建筑設計單位檔案管理創新范文

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建筑設計單位在經營管理及應用施工技術的過程中涉及到圖紙資料、變更資料以及計算書等復雜的檔案文件。檔案管理工作是否高速有效運行直接影響著企業的建設與發展，為了保證設計的進度以及控制質量目標，必須建立切實可靠的檔案管理系統，應用現代科學信息技術手段實現檔案資料管理。

1建筑設計單位檔案管理的作用

1．1原始記錄功能設計單位檔案資料涉及到設計圖紙、設計文件變更、技術說明等。這些資料一般以項目為單位，每個項目涉及的資料比較繁雜，它記錄了項目建設全過程的各項信息，是檔案管理工作的對象和基礎。

1．2使用功能建筑設計單位工作所涉及的工程量大、項目建設復雜，需要以往的其他建設項目的原始數據，從實際工程資料中加以驗證，以保證設計的可靠性和說服性。所以，設計單位的檔案資料在使用功能方面具有較高的可重復利用性和參考價值。

2設計單位傳統檔案管理

設計單位的檔案資料是一種可以供相關人員長期查閱的信息資源，具有很高的使用價值，因為這些資料記錄了建設項目從立項準備到竣工驗收的全過程。

2．1歸檔內容繁雜因為工程項目的建設周期一般都超過一年，項目所涉及的企業單位和政府主管部門也比較多，所以其累積的文檔資料極為豐富(如圖1所示)。同時，由于項目涉及的單位較多，檔案資料的溝通協調和歸檔過程也比較復雜。

2．2檔案材料變更快工程項目建造涉及到龐大的信息管理過程，存在各類設計、施工、質量上的風險。在項目建設過程中經常出現工程量的變化調整，需要設計方及時對原來的設計方案進行修改，這也一定程度上增加了檔案管理工作的成本。甚至于出現工程項目投資不足或者在建設期遇到政府政策性調整等情況造成項目停工維護。此時，設計單位就需要對相關資料及時收集補充。

2．3檔案應用程度高設計檔案記錄了設計工作的過程，具有長期的使用功能以及使用價值。無論在設計、施工以及竣工各個階段，設計成果必須及時提供給工程建設各方參考應用。因此，設計單位的檔案在平時的維護過程中，會被頻繁調取查閱，而后重新歸檔，這對于檔案管理工作也是一個挑戰。

3設計單位傳統檔案管理存在問題

3．1歸檔意識薄弱由于設計人員的日常工作量大且繁瑣，且其核心工作是設計圖紙和編寫相關文件，因此許多設計人員對文件的整理和歸檔不重視。這導致了檔案管理部門與其他相關部門之間的脫節，極大地影響了檔案管理工作的質量。檔案管理人員自身的技術缺乏以及態度的懶散造成了檔案管理的拖延與漏洞，嚴重影響了檔案處理的效率和使用價值。

3．2管理制度不完善設計單位涉及到的檔案資料主要是圖紙及技術設計說明等，這些資料共同構成整個建設項目設計階段、施工階段以及竣工階段的文件體系的基礎。在實際檔案管理過程中，文件的粗略分類管理一定程度上破壞了信息的完整性和系統性，影響了檔案查找的效率，使得檔案文件的循環利用遭到破壞。許多設計單位的檔案管理還停留在紙質管理的方式，這種方式的存儲介質單一，很容易因保管不善，造成紙質數據的丟失，從而破壞了文件的完整性和有效性。同時，各項工程信息、工作任務單等資料依然采用手工紙質檔案記錄，并沒有進行計算機的錄入，使得資料的集中管理［2］十分困難且花費的時間成本將加大。

3．3管理技術缺乏目前，我國建筑設計單位的檔案管理方式，正在由傳統的手工紙質化管理轉為現代化的信息管理，但是因為檔案管理部門相對地獨立于其他部門，且沒有受到企業足夠的重視，其管理人員自身沒有掌握新的技術，不具備先進的管理水平，制約了信息管理的發展。隨著工程項目體量的逐年增加，圖紙等相關文件也越來越多，將這些文件的集中存貯、科學分類進而有序地管理，就顯得十分重要。

