檔案管理的必要性范文

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第1篇

1.檔案管理人員的淡漠。俗話說：“事不關(guān)己，高高掛起?！彪S著近年來研究生招生方式的改革創(chuàng)新，高校保研指數(shù)的增加，研究生規(guī)模不斷擴(kuò)大，檔案管理工作任務(wù)日趨繁雜，很多檔案管理工作人員總是用以前的工作經(jīng)驗(yàn)，側(cè)重于管，而疏忽了理。主觀地認(rèn)為管理好檔案就是做好了本職工作，缺乏足夠的認(rèn)識(shí)和創(chuàng)新，距離時(shí)代的要求也越來越遠(yuǎn)，導(dǎo)致研究生檔案管理滯后，甚至與時(shí)代嚴(yán)重脫節(jié)。檔案是研究生的一張名片，管理人員就是制作名片的人，不僅需要專門有責(zé)任心的人員負(fù)責(zé)，而且需要利用科學(xué)技術(shù)進(jìn)行補(bǔ)強(qiáng)管理。然而許多高校忽視了這一點(diǎn)，此項(xiàng)工作是由教務(wù)管理人員或辦公室人員兼職，而且人員極不穩(wěn)定，專業(yè)化不強(qiáng)，就會(huì)導(dǎo)致管理人員責(zé)任心下降，從而淡漠研究生檔案工作，更談不上創(chuàng)新。2.檔案管理的規(guī)范化制度缺失。沒有規(guī)矩，不成方圓，檔案管理工作也是如此。《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》就檔案的利用和開發(fā)也作了明確規(guī)定，涉及專利或技術(shù)保密的檔案不宜開放。若有單位或個(gè)人需要查閱時(shí)，應(yīng)持介紹信，經(jīng)校方批準(zhǔn)后，方可查閱。但查閱過程中涉及保密的材料就會(huì)出現(xiàn)泄密，在檔案管理工作中是需要更加嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹贫葋硪?guī)范檔案調(diào)閱工作的。另外，在研究生就業(yè)時(shí)，總會(huì)出現(xiàn)檔案中缺少資料或所填寫的信息前后矛盾，必要信息丟三落四，字跡潦草難以辨認(rèn)等情況。等用人單位需要查詢檔案時(shí)或辦理其他相關(guān)手續(xù)時(shí)，才發(fā)現(xiàn)檔案中出現(xiàn)了上述問題，此時(shí)，再去校方查詢檔案去向事宜，補(bǔ)齊所需材料時(shí)，就比較麻煩且費(fèi)時(shí)費(fèi)力。另外，隨著信息技術(shù)的發(fā)展壯大，研究生檔案網(wǎng)絡(luò)管理的興起，沒有一套完整的制度規(guī)范為信息技術(shù)做保障是不行的。那么就要求我們制定具體的應(yīng)對(duì)改革創(chuàng)新的制度，從根源加強(qiáng)檔案管理的質(zhì)量，補(bǔ)充和完善《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，制定《研究生檔案管理辦法》，來彌補(bǔ)這種缺失。