干部檔案數字化管理范文

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第1篇

關鍵詞：人事檔案管理；數字化；價值

干部檔案數字化是指采用計算機、掃描儀等設備對干部檔案進行數字化加工，將其轉化為可存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本的處理過程。在世界經濟與網絡相融的時代，信息化管理亦發揮了重要的作用。

一、實現人事檔案管理數字化的必要性

一方面人事檔案管理的信息化是人事檔案信息管理的核心，是將人事檔案的整理工作用信息化的管理模式來替代，干部檔案數字化后能使檔案信息資源準確方便快捷地提供干部人事管理利用，使可以通過授權的干部檔案信息資源得到共享，以滿足干部管理工作對檔案利用的需求。另一方面人事檔案記載著一個人成長的歷史軌跡，記載著一個人的身份、黨團組織關系、學歷、經歷、職稱、政審及個人能力等等的許多情況。是一個人真實的歷史寫照。對于在科學研究、政治生涯中有所造詣的人來說，人事檔案查借閱越是頻繁，相對檔案紙張磨損程度越高。實現檔案的數字化管理，可以有效保護原始檔案的磨損，延長載體的損壞年限。因此，實現人事檔案管理的信息化是十分必要的。

二、實現人事檔案管理信息化的舉措途徑探析

如何實現人事檔案管理的信息化，保證人事檔案資料對人事工作起著積極的作用，提供準確、全面的人事信息資料，推動人事工作的向前發展，是值得人們深思的問題?，F就闡述些許見解，具體如下幾個方面：

（一）領導重視，大力支持檔案信息化

首先，人事檔案管理實施信息化，需要單位領導的高度重視，正確認識和評價實現信息化管理的重要性，對人事檔案管理人員的培訓及管理給予極大的支持，勇于投資信息化軟件、硬件設備等。其次，對人事檔案部門信息化的工作要制定工作方案，從總體思路、流程設計、標準要求，到具體的質量保證措施、崗位工作說明、安全保密規定等，通盤考慮，盡量做到量化管理、精細管理。

（二）從嚴從實、實現檔案數字化管理

在人事組織管理部門，原始檔案管理資料的收集、整理，最終歸檔的過程，要經過審核，定期地對人事檔案資料的及時性和真實性進行清理，對一些缺項、缺頁的檔案資料進行補充，規范檔案管理的監管工作，落實人事檔案資料的完整和真實，并且確保人事檔案資料的隱私性。從實際工作看，干部檔案主要用于干部人事部門開展任免、調動、工資待遇、出國（境）審批等工作，紀檢監察、編史修志等工作，近些年辦理社會養老保險和個人辦理房產、遺囑等公證也越來越多地用到干部檔案，可見，干部檔案的作用已經不可小覷，在檔案數字化過程中，要繃緊從嚴從實、保密安全這根弦，嚴格數字檔案制作管理，嚴禁違規連接互聯網，嚴防黑客攻擊、竊取，確保干部人事檔案信息的絕對真實和安全。使紙制檔案與數字檔案一一對應。真實、全面反映每個人的歷史面貌。

（三）提高素質、保質保量檔案數字化

強化人事檔案管理的工作人員信息化管理意識，培養良好的服務態度，提升工作人員的專業知識，是保證人事檔案管理信息化工作的重要環節，是保障人事檔案管理全面有序地開展，將檔案管理數字化有效地發揮智能化的檢索及各項功能，處理好檔案管理工作及信息保密工作的兼容有著不可小覷的作用。檔案管理人員要對計算機的軟件操作及信息管理技能熟練，對不熟悉或不了解相關知識的人員勤培訓，重實踐，加大力度，請專家及有經驗的人員來進行講座或親身實操示范，加強檔案信息管理中出現的各種問題的解決能力，不斷地提升自我能力，汲取新的檔案管理知識和掌握科學的人事檔案管理能力，盡職盡責，為單位提供人事檔案的真實信息和人員狀況，培訓出一批高素質的檔案管理人才。

