高校檔案信息的利用服務研究范文

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《福建商業高等專科學校學報》2016年第5期

摘要：

隨著社會的發展，高校對檔案信息的需求也越來越明顯，未來檔案利用服務的方式將朝整體化、個性化、知識化方向發展。傳統的信息利用方式出現檔案信息服務方式落后、檔案館(室)藏檔案信息不夠豐富多樣、檔案信息開發資金和人員匱乏等問題。可以從豐富館(室)藏增加特色檔案的收集、創新檔案信息利用服務方式、完善檔案服務基礎設施建設、加強檔案信息編研工作等措施入手，使高校檔案信息利用服務能更快適應社會的發展需求，逐步實現檔案信息化建設。

關鍵詞：

高校;檔案信息;利用;服務;問題;措施

高校檔案信息利用服務，是指高校檔案部門根據教學、科研、管理等方面的需求，通過一定的方式提供檔案信息給用戶的服務活動。檔案利用服務是高校檔案管理工作的目的和靈魂。高校檔案資源只有通過利用、實現共享，才能使檔案原有的價值由靜態轉入動態，真正實現其應有的價值。隨著高校自身及社會的發展，特別是電子文件、數碼產品、互聯網的普及，信息需求的種類和方式產生了變化，未來檔案信息利用服務的方式朝著整體化、個性化、知識化的趨勢發展［1］。

一、高校檔案信息利用服務的趨勢

(一)整體化服務

在未來發展中，檔案機構應該利用網絡技術將檔案信息資源整合為一個有機整體。這個整體以檔案網絡建設為基礎、以檔案信息資源為核心、以檔案信息資源共享為目標，提高檔案信息的集中利用程度。凡是能上網的利用者均可查閱自己權限范圍內的檔案信息，并在較短的時間內查閱保管在不同地域和部門的大量檔案信息。對于某個特定的利用者來說，他面對的是一站式的檢索和查閱界面，但后臺是整體化的檔案信息利用服務體系。檔案機構通過網絡把信息服務中的諸要素有機地連接成一個整體，實現資源的全面共享，檔案工作的重心從收集向利用轉移、從信息描述向信息傳遞轉移、從提供檔案線索和原文向提供分析加工過的增值檔案信息產品轉移，更好地滿足用戶的檔案信息需求。

(二)個性化服務

隨著社會信息化程度的深化，一般性的檔案信息利用服務已無法滿足不同利用者群體的需求，這就要求在檔案服務工作中提供個性化信息服務。個性化信息服務是根據利用者的特定需求向其提供經過集成、相對完整的信息集合或知識集合，它是一種能滿足利用者個體需求的服務方式。個性化檔案信息服務是在研究利用者的個性、習慣、興趣、知識結構、心理傾向、信息需求和行為方式的基礎上，通過提供相關服務或利用者進行自助服務，使利用者接觸到所需的相關信息和感興趣的知識內容，以節約查找時間、提高效率。

(三)知識化服務

知識化服務是指檔案利用服務中新近應用的知識管理和知識服務理念。隨著信息技術的快速發展，知識管理逐漸興起。它作為獲取、存儲、學習、傳播、應用、共享知識的一種服務方式，在當今社會中發揮著越來越大的作用。知識化服務就是從各種顯性和隱性知識資源中，通過對利用者的知識需要和問題環境的分析，將信息提取、重組、創新、集成的知識提煉過程，是有針對性地解決利用者問題的高級階段信息服務，也可以說是檔案信息的編研過程。

二、當前高校檔案信息利用服務存在的問題

(一)檔案信息服務方式傳統、落后

傳統的檔案利用方式主要是對檔案紙質文本的利用，通過提供檔案原件借閱、復制檔案原件、檔案目錄信息服務、出具檔案證明、電話答復咨詢等形式來滿足檔案用戶的利用需要。這些形式的檔案信息利用都屬于用戶提出需求，檔案部門被動提供信息，且用戶從提出需求到取得所需檔案信息的時間較長。比如，用戶要借出一份檔案原件或者復印件，要取得相關部門領導的審批，或者即使是查閱沒有借出，也必須親自到檔案館(室)進行查閱。當然，電話咨詢的方式比較快捷，但是僅限于口頭的方式，無法提供實體文件資料，利用存在局限性。另外，對于一些聲像檔案的利用也比較死板，利用率低，許多錄像帶、語音帶等沒有及時轉換為數碼形式或因讀取不方便而無人問津，給利用帶來不便。

(二)檔案館(室)藏檔案信息不夠豐富多樣

目前我國各高校的檔案館(室)多以收藏學校歷史、教學方針、政策規章、收發文等文件檔案為主。隨著學校各方面的發展，以及計算機、多媒體、數碼設備的普及和應用，檔案內容和種類也逐漸增多，各種載體的檔案信息層出不窮，而由于師生對信息需求的逐步提升，傳統的檔案載體已無法更好、更完整地記錄高校各方面的信息，利用空間越來越狹小。要想進一步滿足師生對檔案利用的需求，就要全面規劃高校檔案的管理方案，完善檔案館(室)的檔案門類，在豐富檔案信息內容的同時，盡可能多地收集各種載體的檔案信息，特別是視頻、音頻、數碼相片等聲像檔案的收集，從而提高高校檔案的服務性能。

