建筑設(shè)計單位檔案管理創(chuàng)新范文

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建筑設(shè)計單位在經(jīng)營管理及應(yīng)用施工技術(shù)的過程中涉及到圖紙資料、變更資料以及計算書等復(fù)雜的檔案文件。檔案管理工作是否高速有效運行直接影響著企業(yè)的建設(shè)與發(fā)展，為了保證設(shè)計的進度以及控制質(zhì)量目標(biāo)，必須建立切實可靠的檔案管理系統(tǒng)，應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)信息技術(shù)手段實現(xiàn)檔案資料管理。

1建筑設(shè)計單位檔案管理的作用

1．1原始記錄功能設(shè)計單位檔案資料涉及到設(shè)計圖紙、設(shè)計文件變更、技術(shù)說明等。這些資料一般以項目為單位，每個項目涉及的資料比較繁雜，它記錄了項目建設(shè)全過程的各項信息，是檔案管理工作的對象和基礎(chǔ)。

1．2使用功能建筑設(shè)計單位工作所涉及的工程量大、項目建設(shè)復(fù)雜，需要以往的其他建設(shè)項目的原始數(shù)據(jù)，從實際工程資料中加以驗證，以保證設(shè)計的可靠性和說服性。所以，設(shè)計單位的檔案資料在使用功能方面具有較高的可重復(fù)利用性和參考價值。

2設(shè)計單位傳統(tǒng)檔案管理

設(shè)計單位的檔案資料是一種可以供相關(guān)人員長期查閱的信息資源，具有很高的使用價值，因為這些資料記錄了建設(shè)項目從立項準(zhǔn)備到竣工驗收的全過程。

2．1歸檔內(nèi)容繁雜因為工程項目的建設(shè)周期一般都超過一年，項目所涉及的企業(yè)單位和政府主管部門也比較多，所以其累積的文檔資料極為豐富(如圖1所示)。同時，由于項目涉及的單位較多，檔案資料的溝通協(xié)調(diào)和歸檔過程也比較復(fù)雜。

2．2檔案材料變更快工程項目建造涉及到龐大的信息管理過程，存在各類設(shè)計、施工、質(zhì)量上的風(fēng)險。在項目建設(shè)過程中經(jīng)常出現(xiàn)工程量的變化調(diào)整，需要設(shè)計方及時對原來的設(shè)計方案進行修改，這也一定程度上增加了檔案管理工作的成本。甚至于出現(xiàn)工程項目投資不足或者在建設(shè)期遇到政府政策性調(diào)整等情況造成項目停工維護。此時，設(shè)計單位就需要對相關(guān)資料及時收集補充。

2．3檔案應(yīng)用程度高設(shè)計檔案記錄了設(shè)計工作的過程，具有長期的使用功能以及使用價值。無論在設(shè)計、施工以及竣工各個階段，設(shè)計成果必須及時提供給工程建設(shè)各方參考應(yīng)用。因此，設(shè)計單位的檔案在平時的維護過程中，會被頻繁調(diào)取查閱，而后重新歸檔，這對于檔案管理工作也是一個挑戰(zhàn)。

3設(shè)計單位傳統(tǒng)檔案管理存在問題

3．1歸檔意識薄弱由于設(shè)計人員的日常工作量大且繁瑣，且其核心工作是設(shè)計圖紙和編寫相關(guān)文件，因此許多設(shè)計人員對文件的整理和歸檔不重視。這導(dǎo)致了檔案管理部門與其他相關(guān)部門之間的脫節(jié)，極大地影響了檔案管理工作的質(zhì)量。檔案管理人員自身的技術(shù)缺乏以及態(tài)度的懶散造成了檔案管理的拖延與漏洞，嚴重影響了檔案處理的效率和使用價值。

3．2管理制度不完善設(shè)計單位涉及到的檔案資料主要是圖紙及技術(shù)設(shè)計說明等，這些資料共同構(gòu)成整個建設(shè)項目設(shè)計階段、施工階段以及竣工階段的文件體系的基礎(chǔ)。在實際檔案管理過程中，文件的粗略分類管理一定程度上破壞了信息的完整性和系統(tǒng)性，影響了檔案查找的效率，使得檔案文件的循環(huán)利用遭到破壞。許多設(shè)計單位的檔案管理還停留在紙質(zhì)管理的方式，這種方式的存儲介質(zhì)單一，很容易因保管不善，造成紙質(zhì)數(shù)據(jù)的丟失，從而破壞了文件的完整性和有效性。同時，各項工程信息、工作任務(wù)單等資料依然采用手工紙質(zhì)檔案記錄，并沒有進行計算機的錄入，使得資料的集中管理［2］十分困難且花費的時間成本將加大。

3．3管理技術(shù)缺乏目前，我國建筑設(shè)計單位的檔案管理方式，正在由傳統(tǒng)的手工紙質(zhì)化管理轉(zhuǎn)為現(xiàn)代化的信息管理，但是因為檔案管理部門相對地獨立于其他部門，且沒有受到企業(yè)足夠的重視，其管理人員自身沒有掌握新的技術(shù)，不具備先進的管理水平，制約了信息管理的發(fā)展。隨著工程項目體量的逐年增加，圖紙等相關(guān)文件也越來越多，將這些文件的集中存貯、科學(xué)分類進而有序地管理，就顯得十分重要。

