檔案管理知識點范文

前言：我們精心挑選了數篇優質檔案管理知識點文章，供您閱讀參考。期待這些文章能為您帶來啟發，助您在寫作的道路上更上一層樓。

第1篇

一、電子檔案的優點和缺點

（一）電子檔案優點

1、效率高

電子檔案管理的中心工作是通過無紙化辦公，將工作中的文件、會議紀要、工作總結、報告、通知通告等，都通過辦公軟件系統向特定對象予以，節省了大量文件印發、轉送、通知等，節省了時間、人力和物力。此外，經過計算機系統整理后，便于文件檔案的歸檔、查找，由此大大地提高了工作效率。

2、綠色環保

利用互聯網絡進行無紙化辦公，大大降低了文件紙質的使用，節約了紙張不但能夠節省辦公開支，而且有能夠減少木材的使用，降低來人類對森林資源的破壞。

3、空間占用少

電子檔案的存儲可以借助于硬盤、光盤和云盤等多種手段，其特點是占用空間少，不需要占用大的空間存儲，此外電子檔案可以實現異地查詢和共享的功能，這些電子檔案特有的功能，為檔案管理工作實現了便捷性、高效性和靈活性。

（二）電子檔案缺點

電子檔案信息與載體相分離的特性，使得信息不在固定的載體上附著，在資源共享和傳輸的過程中極易發生篡改、竊取或者刪除而且不留痕跡。并且電子文件經過不同格式的轉換以后，原始文件易變得面目全非，使得其真實性和可靠性大打折扣。此外，由于電子檔案存儲在網絡上會出現被病毒攻擊或被盜的風險。因此，在電子檔案的技術難點是保障檔案的安全性。

二、紙式檔案的優點和缺點

（一）紙式檔案的優點

紙式檔案的特點是確保原始性和真實性，紙質檔案通常經人工撰寫和機器打印等媒介將文字、圖像、表格清晰的展現在紙上，能夠可見的原始資料，不宜被經篡改，如果篡改也容易發現，便于確保檔案的原始性和真實性。

（二）紙式檔案的缺點

隨著紙式檔案保存時間的長久，就會發現紙式檔案很容易受條件影響。紙質檔案的紙張在高溫、較潮、發霉、蟲蛀等環境下，容易對紙質檔案產生破壞，再被化學分解后形成“檔案磚”。

三、紙式檔案與電子檔案的互補性

無論是電子檔案還是紙質檔案都是為社會發展提供信息服務的載體，電子檔案和辦公檔案都既有各自的優勢和劣勢，同時也起到了互補互進的作用。如何加強辦公紙式和電子辦公檔案的互補呢？要從以下幾點著手：

（一）重視紙式檔案向電子當轉轉化的質量

紙質檔案的內容經過掃描和轉換就能夠直接完成電子檔案的錄制工作，所以電子檔案的質量也是由紙質檔案的質量決定的。因此，在對紙質檔案進行入庫和存檔時，要加強對紙質檔案的質量管理。

（二）建立電子檔案歸檔的工作制度

電子檔案與紙質檔案的歸檔應該是按照科學的制度實施，只有這樣才能保證電子存檔黨的有效性和真實性，才能充分發揮優勢互補紙式檔案的不足，在工作中應當避免機械相加等現象，制定科學合理的雙軌制管理制度勢在必行，只有科學制度指導才能保證管理的規范和有章可循。

（三）加強檔案管理人員的檔案管理工作水平

目前辦公檔案管理人員很多都是非專業出身，對檔案的管理只停留在基礎的歸檔和保管，沒有摸索出一套科學的管理方法，使得檔案管理在發生重大變革上沒有應對能力，容易出現檔案保存管理中的遺漏、刪除、重復歸檔等重大問題，并且一些單位并沒有建立電子文件管理系統，缺乏軟件硬件的維修維護人員，使得電子檔案在形成和保管中存在重大隱患，所以建立一支高素質并具有各方面專業技能的檔案管理團隊是提高檔案管理水平的有效途徑。

第2篇

關鍵詞：電子檔案；紙質檔案；共存性；集成化管理；措施；

中圖分類號：G275.3

隨著我國計算機信息技術與電子技術的不斷發展與進步，其涉及到的領域越來越廣泛，目前這些先進技術已經廣泛應用于檔案管理中。電子檔案與紙質檔案的集成化管理有賴于計算機信息技術，原因在于要實現電子檔案與紙質檔案的集成化管理，需要建立混合文件管理系統、檔案管理系統與業務系統的標準接口、電子檔案與紙質檔案集成服務平臺，而這些都需要先進技術作為支撐，計算機信息與電子技術是推動電子檔案與紙質檔案集成化管理的關鍵因素。

