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1.基層單位認識不足,觀念落后
全面預算最突出的一個特點就是“全員”,它既是指預算目標要層層分解,要每個員工都參與預算,又指預算要全員協作,實現各部門之間的協調配置。對施工企業來說,項目經理作為項目部領導層,存在預算管理意識淡薄,不能真正理解全面預算真正內涵,而是認為實施預算管理不利于現場工作的開展,影響工程進度。因缺乏全面預算化的意識,不能協調統一內部各部門,導致最基礎的項目預算編制是一回事,在執行預算編制又是另一回事,這就使得項目預算化管理流于形式,進而影響上級公司預算工作的開展和項目控制的效率。針對目前工程項目部的現狀,施工企業要求項目部領導層要提高認識,做好全面預算管理的宣傳工作,引導項目部各層級員工主動學習預算知識,在工作中靈活應用預算,做到包括項目經理強抓預算控制重點、業務部門細糾預算執行,施工班組緊盯作業落實,實現項目部人人參與落實。
2.組織定位不合理,職責分工不明確
對施工企業來說,項目工程部作為最末級非法人單位、獨立核算的單位主要發揮著“控制成本”的作用。因其管理重點和業務特點,受限于人員和環境,大部分項目部沒有條件設置專門的全面預算管理機構,無法有效行駛全面預算的統一指揮權?,F實情況就是領導層往往將預算推至財務部門,這就使得預算無法得到其他各部門的協調配合。一個工程項目涉及采購、調配、生產、等多項專業作業活動,要求項目部的財務人員要熟悉其他每個部門的具體業務和情況,并通過預算來完成,這個顯然不現實。僅僅依靠財務人員肯定會削弱了預算的科學性和權威性,使預算缺乏可操作性;沒有統一指揮,項目部相關部門業務預算缺乏支撐,財務部門僅僅通過上級公司下達的指標及相關文件來編制預算,使預算編制的質量大打折扣,全面預算的執行、控制、調整、考核等相關環節也失去了存在的意義。
3.全面預算在執行與控制環節缺乏力度
預算執行與過程控制在整個預算中起著承上啟下的作用。雖然近年來很多企業開展了全面預算管理,但預算執行的強制性和考核的嚴肅性始終沒有得到全面體現,預算執行隨意性大、預算過程控制不到位、控制結果不反饋、后續分析缺乏依據,這些問題導致導致全面預算管理形同虛設。同時這也是企業管理整體水平不高、經濟效益不理想的重要原因。預算執行與控制需要各個部門的相互協調溝通,但現實是在配合財務部門編制完成項目預算后,其他部門往往認為自身工作已經完成,預算執行也冠冕堂皇的成了財務部門分內的事。待預算執行的結果反映到財務部門時,則數據已成為既定的事實,沒有其他部門的過程控制,預算執行就成了空話。審批后下達的預算,應成為每個項目部嚴格執行的指引和依據。工程項目部應認真組織實施,細化分解預算指標,將責任落實到各個部門和每個人,建立責權對等的預算執行責任體系,確保各項預算得到嚴格執行。各工程項目部需要建立以“事前控制、事中控制”為主、事后控制為輔的預算控制體系提升預算控制工作的有效性?!笆虑翱刂啤敝饕ㄟ^“業務申請”的方式,在經濟業務或事項發生之前進行規劃、申請、審批,并與預算進行比較,從而發揮預算的事前控制作用?!笆轮锌刂啤敝饕菍徍诵钥刂疲I務負責人、預算管理人員、財務人員對所發生的經濟業務或事項進行審核、審批?!笆潞罂刂啤敝饕ㄟ^檢查、復核、分析性控制(包括審計、專項檢查、分析評價等)對預算執行情況進行核實。同時,預算執行應具有剛性標準,不能因為目標難以實現而人為進行隨意調整,應保證預算工作的嚴肅性。項目部預算控制要以上級公司為依托。以“授權制度”及報批程序“為基礎,建立以業務成本、部門費用為主要控制點的分級預算控制體系,充分發揮各層級、各職能部門在預算管控中的作用。在各級預算控制體系中,主要以上級預算主體對下一級預算主體的管控為主要形式。在遵循“誰使用、誰承擔,誰管理、誰控制”的原則,充分發揮歸口管理部門在預算控制中的作用。工程項目部作為施工企業經營活動的基本單元,其所在工程項目的經營好壞,直接影響到施工企業的盈虧,關系到企業的生存。為強化企業生命力,增強盈利空間,抓好全面預算在項目部的執行與過程控制成為施工企業參與市場競爭的關鍵點。
