檔案管理概述范文

前言：我們精心挑選了數篇優(yōu)質檔案管理概述文章，供您閱讀參考。期待這些文章能為您帶來啟發(fā)，助您在寫作的道路上更上一層樓。

第1篇

（一）檔案管理觀念匱乏

長期以來，在中等職業(yè)學校從領導到檔案管理人員一直都沒有重視檔案管理。所有人的觀念都是存放檔案，而不是管理檔案。把檔案管理當作是一種不需要創(chuàng)新和歸類整理的一種簡單的保管工作。這樣不僅僅會使檔案管理效率低下，資料混亂、信息利用率低下。本身檔案管理的目的就是為了更好的進行檔案資料的查詢，能夠為以后的學校發(fā)展提供更好的條件，這樣的簡單保管不僅不能達到這個目的，反而浪費人力、物力，違背初衷。

（二）檔案管理人員素質不高

由于第一條中所敘述的原因，即領導的不重視，這樣就導致了領導委任檔案管理人員時的隨意性。很多中等職業(yè)學校的檔案管理工作人員并非專業(yè)出身，而且也沒有經過必要的培訓。這樣的工作人員根本不能有效的進行檔案管理，無法勝任工作，對檔案的分類整理、信息收集、保管利用等業(yè)務就更不能落到實處?？萍己扛叩臄底只瘷n案信息系統(tǒng)的開發(fā)就更加是難上加難了。

（三）檔案管理手段非現代化

一般學校的檔案管理手段還處于傳統(tǒng)階段，即手工操作的紙質檔案為主的分散管理模式。這樣的手段不僅效率低下，查詢時候的速度低工作量大，而且在多個學校的檔案資料共享過程中，不能夠通過現代化技術進行數字化的改革。

（四）檔案管理制度貫徹不徹底

根據我國《檔案法》的要求，規(guī)范各類型的檔案管理。但是由于學校領導的不重視，檔案管理人員的素質不夠高，對《檔案法》中的要求不能貫徹到底，這就容易出現相關的檔案資料不能上交，或者根本就沒有上交的情況。職業(yè)學校單位也沒有根據自身的實際情況制定出合適自己的《檔案管理制度》，以便學校內部的檔案管理工作落到實處，更有利于學校自身的發(fā)展。

（五）檔案資料不完整，設施落后

中等職業(yè)學校時常因為經費的缺少，不能給予檔案資料管理相應的基礎設施。沒有跟得上現在發(fā)展情況的檔案管理設備和相應的空間就不能滿足檔案管理的要求。這樣就會造成檔案管理的缺失，資料的不完整和資料丟失的現象。

二、為解決上述問題應該采取的相應對策

為解決以上在中等職業(yè)學校檔案管理中所存在問題，首先在領導層面就要加強對檔案管理的認識，轉變傳統(tǒng)的思想觀念，這樣調整這個學校對于檔案管理的看法，組織制定一個檔案管理的工作小組，專門負責對檔案管理人員配備與工作的指導。思想上觀念的提高是基礎，有了這樣的基礎，在其他方面的改革就會變得積極主動了。其次是選擇專業(yè)的檔案管理人員進行學校檔案管理的工作。配備人員的素質提高了，工作的效率也會相應提高，業(yè)務熟練程度也同樣會相應提升。同時學校還應該定期對檔案管理人員進行檔案管理方法和業(yè)務能力的培訓，只有參加過培訓且合格的人才能在檔案管理崗位上進行工作。不合格的人員及時進行再培訓或淘汰。以上都是對于人員上的建議，隨著現代科技的不斷進步，各類信息化程度的提高，網絡的普及，檔案管理也需要從傳統(tǒng)的一面轉化為現代化的管理。只有適應現代化的管理才能夠有助于學校的發(fā)展與建設。將傳統(tǒng)的管理系統(tǒng)進行革新必不可少的就是要加大有關檔案管理的人力物力的投入，更新設備是不可或缺的。結合現代的信息技術，通過計算機進行檔案的分類管理。除了紙質檔案的保管與管理，還可以建立電子檔案數據管理體系，有助于各個學校的資源共享與檔案查詢。

三、結語

第2篇

1.電力工程檔案管理概述

電力工程建設中的資料和數據都比較龐大，檔案管理具有非常重要的作用。新形勢下的電力工程建設日益增加，電力工程所擔負的供電任務越來越艱巨，能否科學地管理好檔案直接關系到電力工程建設能否順利進行。如何歸集種類繁多的電力工程檔案，提升電力工程成果應用水平，這對電力工程檔案的管理提出了新的要求。新形勢下，科學合理地劃分電力工程檔案的類別，建立標準一致的電力工程檔案模板以及規(guī)范電力工程檔案管理流程，是做好電力工程檔案管理的關鍵。