3.檔案管理內(nèi)容匱乏。各高校對(duì)于研究生檔案的管理及歸檔范圍基本相同，其內(nèi)容包含高校招生錄取材料、入學(xué)登記表、學(xué)籍成績(jī)總表、獎(jiǎng)懲文件、入黨入團(tuán)材料、報(bào)到證存根、體檢表、答辯材料、各項(xiàng)培訓(xùn)等級(jí)材料等。以上信息大多為研究生入學(xué)前的基本資料，檔案中反映研究生續(xù)研階段的細(xì)節(jié)性信息基本沒有[1]78。與本科生不同，研究生教育更注重對(duì)個(gè)體的培養(yǎng)，檔案中體現(xiàn)的內(nèi)容應(yīng)該是因人而異的，從而體現(xiàn)研究生在校期間每個(gè)個(gè)體的特點(diǎn)。但檔案中對(duì)研究生的評(píng)價(jià)內(nèi)容，多為空話、套話，表現(xiàn)為公式化的評(píng)語，內(nèi)容單一，不能全面客觀地反映研究生的綜合素質(zhì)和能力。另外，一些社團(tuán)經(jīng)歷和社會(huì)實(shí)踐也無法體現(xiàn)出來，就無法體現(xiàn)以人為本的管理理念。以人為本體現(xiàn)了科學(xué)發(fā)展觀的核心內(nèi)容，高校是孕育高等人才的搖籃，向社會(huì)輸出人才的地方，注重德、智、體得全面發(fā)展才是補(bǔ)充檔案管理內(nèi)容的實(shí)質(zhì)。4.研究生對(duì)個(gè)人檔案的忽視。研究生在校期間填寫的《培養(yǎng)計(jì)劃和學(xué)籍表》、《學(xué)位論文開題報(bào)告》、《研究生畢業(yè)登記表》、《答辯會(huì)記錄》、《入黨志愿書》等材料是由研究生直接填寫的，并上交所在院系審核，最終由研究生主管部門審核蓋章[2]23。在此過程中，研究生個(gè)人缺乏基本檔案知識(shí)，出現(xiàn)一些不符合規(guī)定的現(xiàn)象，隨意涂改，忘記張貼照片，自取檔案不妥善保管造成丟失，不注意檔案的托管工作造成脫離管理等等現(xiàn)象，最終導(dǎo)致自己檔案不完整，影響個(gè)人轉(zhuǎn)正、提干、待遇。千里之行，始于足下，檔案管理工作也是一樣。研究生個(gè)人要高度重視自己檔案的完整性。5.研究生檔案管理現(xiàn)代化程度不足。如今，大多數(shù)檔案管理工作還是沿用傳統(tǒng)的管理方法，如手工操作、紙質(zhì)化管理模式，信息化和電子化發(fā)展滯后。即使運(yùn)用數(shù)據(jù)，建立檔案信息庫的高校，也沒有跟蹤研究生數(shù)字檔案信息源，沒能將研究生的日常生活表現(xiàn)、思想道德品質(zhì)、學(xué)術(shù)研究成果以及能力開發(fā)有機(jī)地體現(xiàn)出來，從而無法構(gòu)建合理高效特色的管理模式。因子的復(fù)雜，無法突顯有機(jī)的結(jié)合，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)也極為困難，這些都極大地制了研究生檔案資源開發(fā)和利用。