(三)檔案信息開發資金、人員匱乏

目前，許多高校對檔案信息開發投入的資金較少，未設立檔案專項預算，經費嚴重不足，導致檔案信息開發步伐十分緩慢，檔案管理的設施設備普遍比較落后。比如，有的高校檔案信息管理雖然已經實現應用計算機管理，但配置較低，軟硬件更新滯后，存儲量不足，或者沒有專門的服務器進行數據存儲，無法實現檔案利用的完全網絡化和自動化，導致檔案利用效率不高。許多檔案信息的檢索工具都比較簡單，只是對題名、責任者、文號進行檢索，還無法實現全文檢索。另外，對檔案進行更深層次編研的文獻更是寥寥無幾，主要是由于高校檔案編研隊伍力量普遍比較薄弱，從而影響了檔案信息深層次的挖掘開發利用。

三、高校檔案信息利用服務改善措施

(一)豐富館(室)藏，增加特色檔案的收集

1.不同高校的校園特征有所不同，檔案部門要依據本校的優勢，在保證信息真實性和實用性的情況下，增加特色的檔案資料。首先要擴大資料收集的范圍，除了原來歸檔范圍內的文件，加強對其他種類檔案的收集，比如校史、校友等資料的收集［1］;其次，擴展收集渠道。在傳統資料收集渠道不變的情況下，拓展全新的途徑，針對科技、聲像、電子檔案等專門檔案，可以通過網絡傳輸、介質歸檔等手段實現，對校史、校情、校友等資料可以通過上門拜訪、發函件、到相關單位查閱史料等方法獲得。

2.加強檔案數字化建設，建立檔案信息電子數據庫。數字檔案的建設既要滿足信息時代的要求，又要考慮到各個高校檔案(館)室管理的具體特點。要加大力度收集已形成的電子文件，特別是加強對校內各類刊物，如校報、學報、學生工作簡報、論文集、校本教材等電子版本的收集，保證其真實性、原始性、不可更改性。對于傳統的紙質文件可以通過掃描來實現數字化，按門類對這些數字檔案進行整理、鑒定和編排，從而逐步建立起數字化檔案信息庫，由單一手工服務向計算機網絡化服務轉變。數字化成為提高檔案管理工作效率的關鍵，是提高檔案利用服務效率和提升利用效果的基礎，也為今后檔案信息服務方式整體化趨勢奠定基礎。

(二)另辟蹊徑，打造檔案信息個性化利用服務方式

1.利用網絡，對檔案信息進行合理開放利用。根據“積極慎重、合理利用”的檔案開放原則，高校檔案館(室)可以根據實際情況和需求，在保密的前提下，對歸檔的文件進行嚴格篩選、鑒定、審核，通過校園網、辦公信息系統等渠道分期分批向學校各院(系)、行政處室及直屬單位開放歷史、黨群、行政、教學、科研、外事、聲像、基建、設備、出版等檔案門類的信息，并且對利用者的權限進行界定。將以往“你查我調”的被動服務形式轉變為主動的導引服務模式。檔案信息經過鑒定后在校園網上向校內各個部門開放，既是信息時展的必然要求，也是校務政務公開、方便校內各部門利用檔案信息的客觀需要。

2.借助校園網，對館(室)藏檔案進行展示。設置網上展廳，利用實物檔案、聲像檔案信息在網上舉辦校史展、榮譽展、名師風采展、知名校友展、科研成果展、文化特色展覽等，對學校進行全方位展示宣傳，同時也讓大家認識到檔案的價值和作用。設置網上電子閱覽室，把學校的學報、校報、團訊、學生工作簡報、黨建工作等各類刊物電子版上傳校園網，在宣傳校園文化的同時，也便于師生隨時隨地進行查閱。

3.開展專題活動，提供檔案利用服務。結合世界檔案宣傳日開展檔案咨詢月活動，為廣大師生提供全方位服務，利用服務來促進宣傳。抓住學校每個階段的工作重心及受眾需要，確定主題，將本校的優勢與檔案資料相結合，對現有的檔案資料進行深加工，編制相關主題資料，讓檔案資料的利用服務模式更主動、更系統化，最大程度地滿足利用者的需求。

4.全面加強檔案利用“窗口”建設，開展在線咨詢和檔案檢索利用服務。根據需求，不斷推出一些檔案利用便民利民措施。比如，畢業生經常需要查學籍檔案，許多學生都在異地甚至國外，因此可以利用網絡技術，在保障安全有效的情況下，嘗試開展學生檔案異地利用，學生不必專程回校辦理相關手續，可通過網上申請、身份認證等方式進行網上查找利用，這樣既方便了學生利用檔案，也提高了檔案服務的效率，提升了檔案服務水平。