2.電力工程檔案管理實施

電力工程檔案主要對各類電力工程項目的實施過程、電力工程成果、存在問題及改進意見進行記錄，使電力工程的各環(huán)節(jié)信息記錄在案，電力工程項目的質量及效果有據可查，以達到電力工程質量管理、持續(xù)改進、擴大電力工程成果應用的目的?？茖W規(guī)范地做好電力工程檔案管理工作具有重要的現實意義，而隨著計算機技術的快速發(fā)展，電力工程檔案的信息化管理也被賦予了新的歷史使命。做好電力工程檔案管理工作應該從規(guī)范化管理流程、檔案類別的劃分、標準統(tǒng)一的檔案管理三個方面著手。

(1)規(guī)范電力工程檔案管理流程

由于傳統(tǒng)的電力工程檔案隨意不規(guī)范歸檔的模式已經不能適應現代企業(yè)的電力工程管理機制，也不能適應信息化形勢下電子檔案查詢的要求。因此，需要根據企業(yè)文化及特點，在傳統(tǒng)的電力工程檔案歸檔的基礎上，引入現代檔案管理理念和標準化管理方式，使電力工程檔案管理更加符合企業(yè)需要。在企業(yè)內部建立標準化的流程及歸檔時限實現整個電力工程資料歸檔的規(guī)范化管理，通過創(chuàng)建紙質及電子檔案兩種方式，真實有效地記載電力工程的信息，通過信息手段為企業(yè)工程管理決策提供有效信息。

(2)科學合理地劃分電力工程檔案的類別

包括電力工程設計過程、電力工程施工過程、驗收過程。電力工程檔案應按照“分門別類”進行存儲及管理，便于保存、統(tǒng)計及查詢?；谶@一目標并結合供電企業(yè)當前開展的電力工程，將電力工程各類檔案分別進行登記、編目、分類整理、保管，便于查找、統(tǒng)計和分析。

(3)建立標準一致的電力工程檔案

電力工程檔案的規(guī)范統(tǒng)一對于電力工程檔案歸檔、后續(xù)查詢及成果應用等有著極為重要的作用。建立標準一致的系統(tǒng)化電力工程檔案模板以及電力工程檔案裝訂順序對于了解電力工程進度、電力工程效果及電力工程評估、改進意見都具有直觀性及針對性。電力工程檔案應根據電力工程類別分別制定各類標準化、系統(tǒng)化的檔案。

3.電力工程檔案管理的激勵機制

在企業(yè)內部通過電力工程檔案管理評選的辦法，實現“鼓勵先進，鞭策落后”，提升電力工程檔案的管理水平。開展電力工程檔案的評先評優(yōu)，通過“五個方面”進行評比，如電力工程檔案的標準性、完整性、分類的準確性、信息的豐富性，進行年度綜合評選。對于優(yōu)秀員工進行表彰，同時作為電力工程檔案范例進行公開展覽并組織學習，促使各電力工程負責部門按照電力工程檔案管理規(guī)范的要求，督促按時保質地完成電力工程檔案工作。另外，對于未按標準、未按要求時限對電力工程檔案進行整理的，將列入績效考核指標對電力工程項目負責人進行考核。

4.電力工程檔案管理的意義

電力工程檔案的精細化管理是電力企業(yè)不斷加強電力工程過程精益化管理的一個重要環(huán)節(jié)。通過對電力工程檔案及時歸檔、合理分類、規(guī)范整理、安全保管、方便利用，促進各電力工程項目的實施嚴謹有序，注重實效，具有很強的現實意義。第一，電力工程檔案記載著電力企業(yè)發(fā)展過程中的各類電力工程情況，對管理人員研究、了解電力企業(yè)整體員工隊伍素質及電力工程情況，以及為經營決策提供了支持性證據數據，同時有利于確認企業(yè)取得的經營成果。第二，檔案是企業(yè)的無形資產，是企業(yè)在各項電力工程工作中真實的歷史記錄，電力工程檔案本身就是一種重要的資源。過往的一個個電力工程案例、一份份電力工程評估表及改進意見書可以為今后的電力工程提供借鑒，從而可以提升電力工程建設的效率和效果。第三，實行集中管理，統(tǒng)一標準，規(guī)范管理，有力保證案卷質量，為電力工程檔案的借閱、復印及以后工作的順利開展奠定了堅實的基礎。

二、電力工程檔案管理中存在的主要問題

1.重視度不夠，信息化意識不強

信息化建設尤其是電力工程檔案信息化建設沒有受到足夠重視，信息化意識不強是影響檔案信息化的關鍵因素。一些電力企業(yè)沒有意識到電力工程檔案信息化建設的重要性，對其信息化建設以及信息技術的管理應用缺乏全面深入的研究。只注重刻意追求檔案數字化，而忽略了相關發(fā)展配套技術，這種信息化建設只是流于形式的存在，不能適應電力企業(yè)工程建設的需要。

2.專業(yè)人才不足

在電力工程檔案信息化建設過程中，檔案管理人員缺少專業(yè)化訓練，不具備專業(yè)的信息化知識，在實踐操作過程中對信息的采集、開發(fā)與利用缺乏實踐經驗，從而使檔案信息化建設無法理論聯(lián)系實際，影響了信息化的建設進程。