二、研究生檔案管理中存在不足和問題的解決措施

1.增強(qiáng)管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)及能力。組織研究生檔案管理人員學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》和《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，了解檔案管理學(xué)、目錄學(xué)、文秘和計(jì)算機(jī)方面的知識(shí)，掌握檔案管理崗位應(yīng)具備的業(yè)務(wù)能力。檔案工作應(yīng)當(dāng)納入年度工作計(jì)劃之中，建立相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任機(jī)制，設(shè)置專門的崗位人員，確定崗位職責(zé)，制定績(jī)效考核辦法和工作監(jiān)督體系。一方面來強(qiáng)化管理人員的責(zé)任意識(shí)；另一方面提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)能力。借助強(qiáng)有力的考核監(jiān)督機(jī)制，檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，就會(huì)認(rèn)識(shí)到此項(xiàng)工作的重要性，必然會(huì)認(rèn)真審核研究生入學(xué)前的材料，材料不完整的應(yīng)要求學(xué)生補(bǔ)齊，并提供相關(guān)證明。對(duì)于填寫的表格進(jìn)行認(rèn)真審核后，發(fā)現(xiàn)存在填寫不正確、不規(guī)范的地方，要及時(shí)督促個(gè)人整改，確保檔案的準(zhǔn)確性。多方面開展檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，業(yè)務(wù)培訓(xùn)可以邀請(qǐng)具有資深管理經(jīng)驗(yàn)的老師授課，也可以聘請(qǐng)相關(guān)專家進(jìn)行專業(yè)的業(yè)務(wù)性指導(dǎo)，還可以組織檔案管理人員到先進(jìn)單位學(xué)習(xí)交流，將優(yōu)秀的管理工作方式和理念引進(jìn)來，進(jìn)一步充實(shí)完善檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。2.逐步提高檔案管理的信息化水平。隨著現(xiàn)代化和信息化的不斷深入發(fā)展，檔案管理信息化發(fā)展也是必要的。隨著各高校不斷擴(kuò)招，研究生人數(shù)急劇增多，檔案種類繁雜，查閱次數(shù)加劇，以前陳舊的檔案管理模式已經(jīng)無法應(yīng)對(duì)，更不能很好地發(fā)揮檔案的服務(wù)功能。因此，必須進(jìn)行改革和創(chuàng)新，在紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，完善和加強(qiáng)現(xiàn)代化管理手段，利用大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)，建立一個(gè)現(xiàn)代化信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺(tái)，分配給學(xué)生一個(gè)自己的賬戶和密碼，學(xué)生自己登陸后將完善自己的必要信息，并對(duì)德、智、體、思想教育方面進(jìn)行必填項(xiàng)記錄，就如學(xué)生為自己制作一個(gè)網(wǎng)絡(luò)名片一樣，增加專業(yè)方向的研究和論文，增加社會(huì)實(shí)踐、團(tuán)體活動(dòng)的記錄，把學(xué)生的個(gè)人特長(zhǎng)展現(xiàn)在平臺(tái)上。應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以將學(xué)生非保密部分的檔案向社會(huì)開放，及時(shí)、準(zhǔn)確地為用人單位提供信息，為研究生就業(yè)提前做好準(zhǔn)備工作，從而提高檔案資源的利用率。3.健全完善研究生檔案管理的制度化建設(shè)。檔案管理的制度化不僅包括對(duì)于研究生檔案的收集、查詢、借閱、管理制定相應(yīng)的工作流程、規(guī)章準(zhǔn)則，還包括建立檔案管理人員責(zé)任追究機(jī)制。從檔案的歸檔工作開始，做好檔案的接收、管理、投遞工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化。明確歸檔材料內(nèi)容、歸檔要求，嚴(yán)格執(zhí)行安全保密機(jī)制；健全檔案查詢借閱制度[3]17。填寫內(nèi)容一定要實(shí)事求是，不弄虛作假。4.研究生檔案管理的創(chuàng)新。五大發(fā)展理念中提到，創(chuàng)新是發(fā)展的第一要素。研究生檔案管理的不斷創(chuàng)新也是發(fā)展的必然過程，在新時(shí)代，研究生檔案作為社會(huì)主義文化建設(shè)的重要組成部分，必須更好更快地實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛越，改進(jìn)觀念、機(jī)制和管理服務(wù)方式，全面提高檔案管理工作的利用率。應(yīng)當(dāng)從思想觀念、人才資源、管理方式、軟硬件設(shè)施等方面開展創(chuàng)新，充分發(fā)揮研究生檔案在教育事業(yè)中的作用。

三、研究生檔案管理必要性

對(duì)于以上研究生檔案管理工作中存在的問題和不足提出有效的應(yīng)對(duì)措施后，我們不難發(fā)現(xiàn)研究生檔案管理工作是非常必要的，它不僅體現(xiàn)著我國高校的管理水平，還對(duì)教育事業(yè)的發(fā)展起指導(dǎo)作用。隨著研究生數(shù)量的增多，研究生就業(yè)困難也將是個(gè)嚴(yán)峻的問題，許多研究生不愿意與本科生競(jìng)爭(zhēng)一些待遇低、工作壓力相對(duì)比較大的職位，選擇在高層次領(lǐng)域競(jìng)聘職位，此刻研究生檔案就起到了很大作用。檔案的完整性，檔案的真實(shí)性，檔案的“厚度”和“深度”不夠完善，就可能與自己所適合的工作或單位失之交臂。此刻再不愿去與本科生爭(zhēng)“飯碗”，就會(huì)出現(xiàn)教育資源的閑置，甚至嚴(yán)重影響研究生的心理健康。綜上所述，研究生檔案管理工作是必要的。它是一張閃亮的名片，是一名學(xué)生謀生找工作的敲門磚。怎樣讓這個(gè)名片更加閃亮，也是我們檔案管理工作所要思考的問題。研究生檔案管理在當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)不容小視的問題，它不僅關(guān)乎著研究生的就業(yè)問題，更關(guān)乎著我國高等教育人才資源的利用，彰顯我國教育水平的不斷提升，和研究生隊(duì)伍素質(zhì)、品質(zhì)培養(yǎng)的不斷提高。另外，在解決就業(yè)問題的同時(shí)，還將對(duì)社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步在高層次領(lǐng)域作出一定的貢獻(xiàn)。

