檔案信息數字化存在的問題及策略范文

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摘要:隨著信息技術的快速發展和廣泛應用，人類社會進入數字化時代，高校檔案工作也隨之產生了新的需要和新要求。基于此背景，本文從檔案數字化管理的現狀出發，結合本校檔案數字化工作實際情況，提出了促進檔案數字化工作管理的對策，期望能推動檔案數字化管理規范化和標準化，更好的發揮檔案信息資源的有效利用。

關鍵詞:檔案數字化;檔案管理;存在問題;優化策略

隨著社會信息化進程的加快，信息資源已成為人類經濟、社會活動的戰略資源。檔案作為一種原生的信息資源，已越來越被重視和廣泛利用。鑒于此，在檔案管理的活動中全面應用計算機軟硬件功能，最大限度地發揮人力資源和數字化加工設備能力，更具效率性、便利性和科學性的檔案數字化成為新時代檔案管理的需求和發展趨勢。

1檔案數字化工作的目的

檔案數字化工作是利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質、聲像、縮微膠片等傳統介質的檔案，轉換成數字檔案的過程(牛秀英，2009)。其目的:一是對現有館藏檔案的目錄進行數據庫建設以推動館藏紙質檔案、照片、錄音、錄像等各種傳統載體檔案的數字化。實行網絡化管理，規避安全風險，確保檔案信息的安全，節約檔案管理成本。二是能夠實現館藏破損、字跡模糊的老檔案修復搶救，有效保護檔案原件，有利于檔案管理工作的長遠發展，更好地發揮檔案信息資源的作用。

2檔案數字化工作的現狀及問題

檔案數字化工作是一項系統性工程，涉及檔案保管、保護、整理、鑒定、轉換、存儲、利用等多個環節，應當統籌規劃，分步實施。通過數字化工作，能夠實現對館藏檔案的全面梳理。在實際工作中，由于設備的配備和人手不夠等因素的制約，檔案數字化工作更多的是采取效率較高的委托加工方式，即檔案數字化外包。根據國家有關規定和《檔案數字化外包安全管理規范》要求，檔案數字化外包公司大多是具有相關資質的數字化服務公司，加工質量和后期服務也相對有保障，檔案部門通過招投標方式競標選擇合適的外包公司來完成檔案信息數字化工作。雖然簽訂了外包服務合同，對檔案數字化的基本環節都作了相關規定，然而在實際檔案數字化過程中，不管是服務外包公司還是檔案管理部門都存在對檔案數字化新標準理解不透、目標不明確的問題。除此，無論是服務外包公司還是檔案管理部門，都或多或少地存在以下問題。

2．1檔案數字化服務外包公司存在的問題外包服務人員整體素質不高。外包服務工作人員的業務素質沒有進行認證，對于工作人員是否經過崗位培訓取得專業資格證書缺乏專業的鑒定，因此，并不能保證接觸到檔案的外包人員都具備專業能力和檔案管理技術。如:整理年代久遠的老檔案和手稿材料，由于字跡潦草不清晰，且很多沒有標題索引或標引不全，這些老檔案數字化后難以通過OCR識別進行全文檢索，在整理錄入文件級目錄數據時對信息著錄人員的要求相對較高，著錄前必須了解文件的內容和在整個檔案中的地位作用，綜合概述標題索引。由于外包公司聘請的人員有的是臨時性的，崗位不是相對固定，隨意流動性較大，綜合素質不夠高，這些人員狀況對檔案內容及保護檔案信息安全的要求是相悖的。數字化前期檔案整理質量低下。由于檔案部門要求外包公司在有限的時間內完成庫藏檔案卷內條目的著錄和數字化掃描工作，而外包公司以盈利為最終目的，追求的是利潤最大化，同時還兼顧其他檔案部門的數字化工作，因此外包公司更注重的是時效。這種情況下，檔案部門人手有限監管不力，外包公司對檔案整理的質量通常會被忽視，導致諸如在整理錄入時偷工減料，整理不規范，檔案目錄的著錄不符合要求，著錄的信息內容不全，錯別字多等現象的出現，從而影響檔案的檢索利用。此外，外包公司是以著錄條目數量和掃描紙張的頁數來計算收益，對檔案是否需要數字化的范圍根本無瑕鑒別分析，以至出現密級較低已無利用價值或重復的檔案繼續著錄和掃描，造成資源的浪費。檔案載體的還原性無法保障。檔案數字化的原則是遵循檔案管理的客觀規律，真實反映檔案內容，最大程度展現檔案原貌。然而在實際操作過程中，載體的安全得不到保證，未能保持檔案的完整齊全。如;彩頁封皮膠粘合的匯編冊、名冊，牛皮紙封皮包裝三孔一線裝訂的案卷等，在進行數字化掃描拆封后，會產生無法還原檔案原貌的情況，這極大地影響案卷的美觀和整潔。

