高效檔案管理范文

前言：我們精心挑選了數(shù)篇優(yōu)質(zhì)高效檔案管理文章，供您閱讀參考。期待這些文章能為您帶來(lái)啟發(fā)，助您在寫作的道路上更上一層樓。

第1篇

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案管理；意義；問(wèn)題；對(duì)策

檔案是全部活動(dòng)的真實(shí)記錄，它體現(xiàn)各機(jī)關(guān)單位成長(zhǎng)與發(fā)展歷程，是寶貴的經(jīng)驗(yàn)財(cái)富和重要的信息資源。因此，檔案管理是機(jī)關(guān)管理工作的重要環(huán)節(jié)，對(duì)機(jī)關(guān)效益產(chǎn)生重要影響，是機(jī)關(guān)提高績(jī)效，增加效益，科學(xué)管理的重要保證。

一、檔案管理科學(xué)化的必要性及緊迫性(一)檔案管理是機(jī)關(guān)單位管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)檔案材料無(wú)序零散保存，勢(shì)必為某些重要檔案信息資源持有者提供可趁之機(jī)，造成管理上的被動(dòng)，引起機(jī)關(guān)內(nèi)部管理混亂。由于人員流動(dòng)，把檔案保存在個(gè)別人手中或由各職能部門自行保管，缺乏有效監(jiān)督管理機(jī)制，一旦出現(xiàn)關(guān)鍵人員離職或跳槽，輕則使管理層面斷裂，工作無(wú)法延續(xù)；重則導(dǎo)致機(jī)關(guān)機(jī)密、獨(dú)有知識(shí)產(chǎn)權(quán)和信息流失，造成無(wú)法挽回的損失。檔案有其獨(dú)有的原始記錄，記錄著未公開的、未申請(qǐng)專利的技術(shù)或機(jī)密。占有這些資料就是占有機(jī)關(guān)的技術(shù)或機(jī)密。因此，機(jī)關(guān)單位做好檔案管理工作，可以有效避免因技術(shù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的流失而影響機(jī)關(guān)單位的生存與發(fā)展。

(二)檔案是機(jī)關(guān)單位信用管理的重要保證檔案是公認(rèn)的構(gòu)成信用信息的核心資源。首先，完善的檔案管理可作為展現(xiàn)單位自身誠(chéng)信的一個(gè)窗口，反映各單位的科技成果、管理水平、財(cái)務(wù)狀況等重要內(nèi)容。其次，在社會(huì)信用體系建設(shè)中，信用檔案建設(shè)已成為社會(huì)各界關(guān)注的焦點(diǎn)。國(guó)家已經(jīng)提出要加快建立企業(yè)、中介機(jī)構(gòu)和個(gè)人的信用檔案，使有不良記錄者付出代價(jià)，名譽(yù)掃地，直至繩之以法。可見檔案納入社會(huì)信用系統(tǒng)是必不可少的因素。

(三)檔案是機(jī)關(guān)文化建設(shè)的活力源泉機(jī)關(guān)文化是從機(jī)關(guān)的歷史積淀中提煉出來(lái)，反映在完整系統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案之中。檔案是文化事業(yè)的象征，是文化發(fā)展的真實(shí)記錄，是文化存儲(chǔ)的主要形式。機(jī)關(guān)單位文化建設(shè)應(yīng)立足于本機(jī)關(guān)單位的歷史和現(xiàn)狀，有自身特色，不能脫離本歷史，搞一種毫無(wú)本特色的“泛文化”。綜觀機(jī)關(guān)檔案，可以深刻理解本單位特點(diǎn)及歷史發(fā)展規(guī)律。

二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作存在的問(wèn)題(一)檔案管理重視程度低各單位往往重視財(cái)務(wù)重視人事重視組織等方面的管理，卻很少重視檔案管理，殊不知檔案管理也是機(jī)關(guān)單位管理的重要一環(huán)。許多機(jī)關(guān)單位忽視檔案管理工作，忽視檔案材料是單位的重要信息資源庫(kù)。檔案部門更是作為“冷部門”，極易成為精簡(jiǎn)或兼并對(duì)象，甚至撤銷專門檔案機(jī)構(gòu)，只設(shè)置兼職檔案人員。這些人員崗位不固定，檔案業(yè)務(wù)知識(shí)偏低，待遇較低，再加之檔案機(jī)構(gòu)在單位組織體系中地位低，直接影響檔案工作的發(fā)展。