四、結(jié)論

以銅為鏡，可以正衣冠；以史為鏡，可以知興衰；以人為鏡，可以明得失；以法為鏡，可以斷曲直。在原有研究生檔案管理的基礎(chǔ)上，結(jié)合實(shí)際工作開拓創(chuàng)新，建立完整的規(guī)范化制度是此項(xiàng)工作的必由之路。新時(shí)代需要新元素，檔案管理的革新與發(fā)展就是其中之一，只有堅(jiān)持走發(fā)展的道路，才會(huì)在教育事業(yè)中發(fā)揮檔案管理的巨大作用，所以研究生檔案管理工作是必要的。另外，在此基礎(chǔ)上，檔案管理工作更加一改先前的弊端，從內(nèi)到外進(jìn)行革新，解決內(nèi)部矛盾時(shí)克服外部因素的困擾，推進(jìn)完善新時(shí)代檔案管理工作。服務(wù)于學(xué)生群體，真正把它的作用發(fā)揮出來，解決社會(huì)發(fā)展中存在的問題。其次，研究生檔案管理工作也彰顯了一個(gè)國家教育的發(fā)展?fàn)顩r，研究生在招生時(shí)也面向了更多領(lǐng)域，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)考慮從檔案管理方面為科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新發(fā)展提供一個(gè)有力平臺(tái)。讓單位、企業(yè)去發(fā)展所需研究生，讓研究生尋找到適合的單位、企業(yè)，去研究、創(chuàng)造、發(fā)明，為社會(huì)發(fā)展進(jìn)步貢獻(xiàn)自己的力量。最后，研究生檔案管理工作還需要每一個(gè)管理者和研究生們共同努力維護(hù)，在不斷的積累中發(fā)現(xiàn)問題，調(diào)整和充實(shí)完善相關(guān)內(nèi)容的情況下，才能指引此項(xiàng)工作有力前行，未來研究生檔案管理工作必定在研究生乃至教育事業(yè)中占有重要地位。

參考文獻(xiàn)

[1]滿保華，張秀婷.高校研究生檔案管理工作探究[J].太原理工大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2012（12）.

第2篇

1 檔案工作的現(xiàn)狀及存在的管理問題

多年來,醫(yī)院檔案工作的發(fā)展情況不容樂觀。新情況層出不窮,老問題不斷涌現(xiàn),嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院檔案工作持續(xù)有效的發(fā)展。

1.1 領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠 造成檔案管理和利用的死角。由于醫(yī)院做為特殊的服務(wù)行業(yè), 具有較強(qiáng)的專業(yè)性、技術(shù)性。為此個(gè)別醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)檔案觀念意識(shí)淡薄,認(rèn)為檔案工作可有可無,沒有意識(shí)到檔案工作在醫(yī)院發(fā)展建設(shè)中的重要性和必要性。只抓醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益,卻忽視了檔案工作。檔案管理人員配備、設(shè)備應(yīng)用上支持不夠,導(dǎo)致個(gè)別醫(yī)院檔案室設(shè)施配備不健全、人員嚴(yán)重短缺、頻繁調(diào)動(dòng);檔案管理狀況得不到及時(shí)改善,出現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)質(zhì)量降低、信息資源開發(fā)不足、提供利用不規(guī)范現(xiàn)象,造成了檔案利用的死角。

