檔案整理案例范文

前言：我們精心挑選了數(shù)篇優(yōu)質(zhì)檔案整理案例文章，供您閱讀參考。期待這些文章能為您帶來啟發(fā)，助您在寫作的道路上更上一層樓。

第1篇

目前，照片檔案的收集和征集工作已引起重視，對(duì)收集和征集的照片如何按規(guī)范進(jìn)行整理，這是檔案業(yè)務(wù)建設(shè)中的一項(xiàng)新工作。本人擬依據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《照片檔案管理規(guī)范》和《浙江省照片檔案管理規(guī)范實(shí)施細(xì)則》，結(jié)合實(shí)際，談?wù)務(wù)掌瑱n案的征集和整理。

一、照片檔案的征集

檔案室接收照片是依據(jù)《檔案館工作通則》的規(guī)定，在接收其他載體形態(tài)檔案的同時(shí)接收照片檔案。但是，一方面由于檔案室照片檔案工作開展較晚，還有大量的照片散存在部門及個(gè)人手中，這就不能保證檔案室接收的照片檔案的完整性，另一方面為了豐富檔案室藏，檔案室征集照片在內(nèi)容上應(yīng)該貫穿以本單位為主的思想，使室藏具有濃厚的單位特色，所以應(yīng)隨時(shí)收集和征集反映本單位特色的和具有保存價(jià)值的照片檔案。

1.檔案室征集照片檔案的途徑與要求

征集照片檔案，一是向社會(huì)各方面征集，如向相關(guān)的本系統(tǒng)的兄弟單位征集。二是向私人征集。征集采取無償和有償征集相結(jié)合的辦法。另外，檔案室還可根據(jù)需要與有關(guān)單位合作補(bǔ)拍或翻拍一些有價(jià)值的照片。

檔案室在征集照片時(shí)，盡量要求底片、照片和文字說明齊全，底片與照片的影像相符，以保證照片檔案的完整準(zhǔn)確，對(duì)于無法確定照片內(nèi)容的要進(jìn)行考證。

2.照片檔案的征集范圍

確定征集范圍，是確保照片檔案齊全完整的基本條件，檔案室在征集照片的同時(shí)，應(yīng)根據(jù)豐富室藏和反映單位特色的要求，制訂出照片的征集范圍，就本單位來講，本人認(rèn)為，檔案室征集照片大致有以下幾個(gè)方面：

參加黨代會(huì)、人代會(huì)、工代會(huì)、團(tuán)代會(huì)、婦代會(huì)和其他重要會(huì)議的本單位代表主要照片；

國(guó)家局、省、地領(lǐng)導(dǎo)來處視察工作的照片；

領(lǐng)導(dǎo)參加外事活動(dòng)的照片；

歷屆主要領(lǐng)導(dǎo)、先進(jìn)生產(chǎn)（工作）者的照片；

本單位各項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)證書、獎(jiǎng)品的照片；

本單位各項(xiàng)獲得各種榮譽(yù)的照片；

引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)的照片；

開展重大活動(dòng)形式的照片；

反映本系統(tǒng)、本單位建設(shè)有一定特色的照片；

本單位發(fā)生的重大事故、自然災(zāi)害的照片。

3.照片檔案的鑒定

照片檔案的鑒定，也就是照片的篩選工作。在篩選照片的過程中，必須注意照片檔案的特性。

客觀性：照片檔案所反映的是真人真事和具體的事物，它不僅能把當(dāng)時(shí)的人物和事物如實(shí)的再現(xiàn)出來，而且能把當(dāng)時(shí)的環(huán)境、氣氛烘托出來，給人以真實(shí)的感覺。照片一經(jīng)形成，具有其獨(dú)立的形態(tài)，真實(shí)地記錄下客觀外界的反映。照片的價(jià)值，首先取決于照片的客觀性、真實(shí)性。

直觀性：照片檔案能生動(dòng)形象地反映出事物的面貌，給人以活靈活現(xiàn)的感覺。照片既可以反映處容處貌、機(jī)械設(shè)備，又能再現(xiàn)其經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)狀況，照片檔案的直觀性和形象性是一般文字檔案所無能替代的。

再生性：照片檔案的真實(shí)性和形象性，促使它能夠吸引不同的利用者，而被廣泛地利用，雖然照片只有一張，但它可以用底片去加印，根據(jù)利用者的需要翻印，去滿足客觀多方面的需要。再生性是照片檔案的一個(gè)很大的特性，使它比一般檔案具有更大的通用價(jià)值。

