財務檔案室要求范文

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第1篇

二、歸檔時間：

1、立卷整理的文件、材料一般在第二年的一季度向檔案室移交。

2、基建檔案在工程竣工驗收后一個月內(nèi)向檔案室移交。

3、財務專業(yè)檔案由財務人員保管一年，期滿后，由財務人員編造清冊向檔案室移交。

4、股室、單位編制的年度報表，經(jīng)上級批復后，送交一份給檔案室存檔。

5、照片(底片)錄音、錄像在辦理完畢后，及時送檔案室歸檔。

6、各類榮譽證(如獎牌、獎狀、錦旗等)要及時送檔案室保存。

三、歸檔要求：

1、必須按照立卷歸檔的范圍，將應歸檔的文件材料收集齊全、完整。

2、歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，科學分類、立卷和編目。

3、案卷標題應簡明確切，并注明保管期限。

4、歸檔的案卷必須編制移交目錄，交接雙方根據(jù)移交目錄清點核對并履行簽字手續(xù)。

5、重要檔案實行多套制。

四、檔案借閱、查閱：

1、局機關檔案室收藏的檔案，原則上對局屬股室、單位和本系統(tǒng)上、下級機關服務；外系統(tǒng)確因工作需要需查閱的，須持單位介紹信經(jīng)批準方可提供。

2、查閱檔案、資料必須首先填寫《檔案借閱及效果登記表》。未履行登記手續(xù)者，檔案室拒絕提供檔案、資料。查閱檔案者，要將利用效果反饋檔案室。

3、查閱涉及機密性質(zhì)的檔案，必須經(jīng)分管辦公室的局領導批準，其它檔案由辦公室主任批準。

4、查閱者應愛護檔案、資料，不準將卷皮弄臟，嚴禁在文件、資料上劃線、打折作記號、折角，更不允許涂改和拆撕檔案、資料。查閱時，禁止吸煙，違者按情節(jié)輕重追究責任。

5、借閱檔案者不能隨便進入庫房，只能調(diào)卷在閱文室查看，要摘抄的或要復印的需經(jīng)辦公室主任批準。

五、檔案保管

1、定期或不定期對所有檔案的保管情況進行認真檢查，做到一周一小查，一月一大查，特殊情況或意外事故及時查。發(fā)生意外，應及時采取有效補救措施。

2、檔案庫房必須堅固，有防盜、防火、防蟲、防潮、防鼠、防塵、防高溫等安全措施，保持適當?shù)臏囟群蜐穸取?/p>

3、檔案庫房嚴禁吸煙和存放易燃品及雜物，經(jīng)常保持庫房整潔衛(wèi)生，未經(jīng)同意，非檔案工作人員不得擅自進入庫房。

第2篇

1.1重視不夠，資金投入不足

高職高專院校會計檔案是高職高專院校財務管理的附屬產(chǎn)物，沒能引起領導重視，其管理科室在學校管理中，連學校三級處室也算不上，工作僅屬于三級管理最底層的單項工作。長期以來得不到相應的重視，更談不上現(xiàn)代化建設。校領導們甚至連對會計檔案室的工作職責、工作內(nèi)容、工作方法、工作性質(zhì)等最基本知識都不了解，更談不上會計檔案室對學校的發(fā)展作用的認識有多深。在此情況下，會計檔案信息化建設工作舉步維艱：截止目前，南陽醫(yī)學高等專科學校各年度會計檔案集中在一個屋子里，無論是分門別類還是通風防潮等各方面均不合格；管理上還停留在上世紀八十年代手工登錄，雖然才建立微機錄入自動化管理，但僅僅是單機自建電子表格形式管理，連一個自動化管理軟件也沒有，特別是在上級來檢查財務工作時，會計檔案中的憑證查找確實如大海撈針，費時費工，嚴重影響工作效率。

1.2不切實際，信息化建設不科學

科學性是高職高專院校培養(yǎng)人才的最基本要求，所以高職高專院校的會計檔案建設也應遵循科學性，保證檔案室建設的科學、合理、遠見等要求，保證檔案室建設50年不落后。南陽醫(yī)學高等專科學校會計檔案室建設之初，沒有征詢學校各部門和學生家長的意見，沒有根據(jù)實際工作需要進行可行性報告，最終導致目前檔案室空間狹小、管理落后、信息不暢等諸多困境。

1.3館藏內(nèi)容匱乏，信息化資源結構殘缺

會計檔案室應在科學的管理體系下，按照規(guī)范、科學的架構體系標準，對財務發(fā)生的各項業(yè)務和開展的各項工作進行全面、完整、系統(tǒng)、規(guī)則地記錄和保存，保證對高職高專院校財務經(jīng)歷的歷史還原。南陽醫(yī)學高等專科學校會計檔案室由于種種原因，致使檔案管理體制和管理機制不科學，個別會計資料丟失時有發(fā)生。另外，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案多，現(xiàn)代電子檔案少；原始檔案多，加工整理的檔案少，這些嚴重影響了會計檔案信息化建設步伐。