1.2 制度不全職責(zé)不清 造成檔案管理存在的弊病。《檔案法》中規(guī)定,各單位檔案機(jī)構(gòu)必須認(rèn)真履行的職責(zé):“貫徹執(zhí)行有關(guān)法律法規(guī)和國家有關(guān)方針政策,建立健全本單位的檔案工作規(guī)章制度;指導(dǎo)本單位文件、資料的形成、積累和歸檔工作;統(tǒng)一管理本單位的檔案,并按照規(guī)定向上級(jí)主管檔案部門移交檔案;監(jiān)督指導(dǎo)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作?！比欢捎跉v史原因和醫(yī)療行業(yè)特殊性的制約,各醫(yī)院檔案管理分設(shè)綜合檔案和病案兩個(gè)檔案室;在日常工作、生活中形成的文書、科技、會(huì)計(jì)、實(shí)物、音像檔案等由綜合檔案室收集、存檔,業(yè)務(wù)管理由醫(yī)院辦公室負(fù)責(zé);而醫(yī)療診治中形成的醫(yī)療文書檔案、診斷依據(jù)、影像檔案則由病案室負(fù)責(zé),業(yè)務(wù)管理由對(duì)應(yīng)專業(yè)部門管理;單位的人事檔案,由人事部門專人負(fù)責(zé)。單位內(nèi)形成多部門管理檔案的局面。造成檔案管理格局混亂職能不明確。

1.3 檔案專業(yè)人員素質(zhì)參差不齊。目前醫(yī)院檔案人員隊(duì)伍在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊,沒能從根本上做到與時(shí)俱進(jìn)。表現(xiàn)為專業(yè)化、知識(shí)化的貧乏,知識(shí)面相對(duì)較窄,知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理,學(xué)歷偏低,忽視對(duì)檔案人員進(jìn)修培訓(xùn)學(xué)習(xí)及交流,導(dǎo)致現(xiàn)代檔案信息科學(xué)知識(shí)貧乏,這些情況已不適應(yīng)新形勢(shì)下的檔案事業(yè)發(fā)展。在醫(yī)院人才培養(yǎng)中,重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育,對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提高和繼續(xù)教育沒有納入計(jì)劃和要求,致使檔案管理人員的管理水平停留在傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)上,思想觀念和管理水平跟不上時(shí)展,缺乏創(chuàng)新和活力。

1.4 檔案工作硬件投入不足,檔案現(xiàn)代化管理水平不高。個(gè)別醫(yī)院由于用房緊張,致使檔案用房簡(jiǎn)陋根本不具備檔案的收藏和保管。另外,設(shè)備陳舊,設(shè)施不完善,也制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的較少,還采用手工收集、檢索、查閱階段,極大的影響了檔案的利用率,不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。

2 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的對(duì)策

2.1 加強(qiáng)學(xué)習(xí),增強(qiáng)意識(shí)。要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和檔案法的學(xué)習(xí)及宣傳,增強(qiáng)全員檔案意識(shí),特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理責(zé)任意識(shí)。檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分,要把檔案管理納入重要議事日程,作為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容來抓,與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)和未來發(fā)展同步規(guī)劃、同步前進(jìn);要大力宣傳檔案工作,使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、中層干部、職工都充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性,認(rèn)識(shí)檔案與自己日常工作和生活的密切關(guān)系,更好地支持檔案管理工作,才能使檔案工作順利開展。

2.2 重視開發(fā),充分利用,發(fā)揮檔案的社會(huì)效益。檔案管理的最終目的就是提供利用,因此,檔案管理人員要樹立高度的服務(wù)意識(shí),努力把本職工作視為人生的追求,做精做細(xì)每一環(huán)節(jié),要甘于清苦,創(chuàng)造平凡。不斷豐富和完善業(yè)務(wù)能力,要多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源,使醫(yī)院的檔案為臨床、醫(yī)療、教學(xué)和科研工作服務(wù)。不斷開展多種編研活動(dòng),編寫各種專題匯編,為利用者提供多層次、多方面、有實(shí)效的信息。同時(shí)加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理,實(shí)現(xiàn)各級(jí)醫(yī)院信息的橫向聯(lián)系和資源共享,以滿足醫(yī)療、教學(xué)和科研工作的需求,從而提高檔案的利用率,充分發(fā)揮其社會(huì)效益。