4建筑設(shè)計單位檔案管理創(chuàng)新方法

隨著設(shè)計單位工作量的加大以及市場需求量的加大，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)落后于實際的文件資料，只有在原有的基礎(chǔ)上進一步對檔案管理進行創(chuàng)新。檔案管理工作越來越趨向于信息化、人性化、服務(wù)化的方向發(fā)展，必然對已有的檔案管理工作提出更高的要求［5］。檔案管理部門需要摒棄舊的管理理念，避免檔案管理工作中出現(xiàn)的漏洞，努力完成檔案管理的信息化和現(xiàn)代化。整個設(shè)計單位所有的工程項目和相關(guān)文件的管理，要統(tǒng)一而有序。首先，擁有檔案數(shù)據(jù)信息化的共享平臺，使用者能夠?qū)n案數(shù)據(jù)進行檢索和分析;其次，建立能夠跟蹤發(fā)圖進展和執(zhí)行狀況的渠道，爭取項目進度控制的主動;最后，規(guī)范工程項目的命名，建立具有系統(tǒng)性的檔案資料庫。(1)建立完善的檔案管理制度首先，要對檔案管理任務(wù)進行科學(xué)的分解，清晰地劃分每一個環(huán)節(jié)的責(zé)任人及其職責(zé)，并且制定相應(yīng)的考評指標(biāo)，避免出現(xiàn)推卸責(zé)任的情況，同時提高管理人員的積極性。其次，完善檔案管理的硬件和軟件設(shè)施，指定嚴格的檔案室管理制度，工作人員對檔案要妥善保管，做到檔案的定期晾曬、檢查、修正。(2)用現(xiàn)代化信息技術(shù)為了實現(xiàn)檔案管理的信息化、自動化、共享化，充分提高設(shè)計單位對檔案管理的重視，設(shè)計單管理者應(yīng)加大信息管理軟件和硬件的優(yōu)化，招聘相關(guān)的管理專業(yè)人才協(xié)同工作，最大限度地發(fā)揮檔案資料管理的水平，建立起現(xiàn)代化的檔案管理平臺。通過建立設(shè)計單位內(nèi)部使用的檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理平臺，一方面，將傳統(tǒng)的企業(yè)內(nèi)部資料實行無紙化轉(zhuǎn)換，用電子簽名代替手工簽名［3］;另一方面，將外部的紙質(zhì)資料通過掃描等方式轉(zhuǎn)換成電子文檔，將這些資料進行合理的歸類。當(dāng)接收到重要的檔案時，可以利用該平臺共享給各專業(yè)相關(guān)的人員。現(xiàn)代化信息技術(shù)管理系統(tǒng)的管理平臺與詳細分類如下圖2、圖3所示。在檔案的信息化和共享化的過程中，普遍存在檔案信息的安全性和準(zhǔn)確性等問題，檔案管理人員需采取可靠的技術(shù)措施，做到及時防范、及時處理。任何訪問數(shù)據(jù)庫的人員必須經(jīng)過公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)認定的授權(quán)文件及訪問權(quán)限才可進入。當(dāng)使用者需要下載具有保密性質(zhì)的文檔時，應(yīng)持有具有相關(guān)權(quán)限批準(zhǔn)權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字的臨時下載權(quán)限書才可以下載使用。對于需要變更修改的文件，應(yīng)該同修改前的版本一起保存，以形成可以備查的文檔歷史記錄。(3)建立知識管理服務(wù)在新的檔案管理模式下。設(shè)計單位檔案管理在進行檔案管理研究時候要充分考慮實際使用者的需求以及在行業(yè)內(nèi)推廣的需要。在信息的收集與檢索的過程中，運用知識樹的形式從面、線、點的層次出發(fā)，將各類設(shè)計單位的檔案和相關(guān)經(jīng)驗以及運用的新技術(shù)等文件進行體系化歸類，使單位人員及后續(xù)新進設(shè)計人員能夠便捷地獲取數(shù)據(jù)庫資料，并且廣泛推動了行業(yè)信息和知識的交流，可以全面提高企業(yè)內(nèi)部設(shè)計人員的專業(yè)素質(zhì)，為行業(yè)的進一步發(fā)展起到了一定的促進作用。(4)加強檔案管理人員的培訓(xùn)人員作為管理系統(tǒng)的核心，起到至關(guān)重要的作用，必須重視檔案管理人員的培訓(xùn)，在學(xué)習(xí)和實踐中提高檔案管理的技術(shù)和能力。在不斷發(fā)展的同時結(jié)合科學(xué)的信息化檔案管理手段，切實有效地做好檔案管理工作。具體的方法主要涉及計算機信息領(lǐng)域，全面了解計算機技術(shù)，充分利用現(xiàn)有的信息共享平臺進行數(shù)據(jù)資料的處理與更新，這些工作關(guān)系到檔案數(shù)據(jù)的及時性和準(zhǔn)確性，因此不可以懈怠。

5結(jié)論

(1)設(shè)計單位的檔案資料涉及多方面的文件，完善檔案管理系統(tǒng)可以較好地提高工作的效率和準(zhǔn)確性。(2)設(shè)計單位應(yīng)該重視檔案管理的價值，通過科學(xué)地檔案管理，重復(fù)挖掘和應(yīng)用檔案的價值。(3)信息化技術(shù)已經(jīng)取代了傳統(tǒng)檔案管理模式，本文研究討論的檔案管理信息化充分利用了此類創(chuàng)新技術(shù)，達到了很好的效果。(4)運用現(xiàn)代信息技術(shù)進行檔案管理，能夠提高設(shè)計單位工作的效率和準(zhǔn)確性，強化企業(yè)內(nèi)部的溝通交流與知識共享，從而一定程度上為保證工程建設(shè)質(zhì)量做出貢獻。

作者：翁韶瓊 單位：福建國際經(jīng)濟技術(shù)合作促進中心