（四）嚴格把關、工作有序檔案數字化

干部檔案工作是公道正派選人用人的基礎，是提升干部工作公信力的保障，隨著信息網絡時代，干部檔案造假、信息不實的輿情，直接把干部檔案工作從幕后推向前臺。由此，在實現檔案數字化時應嚴格把關，做到檔案出庫、進庫都要造冊登記、逐一審查，層層緊扣，以防出現漏洞。檔案出庫要登記造冊，逐本核對，填寫交接單；進行數字化加工前，仔細整理編碼，逐份材料，逐頁編號，尤其第四大類學歷和評聘專業技術職務材料（包括學歷、學位、學籍、培訓結業成績表和評聘專業技術職務、考績、審批材料）和第九大類錄用、任免、聘用、轉業、工資、待遇、出國、退（離）休、退職材料及各種代表會代表登記表等材料比較多而集中；檔案掃描時，每份檔案按大類、按順序進行，不得損壞紙質檔案，切勿漏掃。做到精、細、全。

三、結束語

實現人事檔案管理的信息化，是社會發展的必然趨勢，是社會生產力信息化發展的重要標志，也是社會發展對人才需求的要求，建立一套良好的、完整的人事檔案信息化管理體系，有利于動態管理人事檔案，在信息數據庫中占有一席之地，提高人才信息的利用率，同時方便廣大人民群眾在檔案信息庫中有效地查詢，最大限度地為社會發展，構建和諧社會輸送人才。

參考文獻：

[1]李曉玲.對人事檔案管理的信息化網絡化的相關思考[J].辦公室業務.2013（03）.

[2]焦英.關于人事檔案信息化網絡化管理的思考[J].機電兵船檔案.2012（05）.

第2篇

【關鍵詞】信息化手段；強化；檔案管理；設想

一、現狀分析

目前，公司干部職工（不含中層以上干部）檔案計3290卷，其中干部人事檔案971卷。在職職工檔案1886卷，離退休干部檔案913卷，辭世干部檔案419卷。公司設兼職人事檔案管理員1名，負責干部人事檔案材料的收集、鑒別、歸檔、整理、入庫、排架、轉遞、提供利用以及檔案的保管保護。長期以來，干部人事檔案管理基本上是屬于傳統的、封閉的、松散的管理模式。一直沿用手工操作，檔案工作長期處于繁雜、冗長的拆、裝、查、找的狀況，尚未充分發揮先進的現代代技術手段，傳統的管理模式使干部人事檔案管理工作落后于時展的需要，既不利于檔案的保管利用，又影響工作效率。在檔案內容上，受傳統的人事檔案內容的影響，還有人認為人事檔案主要是記載個人思想政治及隱私方面內容的檔案，僅供組織考察了解時所用。部分檔案中反映干部基本情況的履歷、考核、學歷等1O項材料有空缺，尤其是一些表彰和處分材料散失較多。對職工業務能力、專業特長及科研的成果、論文論著、獲獎情況、工作業績等材料記載得較少。在管理手段上，公司使用的檔案管理軟件尚停留于單一的、淺層的、初級的狀態和水平，對檔案的編輯、查找、檢索還一直采取手工形式進行，沒有利用計算機技術來實現文檔一體化管理，更談不上對檔案的數字化加工和檔案信息利用的網絡化管理，致使人事檔案在使用過程中不能以最快的速度、最簡捷方式查找相關人的資料，極大了影響工作效率。