二、全面預算的執行控制
在項目部的具體業務的融合全面預算管理的執行是企業上至股東會,下至項目施工班組的各層各員參與管理的過程,也是將業務資源、資金資源、信息資源和人員資源相的融合的過程。對于項目部來說,全面預算執行控制是否有效,應從以下四點落實:首先,應確定全面預算執行控制主體,落實預算責任;第二,應確定項目部預算執行控制點,突出工作重點;第三,對預算執行情況進行后續分析調整,查找原因,引導后續工作;第四,對預算執行結果實施有效激勵,做到責權利相吻合。
1.明確工程項目各部門職責,統一協調、組織
工程項目部在承接上級預算單位下達的年度預算目標基礎上,根據自身項目總體規劃和管理需要,制定項目部年度目標,分解目標。這也就是所謂的“分級管理、歸口管理”,實際上就是由項目部和上級預算管理單位共同控制預算目標,以保證預算管理的有效性、可行性。上級預算管理單位主要從控制依據、控制周期、控制流程、預算責任單位等要點對項目部工程進度及項目預算執行情況實施控制,項目部作為項目上的預算執行的責任主體,對工程項目的各項預算情況進行落實,明確成本目標、編制全周期預算和項目年度預算、控制每項成本支出、開展項目預算分析、發起預算調整、執行項目內部考核兌現等工作。為確保落實預算目標,項目部應統一協調組織,要成立以項目經理為組長的預算工作小組,負責項目部全面預算的統一組織、管理、協調工作,成員包括項目部領導層和業務部門負責人。
2.工程項目部預算控制主要內容。
2.1合同控制
項目部合同簽訂,主要是關注合同單價和數量的控制,要以招標價和責任成本為依據,通過職責分工,不同部門對每筆合同的價格和數量分別進行控制。對于勞務合同,經營核算部對單價負責,工程管理部對項目質量負責,機械物資部對項目所需機械物資用料的合同單價負責,安全質量管理部對項目施工安全、環境保護等方面負責,財務部對項目預算執行的經營結果記錄負責。項目部簽訂合同應向上級公司提交合同文本、相關評審記錄及資格審查表,待上級公司歸口部門審批同意后再由分管領導審核,最后由項目部執行經審核備案后的合同。
2.2材料采購
采購控制,主要體現在采購物料價格咨詢、合同簽訂、采購申請、資金支付四個階段。其中采購申請的控制,主要由項目部工程部門提供物資需求計劃以及耗用量,項目部物資部門根據計劃制定采購計劃,通過項目部財務部門審核后報項目經理審批后上報公司核準。經上級單位核準后由項目部執行采購或者公司集中采購。
2.3資金支付控制
資金支付控制,主要體現在在資金支付內容和累計金額,控制依據為月度資金預算,控制周期為逐筆單項控制,控制主責部門為項目部財務部門。工程項目部應強化現金流量的預算管理,嚴格控制預算資金的支付,調節資金收付平衡。對每一項業務支出應按對口預算編制責任部門進行控制,按業務流程經相關領導簽字后,財務部門方可受理,對預算外的資金,財務部門應嚴格控制其支出。
2.4勞務分包結算及支付控制
在執行過程中,通過每期的勞務臺賬填報,末次計量參與,進行過程控制;對于勞務分包結算主要從數量和單價進行控制。以分包合同及勞務分包預算為依據,由工程管理部門控制每次驗工計價的結算工程量、成本管理部門做好審核結算單價及總價。財務部門根據結算單、勞務合同,嚴格履行支付手續,對簽字手續不全,違背合同支付規定的拒絕支付。
2.5機械租賃控制
