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一、研究背景
進入21世紀,隨著互聯網的普及以及人們的消費觀念、企業經營理念和信息傳遞方式的不斷變化,計算機也走進了企業的賬務處理系統。但是問題也隨之而來,國內外會計造假丑聞不斷,國內有“中航油事件”等,國外有“安然事件”、“世通公司舞弊案”等,以上企業經營失敗的原因是欺騙投資者、提供虛假的會計信息即企業內部控制系統存在缺陷。因此,在企業內部建立一套行之有效的嚴密的信息系統,來保證內部控制制度的運行是非常必要的。筆者針對這些問題研究解決對策。我國的企業內部控制制度經過了30多年的發展。首先在計劃經濟時期,全國公認的一套內部控制制度被提出,標志性事件是這個時期財政部所的《會計人員規則》;其次,在資本市場快速發展的情況下,會計制度逐漸成熟;最后,在具有中國特色社會主義的經濟環境中,企業內部控制規范逐漸形成一套體系。有關學者指出,在這個形成過程中,大體經歷了內部牽制、內部會計控制和全面風險控制三個階段。
二、會計信息系統無紙化和傳統手工記賬
通過傳統手工記賬和會計信息系統無紙化的相互對比,突出表現了會計信息系統無紙化控制的相應的優勢和劣勢。筆者在比較這些因素的基礎上,對于會計信息化下的內部控制進行改進和完善,從而讓企業應用會計信息系統下的內部控制,進而為企業規避一些財務漏洞,為企業爭取到最大的經濟效益。
1.會計信息系統無紙化的優勢。傳統的會計手工記賬方法由于會計信息系統的出現而發生著變化,這是會計界一項重大革新,計算機替代會計手工記賬工作,工作效率得到了提高。首先,會計工作在會計信息系統下簡單明了,只需要財務人員經過初始界面準確輸入相關數據,運用計算機就可以將數據準確地計入到明細賬、總賬、科目匯總表中,期末自動完成對賬、結賬等工作,正確無誤地輸出財務報表,完成一系列財務工作,節省了時間和人手,效率大大提高;其次,會計信息系統優化了科目組合,為賬務處理工作提出了一套公認的標準體系,無論是財務工作中的交流還是審計工作,都大大提高了效率,提高了用戶的滿意度。
2.會計信息系統無紙化的劣勢。第一,會計信息系統在無形中會產生多種漏洞,由于操作簡便不需太多人手,導致溝通機會少,牽制和監督作用弱;第二,會計信息系統減少了溝通與交流的機會,信息可以任意查看并修改,這使得企業很難做好內部控制。由此可見,雖然傳統手工記賬管理的方法沒有信息系統下的內部控制操作簡便、系統,但是企業內部控制因在信息系統下而被削弱并且容易出現很多漏洞的問題同樣不容忽視。我們將沿著信息系統的方向去研究企業內部控制制度,將內部控制制度與信息技術相互結合起來,探索適合企業應用的內部控制制度。
三、加強企業內部控制的具體措施
計算機網絡環境是企業內部控制的基石,只有安全合理的控制環境才會使會計信息系統下的企業內部控制更加合理地發揮作用,結合我國企業目前的情況,筆者提出以下建議:
1.政府應該針對相應的經濟案件加大處罰力度。到目前為止,我國還沒有一部完善的有關經濟造假案方面的立法,盡管《公司法》中規定“對財務會計報告作虛假記載的,由國務院證券管理部門決定暫停其股票上市”的規定,但是在內容上并不是十分的詳實,一些人喜歡鉆法律規定的空子,導致法律對于這些人的懲處力度不足,從而使一些人更為猖狂地進行會計信息化系統舞弊案。如果能夠加重對于經濟造假案懲罰懲罰力度,會使造假分子的成本大大增加;同時要加大會計師事務所的監管力度和懲處力度,使注冊會計師更加愛崗敬業、嚴謹對待,保持獨立性和規范性,形成嚴厲抵制虛假財務報告的職業操守。只有加大處罰力度,才能逐漸形成制度體系。這種改革不可能一下子就成功,但是只要行業內部形成一種正義的風氣,造成高壓態勢,那么每個人就會按照規范做事,久而久之良好的內部控制制度就會逐漸形成。