2高職高專院校會計檔案網(wǎng)絡信息化建設路線圖

2.1加大宣傳，尋求領導支持，確保資金到位

高職高專院校檔案網(wǎng)絡信息化建設之所以存在以上諸多困境，歸根結底在于領導不重視。所以要確立“建設宣傳要到位，要宣傳到校領導崗位上”的思想。作為高職高專院校檔案管理人員，如何能夠做到宣傳到位，作者認為需從以下幾方面著手：第一，制定出科學合理的學校檔案信息化建設方案；第二，按照方案在全校范圍內(nèi)展開全面的問卷調(diào)查，問卷調(diào)查設計一定要做到全面、客觀、覆蓋面廣，包括教師、在校學生、畢業(yè)生等；第三，把收集上來的問卷調(diào)查進行匯總、統(tǒng)計、分析，依據(jù)有關統(tǒng)計學原理形成科學的統(tǒng)計結果，進而形成有理有據(jù)的學校會計檔案網(wǎng)絡信息化建設可行性報告。有了檔案網(wǎng)絡信息化建設可行性報告，依據(jù)調(diào)查數(shù)據(jù)參照市場價格，匯總出建設經(jīng)費預算。在第一手資料面前，校領導看到科學、翔實的可行性報告、經(jīng)費預算，無不都說會計檔案管理工作扎實。為了給學校各級領導證明清白、服務學校的長遠發(fā)展，加大資金投入，建設網(wǎng)絡信息化會計檔案，那就是個“值”。

2.2按照專業(yè)化標準，配備財務、計算機專業(yè)化技術人才

第3篇

為了加強我校會計檔案的管理，根據(jù)財政部、國家檔案局頒發(fā)《會計檔案管理辦法》和原國家教委《高等學校財會類檔案工作規(guī)范》等法規(guī)，結合我校的具體情況，特制訂本制度。

一、會計檔案的立卷及歸檔

（一）會計檔案由會計部門（包括學校獨立核算單位的會計部門）按歸檔范圍及要求，負責整理立卷，裝釘成冊，封面應逐項按規(guī)定填寫清楚，標題要簡明，字跡工整、清晰，并編制會計檔案保管清冊。

（二）當年的會計檔案，在會計年度終了后可暫由會計部門保管3年，到期滿后的次年6月底前，由會計部門的兼職檔案員編制移交目錄（一式二份）送領導審核簽字后，連同案卷一并移交學校綜合檔案室統(tǒng)一保管。獨立核算單位的會計檔案暫由形成會計檔案的單位保管，以后視綜合檔案室保管條件改善狀況如何再考慮接收，但綜合檔案室要會同學校財務處進行檢查，指導立卷歸檔工作。

（三）會計檔案移交到綜合檔案室后，原則上應保持原冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，綜合檔案室要會同會計部門和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責任。

二、會計檔案保管期限

（一）會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類（詳見附表1、2）。

（二）會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

三、會計檔案借閱

會計檔案借閱除執(zhí)行《檔案材料借閱規(guī)定》和《保密規(guī)定》外，還須按以下規(guī)定執(zhí)行：

（一）學校財務處工作人員查閱會計檔案，經(jīng)報告本部門領導后可直接到綜合檔案室查閱。

（二）校內(nèi)有關部門查閱會計檔案，須經(jīng)請示會計部門負責人批準，到綜合檔案室辦理有關手續(xù)后方可查閱。如需復制或摘抄會計檔案作為旁證材料，須經(jīng)會計部門和綜合檔案室負責人批準，并在復制或摘抄件上簽署意見和蓋章后方能作為旁證材料。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。

（三）學校會計部門因特殊需要，需將會計檔案借出，須經(jīng)會計部門領導和綜合檔案室負責人批準，由會計人員到綜合檔案室辦理登記手續(xù)方可借出。其他單位查閱會計檔案，只限于綜合檔案室查閱，一律不準借出。

（四）借閱會計檔案的人員和檔案管理員，在會計檔案借閱時應當面清點憑證序號和張數(shù)，并辦理登記手續(xù)。歸還時，雙方要當面檢查是否原樣完整無缺，方能在借閱登記簿上注銷。

四、會計檔案鑒定和銷毀

（一）已移交到綜合檔案室的會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由綜合檔案室提出銷毀意見，會同會計部門共同鑒定，嚴格審查。編造會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容，報校主管領導批準并在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

（二）對于保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應單獨抽出立卷，保管到未了事項完結為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊上和會計檔案保管清冊中列明。

（三）銷毀會計檔案時，由綜合檔案室和會計部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告主管領導。

附表：