(二)檔案管理模式落后

目前的機(jī)關(guān)檔案管理雖有一定規(guī)模但內(nèi)部管理與機(jī)關(guān)單位發(fā)展脫節(jié)，檔案分散保管在各職能部門，如財(cái)務(wù)檔案保存在財(cái)務(wù)部、技術(shù)檔案保存在技術(shù)部、文書檔案保存在辦公室，雖各部門都保存檔案，但他們之間互相封閉，整體上處于零散無(wú)序狀態(tài)。大部分檔案管理者又未經(jīng)過(guò)正規(guī)培訓(xùn)，不懂檔案整理，很多檔案實(shí)行簡(jiǎn)單“信袋式”管理，影響檔案的查閱利用。

(三)檔案管理科學(xué)化水平低

隨著信息化的發(fā)展，辦公自動(dòng)化、電子文件、文檔一體化等新生事物相繼出現(xiàn)，使檔案形成方式發(fā)生很大變化。這些檔案的管理和利用方式與紙質(zhì)檔案截然不同，當(dāng)前檔案?jìng)鹘y(tǒng)的工作模式和技術(shù)水平已不能適應(yīng)。因?yàn)槲募钠鸩荨⑿薷牡接“l(fā)都通過(guò)計(jì)算機(jī)運(yùn)行，它具有便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞。因此要運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段來(lái)解決電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存問(wèn)題任重而道遠(yuǎn)。

三、檔案管理科學(xué)化的若干對(duì)策

檔案管理科學(xué)化要求檔案管理要與時(shí)俱進(jìn)，構(gòu)建科學(xué)檔案管理機(jī)制，夯實(shí)完善檔案管理，以檔案管理科學(xué)化促進(jìn)機(jī)關(guān)管理高效化。檔案管理科學(xué)化工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，主要包括兩方面：(一)國(guó)家政府政策層面1.積極完善和宣傳檔案法律法規(guī)檔案行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案執(zhí)法隊(duì)伍建設(shè)，依法監(jiān)督和指導(dǎo)檔案工作。各地政府應(yīng)利用檔案行政執(zhí)法檢查及設(shè)立《檔案法》宣傳月，通過(guò)電視臺(tái)、報(bào)紙等媒體，并通過(guò)張貼標(biāo)語(yǔ)、召開檔案工作座談會(huì)等形式，大力宣傳檔案法律法規(guī)，堅(jiān)持“多宣傳、多聯(lián)絡(luò)、多接觸、多服務(wù)”的工作方法，促進(jìn)檔案工作規(guī)范化建設(shè)。并與相關(guān)部門加強(qiáng)溝通與協(xié)調(diào)，共同督促，積極營(yíng)造建檔氛圍，使更多單位認(rèn)識(shí)到建立健全檔案的重要意義，增強(qiáng)機(jī)關(guān)單位做好檔案工作的自覺性。

2.積極塑造典型，發(fā)揮以點(diǎn)帶面功效精心選擇一些規(guī)模大、作風(fēng)好、有一定檔案管理基礎(chǔ)的單位作為試點(diǎn)，進(jìn)行重點(diǎn)指導(dǎo)、培養(yǎng)，樹立典型，以點(diǎn)帶面，全面提升檔案管理水平。采取先學(xué)會(huì)管理的單位帶動(dòng)后建檔的單位，以老手帶動(dòng)新手，先推出部分示范單位，使其成為“領(lǐng)頭羊”，讓后來(lái)者有榜樣可學(xué)習(xí)，有先例可借鑒。

3.積極開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)

檔案行政管理部門要采取切實(shí)措施：一是舉辦培訓(xùn)班，講授檔案工作的基本業(yè)務(wù)知識(shí)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，使其更快更好地獨(dú)立開展檔案工作。二是深入機(jī)關(guān)單位，現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)和培訓(xùn)。要利用執(zhí)法檢查等時(shí)機(jī)，深入到各機(jī)關(guān)單位現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)。政府部門有必要主動(dòng)服務(wù)，幫助制定合適檔案工作制度、檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)和檔案分類方案，給專兼職檔案人員上培訓(xùn)課，使機(jī)關(guān)單位檔案工作走上標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化軌道。

