工程思想的檔案生態(tài)系統(tǒng)探究范文

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要素分析

檔案信息生態(tài)系統(tǒng)是以檔案信息資源為支持，以社會環(huán)境為依托的系統(tǒng)，在系統(tǒng)中，檔案信息相關(guān)者通過信息技術(shù)與社會環(huán)境之間進(jìn)行信息交換，構(gòu)成了一個生態(tài)循環(huán)。它們之間以一定的管理模式和運行機(jī)制進(jìn)行著動態(tài)的相適應(yīng)過程，持續(xù)的動態(tài)適應(yīng)過程致使系統(tǒng)處于良性的運轉(zhuǎn)狀態(tài)。檔案信息生態(tài)系統(tǒng)中的檔案信息資源、檔案信息相關(guān)者、信息技術(shù)和社會環(huán)境四個部分之間相互作用、相互關(guān)聯(lián)，依據(jù)一定的方式形成復(fù)雜的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，檔案信息生態(tài)系統(tǒng)的運行是一個進(jìn)化的、動態(tài)的過程，如信息技術(shù)的變化和發(fā)展，必定引發(fā)檔案資源形態(tài)的變化、檔案管理系統(tǒng)和交換系統(tǒng)的變化；隨著技術(shù)環(huán)境在不斷改變，檔案信息資源的內(nèi)容及形式、存儲方式及管理手段也在不斷進(jìn)化而形成新的穩(wěn)定有序結(jié)構(gòu)，同時也會引起系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和要素的改變，相應(yīng)地引起系統(tǒng)內(nèi)諸要素相互關(guān)系和功能的變化②。

圍繞檔案信息活動的人成為信息主體，其各組成部分依據(jù)功能的不同又可進(jìn)一步劃分：檔案信息相關(guān)者包括檔案資源的生產(chǎn)者、組織者、管理者和利用者；信息技術(shù)包括硬件環(huán)境、軟件環(huán)境、技術(shù)等；而社會環(huán)境則是由政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技等環(huán)境，以及信息法律與規(guī)范等構(gòu)成③。檔案生態(tài)系統(tǒng)的構(gòu)成可以根據(jù)要素集合上的二元關(guān)系（X，R）來定義，X是系統(tǒng)的要素集，其中X=｛S1，S2，S3，S4｝，S1為檔案信息資源；S2為檔案信息相關(guān)者；S3為信息技術(shù)；S4為社會環(huán)境。R是關(guān)系集，R=｛（S1，S2），（S1，S3），（S1，S4），（S2，S3），（S2，S4），（S3，S4）｝。如圖2所示。

檔案信息生態(tài)系統(tǒng)的特征

⑴關(guān)聯(lián)性在檔案信息生態(tài)內(nèi)，如果檔案信息的產(chǎn)生、保存、利用和消解是一個動態(tài)平衡的過程，生態(tài)系統(tǒng)的良性運轉(zhuǎn)取決于系統(tǒng)中的物質(zhì)、能量和信息交換、交流與共享是否通暢。否則，就需要對系統(tǒng)構(gòu)成的各個要素進(jìn)行調(diào)節(jié)，促使其微觀系統(tǒng)、宏觀生態(tài)保持協(xié)調(diào)和連通。檔案信息資源是整個系統(tǒng)內(nèi)人與人之間傳遞的“能量”；信息技術(shù)環(huán)境是生態(tài)系統(tǒng)的基礎(chǔ)，其條件的好壞直接影響著系統(tǒng)的復(fù)雜程度和其中檔案信息流動與交換的豐富度；信息人則在系統(tǒng)中既要適應(yīng)環(huán)境，也改變環(huán)境，各種基礎(chǔ)信息與物質(zhì)將信息人與環(huán)境因素緊密聯(lián)系在一起，使檔案生態(tài)系統(tǒng)成為有一定功能的整體。如圖3所示。

⑵整體性檔案信息化是由與檔案相關(guān)的多個管理子系統(tǒng)構(gòu)成，這些子系統(tǒng)之間相互依存、相互作用而形成了一個統(tǒng)一體，通過收集、管理、保存和利用構(gòu)成了檔案工作的運行過程，實現(xiàn)了數(shù)字檔案館的整體功能。這樣的統(tǒng)一體如同生態(tài)系統(tǒng)是在一定時間和空間內(nèi)，彼此通過物質(zhì)交換、信息流動和能量交換，形成的一個不可分割的自然整體。

⑶結(jié)構(gòu)性在檔案信息生態(tài)系統(tǒng)中，檔案信息從社會環(huán)境開始，經(jīng)收集者、管理者、保存者和利用者，又回到社會環(huán)境，因為檔案生態(tài)系統(tǒng)不停地與社會環(huán)境進(jìn)行著信息交換，所以檔案生態(tài)系統(tǒng)也是一個開放系統(tǒng)。這個開放系統(tǒng)因為可與周圍環(huán)境進(jìn)行物質(zhì)、能量、信息交換，因此，系統(tǒng)可以由無序走向有序，由低有序走向高有序。又因為生態(tài)系統(tǒng)由檔案活動相關(guān)者和社會環(huán)境構(gòu)成，生態(tài)系統(tǒng)的信息交換是由收集者、管理者、保存者、利用者和社會環(huán)境來實現(xiàn)的。其中檔案信息資源的存管系統(tǒng)是自組織系統(tǒng)，檔案資源形成之后，在人的干預(yù)之下能夠從無序走向有序形成新的有序結(jié)構(gòu)的系統(tǒng)。