機械租賃控制的內容為機械租賃單價,運轉、維修、油料消耗臺賬和租賃費用結算臺賬,機械租賃單價控制依據為上級單位的指導限價,控制主責部門為項目部物資設備管理部門。
2.6施工材料的控制
工程項目部成本中比例最大的就是原材料,加強對施工材料的控制是整個項目降低成本重要手段之一。對于材料的控制,項目部應建立月末盤點制度,針對項目部的特殊性,盤點不僅僅是在庫材料的盤點,尤其重點盤點已出庫未消耗的庫存。也就是各工號、各工序所形成的中間庫存。為了掌握現場材料的消耗情況,以預算需求量作為控制依據,及時對外部勞務隊伍的施工用料進行管控,嚴禁偷工減料以及將施工用料或工地剩余料對外處理或銷售的情況發生。并將其上報上級單位物資設備管理部門進行核備。
2.7現場管理費控制
項目管理費控制點為現場發生的管理費內容和累計金額,控制依據為項目部管理費預算,控制周期為季度,由項目經理和各部門負責人進行控制。
2.8預算外事項控制
預算外事項由項目經理逐筆審核,報上級單位審批。根據上級單位審批結果,項目部財務部門根據本期資金支出預算進行資金支出。
3.追蹤預算執行、強化預算管理分析與調整
中央地勘基金項目預算管理是基金項目管理過程的重要內容,預算方案即是技術方案的貨幣化體現,預算標準是聯接技術方案和經費預算的紐帶,是基金項目概、預(結)算編制、審查的重要依據,是基金項目概、預(結)算統一使用的標準。2011年,《中央地質勘查基金項目預算標準(試用)》(以下簡稱預算標準),經財政部、國土部批準試用。預算標準圍繞市場化運作的客觀需求,突出體現了全成本核算、企業與事業單位等多元承擔主體同時適用、可根據國家主要經濟指標變化進行動態調整的特點。2012年11月,配合基金預算標準的試用,《中央地質勘查基金項目資金預(結)算管理暫行辦法》(以下簡稱《辦法》)正式頒布施行,對項目資金管理從立項到竣工結算做出了相應的規定,規范了項目概(預)算、資金撥付和結算工作,提高資金使用效益,保障地勘基金項目順利實施。中央地勘基金項目預算管理有自身的特點:項目預算管理從程序上劃分為立項概算編制與審查、設計預算編制與審查、資金撥付申請編制與審查、項目結算編制與審查四個階段。從項目全過程管理程序上,只有在最后年度才開展結算階段工作,每個項目無論單年度還是多年度,結算階段只有一個。從項目性質上劃分為新開項目和續作項目,每個項目年度兩者都需開展立項概算階段工作,但是否立項是在技術審查決定的,即立項概算審查只是在立項技術審查通過后開展。從項目承擔單位性質上劃分為有財政事業費撥款和無財政事業費撥款,兩者使用不同的預算標準。
二、中央地勘基金項目預算全過程管理
中央地勘基金項目預算管理主要包括以下四個階段:1.概算流程。在項目立項申報同時,承擔單位須編制項目立項概算并上報基金管理中心?;鸸芾碇行慕M織開展項目概算審查工作。概算審查專家依據技術專家意見審查項目概算并給出意見,通過的項目進入下一階段,未通過的項目概算應重新編制和審查。2.設計預算流程。在編寫項目設計時,承擔單位依據項目設計書、技術方案以及立項概算審查意見編制設計預算并上報基金管理中心。基金管理中心組織開展項目設計預算審查工作。預算審查專家依據技術專家意見和立項概算審查意見審查項目預算并出具審查意見。審查通過的項目由基金管理中心向國土資源部上報預算;審查未通過的項目預算應重新編制與審查。3.資金撥付流程。在履行相關程序后,基金管理中心根據國土資源部批復的項目預算撥付首付款。承擔單位編制第一次進度款申請,由項目監理部組織初審,通過的項目簽署同意意見并上報基金管理中心;未通過的項目應修改完善,達到要求后,由監理部簽署同意意見上報基金管理中心?;鸸芾碇行膶ΡO理部上報的初審意見進行確認,通過的撥付第一次進度款;未通過的由監理部重新審查。