4.積極提供檔案中介服務(wù)

通過(guò)檔案社會(huì)化服務(wù)的形式對(duì)檔案進(jìn)行代保管、托管、等，檔案中介服務(wù)能滿足這一需求。以檔案中介為依托，開展檔案整理、寄存、代管業(yè)務(wù)。遵循市場(chǎng)需求，各地檔案部門可以設(shè)立“咨詢服務(wù)中心”，為那些人手不足、保管條件較差的機(jī)關(guān)單位提供檔案整理、代管、寄存等服務(wù)，為其提供規(guī)范的科學(xué)化的檔案管理，既節(jié)約管理成本，又能促進(jìn)檔案管理科學(xué)化。

(二)機(jī)關(guān)單位自身層面

1.強(qiáng)化檔案意識(shí)，牢固效用觀念在檔案工作建設(shè)中，首先要提高檔案意識(shí)，確立檔案實(shí)用效益觀念后，才會(huì)用心去收集、整理、保管、利用好這些檔案資料，做好檔案管理工作。各機(jī)關(guān)單位應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《〈檔案法〉實(shí)施辦法》及所屬地檔案條例，提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，自覺接受檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督，主動(dòng)抓好檔案工作。

2.構(gòu)建科學(xué)化檔案管理機(jī)制

只要符合國(guó)家檔案法規(guī)，實(shí)行集中統(tǒng)一管理原則，有利于檔案工作開展，就可以一切從實(shí)際出發(fā)。建立檔案管理機(jī)制，關(guān)鍵要保證檔案的及時(shí)、完整收集、保管和提供有效利用上，體現(xiàn)在是否滿足時(shí)展、社會(huì)發(fā)展的需要，是否有利于檔案管理可持續(xù)發(fā)展，沒必要追求設(shè)施大而全。如果檔案沒有保存齊全完整，不能提供各項(xiàng)活動(dòng)服務(wù)，檔案室再豪華，設(shè)施再完備也是毫無(wú)用處，缺少價(jià)值。

3.科學(xué)利用信息化手段

在機(jī)關(guān)單位信息化建設(shè)中，檔案部門要充分利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量大，檢索速度快等優(yōu)勢(shì)，大力開發(fā)適用于計(jì)算機(jī)完成的檔案檢索方法和存儲(chǔ)模式。檔案部門要建立嚴(yán)格的管理制度，從技術(shù)與管理兩方面，確保檔案實(shí)體與載體的安全，確保網(wǎng)絡(luò)傳輸及檔案數(shù)據(jù)的安全，將歸檔紙質(zhì)文件與歸檔電子文件采用“雙軌制”整理方法，兩者編為一致的檔號(hào)和著錄信息，利于查閱和管理，并做好數(shù)據(jù)備份工作。有條件的單位，逐步推進(jìn)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)，把分散于不同載體，不同地理位置的信息以數(shù)字化形式存儲(chǔ)，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，向各類工作提供大規(guī)模、大信息量的分布式數(shù)字信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。

總之，檔案是國(guó)家和社會(huì)的寶貴歷史資源。因此加強(qiáng)檔案的科學(xué)管理工作，是檔案部門面臨的共同新課題。各有關(guān)部門尤其是檔案管理部門，應(yīng)從戰(zhàn)略高度來(lái)重視和加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位檔案管理工作，以檔案管理科學(xué)化促進(jìn)機(jī)關(guān)管理的高效化。

參考文獻(xiàn)：

[1]張雪艷.檔案管理科學(xué)化探究[J].蘭臺(tái)世界,2007(6):24.

[2]劉亞利.現(xiàn)代檔案管理工作的思考[J].攀枝花學(xué)院學(xué)報(bào),2007(4):35-37.

第2篇

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案管理；意義；問(wèn)題；對(duì)策

Abstract:management of public institutions can not do efficiently without the archives management，must management of archives scientific institutions topromote the scientific management of efficiency.Archives management is the management institution is important one annulus，don\’t recognize the files and theimportant role of archives management work，it will be difficult to work in practice.This paper will analyze the present status quo of management of archives inpublic institutions，discuss that scientific institutions of management of archives has great practical significance，How to strengthen the management of archiveswork，to maintain the integrity and security of archives，to achieve the effective use of the archives.