鑒于照片檔案有上述特點(diǎn)，因此，對(duì)照片檔案鑒定應(yīng)與其他載體檔案的鑒定有所區(qū)別，凡屬反映一定歷史時(shí)期各職能管理活動(dòng)的照片，都是人們活動(dòng)的歷史記錄，它們都有一定的價(jià)值，應(yīng)作為檔案資料保存下來，具體保存方法有二種：一種是作為檔案組成案卷保存；一種是作為照片材料放在影集或盒子里保存，也就是把鑒定后的照片分兩方面存放。比如說，一個(gè)事件的照片歸檔，有多有少，多的幾十張，甚至上百張，對(duì)這類照片，就需要作鑒定、篩選，選留精品，剔出重份，把影像好的、有代表性的、能反映該事件全貌或內(nèi)容的照片挑選出來，組成案卷，成為照片檔案。對(duì)挑剩的照片，也應(yīng)適當(dāng)保留，不好輕易銷毀，因?yàn)閼{移交部門和檔案人員鑒定，不能確保鑒定質(zhì)量，有些剔出的照片可能還會(huì)被利用，這在我們實(shí)際工作中遇到過這種情況。原因有多方面，主要原因在于挑選的眼光不同，利用目的不同。所以，對(duì)挑剩的照片另外加以保存，是有利無害的，還有一類照片，拍攝只有一、二張，而且利用率也很少，但它反映了單位在一定時(shí)期的某些職能活動(dòng)。對(duì)這類照片，鑒于它的利用率不大，也可與刪選后剩下的照片放在一起。

總之，照片鑒定工作十分重要，確定照片是否需要保存，不光從其歷史價(jià)值、實(shí)際使用價(jià)值考慮，還應(yīng)作全面的權(quán)衡考慮。

二、照片檔案的整理

照片檔案的整理是科學(xué)地管理照片檔案，確保照片檔案的安全、方便使用的重要條件。具體地說就是將一組組、一張張有聯(lián)系的照片，通過分類、編排、加注文字說明等系統(tǒng)、規(guī)范地整理，組合在一起的工作。照片檔案的整理，有別于其它檔案的整理。究其原因，一是檔案室征集來的照片來源于不同的部門和個(gè)人，具有來源廣泛的特點(diǎn)；二是檔案室征集的照片，一般都是反映某一事件、某一問題、某一方面特色，它具有專題性強(qiáng)的特點(diǎn)。根據(jù)上述特點(diǎn)，檔案室在整理照片檔案時(shí)，首先要對(duì)照片檔案的歸屬進(jìn)行分類、組卷，然后編目。

1.照片檔案的分類、組卷

檔案室照片分類采用一個(gè)全宗內(nèi)按年代—問題進(jìn)行分類的方法。分類應(yīng)保持前后一致，同屬一類的，在分類的基礎(chǔ)上按時(shí)間的順序?qū)⒄掌们薪腔虿宕姆绞焦潭ㄔ谛卷撋希缓蠹幼⑽淖终f明。文字說明包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等六大要素，綜合運(yùn)用這六要素，可概括地揭示出照片影像反映的全部信息。

若是一組照片，應(yīng)在一組照片的第一張的上方編寫總說明，說明采用橫寫的格式，寬度最窄不得小于50MM。凡是有總說明的，對(duì)總說明中已說過的內(nèi)容，分說明則不在重復(fù)，只要說清楚該張照片的主要內(nèi)容和主要人物即可，分說明中也可不再加注參見號(hào)。分說明在照片號(hào)前應(yīng)注“*”號(hào)，單張照片的說明在照片正下方或左右側(cè)書寫，其他與總說明同。

照片檔案的組卷，一般掌握在每卷三十頁左右芯頁為宜，若是案卷內(nèi)照片數(shù)量太少時(shí)，可把幾個(gè)年代中反映同一問題的照片組卷在一起，各年代之間用軟卷皮區(qū)分開，在各軟卷皮上分別編寫各自的檔號(hào)，統(tǒng)計(jì)照片檔案案卷數(shù)量時(shí)以軟卷為單位進(jìn)行并注明照片數(shù)量。軟卷皮封面書寫與普通案卷封面同，案卷題名應(yīng)概括卷內(nèi)全部照片的基本主題。