2．2檔案館內部工作現狀問題檔案數字化管理監控有缺失。由于檔案館人手嚴重不足，在檔案數字化管理監控中沒有形成系統性和規范化的模式，導致角色定位不清，監管作用弱，質量控制不嚴，效率不高等問題出現。由此，檔案工作人員不僅需要豐富的專業知識，還需要具備較高的計算機水平以滿足檔案的錄入、存儲和管理需要。然而大部分檔案工作人員的專業知識儲備和計算機技術并不能滿足數字化檔案管理的需求，因此無法及時對檔案數字化外包過程中的相關規范性操作進行監管，并對嚴格的數據驗收進行把關，這使得一些不規范操作無法得到即時糾正或調整，導致后期原件掛接和數字資源的利用提供錯誤信息。此外，由于數字化檔案管理依賴計算機技術和設備支持，當計算機系統出現問題時，可能會引發檔案數據丟失或損壞等問題，不利于促進檔案信息管理的發展。檔案數字化后的利用價值有待提高。檔案數字化加工掃描后的數據信息主要通過網絡和計算機提供方便快捷的服務利用。然而在實際檢索利用過程中，一方面由于檔案信息內容著錄不全，標引不規范，利用時不能全面檢索，特別是老檔案還需通過翻閱實體提供利用。另一方面由于檔案工作人員自身能力素質問題，計算機配置不適應需求和網絡效果不佳等原因，使得檔案資源管理系統成為簡單查詢數據堆砌的工具，未能全面實現數據共享，數字化成果成為了“死”檔，服務效率也沒有得到充分提升，檔案的價值并未得到充分利用。檔案業務人員工作責任心有待加強。檔案的數字化，是一項涉及方方面面，由多個工作環節相互銜接構成的系統工作。檔案館要配合外包公司做好這項工作，有時加班加點，還很辛苦勞累，要求檔案工作人員必須有無怨無悔、嚴謹細致、一絲不茍的精神用心做事，才能把任務完成好。實際工作中，由于人少事多工作量大，在檔案業務人員中或多或少存在工作敷衍、應付差事、粗心大意等現象，這樣無形弱化了檔案館功能。如:在數字化成果驗收時不認真細致，有的檔案業務人員在錄入文件級條目信息時為圖方便，著錄項的錄入過于簡單，同時在整理檔案時不加甄別，以致出現數據重復，不規范或無用的數據等，使得數據存儲空間不堪重負，系統出現卡頓。此外，對系統未能進行及時的管理和維護，使數據的安全無法得到及時保障，如:在導入數據時出現著錄的信息錯亂或卷內目錄與打印出的目錄不一致等問題，降低了工作效率。

3檔案數字化工作的應對策略

檔案數字化是為了適應信息社會日益增長的對檔案信息資源管理，提供公共檔案信息服務和共享利用而產生的時代新需求。筆者結合工作實際，針對館藏檔案數字化工作中存在的問題，提出以下改進和完善對策:(1)完善規章制度和工作制度，規范檔案數字化外包監管。依據國家檔案局的《紙質檔案數字化規范》、《檔案數字化外包安全管理規范》等行業標準，檔案數字化外包公司應該嚴格按照《規范》標準加強檔案數字化外包服務的安全管理。外聘人員上崗前應進行安全保密教育和必要的上崗培訓。在數字化過程中要保證人員崗位固定，相對專一，分工明確，建立崗位責任制，確保檔案卷內文件級數據條目著錄規范，檔案實體與信息安全。檔案部門在實行檔案數字化過程中應注意需求導向，分步組織實施，結合本館實際制訂切實可行的管理流程和規章制度，嚴格按規范的操作流程和規章制度加以監督落實。針對檔案安全性的問題，從檔案部門來說，在選擇檔案數字化外包公司時，應仔細挑選，選擇信譽高和有較高保密資質的公司。同時，檔案部門的工作人員自身也應加強專業技能和素養的培訓，提高檔案保密性的意識。對于外包公司管理層面講，公司應著力健全工作制度，圍繞檔案實體安全和內容安全兩個方面，加強對員工素質的培訓。(2)搞好前期檔案鑒定篩選，實現數字化同步。檔案的歸檔范圍和保管期限的設定主要由立卷人員決定，由于歸檔時把關不嚴，導致館藏檔案中有不該歸檔、重復歸檔的文件材料較多。建校以來長期保管的檔案有的已經超過保管期已無保存利用價值。因此，在數字化前期整理工作中應進行檔案價值鑒定，剔除無用或價值不高的檔案，以免再造數字化垃圾，避免資源浪費。檔案價值鑒定是避免失效檔案數字化的最佳方法，只有這樣，才能控制檔案數字化投入與產出比例失調，數量很大共享很少的問題。建立文件級目錄數據庫，在對卷內條目的著錄時，加強對文件材料內容的鑒定，著錄項要準確規范，不得隨意加減內容或錯別字的錄入。對手稿和難以辨認的文字要加以比較、分析、考證等方法進行鑒定分析，最大限度地揭示檔案原意。同時，應選用性能穩定配置較高的計算機存儲數據信息，建立全文數據庫，實現檔案的文件級目錄機檢，提高檔案查全率、查準率，滿足檔案信息資源的開發利用。(3)加強學習教育，提高檔案人員職業素養和綜合能力。面對當前數字環境下為適應信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用的需求，檔案信息數字化不僅對工作人員職業素養提出了新要求，也對檔案工作人員的綜合能力提出了更高要求。因此，應通過經常性思想教育、黨日主題活動，教育檔案工作人員端正思想，提高認識，明確責任，增強事業心和責任感，夯實對檔案事業執著追求的思想基礎;通過努力提高檔案人員業務知識，將計算機知識作為重點內容突出出來，采取個人自學、集中討論、參觀交流等方法，加強業務培訓，提高操作技能。只有檔案人員人人成為檔案專業知識和計算機操作技能的復合型人才，才能科學有效地管理好檔案，才能保質高效做好檔案數字化工作，才能為學校師生和社會提供優質的服務，真正實現檔案信息數字化的共享。

參考文獻:

［1］牛秀英．檔案數字化的再探討［J］．城建檔案，2009(1):56－61．

［2］郭冰潔，謝海洋．檔案數字化業務外包面臨的問題及對策［J］．蘭臺世界，2014(23):28－29．

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［4］苗紅梅．檔案數字化過程中發現的問題及對策［J］．辦公室業務，2016(1):117．

［5］姜之茂．檔案人員崗位培訓教程［M］．北京:中國檔案出版社，2002

作者：鄔冬梅單位：中南民族大學檔案館