承擔單位編制第二次進度款申請,由項目監理部初審,通過的項目簽署同意意見并上報基金管理中心;未通過的項目應修改完善,達到要求后,由監理部簽署同意意見上報基金管理中心?;鸸芾碇行膶ΡO理部上報的初審意見進行確認,通過的撥付第二次進度款;未通過的由監理部重新審查。續作的項目,在完成第二次資金撥付后可回到立項階段,進行續作立項概算的編制。4.資金結算流程。達到資金結算要求的、不續作的項目,承擔單位編制結算申請提交監理部。項目監理部組織初審,通過的項目簽署同意意見并上報基金管理中心;未通過的項目應修改完善,達到要求后,由監理部簽署同意意見上報基金管理中心。基金管理中心組織專家對項目監理部已簽署同意意見的項目資金結算報告進行審查。根據專家意見按照多退少補原則進行項目資金結算。
三、項目預算管理過程中各環節編制方法及要點
1.立項概算編制。概算階段主要目的是解決項目資金規模和項目是否立項的問題,由此,基金項目概算編制的主要指導思想是,采取按主要工作手段進行匡算,其他工作手段、稅金、利潤均按一定比例進行控制的辦法。《辦法》中規定,主要工作手段費用按投入的工作量和規定的預算標準進行測算,其他工作費用、利潤及稅金按相應的比例測算,然后匯總編制。主要工作手段是指:物探、化探、鉆探、坑探、淺井、槽探。除此之外為其他工作手段。主要工作手段費用采取逐項測算方法,工作手段應按規定的預算標準對應細化至最末一級,并根據項目所在地區選擇所對應的地區調整系數對預算標準進行調整,據此測算各工作手段費用,按工作手段目錄的順序逐項編制。其他工作手段費用測算方法:其他工作手段費用=主要工作手段費用×(1-主要工作手段占全部工作手段費用比例)/主要工作手段占全部工作手段費用比例。利潤控制標準為工作手段預算總額的10%,稅金控制標準為項目預算總額的5.5%。假設某煤礦項目的主要工作手段費用經測算為100萬,而煤的主要工作手段占全部工作手段費用比例為80%。則該項目其他工作手段費用測算為100萬×(1-80%)/80%=25萬。利潤測算為(100萬+25萬)×10%=12.5萬。稅金測算為(100萬+25萬+12.5萬)(/(1/5.5%)-1)=8萬。2.設計預算編制。設計階段,經過野外踏勘和資料收集等進一步的工作,此時技術方案已經較為成熟,此階段目的主要是解決每一工作手段需要匹配資金數量或規模問題。所以,此階段需要將其他工作手段全部打開,進行逐項詳細預算?!掇k法》中規定,根據設計的各項工作手段工作量和規定的預算標準逐項進行預算,并按規定比例計算利潤、應繳稅金,然后匯總編制。各項工作手段費用采取逐項細化編制的方法。需要注意的是,在新上項目的“其他地質工作”中“,設計論證編寫”“、綜合研究及編寫報告”、“報告印刷”三項均編制預算;在續作項目的“其他地質工作”中,只編制“設計論證編寫”的預算。3.資金撥付階段。地勘基金項目管理實行“合同管理、市場運作”的方式,預算資金不是一次性撥付給項目單位,而是按階段視工程進度情況進行撥付的辦法?!掇k法》中規定,項目勘查合同簽訂后,基金管理中心根據合同約定,按項目年度設計預算中的地勘基金預算額的40%撥付首付款。進度款根據項目實施進度分批次撥付。當項目實施進度(已完成預算比例)達到或超過40%時,按項目年度設計預算中的地勘基金預算額的30%撥付第一次進度款;當項目實施進度(已完成預算比例)達到或超過70%時,按項目年度設計預算中的地勘基金預算額的25%撥付第二次進度款?;鸸芾碇行谋A繇椖磕甓仍O計預算中的中央地勘基金預算額的5%作為項目質量保證金,待項目完工后,按項目勘查合同約定結清余款。其編制方法與概算編制類同。4.項目結算階段。中央地勘基金項目不同于其他地質勘查項目采取核銷的辦法,而是以實際完成的工作量和規定預算標準進行結算?!掇k法》中規定,按實際完成的各項工作手段有效工作量和規定的預算標準逐項計算結算費用,并按一定比例計算利潤、稅金,然后匯總合計結算費用。基金管理中心按規定程序對項目結算審查意見進行認定,綜合已撥付資金情況,按多退少補原則辦理有關結算手續。
