作。另外，在歷時(shí)多年的實(shí)際使用中，各類用戶對(duì)系統(tǒng)也會(huì)不斷提出新的調(diào)整優(yōu)化要求。因此，作為業(yè)務(wù)主管的監(jiān)察部門(mén)和作為技術(shù)支持的信息部門(mén)，在多年的系統(tǒng)推廣使用過(guò)程中，需要共同完成系統(tǒng)上線后長(zhǎng)期的培訓(xùn)及運(yùn)行維護(hù)工作。
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作者：裴奇 陸海龍 孫健 單位：浙江中煙工業(yè)有限責(zé)任公司