檔案管理具體流程范文

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第1篇

關鍵詞:檔案管理;知識管理;相關問題

知識管理這種管理方法就是利用各種知識進行管理，將已有的知識進行保存，在當今知識經濟的巨大壓力下，檔案可以承載人們珍貴的記憶，和知識管理具有十分密切的關系，在檔案管理中知識管理發揮著非常重要的作用，因此檔案工作者需要明確知識管理理念，在工作領域中運用知識管理這種新型的管理方法，使自身的創新能力得到提升，從而在社會發展的過程中實現自我價值。

一、知識管理的特征和核心

(一)知識管理的定義。知識管理在當今的管理領域中屬于創新管理，當前還沒有得到廣泛的認可。以網絡的定義為基礎，知識管理主要針對的對象就是知識、知識創造過程、知識應用等各種活動，從而可以使組織共享顯性知識和隱形知識。(二)知識管理的特征對于知識的流動性和共享性給予重視，對于集體智慧進行利用，從而提高組織自身的創新能力和應變能力，使組織在激烈的競爭當中獲得一席之地，對于組織的職工給予精神鼓勵，使員工自身享有一定的權力和責任，從而將員工自身的自覺性和能動性等充分的發揮出來，組織對知識和人才給予重視，在組織內部建立學習型組織。(三)組織知識管理的核心。實現組織的知識管理主要就是識別組織的各種信息和知識，并且進行全面的收集和科學的分類，對于各種相關的知識進行共享，促進知識創新，并且不斷實現知識增值，這樣才可以提升組織的應變能力和創新能力。知識管理的核心就是建設有關知識運用和創造的組織，知識是組織重要的戰略資源，可以更好的和其他組織競爭，組織要更加嚴格的管理知識資源，可以利用知識共享的方式將知識的價值在最大限度上發揮出來，使組織的知識資源得到豐富，從而建立有關新知識共享的機制。組織為服務對象提供的產品和服務當中也要蘊含著知識，在組織的實際經營管理模式當中利用知識管理，創新組織管理。

二、檔案管理的現狀

(一)信息化環境的檔案管理。檔案信息化，指的就是檔案管理模式的重心為實現檔案實體數字化信息化形式，從而為社會提供更多的服務。利用傳統的檔案管理模式，不僅耗費時間而且耗費人力，工作效率較低，實現檔案管理信息化之后，可以提高工作效率，還可以將服務質量提高，使檔案管理具備寬廣的發展空間。檔案管理不斷發展，需要建立信息化知識管理系統，創新檔案管理，滿足社會各個方面的利用需求，可以創造出更多的價值，從而將檔案管理的核心競爭力得到有效提高。(二)檔案管理工作存在的問題。針對當前我國的檔案管理工作存在問題，檔案工作人員缺乏檔案意識，檔案管理人員的素質比較低，需要得到提高。檔案管理過程中，工作人員缺乏檔案保護的意識，沒有制定具體的保護政策和措施。除此以外，檔案人員的學歷和專業技能方面的素質也需要得到加強，切實改進檔案管理工作，必須獲得社會各個方面的支持。當前檔案工作的硬件設備比較差，相關的設施也沒有配備齊全，需要改進庫房環境。

