檔案室檔案鑒定工作存在困難與對策范文

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摘要：當前企事業單位檔案室開展檔案鑒定工作存在一定困難，對此應當予以重視，認真分析其中的原因。具體可以歸結為內部原因與外部原因，前者包括檔案鑒定前期工作不夠扎實、檔案鑒定工作機制存在缺陷，后者包括鑒定依據模糊、鑒定指導不足。應分別針對內部與外部制定應對策略，從檔案室自身的角度來說，應當重視檔案鑒定前期工作、健全內部工作機制、組織檔案工作人員參加對外交流與學習；從外部環境來說，要積極發展檔案鑒定理論和推進檔案鑒定業務培訓。

關鍵詞：檔案室；檔案鑒定；存在困難；應對策略；內部因素與外部因素

企事業單位檔案室的檔案鑒定按文件流轉程序一般可分為歸檔鑒定和銷毀鑒定，理想情況下，檔案室保管的檔案要“有進有出”，保持健康的流動狀態。而實際上，檔案“有進無出”或者“進遠大于出”的現象普遍存在，檔案鑒定工作往往難以開展。檔案室檔案管理是我國檔案事業的重要組成部分，必須做好檔案室檔案鑒定工作。筆者分析了檔案室檔案鑒定工作難以開展的原因，并探討了如何做好檔案室檔案鑒定工作。

1檔案鑒定工作難以開展的原因分析

1.1內部因素

1.1.1檔案鑒定前期工作不夠扎實第一，不對國家的歸檔范圍和保管期限表等規范標準進行詳細研究和認真解讀，而是直接作為內部管理制度使用。一般來說，國家制定的規范標準具有指導面寬、內容多而泛的特點，后需要各單位結合實際情況采取有效措施如開展技術交底、業務交底或參照單位內部質量文控體系等，對規范標準進行取舍和細化，形成符合本單位實際需求的、具有極強針對性的規范標準。但在實踐工作中，很多單位直接將國家的標準規范拿來做本單位的標準規范，由于檔案價值把握彈性大，檔案人員在檔案鑒定中無法準確地做出判斷[1]。第二，破壞檔案之間的“有機聯系”。一般而言，單位在從事一項生產活動時會產生多份文件，這些文件從產生到結束會歷經多個管理和生產部門，有些部門在履行職責時會“截留”部分有價值的文件并自行向檔案部門移交。這些因工作需要暫時分散保存在各部門的文件實際上是一個有機整體，在歸檔后須重建并保持檔案內容之間的有機聯系。但有些單位在制定檔案分類整理方案時只考慮了檔案的來源部門卻忽略了檔案的內容聯系，比如簡單地將辦公室歸檔的文件歸類為文書檔案、將計劃處歸檔的合同歸類為合同檔案、將生產部門歸檔的文件歸類為技術檔案。這種分類方法是值得商榷的，因為它延續了以分工管理為主的分散型管理體制的缺陷，讓注重單方面、單要素的職能管理割裂了檔案內容的整體性。這樣就容易導致檔案人員在鑒定時難以全方位把握檔案的產生背景和產生過程，進而不能準確判斷檔案的價值。

1.1.2檔案鑒定工作機制存在缺陷第一，缺乏對工作的統籌安排。在實踐中，檔案室主要負責保管好其他管理與生產部門移交過來的檔案并提供利用，檔案的完整性和準確性主要由檔案產生部門負責，但單位員工很容易陷入“文件一旦移交，鑒定就是檔案部門的事”的認知誤區。應當認識到，檔案和檔案工作不但具有獨立性，而且具有依附性，其依附性主要表現在檔案內容絕大多數不是檔案工作內容，檔案室管理的檔案絕大多數也不是檔案室自身形成的，因而落實檔案鑒定工作所要求的“鑒定主體具備全面、歷史、發展的眼光，在鑒定期滿檔案時，不僅要關注檔案對原生單位的第一價值，而且要關注檔案對國家、社會的第二價值”，單純依靠檔案室的力量是難以實現的，所以檔案鑒定需要單位其他部門的配合，共同實現。然而，要使文件產生部門與檔案室協同合作，就必須要有驅動因素，這種驅動因素一般指向內部管理體制，即在分工體制下需要建立統籌工作機制，而這種機制是很多單位所沒有的。第二，“終身主要責任制”催生“不求有功、但求無過”的心理。很多單位的檔案工作采取的是領導責任制，即由分管領導或負責人對其任期內的檔案工作負終身主要責任。眾所周知，檔案多為“孤本”，一旦遺失或損毀不可再生，因此銷毀檔案都需要分管領導簽字蓋章并承擔銷毀后的責任。這種“集主要責任于一身”的工作機制容易催生“不求有功、但求無過”的心理，這是很多分管檔案工作的領導在銷毀檔案工作上態度消極的主要成因之一。

1.2外部因素

1.2.1鑒定依據模糊檔案鑒定工作始終圍繞檔案價值這個基本點進行，然而價值是抽象的，要把抽象的概念落實到具體工作中，就必須要有比較明確的判定依據和判斷方法?？v觀《機關檔案工作條例》《科學技術檔案工作條例》《城市社區檔案管理辦法》《村級檔案管理辦法》《國土資源業務檔案管理辦法》等各種檔案法規，可以發現有關檔案鑒定方面的條款大多從工作程序上予以規定，比如對于銷毀鑒定，只規定了鑒定主體和銷毀程序兩個方面內容，即要求鑒定小組由相關業務部門和檔案部門共同組成，銷毀程序包括造冊登記、審核簽字、派人監督、永久保存銷毀清冊等，而對如何判定期滿檔案后續價值沒有給出方向。另外，目前國內還沒有“普適”的鑒定理論用以指導實踐。當前常見的鑒定理論包括年齡鑒定輪、行政官員決定論、職能鑒定論、利用決定論、宏觀鑒定論[2]等，這些理論判定的側重點不同，或為來源、或為內容、或為載體；或為單一側重點、或為復合側重點。這些理論畢竟都是舶來品，究竟哪一個適合我國國情，對此國內仍莫衷一是。雖然學者也在不斷發展我國的檔案鑒定理論，但還沒有一種思想在業界得到普遍性的推廣應用。