二、外部形勢分析

據了解，市場上已經出現數字化干部人事檔案管理相關產品，并且多省市組織部及檔案管理單位已經實現了干部人事檔案的數字化管理。（包括：山東省委組織部、濰坊市委組織部、濟寧市委組織部、濱州市委組織部、淄博市委組織部、東營市委組織部、泰安市委組織部、臨沂市委組織部、日照市委組織部、上述各市地縣區委組織部、內蒙古區委組織部、遼寧省委組織部、黑龍江省委組織部、遼源市委組織部、鞍山市委組織部、大慶市委組織部、商丘市委組織部、北京懷柔組織部、承德市委組織部、遼寧省近200家省直管檔單位、鞍山公安局、鞍山師范學院、濰坊市教育局、濰坊學院、淄博市公安局、淄博市教育局、淄博式建設局等單位）。

第3篇

關鍵詞：數字檔案；損壞；因素；分析；對策

數字檔案是人類的寶貴財富，它在經濟社會的發展中起著越來越重要的作用。數字檔案依賴于計算機及其網絡系統，它可以不受時空限制，但其不安全性已成為制約其發展的最大障礙。由于數字檔案的載體材料脆弱，附加設備眾多，技術成分復雜，影響因素廣泛，這就使得它的安全保o比紙質檔案的安全保護還要重要和困難得多。

1 數字檔案實施中存在的問題

1.1存儲載體的影響 現有的數字檔案一般都存儲在磁性材料或兼有光學、電學性質材料制成的載體之中，如磁盤、光盤等。以光盤為例，光盤的盤基一般由金屬（如銅、鋁等）或石英、或高分子聚合物等材料制成，其中金屬常被氧化銹蝕，石英較易n裂，高分子材料容易老化。而它的記錄材料一般由碲、硒、鍺等金屬、高分子聚合物氣泡型材料以及相變晶體材料制成，它們具有被氧化銹蝕、易老化n裂、易疲勞失效等缺點。磁盤有可能因存放太久、磁道受損而不能正確讀取內存數據。所以，光盤、磁盤的使用壽命是有限的。存儲載體的"脆弱性"會導致各種安全風險[1]。

1.2硬件故障的影響 數字檔案為達到公眾查詢利用和實現資源共享的目的，就必須借助于計算機技術、網絡技術和數據庫技術，為此必須購置檔案數字化輸入設備（如平板A3掃描儀、大幅面掃描儀等）、網絡設備（如計算機、大型高速交換機等）、存儲設備（如計算機硬盤、SAN存儲器等），還要配置輸出設備（如視頻輸出設備、大幅面彩色噴墨打印機等）、保密設備（如脫機存儲設備）等。如此龐大的設備體系無論哪一個出了故障，都會造成數字檔案的使用受阻或損毀。如離線存υ靨逍枰相應的驅動器來對數據進行存取，一旦脫離驅動器就不能檢測到數字能否正確讀寫了。RAID磁盤陣列為一種在線的熱備份存儲，它也有一定的安全風險。此外，磁帶庫、磁盤庫、虛擬磁帶庫等，還不能防止黑客和病毒入侵，一旦出現黑客和病毒入侵以及人為的誤操作，都有可能毀掉主機及存儲的數據，都不能保障數字檔案的絕對安全[2]。

1.3軟件故障的影響 操作系統故障、應用軟件故障、驅動程序故障等都屬軟件故障，也會對正在生成的數據造成大的影響。

1.4人為因素的影響 人為誤操作如對磁盤誤格式化、誤分區、誤刪除等都會造成對存儲數據的損壞。如果是人為破壞，如對磁盤消磁、用Winhex軟件將數據完全填充，數據將完全損壞，而且不能恢復。

1.5自然因素的影響 如果遭到地震、火災、水災、泥石流、化工品爆炸等自然災害的不可抗拒力的影響，必然會使數字檔案造成毀滅性的打擊。此外，戰爭、恐怖襲擊等，則使所有數字檔案的設備和數據頃刻化為烏有。

2 我院開展數字化檔案的實踐與做法

2006年國家組織部門明確指出：要充分利用現代技術改造傳統的檔案管理方式，加快電子檔案的建設，完善干部檔案管理系統和干部信息管理系統，逐步實現檔案管理的數字化。我院于2015年開展干部人事檔案專項審查工作，為了加強數字化檔案建設工作，我們將檔案案卷與電子信息化管理結合在一起，兩手抓兩手硬，取得了一定的效果。