三、檔案管理中知識管理的應用

(一)細化檔案管理保管過程。在網絡化的背景下，在檔案管理中利用知識管理，需要檔案管理的細化。在檔案管理中，基礎工作是檔案的保管，在傳統的管理過程中，管理單位就是立卷，其中存在很多隱含的問題，檔案人員對于檔案材料信息無法主動的了解。關于信息的查閱也不夠方便，變動過的檔案很難進行查詢，如果需要查閱的內容包含在內，整卷的查閱，非常耗費時間和人力。上述的管理方法比較落后，當前我國辦公自動化技術不斷得到普及，開始廣泛的利用網絡信息存取技術，檔案管理細化了保管單位的運用過程。知識管理的基本單位就是知識元，具備行政指令、基本原理、技術方法等各個單元。利用計算機和網絡通信實現知識元管理，這樣會更加便利。與此同時將檔案管理當中存在的問題進行挖掘，并研究解決，從而促進檔案信息資源得到更加深入的開發。(二)再造檔案管理業務流程。實現業務流程的再造就是再設計組織當中的工作流程和程序。再造檔案管理業務流程，以文件生命周期設計為基礎，使組織文件和檔案成為不可分割的整體，突破傳統的文件工作和檔案工作存在的界限，從而可以促進組織的文件檔案工作實現一體化，統一設計業務流程。這個流程當中包括文件的生產、歸檔、保存等一系列過程，這樣可以更好的管理組織檔案，將其服務功能得到強化，從而提高組織的工作效率。知識管理不斷發展，檔案管理部門需要在自身的管理當中利用知識管理新技術，改變傳統的檔案管理方式，更多的利用網絡技術和數據庫技術，使其作為強大的支撐，引進各種現代化的工作方式，從而實現有序化的檔案管理。(三)拓展檔案的管理職能。不斷加強組織的知識管理，并且在這個過程中不斷利用信息技術，轉變檔案管理的職能，組織需要建立新的管理模式才能滿足這種需要。要想轉變職能，首先需要實現知識的歸納，并且大力開發檔案知識，從而針對檔案管理實現智能化的服務，可以共享檔案知識資源，這就需要轉變觀念，高度重視檔案管理，以組織知識管理的整體要求和規劃為基礎，將檔案管理職能進行完善。轉變職能的同時也要轉變檔案人員的角色，使其成為檔案知識的管理者。(四)強化檔案管理人員的修養。當前在檔案管理工作者中存在著很多問題，專業技能不夠熟練，知識也比較匱乏。主要是因為管理者專業培訓不足，自身的思想觀念比較落后，主要利用的還是傳統的檔案管理模式。檔案管理部門要想更好的進行運作，需要將檔案管理技術進行更新，定期培訓檔案管理人員，加強繼續教育，領導需要更多的利用鼓勵政策，創造出互利的氛圍，可以使員工之間進行情景演練，使員工可以產生集體榮譽感，從而更加努力的工作，為組織爭取創造更多的經濟效益。在日后的工作當中更好的利用最新的管理模式，有效的結合現代信息化技術和檔案管理知識。

當前我們正處于知識經濟的時代，檔案工作應該明確傳統管理模式對于檔案管理的不利影響，抓住機遇，實現創新，結合檔案管理和知識管理，科學合理的進行檔案管理，使用戶可以盡快的獲得自己需要的信息，從而促進檔案管理工作在知識管理模式中更加順利的進行下去。

作者:郭璐 單位:呂梁教育學院

參考文獻:

［1］鄧堯偉．會計師事務所業務檔案管理的發展現狀及相關問題探討［J］．檔案學通訊，2013(4):86－89．

［2］劉躍杰．知識管理在事業單位檔案管理中的應用［J］．現代交際，2016(2):128．

［3］盧愛鳳．信息化條件下檔案管理中的相關問題及未來趨向［J］．中外企業家，2016(14):200+202．

第2篇

1 “互聯網+”時代的檔案管理機遇與挑戰

1.1 “互聯網+”時代的檔案管理機遇

1.1.1 技術手段不斷豐富

在“互聯網+”時代背景下，檔案管理手段呈現出多元化特點，檔案管理技術手段日漸豐富，檔案管理信息系統作用下，大幅度降低了檔案信息管理難度，也減少了檔案管理人員工作量，提高了檔案管理效率與質量。在日常工作中，檔案管理人員可以借助檢索功能，在最短時間內查找各類檔案，分層管理檔案信息，促使各類檔案管理具有鮮明的關聯性特點。同時，在“互?網+”時代下，檔案存儲形式也日漸多樣化，比如，視頻、音頻，大幅度提高了檔案管理質量，檔案信息數據也更加準確，出現多樣化的檔案管理技術選擇平臺，各類管理機構、企業之間的合作、交流日漸增多，各類檔案管理系統應運而生，電子檔案管理系統具有鮮明的時效性特點。