Keywords:management of archives in public institutions;Meaning;Question;countermeasures

檔案是全部活動(dòng)的真實(shí)記錄，它體現(xiàn)各機(jī)關(guān)單位成長(zhǎng)與發(fā)展歷程，是寶貴的經(jīng)驗(yàn)財(cái)富和重要的信息資源。因此，檔案管理是機(jī)關(guān)管理工作的重要環(huán)節(jié)，對(duì)機(jī)關(guān)效益產(chǎn)生重要影響，是機(jī)關(guān)提高績(jī)效，增加效益，科學(xué)管理的重要保證。

一、檔案管理科學(xué)化的必要性及緊迫性(一)檔案管理是機(jī)關(guān)單位管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)檔案材料無(wú)序零散保存，勢(shì)必為某些重要檔案信息資源持有者提供可趁之機(jī)，造成管理上的被動(dòng)，引起機(jī)關(guān)內(nèi)部管理混亂。由于人員流動(dòng)，把檔案保存在個(gè)別人手中或由各職能部門自行保管，缺乏有效監(jiān)督管理機(jī)制，一旦出現(xiàn)關(guān)鍵人員離職或跳槽，輕則使管理層面斷裂，工作無(wú)法延續(xù)；重則導(dǎo)致機(jī)關(guān)機(jī)密、獨(dú)有知識(shí)產(chǎn)權(quán)和信息流失，造成無(wú)法挽回的損失。檔案有其獨(dú)有的原始記錄，記錄著未公開的、未申請(qǐng)專利的技術(shù)或機(jī)密。占有這些資料就是占有機(jī)關(guān)的技術(shù)或機(jī)密。因此，機(jī)關(guān)單位做好檔案管理工作，可以有效避免因技術(shù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的流失而影響機(jī)關(guān)單位的生存與發(fā)展。

(二)檔案是機(jī)關(guān)單位信用管理的重要保證檔案是公認(rèn)的構(gòu)成信用信息的核心資源。首先，完善的檔案管理可作為展現(xiàn)單位自身誠(chéng)信的一個(gè)窗口，反映各單位的科技成果、管理水平、財(cái)務(wù)狀況等重要內(nèi)容。其次，在社會(huì)信用體系建設(shè)中，信用檔案建設(shè)已成為社會(huì)各界關(guān)注的焦點(diǎn)。國(guó)家已經(jīng)提出要加快建立企業(yè)、中介機(jī)構(gòu)和個(gè)人的信用檔案，使有不良記錄者付出代價(jià)，名譽(yù)掃地，直至繩之以法。可見檔案納入社會(huì)信用系統(tǒng)是必不可少的因素。

(三)檔案是機(jī)關(guān)文化建設(shè)的活力源泉機(jī)關(guān)文化是從機(jī)關(guān)的歷史積淀中提煉出來(lái)，反映在完整系統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案之中。檔案是文化事業(yè)的象征，是文化發(fā)展的真實(shí)記錄，是文化存儲(chǔ)的主要形式。機(jī)關(guān)單位文化建設(shè)應(yīng)立足于本機(jī)關(guān)單位的歷史和現(xiàn)狀，有自身特色，不能脫離本歷史，搞一種毫無(wú)本特色的“泛文化”。綜觀機(jī)關(guān)檔案，可以深刻理解本單位特點(diǎn)及歷史發(fā)展規(guī)律。

二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作存在的問(wèn)題(一)檔案管理重視程度低各單位往往重視財(cái)務(wù)重視人事重視組織等方面的管理，卻很少重視檔案管理，殊不知檔案管理也是機(jī)關(guān)單位管理的重要一環(huán)。許多機(jī)關(guān)單位忽視檔案管理工作，忽視檔案材料是單位的重要信息資源庫(kù)。檔案部門更是作為“冷部門”，極易成為精簡(jiǎn)或兼并對(duì)象，甚至撤銷專門檔案機(jī)構(gòu)，只設(shè)置兼職檔案人員。這些人員崗位不固定，檔案業(yè)務(wù)知識(shí)偏低，待遇較低，再加之檔案機(jī)構(gòu)在單位組織體系中地位低，直接影響檔案工作的發(fā)展。