2.照片檔案的編號(hào)和文字說明的編寫

（1）照片編號(hào)。同一類的卷內(nèi)照片按事件發(fā)生的時(shí)間先后順序排放，然后對(duì)每張照片編寫卷內(nèi)序號(hào)，照片號(hào)也就是案卷內(nèi)照片的順序號(hào)，一個(gè)案卷一個(gè)流水號(hào)。

（2）編寫文字說明。文字作為檔案的記錄手段，在照片檔案中占有相當(dāng)重要的地位，它是整個(gè)照片的有機(jī)組成部分。照片和文字說明是相輔相成的，是密不可分的整體。因此，必須把好文字說明這一關(guān)，文字說明包括照片事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等六大要素，綜合運(yùn)用這六要素，可概括地揭示照片影像反映的全部信息。

文字說明既要揭示出每張照片的內(nèi)容，又要簡(jiǎn)潔、明了，不宜過長(zhǎng)，避免啰嗦重復(fù)。

“說明”分有總說明、分說明。一般以照片的自然張為單元編寫說明，一組（若干張）有密切聯(lián)系的照片，開頭一張應(yīng)編寫總說明，再對(duì)編寫總說明的照片及其它各單張照片編寫簡(jiǎn)要的分說明。總說明在開頭一張照片的上方書寫。分說明在各單張照片正下方書寫。

3.照片檔案檔號(hào)的編制

照片檔案檔號(hào)的編制以全宗號(hào)———目錄號(hào)———案卷號(hào)———張?zhí)柕姆绞竭M(jìn)行，根據(jù)十大問題類來編制目錄號(hào)。主要從以下三方面考慮：（1）便于提供利用。采取問題相對(duì)集中的分類方法，可迅速、及時(shí)地提供利用；（2）有利于插卷。以后歸檔的照片可按不同類別歸入照片檔案中去。（3）避免案卷號(hào)的重復(fù)或留有空號(hào)，發(fā)生漏號(hào)等現(xiàn)象。

4.底片的分類和編號(hào)

底片是照片檔案的原始材料，照片檔案的再生性就起源于底片，沒底片就沒有照片，因此，做好底片的分類和編號(hào)是十分重要的。

（1）底片的分類

按底片的極性分成負(fù)片和反轉(zhuǎn)片兩種。

負(fù)片是經(jīng)曝光、顯影、定影等處理后的膠片，物象的明暗與實(shí)物相反，用來印制正片。

反轉(zhuǎn)片是通過感光、顯影過程，便能直接在底片上得到與原物象明暗和色彩完全相同的正像。反轉(zhuǎn)片不可復(fù)制，用它可直接進(jìn)行照片制版，反轉(zhuǎn)片也可稱為正片。廣告片、幻燈片都屬于此類。

在每一全宗內(nèi)，由于負(fù)片和反轉(zhuǎn)片兩者極性相反，要按不同要求單獨(dú)整理和存放。

（2）底片的編號(hào)

底片分類后，要對(duì)各類底片進(jìn)行編號(hào)。其方法是：同一類底片按歸檔順序編大流水號(hào)，其格式為全宗號(hào)——底片號(hào)。

底片編號(hào)應(yīng)用鐵筆編排刻寫在底片乳劑面右上角，放入袋中保管，底片袋右上角應(yīng)標(biāo)明底片號(hào)。復(fù)制底片應(yīng)在左上角標(biāo)注“F”字樣。按底片號(hào)順序?qū)⒌灼迦氲灼瑑?cè)。底片案卷編號(hào)在全宗內(nèi)編制案卷號(hào)并注明卷內(nèi)底片的起止號(hào)。

反轉(zhuǎn)片與照片一同分類編號(hào)，分別保管。

照片檔案的保管期限原則上與所反映的文書、科技等其他檔案保管期限一致。

5.對(duì)剔出照片、底片的處理

對(duì)整理后刪選下來的照片和底片，另外加以保存，以備選用。照片可裝入相冊(cè)或盒子里存放，底片裝入底片冊(cè)保存。這些照片、底片，也要分類編號(hào)，和組成案卷的照片檔案分類編號(hào)一樣。這樣做，是為了萬一利用這些照片、底片時(shí)方便查找，及時(shí)提供給利用者。

第2篇

1、基礎(chǔ)設(shè)施老舊。__鎮(zhèn)現(xiàn)有檔案室2間36平米左右，面積偏小，環(huán)境簡(jiǎn)陋、存在漏雨、陽光直射、潮濕、通風(fēng)不良，墻壁掉皮等現(xiàn)象，無防火設(shè)施、檔案柜陳舊，部分生銹打不開，使檔案受潮、發(fā)霉。