檔案信息生態(tài)系統(tǒng)層次分析

系統(tǒng)的層次分析解釋了系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)與功能是分層次的，系統(tǒng)的不同層次可能具有不同的要素和要素間的結(jié)構(gòu)關(guān)系。檔案信息生態(tài)系統(tǒng)也是如此，從系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的功能邏輯關(guān)系上，可以從技術(shù)架構(gòu)，檔案系統(tǒng)的任務(wù)與功能，生態(tài)環(huán)境等方面進(jìn)行分解。檔案信息生態(tài)系統(tǒng)內(nèi)部可分為基礎(chǔ)架構(gòu)與技術(shù)層，數(shù)據(jù)采集與加工層，檔案信息資源形成與管理層，運維與服務(wù)層。不同的層與層之間是通過能量流、物質(zhì)流和信息流的傳遞和作用，產(chǎn)生了系統(tǒng)的功能。檔案信息生態(tài)系統(tǒng)是一個以檔案信息資源為中心，由微觀和宏觀環(huán)境的作用而形成的，其中檔案信息相關(guān)者與檔案信息資源構(gòu)成檔案微觀生態(tài)；信息技術(shù)與社會環(huán)境因素構(gòu)成宏觀生態(tài)，在社會環(huán)境中的政治、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、文化等生態(tài)因子與檔案信息的相互制約與相互影響，決定了這個整體的大小和結(jié)構(gòu)。檔案信息的生產(chǎn)者通過信息資源生產(chǎn)信息，管理者和利用者借助檔案信息的管理、存放和傳遞而相互影響、相互依存，最終形成具有一定功能關(guān)系的，具有調(diào)節(jié)和演化功能的完整生態(tài)系統(tǒng)。

檔案信息生態(tài)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)模型

在研究檔案業(yè)務(wù)時，大多是根據(jù)檔案業(yè)務(wù)的流程對系統(tǒng)進(jìn)行分析。而從系統(tǒng)方法論角度是運用資源觀和演化的觀點探討檔案信息生態(tài)系統(tǒng)的問題，按照結(jié)構(gòu)化的思想可以把檔案信息生態(tài)系統(tǒng)分為主體、核心和支撐環(huán)境。檔案信息相關(guān)者作為主體，是整個系統(tǒng)的管理者，控制系統(tǒng)中其他要素的協(xié)調(diào)結(jié)合與運行，解決運行過程的矛盾或不協(xié)調(diào)情況；信息技術(shù)和社會環(huán)境是支撐環(huán)境，是各種檔案信息資源活動發(fā)生的場所，人總是處于一定的信息技術(shù)和社會環(huán)境中，并通過實踐活動改變所面臨的支撐環(huán)境，同時又受該環(huán)境的影響與制約。通過分析可以看出，系統(tǒng)中的各要素交互作用，與持續(xù)變化的環(huán)境協(xié)調(diào)一致，共同演化。檔案信息資源是核心，是構(gòu)成各個要素的黏合劑，維持著要素間的相互關(guān)系，作為主體和支撐環(huán)境作用的對象，檔案信息資源也是信息技術(shù)、社會環(huán)境等服務(wù)的對象。同時，檔案信息資源是信息相關(guān)人與信息技術(shù)、社會環(huán)境之間聯(lián)系的媒介。如圖4所示。在整個結(jié)構(gòu)模型中，構(gòu)成要素之間就是信息行為和信息流的活動關(guān)系，也是構(gòu)成檔案信息生態(tài)系統(tǒng)發(fā)展的動力④。

檔案信息生態(tài)系統(tǒng)的協(xié)同演化

檔案信息生態(tài)系統(tǒng)的穩(wěn)定性是在社會環(huán)境和信息技術(shù)的作用下具有相對的穩(wěn)定能力，并能在一定范圍內(nèi)自我調(diào)節(jié)，從而保持有序狀態(tài)和穩(wěn)定的結(jié)構(gòu)與功能，該系統(tǒng)的發(fā)展變化也是在穩(wěn)定基礎(chǔ)上的發(fā)展變化。

1穩(wěn)定與開放

在這個系統(tǒng)中熵值總是增大的，也就是混亂度不斷會增加，使系統(tǒng)穩(wěn)定的方法就是要提供讓其把熵外放的手段。因此，檔案生態(tài)系統(tǒng)就要不斷地從內(nèi)部到外部進(jìn)行能量和物質(zhì)的交換，引入信息技術(shù)來解決日益增長的檔案量，開發(fā)檔案管理系統(tǒng)對檔案資源進(jìn)行科學(xué)管理，制定規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)體系保障檔案的憑證性等，都是通過引入外部的負(fù)熵來平衡系統(tǒng)內(nèi)部的熵，或者是把內(nèi)部的熵輸出給環(huán)境，使檔案信息生態(tài)系統(tǒng)在開放環(huán)境下的有序得以保持。