(二)檔案管理模式落后

目前的機(jī)關(guān)檔案管理雖有一定規(guī)模但內(nèi)部管理與機(jī)關(guān)單位發(fā)展脫節(jié)，檔案分散保管在各職能部門，如財(cái)務(wù)檔案保存在財(cái)務(wù)部、技術(shù)檔案保存在技術(shù)部、文書檔案保存在辦公室，雖各部門都保存檔案，但他們之間互相封閉，整體上處于零散無(wú)序狀態(tài)。大部分檔案管理者又未經(jīng)過(guò)正規(guī)培訓(xùn)，不懂檔案整理，很多檔案實(shí)行簡(jiǎn)單“信袋式”管理，影響檔案的查閱利用。

(三)檔案管理科學(xué)化水平低

隨著信息化的發(fā)展，辦公自動(dòng)化、電子文件、文檔一體化等新生事物相繼出現(xiàn)，使檔案形成方式發(fā)生很大變化。這些檔案的管理和利用方式與紙質(zhì)檔案截然不同，當(dāng)前檔案?jìng)鹘y(tǒng)的工作模式和技術(shù)水平已不能適應(yīng)。因?yàn)槲募钠鸩荨⑿薷牡接“l(fā)都通過(guò)計(jì)算機(jī)運(yùn)行，它具有便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞。因此要運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段來(lái)解決電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存問(wèn)題任重而道遠(yuǎn)。

三、檔案管理科學(xué)化的若干對(duì)策

檔案管理科學(xué)化要求檔案管理要與時(shí)俱進(jìn)，構(gòu)建科學(xué)檔案管理機(jī)制，夯實(shí)完善檔案管理，以檔案管理科學(xué)化促進(jìn)機(jī)關(guān)管理高效化。檔案管理科學(xué)化工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，主要包括兩方面：(一)國(guó)家政府政策層面1.積極完善和宣傳檔案法律法規(guī)檔案行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案執(zhí)法隊(duì)伍建設(shè)，依法監(jiān)督和指導(dǎo)檔案工作。各地政府應(yīng)利用檔案行政執(zhí)法檢查及設(shè)立《檔案法》宣傳月，通過(guò)電視臺(tái)、報(bào)紙等媒體，并通過(guò)張貼標(biāo)語(yǔ)、召開檔案工作座談會(huì)等形式，大力宣傳檔案法律法規(guī)，堅(jiān)持“多宣傳、多聯(lián)絡(luò)、多接觸、多服務(wù)”的工作方法，促進(jìn)檔案工作規(guī)范化建設(shè)。并與相關(guān)部門加強(qiáng)溝通與協(xié)調(diào)，共同督促，積極營(yíng)造建檔氛圍，使更多單位認(rèn)識(shí)到建立健全檔案的重要意義，增強(qiáng)機(jī)關(guān)單位做好檔案工作的自覺性。

2.積極塑造典型，發(fā)揮以點(diǎn)帶面功效精心選擇一些規(guī)模大、作風(fēng)好、有一定檔案管理基礎(chǔ)的單位作為試點(diǎn)，進(jìn)行重點(diǎn)指導(dǎo)、培養(yǎng)，樹立典型，以點(diǎn)帶面，全面提升檔案管理水平。采取先學(xué)會(huì)管理的單位帶動(dòng)后建檔的單位，以老手帶動(dòng)新手，先推出部分示范單位，使其成為“領(lǐng)頭羊”，讓后來(lái)者有榜樣可學(xué)習(xí)，有先例可借鑒。

3.積極開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)

檔案行政管理部門要采取切實(shí)措施：一是舉辦培訓(xùn)班，講授檔案工作的基本業(yè)務(wù)知識(shí)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，使其更快更好地獨(dú)立開展檔案工作。二是深入機(jī)關(guān)單位，現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)和培訓(xùn)。要利用執(zhí)法檢查等時(shí)機(jī)，深入到各機(jī)關(guān)單位現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)。政府部門有必要主動(dòng)服務(wù)，幫助制定合適檔案工作制度、檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)和檔案分類方案，給專兼職檔案人員上培訓(xùn)課，使機(jī)關(guān)單位檔案工作走上標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化軌道。

4.積極提供檔案中介服務(wù)