一、電子檔案與紙質檔案的共存性分析

隨著我國電子科技及信息技術的飛速發展，電子與信息技術也逐漸應用于檔案中，但這并不意味著其能夠取代紙質檔案，因為電子檔案與紙質檔案均屬檔案的子民，不存在相互排斥的問題。電子檔案雖具有現代化理念，并運用了先進的電子信息技術，但即使這樣依然無法替代紙質檔案。紙質檔案可以說是特定歷史時期的社會記憶，保存了人類歷史發展記錄，具有真實性與歷史性。實際上，電子檔案與紙質檔案的本質屬性是相同的，均為社會經濟發展與人類社會的歷史記錄，它們是兩者不同的檔案形式，并非新舊事物關系，所以兩者在應用中沒有相互否定性與繼承性，只是單純的載體形式不同。從某種角度來說，電子檔案管理與紙質檔案管理思想存在一定的共同，兩者可以共同存在于檔案中。電子檔案與紙質檔案存在共性，但同時也存在個性，那么要使兩者和諧共存，應對其采取集成性管理。

二、電子檔案與紙質檔案的集成化管理措施

電子檔案與紙質檔案之所以能夠共存，在一定程度上有賴于我國國情，電子檔案與紙質檔案具有一定的共性，然而也存在差異，因此不能運用傳統檔案管理模式對兩者進行管理，它無法滿足電子檔案與紙質檔案的不同要求。在這一形勢下創新檔案管理模式勢在必行，集成化管理正是在這一形勢下應運而生的，其根據電子檔案與紙質檔案的特點，制定了一系列集成化管理措施，以下是對電子檔案與紙質檔案的集成化管理措施的具體分析：

1.建立混合文件管理系統，發揮電子檔案與紙質檔案的集成化管理功能

所謂的混合文件管理系統是指既能夠儲存紙質文件，又能夠儲存電子及其他格式文件的檔案管理系統。那么要發揮管理系統對不同格式文件的集成化管理功能，那么應在混合文件管理系統內部設置非電子文件夾與電子文件夾，同時要保證文件內部所有元素的共存性與協調性，在儲存過程中運用統一分類標準，使文件夾內各元素之間保持密切聯系。

對于同一份文件的不同載體應使用相同的檔案號及題名，所選擇的載體形式應在管理系統數據庫載體類型中進行詳細標注，同時還要對電子檔案與紙質檔案的物理儲存地址進行分別著錄。建立混合文件管理系統，既能夠滿足紙質檔案的管理要求，對各種載體的紙質文件進行上傳，同時還能夠實現電子檔案的良好管理，接收其他管理系統中的電子文件、電子信息數據等，并將其實時歸納到電子檔案中。另外，混合文件管理系統還具有到期文件自動銷毀、自動解密及借閱利用等多種功能，不同類型及不同載體的檔案管理都能夠在此檔案管理系統中實現，不需要對紙質檔案管理系統與電子檔案管理系統進行分別設置。高校中所建立的檔案管理系統就屬于典型的混合文件管理系統，該系統不僅要對辦公系統公文進行管理，還要對學校各個方面不同載體形式的文件檔案進行管理。

2.建立檔案管理系統與業務系統的標準接口，對兩者進行一體化管理

要使電子檔案與紙質檔案共同儲存于一個管理系統中，就必須建立檔案管理系統與業務系統的標準接口，首先它可以實現電子文件與紙質文件的網絡化歸檔，將海量電子與紙質信息匯集到同一管理系統中，對其進行動態化管理，及時掌握電子檔案與紙質檔案的使用及管理狀況，這樣一來若系統管理中存在不合理因素能夠及時發現并加以解決。其次，它可以實現電子文件從形成、永久保存及永久銷毀的全過程管理，電子檔案與紙質檔案共同使用一個檔案管理系統，能夠使兩者相關文件動態生成歸檔。在歸檔中對于相同檔案的不同載體形式應共同使用一個檔號，同時還要共同使用相同的分類標準，從而實現紙質檔案與電子檔案的一體化管理。電子文件歸入檔案式，應將系統首頁上方的動態生成相應的歸檔章，歸檔章中的保管期限、全宗號、文件頁碼、年代、件號及歸檔單位等信息由管理系統自動填寫，將與電子文件相應的紙質文件打印出來，此時歸檔章將會自動打印在紙質文件首頁的上方位置，檔案管理工作人員只需要在紙質文件歸檔章中填入紙質文件所裝盒號就可以了，不需要再逐項填寫，大大減少了紙質檔案歸檔與管理的工作量，對提高電子檔案與紙質檔案集成化管理效率具有重要意義。