2.充分發揮行業內部的審計作用。提高審計的地位,首先要提升審計人員的職位,監督部門的地位要高于其他部門的綜合地位,這樣既維護了審計人員的顏面,捍衛了審計的尊嚴,又可以使人們充分重視內部審計,突出了審計的權威性和獨立性,強化審計作用。同時要進一步擴大審計人員的權職范圍使其由簡單的查錯擴大到為企業內部的管理作出相應的分析和提出合理的建議。
3.規范組織控制構架。為了避免更多的經濟漏洞會給企業帶來損失,我們的組織控制要采取多人領導、多人參與的模式,每個部門的職權分離而又統一,互相制約監督,形成一張巨大的矩陣型監督網。各個部門可能會因為短期任務聚集在一起,每個部門跨越職能監督另一個部門的人,任務完成,團隊隨機解散。這種編制網狀的領導模式是最佳的優化組合,便于協調又具有彈性,團隊內部互相學習互相合作。但是領導者要注意協調彼此的團隊,避免因為工作上的不愉快引發沖突,反而降低了工作效率。
4.提升數據庫資源質量。會計信息化能夠更好地應用,完全依賴于企業內部的數據庫資源的質量,財務信息數據的傳輸也是依靠數據庫資源實現的,財務數據資源來源于數據庫包括企業的財務數據、生產成本預算數據、市場環境數據等。對于這些大量的數據,只有準確地將它們挑選并準確地運用和安全的儲存,才能保證進一步提高企業內部控制的質量,這也是提升數據庫資源環境的最終目標。當然僅僅強化計算機資源是遠遠不夠,它也需要人力資源去維護,可以參照用友系統設置系統管理員、數據管理員等維護人員;設置相應的密碼屏障,設置一定的權限,每位人員只有符合之前設置的密碼以及固定的身份才能進入數據庫中進行查閱;設置防火墻系統,對于黑客的襲擊與攻破有適當的防護措施,并且能迅速備份,保護企業的數據庫。
5.強化會計系統開發、運行和維護的力度。系統開發過程要經歷申請、測試與審批,系統開發控制在開發之前要研究方案是否可行、基本的預算估計,以及預計未來可能帶來的效益總和的一些決策工作。具體包括:(1)企業高層領導人決議。因為系統開發要動用大量的資金,可能會影響到企業的資本結構和整體管理目標,而且開發系統還涉及安全問題,所以需要董事會的許可。(2)完善已開發的系統程序。系統開軟件要經歷一個嚴格的周期,只有嚴格按照周期內部時間進行完善,才會使系統更加安全。(3)開發系統要遵循規則和標準。開發和購買的系統都要遵循規則和符合一定的標準。包括遵循高層批準標準、審批合格標準等。(4)培訓特殊有關人員。真正去操作的是有關人員,提高有關人員的對于開發軟件方面的知識與技能,這樣可以大大減少以后工作中出現錯誤的可能性。
6.會計系統運行控制。為了保證會計信息系統運行下的會計工作的高效率執行,所以首先要明確崗位分工,這個基本原則可以通過以下內容實現:第一,各個部門之間需要明確各自的工作范圍,權限范圍,以及在日常的各項合作事宜中的權限與分工,這樣可以避免有的工作因為分工不明確而發生矛盾,有的工作則被各部門間互相推脫而沒有被合理執行。第二,明確分工的前提下明確權限和責任。這樣在出現工作事故的情況下,可以直接找出事故負責人,對該工作事故負責。第三,將會計信息系統下的崗位系統安全控制制度分為兩類崗位,一類是進行日常信息輸入、審核工作的崗位;二類是負責信息系統軟硬件維護、更新、監控等工作的崗位。這兩類崗位要分工明確,實現互相制約,達到減少或者避免營私舞弊造假案件的發生,同時保證信息系統數據的安全、可靠、完整。
作者:孫睿 單位:山西林業職業技術學院