1.1.2 服務空間不斷拓展

在社會經濟活動作用下，社會各類信息頻繁出現，檔案管理者借助互聯網信息技術，構建出合理化的檔案管理系統，有著較大的管理空間，檔案管理呈現出數字信息化特點，在計算機系統中存儲著海量檔案信息，其存儲成本并不高。在日常工作中，檔案管理人員可以不受時空限制，查詢各類檔案數據信息，離線管理各類檔案，能夠為檔案使用者提供優質的遠程服務，檔案服務空間進一步拓展。

1.1.3 檔案時效不斷提高

隨著社會不斷發展，檔案種類日漸增多，具有鮮明的時效性特點，傳統紙質檔案管理已無法有效滿足這方面的客觀要求，必須對其加以優化完善。在“互聯網+”時代下，時效性是互聯網信息技術的顯著特征，檔案管理也具有較高的敏感度，可以動態跟蹤各類檔案信息，檔案管理也具有較好的交互性、動態性。同時，所構建的檔案管理系統可以有效整合大數據、數據挖掘技術等，不斷開辟全新的檔案管理空間，大幅度提高檔案管理效率，檔案時效不斷提高。

1.2 “互聯網+”時代的檔案管理挑戰

1.2.1 管理模式變革

站在客觀角度來說，傳統檔案管理過分注重管理人員已有的經驗，不注重檔案科學化與系統化管理，和傳統檔案管理相比，以互聯網信息技術為中心的檔案管理系統有著明顯的區別，急需要優化檔案管理流程、管理模式，對檔案管理人員也提出了新的更高要求。也就是說，在“互聯網+”時代背景下，檔案管理迎來發展機遇的同時，也需要更好地應對來自各方面的挑戰，必須多層次優化變革檔案管理模式，構建標準化的檔案管理流程、檔案管理模式，不能再采用傳統單一化管理模式，才能有效滿足“互聯網+”時代下檔案事業發展的客觀要求，確保一系列檔案管理工作有序開展。

1.2.2 檔案管理意識落后

在“互聯網+”時代背景下，檔案管理人員構建檔案管理系統中，需要構建合理化的檔案管理體系，對檔案管理人員也提出了更高的專業性要求。由于長期受到傳統紙質檔案管理的影響，檔案管理人員并不具備互聯網+時代下的檔案管理意識，檔案管理意識落后，對互聯網信息技術作用下的檔案管理系統流程缺乏正確的認識，不具備較高的職業道德素質，責任感不強，影響檔案管理工作的順利開展。同時，檔案管理人員不具有較高的業務素質，檔案管理操作能力不高，無法有效發揮互聯網信息技術多樣化作用。

1.3 檔案管理難度不斷增加

在“互聯網+”時代下，傳統檔案受到巨大的沖擊，要求加強檔案標準化管理，加上檔案信息自身具有鮮明的差異性、動態性，檔案信息數據不斷增加，檔案管理難度也大幅度增加，還要對檔案信息進行一系列操作，比如，記錄、歸檔、查閱，檔案管理人員必須注重自身專業技能的提高，才能更好地管理各類檔案。同時，在互聯網信息技術作用下，網絡數據不具有較高的保密性，檔案數據信息具有較高的泄露風險，一旦沒有及時做好檔案信息備份工作，相關檔案信息丟失，會造成嚴重的經濟損失。