2.3 理順關(guān)系,健全制度,拓展檔案的歸檔范圍。建立科學(xué)的檔案管理體系,健全檔案管理規(guī)章制度,是檔案管理的關(guān)鍵。隨著科技創(chuàng)新檔案管理手段和水平的提高,必須建立與之相應(yīng)的、科學(xué)的檔案管理體系。明確職能,將醫(yī)院各個(gè)門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理,統(tǒng)一考核,使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評(píng)價(jià),同步發(fā)展。

2.4 加強(qiáng)培訓(xùn),結(jié)合實(shí)踐,提高檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平,醫(yī)院要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃,全面提高檔案管理人員素質(zhì)。一是通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、知識(shí)更新、進(jìn)修學(xué)習(xí)給予提高。二是深入臨床一線調(diào)查研究醫(yī)療、教學(xué)和科研對(duì)檔案信息的需求,不斷總結(jié)探索檔案管理工作,適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展,推動(dòng)檔案管理水平提高。

2.5 開發(fā)檔案資源,為醫(yī)院工作服務(wù)。檔案資源的開發(fā)利用是檔案管理的主要目的,通過檔案深層次開發(fā),提高檔案的使用價(jià)值,為醫(yī)院業(yè)務(wù)、醫(yī)院管理及患者服務(wù)。同時(shí),通過利用檔案為醫(yī)院創(chuàng)造良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益,提高檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用,促進(jìn)檔案建設(shè)。

第3篇

第一，傳統(tǒng)檔案是實(shí)體紙質(zhì)的檔案，如果要借閱的話就必須去檔案室，在大量的文檔中選出自己所需要的那一個(gè)檔案，如果檔案編號(hào)不健全，或者忘記在哪一個(gè)類別里面存著，找這一個(gè)檔案可能花費(fèi)大量的時(shí)間，甚至有時(shí)找不到。

第二，傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)空間必須很大，并且還要有預(yù)留空間。因?yàn)榇罅康募堎|(zhì)需要很多空間，并且，隨著時(shí)間的推移，檔案的數(shù)量也會(huì)不斷地增加，當(dāng)檔案增加到備用空間也占滿時(shí)，那么將給檔案管理造成很多不便，影響檔案管理工作的正常運(yùn)行。

第三，由于紙質(zhì)的檔案是易燃、易腐爛的物品，在保存上增加了難度。很多檔案由于存放時(shí)間過長(zhǎng)，保存不當(dāng)?shù)仍驅(qū)е滦侣剻n案受損，如果發(fā)生火災(zāi)那么損失將更加嚴(yán)重，這是檔案室不可逆的損失。這便是傳統(tǒng)的新聞檔案管理存在的弊端，需要我們采用新的措施與手段來進(jìn)一步改進(jìn)。