4建筑設計單位檔案管理創新方法

隨著設計單位工作量的加大以及市場需求量的加大，傳統的檔案管理已經落后于實際的文件資料，只有在原有的基礎上進一步對檔案管理進行創新。檔案管理工作越來越趨向于信息化、人性化、服務化的方向發展，必然對已有的檔案管理工作提出更高的要求［5］。檔案管理部門需要摒棄舊的管理理念，避免檔案管理工作中出現的漏洞，努力完成檔案管理的信息化和現代化。整個設計單位所有的工程項目和相關文件的管理，要統一而有序。首先，擁有檔案數據信息化的共享平臺，使用者能夠對檔案數據進行檢索和分析;其次，建立能夠跟蹤發圖進展和執行狀況的渠道，爭取項目進度控制的主動;最后，規范工程項目的命名，建立具有系統性的檔案資料庫。(1)建立完善的檔案管理制度首先，要對檔案管理任務進行科學的分解，清晰地劃分每一個環節的責任人及其職責，并且制定相應的考評指標，避免出現推卸責任的情況，同時提高管理人員的積極性。其次，完善檔案管理的硬件和軟件設施，指定嚴格的檔案室管理制度，工作人員對檔案要妥善保管，做到檔案的定期晾曬、檢查、修正。(2)用現代化信息技術為了實現檔案管理的信息化、自動化、共享化，充分提高設計單位對檔案管理的重視，設計單管理者應加大信息管理軟件和硬件的優化，招聘相關的管理專業人才協同工作，最大限度地發揮檔案資料管理的水平，建立起現代化的檔案管理平臺。通過建立設計單位內部使用的檔案信息網絡管理平臺，一方面，將傳統的企業內部資料實行無紙化轉換，用電子簽名代替手工簽名［3］;另一方面，將外部的紙質資料通過掃描等方式轉換成電子文檔，將這些資料進行合理的歸類。當接收到重要的檔案時，可以利用該平臺共享給各專業相關的人員。現代化信息技術管理系統的管理平臺與詳細分類如下圖2、圖3所示。在檔案的信息化和共享化的過程中，普遍存在檔案信息的安全性和準確性等問題，檔案管理人員需采取可靠的技術措施，做到及時防范、及時處理。任何訪問數據庫的人員必須經過公司相關領導認定的授權文件及訪問權限才可進入。當使用者需要下載具有保密性質的文檔時，應持有具有相關權限批準權的領導簽字的臨時下載權限書才可以下載使用。對于需要變更修改的文件，應該同修改前的版本一起保存，以形成可以備查的文檔歷史記錄。(3)建立知識管理服務在新的檔案管理模式下。設計單位檔案管理在進行檔案管理研究時候要充分考慮實際使用者的需求以及在行業內推廣的需要。在信息的收集與檢索的過程中，運用知識樹的形式從面、線、點的層次出發，將各類設計單位的檔案和相關經驗以及運用的新技術等文件進行體系化歸類，使單位人員及后續新進設計人員能夠便捷地獲取數據庫資料，并且廣泛推動了行業信息和知識的交流，可以全面提高企業內部設計人員的專業素質，為行業的進一步發展起到了一定的促進作用。(4)加強檔案管理人員的培訓人員作為管理系統的核心，起到至關重要的作用，必須重視檔案管理人員的培訓，在學習和實踐中提高檔案管理的技術和能力。在不斷發展的同時結合科學的信息化檔案管理手段，切實有效地做好檔案管理工作。具體的方法主要涉及計算機信息領域，全面了解計算機技術，充分利用現有的信息共享平臺進行數據資料的處理與更新，這些工作關系到檔案數據的及時性和準確性，因此不可以懈怠。

5結論

(1)設計單位的檔案資料涉及多方面的文件，完善檔案管理系統可以較好地提高工作的效率和準確性。(2)設計單位應該重視檔案管理的價值，通過科學地檔案管理，重復挖掘和應用檔案的價值。(3)信息化技術已經取代了傳統檔案管理模式，本文研究討論的檔案管理信息化充分利用了此類創新技術，達到了很好的效果。(4)運用現代信息技術進行檔案管理，能夠提高設計單位工作的效率和準確性，強化企業內部的溝通交流與知識共享，從而一定程度上為保證工程建設質量做出貢獻。

作者：翁韶瓊 單位：福建國際經濟技術合作促進中心