銀行信息科技制度編制完善思考范文

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一、制度編制的要求

1.內(nèi)容易

在制度條款應(yīng)當(dāng)掌握適度寬松原則的同時，還應(yīng)強(qiáng)調(diào)底線要求。對于員工絕對不能觸碰的底線，要明確出來，直接與懲罰措施掛鉤，即“亮紅線”。具體來說，在管理類制度中，包括無故遲到、早退、損壞公共設(shè)施和辦公用品等內(nèi)容；在流程類制度中，包括未按規(guī)范流程進(jìn)行操作、缺失必要的審批授權(quán)環(huán)節(jié)等內(nèi)容，明確不可觸碰，違者必罰。

2.重點(diǎn)環(huán)節(jié)易檢查

檢查審計(jì)是推動科技制度落實(shí)的有效手段，在制度編制過程中，需著重體現(xiàn)如何使后續(xù)的檢查審計(jì)有“規(guī)”可依、有“據(jù)”可查。在有“規(guī)”可依方面，需要首先明確哪些工作環(huán)節(jié)和工作要求是制度手冊的重點(diǎn)，這些工作重點(diǎn)的執(zhí)行情況將直接影響到工作的質(zhì)量和效率，或給業(yè)務(wù)的正常開展帶來較大風(fēng)險。在明確需要加強(qiáng)管理的工作環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)上，在編制制度過程中就可以有針對性地對相關(guān)環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)化，如編制操作手冊，或增加工作要求，明確質(zhì)量保障。對于有必要保留的工作記錄，可以通過明確生成對應(yīng)的規(guī)范記錄、階段性報告等形式加以控制。

有“據(jù)”可查，就是要對制度的執(zhí)行情況保留相應(yīng)工作記錄，以便在審計(jì)和檢查中作為“證據(jù)”提供。有“規(guī)”可依是有“據(jù)”可查的基礎(chǔ)，只有在制度中明確了審批流程、記錄表格等信息，相應(yīng)崗位的員工才可能在制度執(zhí)行中關(guān)注這些環(huán)節(jié)。如系統(tǒng)記錄的日志信息、手工維護(hù)的登記表格、審批流程的授權(quán)等，都是保留工作記錄的重要內(nèi)容。

二、制度宣傳

1.明確的渠道

員工接受制度要求，首先需要明確的制度和下發(fā)渠道，這是員工了解制度、學(xué)習(xí)制度的首要環(huán)節(jié)。同時，制度有效的落實(shí)與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注有很大關(guān)系，銀行高層管理者的批示會對制度的落實(shí)起到重要推動作用。因此，在形式上，制度的和下發(fā)可以通過紅頭文件、重要通知等形式下發(fā)，也可通過制作成小冊子等印刷品下發(fā)。總之，制度的和下發(fā)一定要得到各級領(lǐng)導(dǎo)的重視，并明確和清晰渠道，使全行各部門所有員工均能便捷的獲取。

2.深入的培訓(xùn)機(jī)制

制度培訓(xùn)為各部門、各崗位員工規(guī)范工作流程、統(tǒng)一管理要求提供依據(jù)和支持，是傳達(dá)全行制度管理精神、解釋制度條款要求的重要途徑，也是商業(yè)銀行內(nèi)部學(xué)習(xí)制度文件、了解管理思路的重要渠道。商業(yè)銀行應(yīng)每年根據(jù)制度建設(shè)情況制定詳細(xì)的制度培訓(xùn)計(jì)劃，包括培訓(xùn)時間、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)范圍、培訓(xùn)對象等。制度管理部門根據(jù)計(jì)劃安排，按時組織開展全行培訓(xùn)，落實(shí)全行指導(dǎo)精神。在全行層面開展培訓(xùn)的同時，還應(yīng)要求各單位、各部門根據(jù)各自職責(zé)、不同分工，有針對性地對本單位、本部門需重點(diǎn)落實(shí)的制度進(jìn)行細(xì)化學(xué)習(xí)，從全行到部門、從部門到崗位、從崗位到人員，層層細(xì)化、步步落實(shí)，在學(xué)習(xí)制度的過程中，將其固化到具體的工作中去。

3.便捷的答疑響應(yīng)

制度在編制過程中應(yīng)力求語言規(guī)范、描述準(zhǔn)確、表達(dá)清晰、思路流暢。不同的單位、部門、執(zhí)行人在制度落實(shí)過程中，可能存在不同的理解，因此，便捷的答疑響應(yīng)是落實(shí)制度過程中所不可或缺的。為了建立快速有效的答疑響應(yīng)機(jī)制，首先應(yīng)當(dāng)明確制度的解釋部門，具體承擔(dān)制度條款解釋說明、制度咨詢方面的反饋、制度意見建議的收集和分析等職責(zé)，這是在制度前就應(yīng)當(dāng)明確的職責(zé)。在此基礎(chǔ)上建立制度的咨詢、意見和建議的反饋渠道，當(dāng)不同部門、制度執(zhí)行人員存在疑問、提出優(yōu)化建議時，應(yīng)該有便捷的渠道和快速的反應(yīng)，使相關(guān)問題得到解答，建議得到處理。該渠道可根據(jù)各銀行自身工作特點(diǎn)和系統(tǒng)建設(shè)情況而定，如采取專用郵箱、軟件管理平臺等方式。

三、監(jiān)督、執(zhí)行

在完成了制度編制、、宣傳、培訓(xùn)等環(huán)節(jié)后，面臨的是制度建設(shè)和管理最關(guān)鍵的一環(huán)：制度要求是否真正落實(shí)到了具體工作中。為了更好地把握這一關(guān)鍵環(huán)節(jié)，需要建立完善的監(jiān)督機(jī)制，敦促各部門有效落實(shí)。