四、編制過程中的幾點注意事項
關鍵詞:科研院所;固定資產;投資項目;預算管理;建議
固定資產投資項目預算管理是科研院所重要的資產項目,在資產總額中占有較高的比重,已經成為了科研院所日常工作的重中之重。科研院所要想不斷提升自身的經濟競爭力,獲取較高的利潤空間,就必須要加強固定資產投資項目預算管理建設,確??蒲性核黜棙I務活動的順利進行。
一、科研院所固定資產投資項目預算管理中存在的不足之處
(一)對投資項目管理的重視程度不夠,缺少充分的專業化規范化管理
1.由于受到“重視購置、忽視管理”的影響,固定資產的相關管理人員缺少較強的管理觀念,科研院所在固定資產購置過程中,各項相關制度較為完善,但是購置以后,由于單位內部缺少完善的固定資產管理制度,管理機制的約束力不強,而且科研院所在現行的固定資產管理制度中權責關系比較混亂,固定資產的實物使用部門在固定資產管理中并沒有提出明確的要求和規定,進而不利于科研院所固定資產投資項目中后續工作的進行。2.現階段,一些科研機構過于注重科研經費的使用,缺少對于科研項目預算管理較強的管理意識,一些科研機構大都由科技、財務等職能部門構成,主要掌管科研項目預算管理,但是由于科研項目容易受到多種方面的限制,大大超出了職能管理人員的專業范圍,相關管理人員很難全面掌握預算管理的細微之處,進而與科研項目預算專業化、規范化目標的實現甚遠。
(二)缺少較為科學的預算編制,預算執行難以落實
1.科研項目預算管理涉及范圍比較廣泛,有著諸多繁瑣小事,一定程度上很難全面兼顧科研項目預算編制、執行與決算等全過程。在預算編制過程中,科研院所的相關科研人員缺少對科研項目經費預算的正確態度,存在著認為預算編制是為了實現立項目標的心理誤區,并沒有對科研經費進行深入分析。2.在預算執行過程中,也沒有嚴格按照批復管理和控制預算進行,經常盲目、隨意地進行預算的調整,資金用途經常被隨意改變。而且相關科研人員缺少與財務部門保持密切的來往、協作,嚴重造成了預算結果與科研項目所需經費的差距,對科研項目預算管理造成了一定的阻礙。
(三)固定資產使用和科研項目經費預算的監管并不到位
在科研院所固定資產投資項目中,固定資產對外投資、出租、報廢、處置等環節管理較不規范,比如一些單位資產處置比較盲目,并沒有嚴格按照審批程序來進行,財務部門與固定資產管理部門缺乏有效地溝通。單位在固定資產配置完成以后,也沒有對其使用情況進行實時追蹤,大大導致了國有資產的大量流失與浪費。同時,在科研投資項目經費管理工作中,嚴重缺少對于平時經費的預算、支出的執行力度,進行項目驗收時,科研項目的控制作用沒有得到相應的體現,經費預算較為形同虛設,一定程度上造成了科研經費擅自挪用、行為,與國家科研經費立項目標嚴重背離。
二、科研院所固定資產投資項目預算管理的具體建議
(一)提高對固定資產管理的重視程度,設置預算專職管理人員
1.要樹立科研人員良好的資產效益觀念,要提高對固定資產投資項目的重視程度,固定資產管理工作是科研院所管理工作的重要環節之一,要保證全員高度的參與度,積極構建科研院所固定資產管理網絡,設置專門的固定資產使用保管部門實物管理部門,確保固定資產實物管理的完整無損,對全單位資產進行全方位、多角度的管理。所以財務人員、資產管理人員要做好固定資產臺賬工作,了解生產技術設備,要做到全面掌握資產使用情況,進而推動固定資產投資項目工作的正常進行。2.針對于科研項目預算管理而言,需要相關技術部門與其他部門保持密切的聯系,保證高度的參與度??蒲袡C構要統一領導預算管理工作,要形成以職能管理為主、科研配合為輔的工作格局,制定分工明確的權責機制。選擇專業的預算專職人員,做好技術研發工作的追蹤與審查工作,推動科研機構預算管理專業化、規范化目標的實現。