二、信息時(shí)代新聞檔案管理的必要性

隨著信息時(shí)代的到來，新聞單位的檔案管理工作有了很大的變化。計(jì)算機(jī)技術(shù)與因特網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展與廣泛應(yīng)用，新聞檔案管理工作的管理方式與管理方法也發(fā)生了全面的改觀。在新聞檔案管理技術(shù)條件不斷改善的同時(shí)，新型的管理思想也在信息化發(fā)展的同時(shí)，逐漸涌現(xiàn)出來。當(dāng)然，這樣的情況并不意味著傳統(tǒng)的新聞檔案管理思想沒有存在的價(jià)值，在實(shí)際的新聞檔案管理工作中，保持紙質(zhì)信息與電子信息同時(shí)應(yīng)用還是非常有必要的。我們都知道，一個(gè)文件生效的標(biāo)志就是印章與簽署，就目前的形勢(shì)而言，仍然有一些具有法律效力，以及具有憑證作用的文件需要使用紙質(zhì)保存。由于電子文件載體具有一定的不穩(wěn)定性，而且信息技術(shù)也不穩(wěn)定，同時(shí)電子文件還容易修改，所以將電子文件拷貝存檔也是保證數(shù)據(jù)安全的途徑之一。當(dāng)前，將紙質(zhì)文件與電子文件進(jìn)行轉(zhuǎn)化，使其成為新聞檔案，通常采用的歸檔形式為雙軌制。換言之，就是要將新聞信息的紙介質(zhì)與磁盤、光盤等介質(zhì)一起進(jìn)行有效歸檔，進(jìn)而形成內(nèi)容一致的檔案，雙重保險(xiǎn)。在進(jìn)行新聞信息的歸檔時(shí)，最好使用不同的存貯裝備，以及不同的目錄編制方法。檔案相關(guān)部門不僅要在每一卷紙質(zhì)檔案上進(jìn)行備考表的設(shè)置，而且還要通過目錄備注來將電子信息對(duì)應(yīng)的編碼注明，為日后對(duì)檔案信息的利用提供方便。當(dāng)前，磁介質(zhì)與光介質(zhì)的耐久性問題還沒有得到良好的解決，其將在未來的很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)與紙質(zhì)檔案并存。

從長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光來看，等電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)實(shí)現(xiàn)了進(jìn)一步的技術(shù)改進(jìn)之后，對(duì)于一些具有在參考與情報(bào)方面有重要價(jià)值的文件檔案采用光介質(zhì)與磁介質(zhì)歸檔方式為主、紙質(zhì)介質(zhì)歸檔方式為輔的歸檔方式進(jìn)行新聞檔案的歸檔。而對(duì)于一些在憑證方面具有重要價(jià)值的新聞檔案，要采用以紙質(zhì)介質(zhì)歸檔為主、光介質(zhì)與磁介質(zhì)歸檔為輔的方式進(jìn)行歸檔。這樣的新聞檔案管理方式，不僅能夠使得新聞檔案的管理效率提高，使得館藏檔案管理更加優(yōu)化，而且能夠使得檔案庫房緊張的現(xiàn)狀得以緩解。此外，將兩種不同的新聞檔案管理方式進(jìn)行綜合利用，不僅要謹(jǐn)慎，保證新聞信息歸檔的萬無一失，而且要采用分類的方式進(jìn)行歸檔，最好能夠保存簡(jiǎn)報(bào)、報(bào)道等信息的實(shí)質(zhì)性內(nèi)容，為日后檔案信息的使用提供便利，成為日后相關(guān)工作的重要依據(jù)。新聞單位采用雙套制的檔案歸檔方式，不僅能夠?yàn)闄n案查詢工作提供良好的便利條件，而且通過對(duì)電子檔案的利用，還能夠?qū)崿F(xiàn)快捷查詢。在對(duì)新聞檔案進(jìn)行日常的使用時(shí)，可以首先選擇電子檔案，方便快捷，省時(shí)省力，但是一旦電子檔案出現(xiàn)了問題，就體現(xiàn)出紙質(zhì)檔案的重要性了。因此，新聞單位對(duì)新聞檔案進(jìn)行雙套制歸檔是非常有必要的。

三、信息時(shí)代新聞檔案的管理方法

新聞單位的檔案管理工作與其他行業(yè)的檔案管理工作有著很大的區(qū)別，盡管二者在管理方式與管理手段方面都存在著一定的共性，但是特殊性也非常明顯。在新聞檔案的管理工作進(jìn)行中，應(yīng)重點(diǎn)進(jìn)行以下幾個(gè)方面的管理。