2 “互聯網+”時代的檔案管理途徑

2.1 強化檔案管理意識，優化檔案管理制度

在檔案管理過程中，檔案管理者必須與時俱進，轉變自身傳統觀念，全方位正確認識檔案管理，要多角度加強自身檔案管理意識。檔案管理者要多層次掌握各方面專業知識，比如，科技檔案管理、企業檔案管理、電子文件管理，將其靈活應用到檔案管理中，科學管理各類檔案。同時，檔案管理者要增強自身責任感，具備終身學習意識，注重檔案安全性以及準確性的提高，優化利用互聯網信息技術，科學管理各類檔案信息。此外，在日常運營中，檔案管理者必須嚴格按照“互聯網+”時代下檔案管理具體要求，優化檔案管理制度，明確檔案管理一系列內容以及電子檔案管理標準，全方位監督檔案管理，提高檔案管理整體質量。

2.2 優化檔案管理模式與服務形式

在“互聯網+”時代下，檔案管理者必須優化利用互聯網信息技術，結合其特點、性質，優化完善檔案管理模式，科學管理海量檔案信息數據。檔案管理者要圍繞網絡，在最短的時間內有效組織網上海量信息數據，實現檔案網上服務，為檔案信息使用者提供更加優質的服務，借助互聯網技術，構建合理化的檔案管理數據庫以及數據管理中心，科學管理檔案的基礎上，開展多樣化檔案管理工作，比如，查詢、服務、利用，實現計算機檢索，取代傳統手工查詢，便于檔案管理者以及使用者更好地查詢所需的檔案信息數據。檔案管理者要借助互聯網信息技術，優化檔案服務形式，比如，電子信箱服務、數據庫查詢服務、檔案匯編專題服務，為檔案信息使用者提供針對，有效滿足他們各方面客觀需求。

2.3 提高檔案工作者綜合素質

在“互聯網+”時代下，互聯網信息技術已被廣泛應用到檔案管理中，傳統檔案管理方法以及管理模式發生了質的變化。檔案局必須意識到檔案工作者綜合素質的重要性，要根據檔案工作者各方面情況，結合當下檔案管理特點、性質等，優化利用現代化技術手段，定期對檔案工作者提供全面、系統化培訓，引導他們學習最新檔案管理理念、管理知識、管理技術，能夠將多樣化現代技術靈活應用到具體工作中，注重電子文件的深入研究，科學管理各類電子文件，在實踐中積累豐富的工作經驗，成為新時期高素質專業人才，有效開展檔案管理工作。

第3篇

關鍵詞：文書處理；檔案管理；策略

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）07-0-01

一、前言

文書檔案管理工作是各企業、公司檔案工作的核心內容，文書處理整體工作質量對檔案管理服務發揮著重要影響作用。優質的檔案管理工作則離不開公文科學、有效處理的完善支持。因此，作為通信精英企業的鐵通公司，只有秉承系統、科學、規范原則，優化文書處理，開展現代化檔案管理，才能真正提升實踐工作水平，令優質的檔案工作有針對性地令鐵通遼寧分公司在鐵通公司的持續發展中作出相輔相成的重要貢獻。

二、提升文書處理規范性，優化檔案管理

良好的文書處理需要依據規范程序開展各項工作，針對遼寧分公司經營規模龐大、業務豐富廣泛、涉及較多現代化、網絡信息技術的現實特征，文書處理工作更應依據科學規律，統籌安排工作流程，推進各個工作環節的良好銜接、文件檔案在公司內部的順暢流轉、共享傳遞，進而綜合應用于細化管理。遼寧公司應由文書工作具體形式進行處理流程的科學設計，確保各類檔案文件的高效處理，有效利用，提升工作效率，規范工作秩序。文書處理具體流程包括內部發文、編撰、收文、日常檔案管理等流程。其中收文與發文處理又劃分出更周密的處理程序，并體現了各個工作環節的緊密聯系、互相滲透、有效制約與環環相扣。不同分公司對具體的檔案管理、文書處理環節則會呈現不同做法，而基本的處理環節卻不應隨意的增減或省略，應遵循客觀規律、流程安排進行規范處理，只有這樣才能優化檔案管理。確保文書檔案的合理快速運轉，并在公司內部營造良好的工作環境與暢通的工作秩序。