3.創建電子檔案與紙質檔案集成服務平臺，為兩者提供集成化服務

所謂的集成化服務就是融檔案管理過程控制、檔案管理結果控制與用戶服務控制為一體，旨在滿足用戶對檔案的不同需求，提高檔案管理過程效率，實現檔案管理結果的最大效應。之所以對電子檔案與紙質檔案的集成化管理進行全面研究，是為了充分利用多種形式的檔案信息資源，給用戶提供一種集成化服務，讓用戶在短時間內可以找到并查閱不同類型的檔案信息資源。針對電子檔案及紙質檔案等多種不同形式的檔案信息創建檔案集成服務平臺，并建立用戶檔案信息相關網站，全面開展集成化服務，同時還可以設置在線專人咨詢，為用戶提供遠程服務，實現檔案信息資源的遠程查詢預約、專題服務、檔案資源網絡導航服務及電子檔案全文檢索等多種服務。并利用權限管理技術，建立檔案信息與用戶的關聯匹配，這樣一來當用戶利用網絡進行檔案信息資源瀏覽申請時，管理系統就會根據用戶角色快速判斷出用戶所能查閱的權限內容，并做出響應，達到電子檔案與紙質檔案集成化管理及為用戶提供檔案一體化全程服務的雙重效果。

三、總結

綜上所述，電子檔案與紙質檔案存在一定的共性與個性，依然沿用傳統檔案管理模式已無法適應現今多種檔案形式的管理需求，因此為了滿足不同檔案形式的管理需求，同時便于管理，應采取集成化管理。集成化管理是實現電子檔案與紙質檔案和諧共存的基礎與保障，對維護電子檔案與紙質檔案的安全性與真實性具有重大意義。不僅如此，對電子檔子與紙質檔案實施集成化管理有利于用戶對不同檔案形式的信息查閱，實現一站式全程服務，提高整體服務質量。

參考文獻：

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[3]白厚偉.淺談加強電子檔案的管理，做好電子檔案的利用[J].科學導報，2013，22（13）：15-17.

第3篇

關鍵詞：檔案管理 電子文件 紙質檔案 差異

自我國進入21世紀以來,世界信息化的高度進步極大的促進了我國信息化領域的蓬勃發展,而電子文件以其傳播速度快、復制和修改簡單等諸多優點受到社會廣大群眾的青睞,目前已經成為人們工作、生活中不可獲取的重要信息工具之一。因此,只有及時有效的分析電子文件與紙質檔案在檔案管理中的差異性,才能真正做好各類檔案的管理工作,建設符合社會發展需求的現代化檔案管理。以下筆者從多個角度對檔案管理中電子文件與紙質檔案的差異進行粗淺的探索。

1、檔案管理中電子文件與紙質檔案信息載體的壽命差異

目前我國檔案管理主要分為電子文件管理、紙質檔案管理兩種。紙質檔案的保存壽命的長短主要取決于紙張的纖維素。因為在紙質檔案管理保存中一旦遇到高溫、高濕、氧化劑等化學作用就會使紙張纖維素發生氧化和水解反應,造成紙質檔案的損壞。因此在檔案管理中,一般對紙質檔案的保存要注意排除外界環境的化學影響,使用科學、合理的保存手段可以加強紙質檔案的保存壽命直至千年以上。

電子文件的載體主要是由磁性物質或者是光盤所構成的。首先,磁盤和磁帶的支持體聚酯底基具有易產生靜電、吸引塵埃、易卷曲的等諸多缺點。其連接地基和磁粉的粘合劑又具易磨損、生霉、脫離等缺點,直接影響著電子文化信息的再次使用。同時,在受到外界磁場影響時,也極易導致磁盤和磁帶的退磁、消磁現象;其次,光盤的信息存取主要是利用激光進行,主要由保護層、盤基、記錄介質等部分組成。而目前市面上使用的光盤記錄介質主要有硒、碳鋁化合物、碲、碲合金以及一些在激光熱效應作用下極易發生物化性質變化的材料。而正是由于這些材料的易氧化、不穩定,電子文件與紙質檔案相比,電子載體的壽命要相對短很多,磁帶、磁盤等電子載體一般使用壽命均不超過10年,而光盤的使用壽命也不超過30年。

因此,針對電子文件使用壽命短、不穩定、易氧化等諸多特點,想要有效的提高電子文件的有效壽命,應該將電子文件存放在非陽光直射并且通風的環境中,同時對電子文件的使用壽命做詳細的標注,在臨近電子文件載體保質期時,應該及時進行電子文件的復制,以免造成不可彌補的檔案信息損失。

2、檔案管理中電子文件與紙質檔案技術壽命的差異

當紙質檔案形成時,它所使用的紙張就會與字跡、內容永遠的結合在一起,非人為變動的情況下不會出現絲毫的改動。

而電子文件主要是依托于計算機,通過計算機技術將電子信息與載體結合在一起,并且通過計算機進行識別、讀取、修改。而一旦電子文件的技術過時,其載體上的信息將無法識讀。主要表現在兩個方面:一方面由于計算機技術革新,以至于新的存儲技術代替舊版的存儲技術。如曾經使用到的存儲載體5英寸軟盤到目前的光盤、U盤,在短短幾十年的技術發展中,最初的5英寸軟盤計數機早已不法識別;另一方面由于經濟體制的變化,致使原生產模式消失。如單個生產廠家所生產的電子文件設備,由于某種經濟原因而導致廠家破產、倒閉,而使其銷售的產品無法再找到配套的產品,以至于計算機無法在識取電子文件信息。