2穩(wěn)定與平衡

良性的檔案生態(tài)系統(tǒng)總是在動態(tài)發(fā)展過程中，隨著社會的進(jìn)步，管理思想和模式的更新，新技術(shù)、新工具的使用，都會使系統(tǒng)不斷地演化和持續(xù)發(fā)展。系統(tǒng)的平衡是在一定的條件下實現(xiàn)的，在生態(tài)鏈系統(tǒng)上各要素和各環(huán)節(jié)進(jìn)行協(xié)調(diào)，實現(xiàn)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的優(yōu)化配置，檔案信息資源的合理開發(fā)和利用，當(dāng)然，更需要有相應(yīng)的制度和規(guī)范進(jìn)行制約，達(dá)到檔案信息相關(guān)者之間利益均衡，實現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)各成員和諧共存，促進(jìn)系統(tǒng)的發(fā)展與進(jìn)化。

3協(xié)同與演化

生態(tài)系統(tǒng)也是一個具有多樣性、復(fù)雜性的動態(tài)系統(tǒng)。在檔案信息生態(tài)系統(tǒng)中，檔案信息相關(guān)者通過一定的信息技術(shù)協(xié)助與外界信息環(huán)境之間進(jìn)行信息交換，構(gòu)成了一個信息生態(tài)循環(huán)。在這個信息生態(tài)循環(huán)中，信息生產(chǎn)者對檔案信息進(jìn)行收集加工形成信息產(chǎn)品，經(jīng)過信息中介（信息收集者、信息管理者）到達(dá)信息利用者。檔案生態(tài)系統(tǒng)的各要素自身既具有自組織結(jié)構(gòu)，同時又表現(xiàn)為數(shù)字檔案館系統(tǒng)這個大系統(tǒng)中的一個重要組成“單元”。信息生態(tài)中的不同部分在協(xié)同互動中推動系統(tǒng)演化，其中標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范是系統(tǒng)協(xié)同互動的數(shù)字神經(jīng)。

然而，環(huán)境內(nèi)的調(diào)節(jié)能力是有限的，發(fā)展失衡會導(dǎo)致熵的增加，使生態(tài)的失衡與偏差。因此，完善檔案信息生態(tài)系統(tǒng)中的各個要素，協(xié)調(diào)各要素之間的關(guān)系和比例是檔案信息生態(tài)系統(tǒng)建設(shè)和信息生態(tài)環(huán)境健康優(yōu)化的關(guān)鍵。檔案信息生態(tài)系統(tǒng)及系統(tǒng)中的要素具有一定的自我調(diào)節(jié)能力的人工系統(tǒng)。環(huán)境的變化和技術(shù)的進(jìn)步必定會引起系統(tǒng)的演變，檔案生態(tài)系統(tǒng)的演變一方面是結(jié)構(gòu)演變，另一方面是功能演變。通過上述分析，可以看出信息生態(tài)是由各種聯(lián)系所構(gòu)成的復(fù)雜系統(tǒng)，檔案信息生態(tài)系統(tǒng)的要素之間主要通過信息流和物質(zhì)流來實現(xiàn)相互作用的聯(lián)系。信息生態(tài)具有多樣性和持續(xù)進(jìn)化的特點，其實質(zhì)是檔案信息資源與社會環(huán)境之間的物質(zhì)和能量交換以及檔案自組織系統(tǒng)內(nèi)部轉(zhuǎn)變過程。

結(jié)論

應(yīng)用系統(tǒng)方法論對檔案信息生態(tài)系統(tǒng)進(jìn)行研究，引用了信息生態(tài)觀的思想，構(gòu)建了檔案系統(tǒng)模型，在該模型中，我們強(qiáng)調(diào)了四個要素的相互關(guān)系和相互影響。用耗散結(jié)構(gòu)理論分析了檔案信息生態(tài)系統(tǒng)的在穩(wěn)定與演化過程中，外界環(huán)境的作用。正如我們所處的世界，小到細(xì)胞，大到宇宙，都是在一定的空間和時間范圍內(nèi)，在各種要素之間與其環(huán)境之間，通過能量流動和物質(zhì)循環(huán)而相互作用的一個統(tǒng)一整體，他們也有生有滅，生生滅滅，萬物皆流，無物常駐，某一種形式的存在都是相對的，而發(fā)展演變是絕對的，是依賴于生態(tài)系統(tǒng)的穩(wěn)定性而動態(tài)進(jìn)化。因此，要構(gòu)建一個健康的檔案信息生態(tài)系統(tǒng)，必須遵循自然界的生態(tài)發(fā)展規(guī)律，與外界有良好的、流暢的信息交流與互動，這也是推動整個系統(tǒng)不斷發(fā)展的外在力量。

作者：陶水龍單位：北京市檔案局