三、科學制發公文，優化文書處理

公文是檔案形成的基礎，其制發科學性對于自身質量與整體檔案水平均產生了至關重要的影響。因此制發實踐應秉承科學標準原則，摒棄注重公文內容、忽視制發形式的不良意識。應科學依據我國公文格式相關要求，針對行文目標、發文權限、行文關系，合理選擇公文類別，體現文種應用的合理時效性。其具體內容應包括發文機構、秘密級別、文號、簽發方、具體題目、主送方、內容、印章、抄送機構、時間以及附件等。同時應注重的原稿公文的有效整理與科學收集，令其良好的映射文件形成公文的具體流程，并做好原始憑證歸檔保存。工作人員對于經過幾次修改的文稿均應全面收納，良好保存。對于字號的編制，應依據文件形式進行統籌編制，不應出現某某字或第的字樣，同時不應編制字號虛位。對于主題詞內涵的解析應體現準確規范性，即應依據詞表規定進行選擇，對于特殊應用的自擬詞則應用三角符號進行清晰標識。為體現公文制發的良好時效性，應按行文公司負責人具體的簽發時期進行編制。作為正文內容的有效補充并提供一定參考依據，公文附件也不可缺少，不應將其隨意略去。應位于正文后進行附件題目及順序的標注，體現公文制發完整有效性，進而為優質的文書處理打下良好的基礎。

四、人性化實施歸檔立卷，契合現代化檔案管理目標

現代化檔案管理目標要求，對于相似公文不應重復歸檔立卷，同時應實施有序化的組合歸檔管理，這樣才能體現檔案信息的廣泛利用價值、令其發揮優質應用效果，體現立卷管理的規范整體性，便于工作人員的個性化檢索應用。因此，遼寧分公司在開展歸檔立卷工作中，應基于自身發展需求，面對龐大豐富的檔案信息、文件、資料科學把握以我為核心的實踐工作原則，有效區別各類資料與文件，注重內容、核心價值與具體形式的有效劃分，進而明確核準各類高度相似的資料與文件。同時應確保卷宗處理的一致完整性，應依據鐵通公司發展特征、經營業務類別、經濟發展形勢明確主次，樹立人性化管理目標，將不應歸檔文件合理篩除，并注重預防價值化文檔信息的不良丟失，進而科學實現現代化檔案管理目標。

五、引入現代化文書檔案管理手段，提升工作效率

為顯著提升工作效率，應科學引入現代化文書檔案管理手段，借助網絡系統平臺、計算機、信息化管理技術，創建文書檔案優質管理體系，實現前文后檔單次錄入、廣泛應用的科學目標。應借助計算機系統、自動化管控手段，一體化開展文書處理、檔案管理工作，利用往來平臺，實現文件檔案的快速、穩定傳輸。同時可將檔案文書之中具有一定聯系、性質同樣的工作做一體化連接，實現數據共享與高效轉儲。再者，可引入多媒體實踐技術，采用圖文并茂、聲像具備的手段令檔案文書工作靈活開放，實現自動化的信息整理、文檔分類、檔案立卷、文書鑒定、規范錄入、細化標引、綜合統計與快速打印，進而令工作人員可由機械化的操作管理中脫離出來，有精力從事更高技術含量的文書檔案工作，發揮核心服務價值。

六、結語

總之，基于文書處理、檔案管理科學重要性，互相作用影響特征，我們只有依據鐵通公司經營業務特征，開展規范性文書處理、科學制發公文、實施人性化歸檔立卷、引入現代化檔案管理手段，才能優化文書檔案管理實踐效果，提升工作水平，令優質的檔案信息管理、文書處理為促進鐵通公司的持續健康發展提供優質保障。

參考文獻：