2、檔案收集不全。各站所、村、社區(qū)形成的文檔材料、專業(yè)檔案和照片收集、整理收集不完整，歸檔率低。部分文書檔案遺失、年份銜接斷檔，重要檔案丟失。

3、檔案意識(shí)淡薄。各站所、村、社區(qū)沒有形成良好的存檔意識(shí)，檔案未及時(shí)交到鎮(zhèn)檔案室管理，致使檔案散落丟失。養(yǎng)老保險(xiǎn)、土地確權(quán)等部分基礎(chǔ)檔案自行保管，安全性不高，利用率低。

結(jié)合__年縣檔案局執(zhí)法檢查和年終考核，集中整理各站所、村和社區(qū)10年（2004年-__年）檔案，形成環(huán)境良好、存檔有序、便于查閱、管理規(guī)范的新局面。

（一）準(zhǔn)備階段

制定整改方案，設(shè)置專門檔案室，采購密集柜與相關(guān)硬件設(shè)施，明確相關(guān)負(fù)責(zé)人。召開部署動(dòng)員培訓(xùn)會(huì)議。邀請(qǐng)縣檔案局專業(yè)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)、培訓(xùn)內(nèi)容為檔案年限的分類、接收檔案類型和存檔流程等。參加培訓(xùn)人員：檔案室工作人員、各站所、村和社區(qū)工作人員各1名。（__年1月26日）

（二）實(shí)施階段

1、各站所檔案，各站所抽調(diào)一名工作人員負(fù)責(zé)整理、按年限裝訂后移交鎮(zhèn)檔案室。鎮(zhèn)征地、土地管理、養(yǎng)老、醫(yī)療保險(xiǎn)、土地確權(quán)、民生等檔案為重點(diǎn)檔案，全部移交到鎮(zhèn)新檔案室管理。（__年1月22日—-__年2月18日）

2、每個(gè)村和社區(qū)整理2004年—__年每年的各項(xiàng)計(jì)劃、安排、總結(jié)、各類報(bào)表、會(huì)議記錄、發(fā)展黨員及亮點(diǎn)工作，由各村、社區(qū)裝訂成冊(cè)后及時(shí)移交鎮(zhèn)檔案室管理。（__年2月26日—__年3月10日）

（三）驗(yàn)收階段邀請(qǐng)縣檔案局專業(yè)工作人員進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與其他鄉(xiāng)鎮(zhèn)標(biāo)準(zhǔn)一致。對(duì)于驗(yàn)收不合格的由相關(guān)工作人員在專業(yè)人員的指導(dǎo)下，繼續(xù)整理，直到驗(yàn)收合格為止。（__年3月20日—4月1日）

1、加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。各站所、村和社區(qū)對(duì)此次工作要高度重視、積極配合，組織專人認(rèn)真梳理2004年至__年重點(diǎn)檔案，移交鎮(zhèn)檔案管理人員將其存檔，以防檔案遺漏、丟失。鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中心做好檔案用具的采購、裝訂、保障工作，黨政辦李曉雪負(fù)責(zé)全部檔案接收、驗(yàn)收工作。黨政辦視工作需要協(xié)調(diào)、抽調(diào)相關(guān)工作人員推進(jìn)此項(xiàng)工作。

第3篇

關(guān)鍵詞：檔案；檔案；原則

檔案的整理工作的內(nèi)容主要包括；區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、組卷、案卷的排列和編制檢索工具。

檔案整理工作是檔案管理工作中一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的組成部分，其系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)和運(yùn)行機(jī)制具有一定的特點(diǎn)：一方面，就各個(gè)完整的檔案綜合體的生成及其全部流程而論，檔案整理工作是由可以分解而又互相聯(lián)系的若干內(nèi)部環(huán)節(jié)組成的有機(jī)系統(tǒng)；另一方面，就特定的檔案管理學(xué)值而論，整理工作的項(xiàng)目則因具體環(huán)境和檔案狀況而有所不同。在檔案館和檔案室內(nèi)，檔案整理工作按其工作內(nèi)容的范圍大致分為如下三種類型：

1 檔案整理工作的內(nèi)容

1.1 系統(tǒng)排列和編目

在正規(guī)的工作條件下，檔案室接收的是文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求組好的以件為單位的文件或案卷；檔案館接收的是由機(jī)關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的檔案。在這種情況下，檔案室和檔案館的檔案整理工作，主要是對(duì)所接收的檔案，根據(jù)整個(gè)檔案室和檔案館存放和管理的需要，進(jìn)一步系統(tǒng)地整理，如全宗和以件為單位的盒內(nèi)檔案的排列，檢索工具的某些加工等等。