因此,對電子文件來講技術壽命所到來的影響遠遠大于其載體壽命。所以,在檔案管理中,針對每一份生成的電子文件都要相應保留一套運行電子文件的操縱系統、硬件設備等讀取電子文件相關的技術或者在技術更新換代時,及時做好電子文件的一系列轉換工作以適應新技術革新下,電子文件的可讀性和可管理性。

3、檔案管理中電子文件與紙質檔案信息保護的差異

在檔案管理中我們對紙質檔案信息保護的目標主要是延長紙質的使用壽命。因為紙張和紙張上記錄的內容、信息在客觀條件下是結為一體的,在保證紙質文件形體的同時其文字信息就得以保存下來,且不宜更改其信息的原始形態。

而對電子文件而言,記錄電子文件的載體和信息是可分離的,也正因如此,電子文件信息也面臨著隨著被修改、盜竊、銷毀的危險。同時電子病毒作為電子文件信息保護中一個不容忽視的隱形殺手正無時無刻的危險者計算機的系統程序。因此在檔案管理工作中,加強對電子文件的信息保護尤為重要。

在日常電子文件檔案管理中為了確保電子文件信息處于安全、穩定的環境下,檔案管理部門應該加強對電子文件的看管,使用數據加密法、數字水印法、數字時間印章法等方法。數據加密是指對電子文件中的電子信息進行處理,形成一種難以識別、讀取的數據模式。數字水印法是指將作者的標識隱藏于電子文件之內,以確保即便文件被拷貝時,作者的相關重要標識仍然不會被拷貝走,以確保電子文件載體信息的唯一性。而數字時間印章法則是通過計算手段將形成后的電子信息予以信息封鎖,一旦當歸檔的電子文件被惡意修改或者刪除時,由于信息封鎖其修改和刪除時間與網上初始確認時間不符,其電子文件內容、信息不法更改,以確保電子文件的安全性。同時,加強對計算機防火墻技術,存儲和錄入人員職責的權限控制,以此形成科學、有效的檔案信息管理系統。

4、檔案管理中電子文件與紙質檔案管理方法的差異

電子文件與紙質檔案在管理方法上有許多差異,其主要體現在以下兩個方面上:首先,電子文件與紙質檔案在歸檔的方式上不同,導致其管理方式上存在一定差異。因為電子文件是由計算機將電子信息與信息載體緊密結合在一起技術過程,而由于信息載體無法固定,在編輯修改中葉不留痕跡,致使電子文件的原始憑證處于復雜而又多變的環境中,給電子文件的鑒別歸檔帶來很大的困難。因此,對電子文件的歸檔在傳送和處理過程中需要進行數字簽名、信息認證、加密保護等等手段,以確定電子文件的真實性、準確性和原始性;其次,在電子文件與紙質檔案在分類和編目的方式上不同,導致其管理方式上存在一定差異。在電子文件的分類和編目上,由于電子文件在計算機中早已形成一個系統的管理文件,因此檔案管理人員在接收到電子文件時,可以馬上為電子文件自動生成一個唯一的文件號,并且給出電子文件想對應的分類號和檔案號。同時,可以在檔案管理上建立全方位的收索工具,方便電子文件的查詢,極大的降低了檔案工作人員的勞動強度和工作時間;最后,電子文件與紙質檔案在利用方式的不同,導致其管理方式存在一定差異。因為利用者想要查詢電子文件時必須要通過計算機進行識別、讀取,也因此決定了電子文件在使用上需要符合一定的條件,即部分電子文件只有在符合檔案管理要求,成為檔案館注冊會員時才能通過遠程登錄等方式,經過檔案管理中心確認其身份獲取查閱電子文件的授權資格后,才能進行有關電子文件的查閱。因此,在電子文件的管理上,檔案管理中心需要對利用者進行借閱登記并且提供相應的電腦繳費查詢功能。

5、結語

綜上所述,我們可以看出電子文件作為信息化時展的智慧結晶,為傳統的檔案管理工作創造了新的機遇和挑戰。因此,檔案管理工作人員在日常管理工作中不僅要熟練掌握紙質檔案的管理知識,更要充分了解到電子文件與其實施管理上的不同,管理的注意事項。同時,掌握先進的計算機網絡技術,以此加強電子文件的檔案管理工作,做到與時俱進,滿足我國社會主義信息化發展的需求。

參考文獻

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