通過(guò)檔案社會(huì)化服務(wù)的形式對(duì)檔案進(jìn)行代保管、托管、等，檔案中介服務(wù)能滿足這一需求。以檔案中介為依托，開展檔案整理、寄存、代管業(yè)務(wù)。遵循市場(chǎng)需求，各地檔案部門可以設(shè)立“咨詢服務(wù)中心”，為那些人手不足、保管條件較差的機(jī)關(guān)單位提供檔案整理、代管、寄存等服務(wù)，為其提供規(guī)范的科學(xué)化的檔案管理，既節(jié)約管理成本，又能促進(jìn)檔案管理科學(xué)化。

(二)機(jī)關(guān)單位自身層面

1.強(qiáng)化檔案意識(shí)，牢固效用觀念在檔案工作建設(shè)中，首先要提高檔案意識(shí)，確立檔案實(shí)用效益觀念后，才會(huì)用心去收集、整理、保管、利用好這些檔案資料，做好檔案管理工作。各機(jī)關(guān)單位應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《〈檔案法〉實(shí)施辦法》及所屬地檔案條例，提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，自覺接受檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督，主動(dòng)抓好檔案工作。

2.構(gòu)建科學(xué)化檔案管理機(jī)制

只要符合國(guó)家檔案法規(guī)，實(shí)行集中統(tǒng)一管理原則，有利于檔案工作開展，就可以一切從實(shí)際出發(fā)。建立檔案管理機(jī)制，關(guān)

鍵要保證檔案的及時(shí)、完整收集、保管和提供有效利用上，體現(xiàn)在是否滿足時(shí)展、社會(huì)發(fā)展的需要，是否有利于檔案管理可持續(xù)發(fā)展，沒必要追求設(shè)施大而全。如果檔案沒有保存齊全完整，不能提供各項(xiàng)活動(dòng)服務(wù)，檔案室再豪華，設(shè)施再完備也是毫無(wú)用處，缺少價(jià)值。

3.科學(xué)利用信息化手段

在機(jī)關(guān)單位信息化建設(shè)中，檔案部門要充分利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量大，檢索速度快等優(yōu)勢(shì)，大力開發(fā)適用于計(jì)算機(jī)完成的檔案檢索方法和存儲(chǔ)模式。檔案部門要建立嚴(yán)格的管理制度，從技術(shù)與管理兩方面，確保檔案實(shí)體與載體的安全，確保網(wǎng)絡(luò)傳輸及檔案數(shù)據(jù)的安全，將歸檔紙質(zhì)文件與歸檔電子文件采用“雙軌制”整理方法，兩者編為一致的檔號(hào)和著錄信息，利于查閱和管理，并做好數(shù)據(jù)備份工作。有條件的單位，逐步推進(jìn)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)，把分散于不同載體，不同地理位置的信息以數(shù)字化形式存儲(chǔ)，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，向各類工作提供大規(guī)模、大信息量的分布式數(shù)字信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。

總之，檔案是國(guó)家和社會(huì)的寶貴歷史資源。因此加強(qiáng)檔案的科學(xué)管理工作，是檔案部門面臨的共同新課題。各有關(guān)部門尤其是檔案管理部門，應(yīng)從戰(zhàn)略高度來(lái)重視和加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位檔案管理工作，以檔案管理科學(xué)化促進(jìn)機(jī)關(guān)管理的高效化。

參考文獻(xiàn)

[1]張雪艷.檔案管理科學(xué)化探究[J].蘭臺(tái)世界，2007(6):24.

[2]劉亞利.現(xiàn)代檔案管理工作的思考[J].攀枝花學(xué)院學(xué)報(bào)，2007(4):35-37.

第3篇

關(guān)鍵詞：檔案管理；事業(yè)單位；高效；科學(xué)；

Abstract: With the rapid development of the process of China's socialism, the process of institutions is to further strengthen the management, the progressive realization of the efficient and convenient. In the business unit, archives and records management is an extremely important work, in order to realize the informationization, systematic, efficient, it must not to scientific archives management. This article starts from the importance of scientific archives management, analyzed the current situation of China's institutions archives management in the existing problems, and puts forward some concrete measures for the scientific management, for the reference.