（一）加強(qiáng)新聞信息的儲(chǔ)備管理

新聞信息量非常大，必須要經(jīng)過全面、科學(xué)的組織管理之后，才能夠成為具有一定價(jià)值的信息資源。要想在茫茫的新聞信息中，實(shí)現(xiàn)信息資源的有效整理，就必須要加強(qiáng)新聞信息的儲(chǔ)備管理，將開發(fā)價(jià)值大的信息納入到新聞信息檔案資源的范疇之中。在新聞單位的檔案收集方面，要提高對(duì)新聞檔案歸檔與新聞檔案接收工作的傳統(tǒng)渠道的重視，擴(kuò)寬新聞檔案收集的非主渠道，主動(dòng)收集、監(jiān)控新聞檔案的相關(guān)信息。與此同時(shí)，要對(duì)原始的新聞信息進(jìn)行合理的篩選，將新聞信息資源的可開采性與價(jià)值性充分地體現(xiàn)出來，進(jìn)而在更高的層次上實(shí)現(xiàn)信息儲(chǔ)備與信息需求的統(tǒng)一。

（二）加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用

新聞檔案在很大程度上可以說是當(dāng)?shù)貧v史的記錄，因此，新聞檔案管理的要求也就越來越高。在新聞單位的新聞信息檔案管理方面，要不斷加強(qiáng)先進(jìn)的信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用?，F(xiàn)代信息技術(shù)主要表現(xiàn)在光盤技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)，以及縮微技術(shù)等方面，這些技術(shù)在進(jìn)行新聞信息的組織管理中顯示出重要的作用，提高了新聞信息管理的效率與質(zhì)量。然而，就目前新聞檔案信息化管理而言，新聞單位的檔案網(wǎng)絡(luò)管理化水平仍然比較低，在以后的發(fā)展中，我們必須要在當(dāng)前新聞檔案信息化管理的基礎(chǔ)上，不斷引用現(xiàn)代信息技術(shù)，進(jìn)而促進(jìn)新聞信息資源的共享與價(jià)值。

（三）加強(qiáng)新聞檔案的人文管理

從新聞檔案的內(nèi)容方面考慮，有很大一部分新聞檔案信息都是對(duì)人民群眾呼聲的反映，因此，加強(qiáng)新聞單位新聞檔案的人文化管理是非常有必要的。當(dāng)前，在新聞檔案的管理工作中，呼吁新聞檔案的人文管理并不是歷史的倒退，反而是時(shí)代的進(jìn)步。盡管新聞檔案的信息化管理日益受到人們的重視，在檔案管理中的作用日益凸顯，但是新聞檔案的人文管理仍然是新聞信息資源管理的核心。我們不得不承認(rèn)，信息技術(shù)畢竟只是一種管理技術(shù)，或者說是一種管理方法，而人不僅是新聞信息的產(chǎn)生者，而且是新聞信息的組織人員，同時(shí)還是新聞信息的管理者與決策人員。所以說，人在新聞檔案信息資源管理中的作用才是決定性的?，F(xiàn)代信息技術(shù)只是一種用來管理信息的工具，仍然存在著一定的問題。要想保證新聞信息資源的完整性與安全性，保存好檔案信息的原始性憑證，僅僅依靠先進(jìn)的信息技術(shù)是不行的，還必須要有人的有效參與。

（四）提高新聞檔案管理工作人員的素質(zhì)

新聞單位的新聞檔案管理工作的工作量大，要求的技術(shù)水平高，與此同時(shí)，需要新聞檔案工作人員也必須具備良好的專業(yè)素質(zhì)。當(dāng)前，在計(jì)算機(jī)技術(shù)日益成熟的同時(shí)，新聞單位對(duì)新聞檔案管理人員的素質(zhì)要求也逐漸提高。新聞單位的新聞檔案管理工作已經(jīng)不能夠僅僅局限在傳統(tǒng)的信息收集、信息歸檔，以及信息整理上，而是要求檔案管理工作人員熟悉掌握計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，能夠獨(dú)立有效地使用檔案管理軟件，同時(shí)還必須要具備一定的管理創(chuàng)新意識(shí)，緊跟時(shí)展的步伐。所以，新聞單位的新聞檔案管理工作人員不僅要不斷加強(qiáng)新聞管理的新技術(shù)與新方法，而且要善于使用新的管理手段，充分發(fā)揮新管理方法在檔案管理工作中的作用，最終使得新聞檔案更好地服務(wù)于社會(huì)的發(fā)展。

四、總結(jié)