1.2 局部調(diào)整

已經(jīng)整理人館、室保存的檔案，經(jīng)過檢驗(yàn)或?qū)ｉT的質(zhì)量檢查，對(duì)其中不符合整理要求和不便于保管利用的部分，檔案館和檔案室需要進(jìn)行一定的加工以提高其質(zhì)量；另外，隨著時(shí)間的推移，檔案自身或檔案整理體系可能發(fā)生某些變化，也須進(jìn)行必要的調(diào)整。

1.3 全過程整理

由于一些特殊原因，檔案館、室有時(shí)也接收和征集一些零散文件，或者當(dāng)館藏的體系遭受嚴(yán)重破壞時(shí)，就必須進(jìn)行全過程的整理工作。

2 檔案整理工作的意義

2.1 檔案整理工作是進(jìn)一步發(fā)揮檔案作用的前提條件

檔案館和檔案室都是集中保存檔案的信息中心，僅以檔案室保管的檔案來說，就形成于不同的年代、不同的組織機(jī)構(gòu)、不同的工作和生產(chǎn)活動(dòng)中，因此有著不同的內(nèi)容、來源、性能和作用等。檔案的數(shù)量多、情況復(fù)雜，就必須加以系統(tǒng)的整理，從而使其井然有序，方便管理，容易檢索利用。否則，眾多的檔案雜亂堆放在一起，查找利用如大海撈針，不僅浪費(fèi)時(shí)間，也會(huì)影響工作。因此，檔案只有經(jīng)過系統(tǒng)整理，才能體現(xiàn)檔案的特點(diǎn)，反映出各項(xiàng)活動(dòng)的歷史聯(lián)系和本來面貌，更好地發(fā)揮檔案的作用。

2.2 檔案整理工作是檔案業(yè)務(wù)工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

在檔案業(yè)務(wù)工作請(qǐng)環(huán)節(jié)中，收集]：作是起點(diǎn)，利用工作是白的，而檔案整理上作則是承上啟下的關(guān)鍵環(huán)行。通過檔案整理工作，可以進(jìn)一步了解和檢查檔案收集丁作的質(zhì)量，有力地促進(jìn)收集工作。

檔案只有經(jīng)過整理以后，才可以科學(xué)地鑒定其價(jià)值，確定其保管期限；只有把檔案分類整理好，用編目方式將檔案的保管單位和排列順序固定下來，才有條件實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)保管；只有把檔案加以分類和整理，才能夠充分發(fā)揮檔案信息資源的作用。

總之，檔案整理工作是檔案館（室）的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，它對(duì)于搞好檔案實(shí)體管理.特別是檔案信息開發(fā)工作，充分發(fā)揮檔案的作用，實(shí)現(xiàn)檔案工作的目的都具有重要意義。

3 檔案整理工作的原則

檔案整理工作的基本原則是：按照檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律，充分利用原有基礎(chǔ)，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。

3.1 按照檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律進(jìn)行整理

檔案是在一定歷史時(shí)期，由一定政權(quán)機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人形成的。各個(gè)歷史時(shí)期內(nèi)形成的檔案就反映了各個(gè)時(shí)期的政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化、教育等各方面的歷史活動(dòng)情況，它們既有密切的聯(lián)系，又有各自的特點(diǎn)。所以，整理檔案首先要區(qū)分不同的歷史時(shí)期，再分不同的政權(quán)，把同一歷史時(shí)期、同一政權(quán)、同一組織形成的檔案集中在一起，以保持檔案的歷史聯(lián)系和完整性。同樣，一個(gè)機(jī)關(guān)形成的全部檔案，反映了這個(gè)機(jī)關(guān)的全部歷史，是一個(gè)不可分割的整體，不同機(jī)關(guān)的檔案絕不能混同。只有認(rèn)識(shí)檔案的形成特點(diǎn)和規(guī)律，才能實(shí)事求是地整理檔案，最大限度地保持檔案之間的歷史聯(lián)系，使整理好的檔案，客觀地反映檔案形成時(shí)期、形成機(jī)關(guān)各項(xiàng)活動(dòng)的歷史面貌，從而便于查找利用。

3.2 充分利用原有基礎(chǔ)