1.2.2鑒定指導不足業界開展檔案工作主要有兩個遵循，首先是規章政策性文件，其次是業內優秀經驗。多數單位檔案工作者終其一生扎根基層，缺乏檔案鑒定工作經驗，所以迫切需要檔案行政管理部門或行業協會開展業務指導和經驗推廣。2018年上半年，筆者所在的長江水利委員會長江科學院共收到5個檔案業務培訓通知，分別來自國家發改委、國家檔案局、水利部等下屬培訓中心或協會，培訓內容“大同小異”，都包括了“建設項目檔案管理”和“檔案信息化”兩方面主要內容。特別值得一提的是，“棄舊揚新”也是長期以來企事業單位所參加培訓的特點，換言之，絕大多數培訓只針對近期新的法規標準和新時期檔案工作問題，而關于像檔案鑒定這類“老大難”問題的培訓甚少。然而，檔案鑒定是檔案工作實踐的重要組成部分，它關系著館藏的優劣、管理成本的高低和檔案編研宣傳等工作效率的高低。但很多單位的檔案鑒定工作開展情況很不理想，甚至自成立以來從未開展銷毀鑒定，只以不斷擴充庫房、增加檔案工作員工來應對文件日益增長的困局，這和檔案鑒定工作業務指導不足不無關系。

2如何做好檔案鑒定工作

2.1檔案室自身

2.1.1重視檔案鑒定前期工作一要對國家的歸檔范圍和保管期限表等規范標準進行詳細研究和認真解讀。檔案室要和其他管理、生產部門之間開展技術交底或業務交底，對單位內文件的來源、內容和性質做具體研究，或檔案室要認真研究單位內部質量文控體系，并在此基礎上對國家的規范標準進行取舍與細化，形成符合本單位實際情況的檔案鑒定制度，如此，兼職檔案員在收集時才有判別依據，單位責任人在審批時才有把關依據，檔案室在接收時才有檢查依據。二要不破壞案卷內文件的有機聯系，維護檔案的系統性，如要充分利用卷內備考表、文件移交清單或著錄系統的備注欄對檔案案卷的基本情況和特殊情況加以說明，讓檔案人員鑒定時可追根溯源，能把握住管理與生產活動的來龍去脈。

2.1.2健全內部工作機制單位要推動檔案鑒定工作需要建立統籌機制?？梢越梃b學位評定委員會的設置模式，建立檔案工作委員會或者檔案鑒定委員會。該委員會不是日常的辦事機構，只在研究制定本單位文件歸檔范圍和保管期限表以及開展銷毀鑒定等時進行研究討論和作出決定。此舉一方面可以通過優化人員構成，繼而優化鑒定主體的知識結構體系，提高鑒定主體的整體鑒定能力；另一方面可以稀釋分管領導對其任期內銷毀檔案的“終身主要責任”，提高其對開展鑒定銷毀工作的支持力度。

2.1.3檔案工作人員要加強對外交流與學習檔案室作為單位內設機構，一般沒有創收壓力，但相較于生產部門要封閉得多。為適應新時期新變化，更好地服務于單位內的各項管理和生產工作，檔案工作人員必須主動加強學習和交流，不斷更新檔案工作特別是鑒定工作的理念和方法。此外，檔案工作是一項專業性工作，要做好檔案工作，檔案工作人員需要具備較強的專業知識；另外，檔案室檔案工作涉及的檔案門類比較多，包括科技檔案、會計檔案、文書檔案等等，因此還需要檔案人員不斷加強對單位有關業務知識的學習和了解。

2.2外部環境

2.2.1積極發展檔案鑒定理論目前，學界和業界在檔案鑒定方面是脫節的。一般來說，檔案學者往往沒有親身經歷過實際部門的檔案工作，檔案學者如果不深入實際部門進行調研，即便有再強的理論功底也很難把握實際部門特別是檔案室檔案鑒定工作的要點和難點，很可能導致提出的鑒定理論不契合實際、不具有“普適性”。因此，要積極發展檔案鑒定理論，就要創造條件鼓勵檔案學者深入實際部門，特別是深入企事業單位檔案室進行調研，如通過“校企合作”的方式邀請檔案學者深入企業檔案室調研企業檔案鑒定工作。

2.2.2推進檔案鑒定業務培訓如前所述，各地區、各行業每年舉辦的檔案業務培訓數量并不算少，但從質量上來看，培訓內容存在大同小異、棄舊揚新的問題。其實，在實際工作中，檔案工作者對業務培訓的需求是多方面的，既有新時期新問題，又有長期以來的疑難雜癥；既有宏觀政策方面的問題，又有微觀業務方面的問題。尤其是像檔案鑒定這類疑難問題，企事業單位的學習需求是很強烈的，誰來鑒定、如何鑒定、怎么鑒定、鑒定什么等問題都是值得探討交流的行業問題。各地區檔案行政管理部門、行業協會等組織積極開展檔案鑒定業務方面的研究和培訓，有助于推動企事業單位檔案室檔案鑒定工作。

作者：文振興單位：長江水利委員會長江科學院