Key words: file management; institution; efficiency; Science

中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼A 文章編號(hào)

檔案是人們進(jìn)行各種活動(dòng)的最原始記錄，體現(xiàn)了單位及個(gè)人的成長(zhǎng)和發(fā)展的歷程，是一筆重要的財(cái)富和第一手信息來(lái)源。所以，加強(qiáng)檔案的管理是各個(gè)單位應(yīng)該重視的問(wèn)題，尤其是在事業(yè)單位，應(yīng)該致力于通過(guò)對(duì)檔案的科學(xué)化管理來(lái)助推單位的高效化運(yùn)行。

一、科學(xué)化管理檔案的重要意義

檔案管理作為事業(yè)單位的一個(gè)重要基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)，應(yīng)予以高度重視，檔案出現(xiàn)混亂必將給單位帶來(lái)管理上的隱患。當(dāng)前，一些事業(yè)單位的人員流動(dòng)較快，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)在流動(dòng)的個(gè)人手里或個(gè)別部門，這就容易造成單位秘密泄露，甚至導(dǎo)致知識(shí)產(chǎn)權(quán)流失等嚴(yán)重后果。首先，在事業(yè)單位中，檔案還承擔(dān)著信用管理的重要作用，檔案是信用資源的有效印證，科學(xué)的檔案管理能有效印證事業(yè)單位的科技成果及管理水平的高低，在社會(huì)的信用體系建設(shè)中，檔案管理建設(shè)也承擔(dān)著重要的角色。其次，檔案是事業(yè)單位文化建設(shè)的一個(gè)重要源泉，文化建設(shè)都是從源遠(yuǎn)的歷史發(fā)展中提煉獲得的，而檔案就是一個(gè)最好的反映載體，它能全面真實(shí)的反映出單位的歷史狀況、發(fā)展規(guī)律、文化特點(diǎn)等元素，為文化建設(shè)提供有力支撐。

二、事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）管理制度不完善

當(dāng)前，一些事業(yè)單位對(duì)于檔案的管理沒有形成一整套制度，對(duì)于資料收集也是抓一時(shí)，沒有形成系統(tǒng)的收集制度做以支撐。盡管當(dāng)前有些事業(yè)單位已經(jīng)意識(shí)到這一情況并做出努力，但是呈現(xiàn)的是，有一定的管理規(guī)模，卻和單位的發(fā)展未有效銜接，各部門分散的管理著自己部門的檔案，或者設(shè)立檔案室后，未形成一系列查閱、登記等制度，沒有形成管理規(guī)模，不能做到系統(tǒng)、準(zhǔn)確的對(duì)檔案進(jìn)行管理。

（二）單位重視程度不夠

檔案管理工作一直都是容易被人忽視的崗位，因此，在具體的工作中，事業(yè)單位往往對(duì)人事或組織及財(cái)務(wù)工作管理力度較大，而忽視了對(duì)于檔案的管理工作，忽視了檔案管理在單位發(fā)展中的重要作用，沒有意識(shí)到檔案的材料是一個(gè)單位的重要信息來(lái)源。久而久之，檔案管理呈現(xiàn)出應(yīng)付的狀態(tài)，也就無(wú)從談起加強(qiáng)管理加強(qiáng)服務(wù)。

（三）科學(xué)化管理水平低下

伴隨著信息化、辦公自動(dòng)化進(jìn)程的加快，檔案的存在方式也發(fā)生了很大變化，電子檔案已悄然出現(xiàn)在人們的視野中，其易于復(fù)制、刪除等特點(diǎn)使得傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)適應(yīng)不了現(xiàn)化化的要求， 對(duì)檔案的管理提出了新的挑戰(zhàn)。因此，要?jiǎng)?chuàng)新管理方法，提高科學(xué)化、信息化水平，研究出適應(yīng)電子檔案特點(diǎn)的新方法。

（四）檔案管理人員水平不夠

當(dāng)前，一些事業(yè)單位的檔案管理人員大多是由兼職人員擔(dān)任，或者有全職的保管人員也未經(jīng)過(guò)崗前培訓(xùn)，因而缺乏如何借閱、登記，如何通過(guò)自動(dòng)化手段實(shí)現(xiàn)檔案管理等知識(shí)，大大限制了檔案管理的科學(xué)化建設(shè)。