1.事中及時控制

事中控制是在業(yè)務(wù)開展過程中對運(yùn)行管理、操作實(shí)施進(jìn)行監(jiān)控。在管理層面，針對重要的業(yè)務(wù)流程，可以通過增加審批環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)事中及時控制，降低風(fēng)險。在操作層面，針對重要操作，可以通過雙人復(fù)核等方式確保操作中不存在違規(guī)和失誤。同時，為了降低事中控制的人力投入，提高工作效率和工作質(zhì)量，可以建立自動化監(jiān)控平臺，通過軟件系統(tǒng)控制及時報警提示各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)出現(xiàn)的不合規(guī)問題，及時解決和處理。

2.事后規(guī)范檢查

事后檢查是在生產(chǎn)運(yùn)行過程中，階段性地對相關(guān)業(yè)務(wù)處理進(jìn)行回顧和瀏覽，檢查是否按照制度要求實(shí)施。從檢查類型看，合規(guī)性檢查可分為現(xiàn)場檢查和非現(xiàn)場檢查。現(xiàn)場檢查是指通過成立檢查組，制定完備的檢查計(jì)劃、檢查要點(diǎn)、檢查流程，入場到業(yè)務(wù)開展單位實(shí)施檢查。檢查過程中，通過人員訪談、文檔調(diào)閱、系統(tǒng)登錄、現(xiàn)場查看、技術(shù)檢測等方式開展。非現(xiàn)場檢查是指檢查人員無需到達(dá)業(yè)務(wù)開展單位，以異地辦公的形式開展，信息來源主要包括提前調(diào)閱文檔、系統(tǒng)遠(yuǎn)程登錄、內(nèi)部系統(tǒng)管理平臺等。從檢查效果看，現(xiàn)場檢查比非現(xiàn)場檢查更全面，能夠獲取被檢查對象更多的信息，但是會耗費(fèi)更多的人力、物力。非現(xiàn)場檢查能夠節(jié)省人力、物力和時間，但是檢查的范圍和深度都有一定的局限性。因此，在具體實(shí)施時，通常選擇兩者結(jié)合的形式，在開展過程中結(jié)合、互為補(bǔ)充。

3.設(shè)立獎懲機(jī)制

獎懲機(jī)制是現(xiàn)代企業(yè)不可或缺的管理手段，是企業(yè)制度落實(shí)的重要工具。在獎懲機(jī)制中，獎勵是期望具有正面外部效應(yīng)的行為持續(xù)發(fā)生，是一個正反饋過程；懲罰是阻止具有負(fù)面外部效應(yīng)的行為發(fā)生，是一個負(fù)反饋過程。因此，在制度落實(shí)過程中，采取獎勵和懲罰并行實(shí)施的措施，可以從正反兩個方向推動，促使所有部門和員工遵守制度要求。獎懲機(jī)制沒有可以完全照搬的模式，各商業(yè)銀行信息科技制度落實(shí)過程中，可根據(jù)企業(yè)文化、員工素養(yǎng)等實(shí)際情況，在精神獎懲、物質(zhì)獎懲、職級升降等方面進(jìn)行正向鼓勵和反向約束，使得員工重視、敬畏制度，遵守管理制度的要求，遵從規(guī)范的流程，進(jìn)而推動制度的落地。

四、制度優(yōu)化

1.意見和建議收集前文提到的答疑響應(yīng)機(jī)制，同樣為制度意見和建議的收集提供了方便，是制度管理部門對科技制度持續(xù)劇優(yōu)化的重要來源和信息支持。對于各個制度執(zhí)行單位和部門提出的意見和建議，制度管理部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真甄別和深入分析，合理采納。針對制度建議的處理，主要存在的情況有三種，一是對于制度理解不準(zhǔn)確、不透徹，建議有針對性地進(jìn)行解釋說明；二是意見和建議很有道理、得到制度管理層面認(rèn)可、但是沒有必要在制度層面體現(xiàn)的得到，建議采取通知等形式補(bǔ)充來傳達(dá)相應(yīng)的要求，體現(xiàn)思想導(dǎo)向；三是意見和建議直接提出了制度存在缺失或不合理的情況，應(yīng)及時對制度進(jìn)行研究和改進(jìn)。

2.制度的持續(xù)優(yōu)化

對于科技制度的優(yōu)化，在例行開展意見和建議收集的基礎(chǔ)上，還需要制度管理部門定期對制度的組織架構(gòu)進(jìn)行梳理，提出調(diào)整意見和方案，包括調(diào)整制度管理范圍、廢止已經(jīng)不適用的制度文件、新增重點(diǎn)關(guān)注領(lǐng)域的制度文件。同時，科技制度是商業(yè)銀行制度體系建設(shè)的一部分，在科技制度建設(shè)的過程中，還要兼顧其他領(lǐng)域的管理需要，如銀行內(nèi)部控制需求、保密管理需求等，以實(shí)現(xiàn)科技制度與行內(nèi)其他管理制度的協(xié)調(diào)一致。在商業(yè)銀行競爭日益激烈的今天，科技發(fā)展和業(yè)務(wù)創(chuàng)新已經(jīng)逐漸成為商業(yè)銀行發(fā)展的首要推動力和競爭力，科技制度的建設(shè)和落實(shí)作為科技發(fā)展的基礎(chǔ)，必然成為銀行業(yè)積蓄內(nèi)力的必然選擇，受到越來越多的關(guān)注和重視。

作者：張恒   單位：中國工商銀行股份有限公司數(shù)據(jù)中心