3.缺乏信息化系統(tǒng)標準，信息基礎設施和信息技術開發(fā)利用不足

我國檔案信息化技術處于較低發(fā)展階段，在實現信息資源數字化、信息化的同時，因缺乏相應的配套服務平臺和科學完善的檢索工具，從而使檔案信息化的建設與利用受到限制。目前要實現電力工程檔案信息資源在企業(yè)內部共享，必須要統(tǒng)一檔案信息系統(tǒng)設計和應用軟件的管理標準，同時也要統(tǒng)一電子文件的管理標準和紙質檔案的信息化建設及資源共享。

4.設備落后，資金投入不足

由于許多電力企業(yè)對檔案工作不重視，加之檔案管理的經費有限，導致沒有足夠的資金投入到檔案信息化建設中，這成為阻礙檔案信息化建設以及普及利用的關鍵性因素。缺乏信息化建設的必備基礎設施，技術得不到提升，系統(tǒng)更新緩慢，影響了電力工程檔案信息化工作的發(fā)展。

三、新時期電力工程檔案信息化建設的策略

1.增強電力工程檔案信息化意識，制定發(fā)展規(guī)劃

第3篇

首先是信息化時代的必然要求。在信息化時代，人們對各種時效性強、價值高的檔案信息的需求量越來越大，而如果醫(yī)院未建立檔案信息化查詢系統(tǒng)，龐大的資料庫根本無法滿足信息需求者的查詢要求，更談不上使用效率了。其次是提升現代化管理水平的根本途徑。隨著醫(yī)院現代化的發(fā)展，對信息資源的需求越來越多。然而醫(yī)院方面雖然在檔案信息化方面做出了一定努力，但仍然受到意識、設備、技術等方面條件的約束，實際的工作效率并不高。要想解決這一問題就必須更新傳統(tǒng)意識、改革管理方法、更換技術設備，從繁重的體力勞動中解脫出來，花費更多時間和精力研究和提升信息化管理水平。最后，醫(yī)療事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的不竭動力。醫(yī)療事業(yè)是一項造福人類健康的偉大事業(yè)，從事這項事業(yè)要有長遠的發(fā)展眼光。醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展需要大批的建設人才，而檔案管理就是為了充分掌握人才的資料，從而合理運用人才，發(fā)揮人才的重要作用，實現醫(yī)院事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展?？傊?，檔案管理信息化是非常必要的，不僅有利于醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)的發(fā)展，為醫(yī)院造就大批人才，還能夠優(yōu)化信息資源，并延長檔案的壽命。

二、推進醫(yī)院檔案管理信息化的具體措施

（一）加強檔案軟硬件基礎設施建設

有許多醫(yī)院的檔案資料仍然是紙質或照片形式存儲，這種傳統(tǒng)的存儲方式對空間、溫度、通風以及防火條件等有嚴格的要求，這種方式的資料存儲時間短且存在不安定因素，一旦出現火災、地震等自然因素，很容易丟失重要的資料。利用信息化存儲就能有效避免這種現象，一張硬盤甚至能裝下一個圖書館的全部資料，這樣就解決了存儲空間的問題。為了檔案的安全，還可以設置鏡像站或選擇在互聯(lián)網服務器上儲存，這樣安全性就大大提高了。對此，醫(yī)院要盡快完成計算機、網絡、存儲及錄入系統(tǒng)的建設。

（二）大力推動醫(yī)院檔案數字化工程

我國大部分是公立醫(yī)院，都有幾十年的發(fā)展歷史，而以往積累下來的資料仍然是傳統(tǒng)的紙質或照片，不易保存且檢索困難。對此，醫(yī)院要加大檔案數字化的進程，將這些資料利用先進的錄入工具轉變成數字化存儲格式，進而解決傳統(tǒng)存儲的一些弊端。當前，利用影像錄入的PDF格式文件占用存儲空間小，而且便于檢索，可利用專用軟件進行文字的復制和粘貼，是非常值得醫(yī)院運用和開發(fā)的。

（三）建立科學化的信息檢索體系

醫(yī)院要開發(fā)高效的檢索工具，實現模糊檢索、多關鍵詞檢索以及多范圍、多角度的檢索。檢索工具的開發(fā)可借鑒一些知名的數據庫模式，如知網，它的檢索系統(tǒng)就是十分高效的。另外，還要充分利用互聯(lián)網的檢索功能，將資料上傳于互聯(lián)網或通過局域網讓工作人員隨時隨地都能檢索到需要的資料，最大程度實現資源共享。

（四）開展檔案管理人員信息化業(yè)務培訓

人才永遠是基礎工作的根本。檔案管理工作需要高素質的人才，只有高素質的人才團隊才能提高檔案管理的水平，實現檔案管理為醫(yī)院管理服務的真正目的。醫(yī)院檔案管理信息化建設的專業(yè)性、技術性都很強，亟需一大批事業(yè)心強、專業(yè)基礎扎實、熟練掌握信息科學技術的復合型人才。對此，醫(yī)院要對檔案工作人員進行系統(tǒng)而專業(yè)的培訓，尤其是計算機技術網絡知識、檔案數據信息庫以及信息設備的運用等方面進行重點培養(yǎng)，提高從業(yè)人員綜合素質。

（五）充分開展網絡共享建設