(三)設立專款，完善檔案服務基礎設施建設

檔案服務的基礎設施建設是信息化的基礎和前提。要實現檔案信息化就必須依賴于各種先進設備設施，因此要把檔案信息服務建設納入高校每年的財務預算，設立專款專用。

1.完善基礎設施建設。高校檔案館(室)要配置滿足檔案室管理軟件運行、存儲、查詢等需求的計算機及服務器，以滿足海量的檔案信息處理的需求。在設備應用方面，要配備適量的掃描儀、打印機、復印機、錄像機、照相機等設備，為信息采集以及信息提供利用做好準備;要配備性能穩定、存儲量大的存儲設備，比如硬盤陣列、硬盤、光盤等，另外對這些存儲設備還要進行備份，定期檢查翻錄，防止信息丟失。

2.加強網絡建設。高校檔案館(室)要建立相對獨立的檔案數據網絡，與校園網、互聯網進行區分。根據具體的情況，采取相應的技術措施與當前的辦公網絡和業務網絡進行有效地隔離，采取嚴格的安全措施，保證檔案信息數據在交換時的安全性。

3.加強檔案管理軟件建設。軟件是數字檔案的核心，可通過購買或者自行開發適用于本校管理實際的檔案軟件，并不斷完善其功能，實現檔案管理系統與辦公自動化系統的對接，實現電子文件直接歸檔。高校選擇檔案信息管理軟件的時候要注意選擇穩定、安全可靠、易于操作且適合本校管理實際的系統，以滿足檔案數據錄入、查詢利用等需求，選擇相對應的掃描軟件和圖像處理軟件，對檔案信息進行有效處理。還要及時收集利用者的反饋信息，對現有的管理方式進行改進和完善。有了這些專業設備和手段，還要有專門的技術人員進行開發維護，可以通過直接引入技術人才或者服務外包的方式來實現，從而使這些設備充分發揮作用。

(四)提升素質，加強檔案信息編研工作

1.加強培訓，提升編研人員素質。檔案人才是檔案管理活動中的主導因素，檔案人才資源是高校檔案部門獲得持久競爭優勢的重要保障。高科技的信息管理設備固然重要，但必須有一支高素質的專業檔案管理人員來管理。深度的檔案信息需要專業素質過硬的編制人員來進行編研，編研的質量與編研人員的素質息息相關。對此除了加強對已有檔案人員的培訓，包括業務知識及編研能力的培訓，有條件的可直接引進高素質的人才提升編研能力。在人才選拔方面，要嚴格把關，選擇具有檔案管理知識以及信息管理知識的綜合型人員參與到檔案信息資源管理和整合過程中，特別是熟悉各類電子設備及數據庫開發應用的技術人才。對于在崗的工作人員，要加強對他們的培訓，不斷提升他們的業務能力和職業素養。在培訓的過程中，可以采取長訓與短訓的方式，定期對他們的業務技能進行培訓，鞏固業務知識以及各種計算機技術的操作能力，培訓出適合檔案管理的專業素質較高的工作人員，讓傳統的檔案被動服務模式向主動為人們提供檔案的服務模式邁進［2］。

2.根據需求，擴大檔案編研范圍。當今社會提倡大數據，整個社會對信息數據的需求越來越強烈，對檔案利用的服務方式和內容也提出更高的需求，檔案利用從單一的職稱評審、學歷成績查詢、單份文件的利用查找，拓寬到教學、科研、基建、管理、財會、聲像等各個方面的內容。服務內容從單一的提供利用，提升到提供各類統計數據、匯編等反映學校各個方面的材料。因此，高校檔案部門要緊跟社會的需求，根據自身實際情況，逐步開發各類檔案信息資源，為各項工作提供利用服務，以滿足學校日常管理、教學、科研、宣傳等各項工作的需要。

3.結合主題，增加檔案編研深度。把高校檔案館藏中保存的檔案資源按照一定的編研方案進行加工，使原來零散、瑣碎、刻板的檔案文件材料條理化、系統化、主題化，并通過提煉、升華，形成具有文化價值的編研成果，方便公眾對檔案的利用。對現有的檔案資源進行深加工，而非簡單的羅列，比如從校史檔案中不僅可以看出學校的發展歷程，還可以提煉出學校的文化內涵、校風的沿革、每個時期的辦學特點，從而反映當時社會的某些特點形態。通過對檔案資源的深入研究，有利于最大限度地發揮高校文化的功能，使高校檔案文化資源建設更上一層樓。通過檔案信息編研，整合高校檔案信息資源，完成檔案信息由量到質的轉變，為高校管理、教學、科研等工作提供有效的參考信息，為檔案利用服務向知識化邁進一步打好基礎。

參考文獻:

［1］徐亞群.對高校檔案信息利用服務的思考［J］.青海大學學報(自然科學版)，2014，(4):91－93.

［2］李桂芳.如何提高黨校圖書館管理策略［J］.圖書情報工作，2015，(4):12－13.

作者:邱曉青 單位:福建商學院黨政辦