在不同的時(shí)空條件下，對(duì)不同狀況的檔案整理從何著手，確定何種類型的整理力式和要求，成為必須首先解決的檔案整理策略。檔案是歷史文化的遺物，它不僅記錄了當(dāng)時(shí)的實(shí)踐活動(dòng)，而且反映了歷史整理和保存檔案的情況和成果。在整理檔案的時(shí)候，要尊重歷史和繼承前人的勞動(dòng)，充分地利用先前的整理基礎(chǔ)。這樣有利于提高檔案整理工作的質(zhì)量和效率，以適應(yīng)提供利用的需要。

我國(guó)檔案界慣稱的所謂“利用原有基礎(chǔ)”整理檔案，是已經(jīng)被實(shí)踐所證明的一種比較切實(shí)可行的辦法，也是科學(xué)地組織檔案工作的一條原則。它的含義和要求主要有以下兩方面：

第一，充分重視和利用先前的整理基礎(chǔ)，以確定檔案整理的任務(wù)和要求，不要輕易打亂重整。一般地說，只要不是零散文件，已經(jīng)整理而有規(guī)可循、有日可查，即應(yīng)力求保持其原有的整理體系。或者不冉重新整理，而通過完善檢索工具等其他環(huán)節(jié)進(jìn)行彌補(bǔ)；或者只作必要的部分加工整理。

第二，在檔案整理過程中，應(yīng)該充分研究和利用原來整理的成果。不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。也就是說，對(duì)必須進(jìn)行一定整理的檔案，也要注意分析原有的整理方法哪些是合理的，哪些是不合理的。對(duì)其中可取的方法應(yīng)該適當(dāng)?shù)匚栈虮Ａ簟＜词鼓承┖?jiǎn)單的保存和清理工作的痕跡，如原有的捆、包，簡(jiǎn)單的綱目，隨手注記的年月、單位、內(nèi)容和數(shù)量等有關(guān)標(biāo)識(shí)，也往往是值得參考的線索而應(yīng)予以重視。

3.3 保持文件之間的歷史聯(lián)系

所謂文件之間的歷史聯(lián)系，就是文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的內(nèi)部相互關(guān)系。檔案文件一般是以單件的個(gè)體形式陸續(xù)地產(chǎn)生，而以組合的群體形式持久地存在和運(yùn)動(dòng)的。因此，整理檔案不能根據(jù)偶然的需要和人為的聯(lián)系隨意分合，必須按照檔案形成的規(guī)律，保持文件在其形成者實(shí)踐活動(dòng)中固有的聯(lián)系進(jìn)行整理，才能把文件組成科學(xué)的有機(jī)體系.如實(shí)地反映山歷史活動(dòng)的面貌和文件的系統(tǒng)內(nèi)容。這是檔案整理區(qū)別于圖書、情報(bào)資料等其他文獻(xiàn)整理的一個(gè)重要特點(diǎn)。文件群體的這種聯(lián)系，在某些書籍和法規(guī)文件中有時(shí)也被稱為文件之間的。“內(nèi)在聯(lián)系”、“有機(jī)聯(lián)系”，其含義都是相同的。近年來在國(guó)外也有按照文件的“歷史聯(lián)系或邏輯聯(lián)系”整理不同類型檔案的提法，對(duì)我們也有參考意義。鑒于檔案是歷史文件的系統(tǒng)積累物的特點(diǎn)，我們對(duì)其內(nèi)在的各種聯(lián)系著重表述為“文件之間的歷史聯(lián)系”，它包含看邏輯性和歷史性的統(tǒng)—。

總之，保持文件之間的聯(lián)系整理出的檔案，便于保管和利用。但是，保持文件的聯(lián)系和便于保管利用，有時(shí)也不盡一致。比如，一次重要的調(diào)查活動(dòng)形成的座談?dòng)涗浳母搴弯浺舸艓В约瓣P(guān)于調(diào)查日程和經(jīng)費(fèi)問題的請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)銷的記賬憑證，就其內(nèi)容而言，無疑互有密切聯(lián)系，而且是重要的聯(lián)系。但把這些形式不同的材料全部混同起來進(jìn)行整理，則顯然不便于保管和利用。整理檔案是一項(xiàng)復(fù)雜細(xì)致的工作，同樣是在保持聯(lián)系的情況下，往往可以有各種不同的具體做法。在整理檔案時(shí)，特別是在保持文件之間的聯(lián)系和便于保管利用發(fā)生矛盾的時(shí)候，不能機(jī)械地運(yùn)用保持文件聯(lián)系的原則，要充分考慮檔案保管和利用的方便。