三、構(gòu)建檔案管理科學(xué)化的措施

（一）建立科學(xué)化管理制度體系

一項(xiàng)工作的具體開展，必須依托于完善的制度作保證。因此，事業(yè)單位應(yīng)致力于建立起科學(xué)化管理檔案的制度，可依據(jù)國(guó)家相關(guān)檔案管理規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制訂出相應(yīng)的實(shí)施細(xì)則，包括檔案的借閱、登記、轉(zhuǎn)出、銷毀等具體規(guī)定，將制度懸掛上墻，組織單位人員深入學(xué)習(xí)，讓檔案管理有法可依，要以能否滿足社會(huì)和時(shí)代的發(fā)展需要為準(zhǔn)則，為檔案的作用發(fā)揮提供支撐。同時(shí)，要加強(qiáng)檢查和監(jiān)督，確保制訂的制度能夠深入人心，能夠落到實(shí)處。

（二）加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視

作為事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)，要高度重視檔案管理在單位建設(shè)中的重要作用，從頂層設(shè)計(jì)中把檔案管理工作提上議事日程，增強(qiáng)工作的事業(yè)心和責(zé)任感，可成立單位檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，具體負(fù)責(zé)檔案管理的開展，并擇機(jī)召開檔案管理形勢(shì)分析會(huì)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和不足，及時(shí)查找出問(wèn)題隱患，以不斷的改進(jìn)工作方法。可以單位中挖掘了宣傳檔案管理工作中的優(yōu)秀人物，發(fā)揮他們的“輻射”作用，引導(dǎo)全體人員認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，以帶動(dòng)單位檔案管理工作的發(fā)展

（三）加強(qiáng)科學(xué)化管理建設(shè)

單位要致力于檔案管理的科學(xué)化建設(shè)，依托計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等信息化工具加強(qiáng)檔案的管理，組織技術(shù)力量有針對(duì)性的研發(fā)檔案管理系統(tǒng)，單位提供相應(yīng)的財(cái)力支撐，可主動(dòng)與地方單位交流檔案管理心得，學(xué)習(xí)借鑒他人科學(xué)化管理的經(jīng)驗(yàn)。對(duì)于電子檔案的存儲(chǔ)、復(fù)制要嚴(yán)格予以控制，將紙質(zhì)檔案和電子檔案有效結(jié)合，通過(guò)建立電子標(biāo)簽等方法集中整合管理，建立起規(guī)范化、完整化、系統(tǒng)化的檔案體制。

（四）加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)

檔案保管員的素質(zhì)高低直接決定著單位檔案管理水平的高低，因此，單位要加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，不僅要學(xué)會(huì)相關(guān)的管理知識(shí)，更重要的是要學(xué)習(xí)通過(guò)科學(xué)化、信息化手段來(lái)管理檔案方法。可通過(guò)舉辦培訓(xùn)班的方式，系統(tǒng)培訓(xùn)檔案管理工作流程及相關(guān)計(jì)算機(jī)軟件使用，并注重平時(shí)工作中的幫帶督導(dǎo)，培養(yǎng)檔案保管人員發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題的能力。還可采取“請(qǐng)進(jìn)來(lái)”和“走出去”相結(jié)合的方法，與先進(jìn)單位掛鉤結(jié)對(duì)，提高單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

結(jié) 語(yǔ)

綜上所述，檔案管理是一個(gè)單位的重要?dú)v史財(cái)富和信息源泉，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視起此項(xiàng)工作的重要性，建立完善起相應(yīng)的檔案管理制度，加強(qiáng)科學(xué)化管理水平，努力提高檔案管理人 員的綜合素質(zhì)，多措并舉提高檔案管理的科學(xué)化水平，以促進(jìn)事業(yè)單位管理的高效化。

參考文獻(xiàn)：

[1] 彭群頤.高校電子文件歸檔工作存在的問(wèn)題與對(duì)策[J]. 湘潭師范學(xué)院學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版). 2007(03)

[2] 趙連強(qiáng).小議現(xiàn)代電子檔案管理存在的問(wèn)題及其解決建議[J]. 中國(guó)科教創(chuàng)新導(dǎo)刊. 2007(12)

[3] 賈士寶.以檔案管理科學(xué)化促進(jìn)機(jī)關(guān)管理高效化[J]. 佳木斯教育學(xué)院學(xué)報(bào). 2010(06)