檔案信息化建設的策略范文

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一、電子信息存在安全隱患

做好保密工作是檔案信息化管理工作中的一個重大問題。就目前來看，兩大因素導致電子檔案信息存在隱患：一是檔案管理的相關部門沒有建立起安全的管理體系，檔案管理工作人員缺乏對相關信息的保密意識。二是技術方面存在一定的問題。國際互聯網是一個開放的系統，在確保信息保密等問題上具有很多先進的技術，例如難以攻破的防火墻、高端加密技術等等，但在具有攻擊性強、破壞性大的黑客面前，便無濟于事。這就使得電子檔案信息存在極大的安全隱患，我們要加倍重視此類問題，在電子檔案信息保密技術上不斷地創新保密手段，管理方面也要嚴格禁止秘密信息在網上公開。

二、促進檔案信息化建設的有效策略

（一）及時地更新檔案管理觀念隨著信息化時代的到來，檔案信息化建設要及時地轉變陳腐的“重視管理，忽視利用”的思想，不斷提高檔案管理人員的思想認識，改變檔案管理被動服務的意識，開發多方面的有效信息，為使用者提供更加方便、快捷的服務，切實加快檔案信息化建設的步伐。

（二）獲取相關領導及部門的支持檔案信息化建設是一項龐大而復雜的工程，涉及創新技術、更新觀念、完善體制等多方面的改革。檔案信息化建設過程中，首先需要工作人員做好電子檔案信息整理工作，并將此過程中發現的問題及需求及時傳遞給相關領導，以便有效地解決問題，提高工作效率。同時，要爭取得到相關部門的支持，充分利用網絡、會議、報刊等進行有效地宣傳，以引起信息部門、其他有關部門以及領導的重視，充分認識到檔案信息化建設的重大意義，努力獲取相關部門以及上級領導的重視與支持，為此項工作打好堅實的基礎。根據國家檔案局頒發的檔案信息化建設實施綱要，各部門應及時制定檔案信息化建設實施細則，讓檔案信息化建設的實踐活動有據可依，促使檔案信息化建設圓滿完成。

（三）節約成本，一切從實際出發檔案信息化建設需要大量資金的支持，并且涉及到很多方面，特別是館藏檔案數字化處理，既浪費資金又耗費時間。針對這種狀況，在進行檔案信息化建設過程中應遵循實用、經濟的原則，一切從實際出發，根據項目的重要程度，逐步實施。在檔案的目錄信息化和全文信息化的建設過程中，也應實事求是，對館藏檔案進行分類，對于利用價值較高的檔案進行全面的信息化處理，對于利用價值不高或者基本沒有利用價值的館藏檔案可以最后處理甚至不處理，以便縮減信息化建設的成本，使得信息資源有效增值，積極促進檔案信息化建設。

（四）重視檔案信息資源建設檔案信息資源建設作為檔案信息化建設的宗旨，包括數據庫的建設、檔案目錄及原文信息化和多媒體檔案信息化等工作。其核心任務有三個方面：第一，加強館藏檔案的目錄信息化以及全文信息化，以便于使用者可以快速查找到所需要的有效信息。另外，還要盡快做好已有館藏檔案信息的分類、錄入、歸庫等工作，實現現有館藏檔案文件級目錄機檢。第二，有效利用已有的相關機器設備以及信息化技術，對利用價值高的、易被損壞的、使用頻繁的檔案信息進行信息化處理，以加強對科技、文化、經濟等有較高利用價值的檔案進行保護，有效提高此類檔案的利用率。第三，對從紙質檔案轉化為電子檔案的相關信息要采取科學有效的管理措施和技術處理方法，按照一定的原則進行有序的、規范的整理收集，并加強電子檔案的管理工作，確保整理入庫后的電子檔案與原始檔案保持一致性，保證電子檔案的整體性和有效性。另外，還要探究電子檔案傳輸、接收、管理、檢索等方面的技術方法，為電子檔案入館、有效利用打好基礎，做好充分地準備。這就需要在檔案信息化建設方面有一定的標準和規范。與此同時，還應該重視數據庫的大小，數據庫只有達到一定的規模，才能提高其使用效率，若數據庫規模過小，可使用的數據過少，那么就失去了其使用價值。并且，在創建目錄信息化的時候，要確定并且推廣使用標準的檔案信息化管理系統，以便于各單位之間能夠相互傳輸和接收電子檔案，減少使用過程中出現不必要的麻煩。

（五）完善網絡建設，消除安全隱患網絡是電子檔案信息整理、檢索、傳輸和共享等的基本保障，因此建立并完善網絡系統是檔案信息化建設的重要環節。只有建設高效的信息網絡，才能充分發揮電子檔案信息的作用。電子信息的網絡建設主要由三部分組成：首先是服務于本單位的局域網，其次是為政府服務的政務網，最后是服務于社會的公眾網。局域網及政府網是向已經授權的用戶提供沒有公開的檔案信息，公眾網是向社會大眾提供開放的檔案信息，信息包括目錄和原文兩部分。就目前來看，消除網絡安全隱患在檔案信息化建設中處于重要的地位，網絡安全已經是各個國家在網絡建設過程中最為重視的一個問題。檔案屬于一種重要的信息，應保證其保密性。所以，消除網絡安全隱患是確保電子檔案信息被正常摘錄、傳輸、使用的重要保障，需要相關部門采取有效的措施保證網絡的安全：首先應當實行局域網、政府網、公眾網有效的物理分離；其次應該制定完善的系統管理制度，從系統完善、信息網絡審核、訪問權限設置、密碼保護、檢查監督、獎懲等各個方面制定相關細則，以便更好地進行網絡管理；最后，多項網絡信息技術同時使用，保證電子檔案信息的安全性，充分利用防火墻、訪問權限控制、密碼保護等計算機高端技術，有效制止不法用戶的惡意入侵、電腦病毒的惡意進攻以及黑客對網絡的破壞。

（六）創新網站建設，完善服務機制電子檔案網站建設在檔案信息化建設中有著舉足輕重的地位，它還是一種新的檔案信息化利用及服務的重要方法。電子檔案網站具有信息傳輸速度快、內容廣泛、查找便利、及時性強等特征。電子檔案網站的建設能提高檔案一系列相關工作的效率，提高檔案信息化的服務水準，提升檔案工作的影響力，是幫助開放性檔案館樹立良好形象的有效途徑，還是檔案信息化服務體制的創新方法。加強電子檔案網站建設，需要加強對相關工作人員進行相關的技術培訓，增加高端技術人員以及相關物資的投入。

（七）組建優秀的檔案管理人員隊伍當今社會，信息化發展極為迅速，充分掌握信息化知識的人才在檔案信息化建設和發展過程中有著重要的作用。檔案信息化建設是一個龐大、復雜而艱巨的工程，應該將檔案信息化建設的過程當作挖掘和培養優秀人才、組建優秀團隊的過程，這樣才能更好地建設和完善檔案信息化，促進檔案信息化事業的蓬勃發展。在這個過程中，可以采取三項有效措施：首先是對檔案管理的相關人員進行全面的培訓，努力提高其綜合素質；其次是聘請專家進行講座，不斷更新工作人員所掌握的知識；最后，加強與網絡、電腦等公司的合作，通過這種方式加強檔案工作者的實踐能力。

總之，檔案信息化建設是一項復雜且緊迫的工程，需要不斷地實踐、探究。只要我們把握好機會，不斷地學習和有效地利用先進的科技知識和科技手段，促進信息化建設，就會使檔案工作緊跟信息發展的步伐，推進檔案事業的飛速發展。

作者：王晶單位：天津市科技檔案館