(二)實施科研項目經費預算精細化管理模式,落實好預算執行
1.在科研經費申報過程中,科研單位必須要保證對項目的立項申報高度重視,細化科研經費預算申報、批準程序,對于項目金額較大的國家級、省級等重大投資項目來說,科研項目負責人要結合課題研究的實際情況,制定切實可行的總體預算方案,相關專家委員會要及時對申報項目預算進行論證。而且財務人員要與投資項目負責人保持密切的配合,不斷細化各個項目投資預算支出科目的具體內容,詳細計算每一筆支出數據,做好數據信息的收集與整理工作,滿足預算編制精細化的實際需求。2、同時,在科研經費核算過程中,要充分考慮自身單位財務系統特征,將經費預算科目與財務系統的會計科目充分結合在一起,為相關會計報表的直接取數提供相應的便利,還能夠使財務人員掌握好預算各個支出科目的具體使用金額,保證后期項目驗收與預算績效考核的順利實施。預算專職人員要科研項目預算編制中扮演著相應的協助角色,遵守相關法律法規,編制出科學合理的項目預算。在預算執行中,預算專職人員要充分發揮出自身的檢查職能,掌握好預算支出的變動情況,確保批復預算、財務制度合理合規支出各項費用。
(三)加大科研項目全面的監管力度,完善職稱考評制度
1.要想充分實現科研項目經費效益目標,要建立起全面地監督體系,進一步強化對經費全過程的管理,要對自身行業、主管部門進行科研項目經費的監督與管理,確保每一筆經費都能從財務部門支出,財務部門必須要充分掌握科研經費的具體使用情況,進而有效提升科研經費的使用效率。與此同時,要根據科研項目預算的實際需求來進行各項開支的報銷,合理配置科研資產,避免超標開支現象的發生,嚴厲打擊項目經費相互挪用與擠占現象。進一步強化項目成本核算,實施績效考評機制,確保經費使用效率的穩步提升。2.職稱考評制度與科研項目管理工作的聯系是緊密聯系、密不可分的,可以加強人才的優化配置,充分調動科研管理人員工作的積極性、主動性??蒲腥藛T要積極成立職稱考評委員會,做到最客觀公正的考評。對于科研管理人員而言,要將科研項目立項情況、管理制度建設、后期推廣應用等指標納入到系統考評中,為科研管理人員營造良好的發展空間,進而推動科研項目管理工作的順利進行。作為科研院所的財務人員和預算管理人員來說,應該深入到固定資產投資項目的一線,熟悉業務,打破界限,掌握項目的管理程序,以便于預算指標批復和調整工作的正常進行。3.除此之外,要將預算管理與考核評估相結合。在科研院所項目投資預算管理中,還必須要配備相應的考核制度,使預算管理更具規范性、標準性。將預算管理完成與執行情況共同納入到現代院所評價指標體系中,做到事前有要求、事中有監督,事后有考評。通過加強考核,將預算管理工作加以嚴格的落實,進而確保院所整體運行效率的穩步提升。
三、結束語
綜上所述,加強科研院所固定資產投資項目預算管理建設是十分必要的,能夠有效提升科研院所的經濟效益與社會效益,對科研研所的整體發展產生了極其深遠的影響。因此,科研人員要提高對固定資產管理的重視程度,實施精細化預算模式,加大對科研項目的監管力度,規范科研經費的使用,加快投資項目預算管理進程,并且要實施考核評估機制,增強相關人員在預算管理建設中的積極性與主動性,進而促進科研院校又好、又快地發展。
作者:韓悅 單位:中國航天動力所
參考文獻:
[1]澹臺永靜.試論科研項目成本管理體系構建[J].商業經濟,2016,(05):48-49+125.