2.1建立與維護數字檔案信息化管理系統，從嚴加強檔案工作隊伍建設。按照市委組織部統一要求，抓緊熟悉政策，迅速行動起來。建立與維護檔案專審工作電子信息系統，印發《關于采集報送干部電子信息的通知》，按照干部人事檔案專項審核工作要求，規范報送口徑，明確統一要求，保證干部檔案真實性。嚴格落實《黨政領導干部選拔任用工作條例》、《干部檔案工作條例》等有關規定，嚴肅對待個人檔案，嚴禁干部檔案弄虛作假。重視檔案工作隊伍建設，堅持標準、嚴把入口，選配政治可靠、作風正派、責任心強、業務素質好的黨員干部從事干部人事檔案工作。我院按照"千卷1人"的要求，配足配強檔案工作力量，并保持相對穩定性。

2.2建立干部電子信息庫，創新數字化檔案建設工作。我院在職職工1800人，干部電子信息采集的工作量大，維護信息政策業務性強、要求很高，但我們克服困難、創新工作。在加強人事檔案與技術檔案數字化建設工作時，我院將干部檔案中的個人資質、證件以及相關的成果、榮譽等凡能通過案卷反映出來的內容，除加強紙質材料的接收、借查閱、轉遞、保管等環節外，還創新檔案管理的方法與手段，將他們拍照、制作成PPT、建立個人電子檔案儲存，并做好電子信息庫的后期維護工作。待實施電子檔案管理成熟后，整理、歸納并儲存在光盤內，定期進行光盤備份，定期對計算機殺毒，不斷研究數據恢復的新技術。

2.3不斷排查數字化檔案管理故障與問題，嚴格落實檔案工作責任制。檔案專職人員加強數字化、信息化業務培訓與學習，定期做好數字化檔案故障排查工作。檔案管理部門與信息科、網絡中心等部門做好聯動，不斷解決數字化檔案工作中反映出來的故障與問題。加強與紀檢監察、衛計委、人社、教育等部門的協調聯系，共同研究解決干部檔案管理中的薄弱環節和突出問題。不斷創新干部檔案管理的方法和手段，積極推進干部檔案數字化，不斷提高管檔工作水平。

3 討論

數字檔案損壞的防治對策，就內容、形式、技術、方法與傳統的紙質檔案損壞的防治相比，會有很大的不同，但傳統的"以防為主、防治結合"的指導思想，在現代依然是正確和有效的。因為無論是紙質的檔案還是數字化的檔案，保護的核心部分都是存儲載體，只是數字檔案附加了許多設備而已。所以，"以防為主"，就要不斷研究存儲載體的質量問題，使其壽命更長，運用時間更久。比如，古時的圣旨就是封建帝王下達的文書命令及封贈有功官員或n給爵位名號的a命或敕命，當屬珍貴的史實檔案[3]，它所用的紙質是很有考究的。而在今天，就要不斷研究改進數字檔案的存儲載體，盡量提高它的存取速度、使用時間，最大限度地延長檔案的壽命，確保檔案的安全。

3.1加強制度管理 建立和健全數字檔案館（室）的規章制度，是檔案科學管理的依據。要制定科學的規章制度，明確管理規范。通過精細化的管理使檔案管理的各項業務工作和利用者服務實現科學化，實現管理環節和程序向更精準的方向發展。

3.2做好預算管理 編制好經費預算是檔案工作精細化管理的第一步。有計劃合理地分配經費，特別是數字化檔案開通后，通過對數據庫資源的多方了解及性價比比較，選擇適合本單位適用的數據庫。對檔案信息設備及其他辦公用品的購置做出相應的預算，并對下一年數據庫的購置、調整、維護等工作做到統籌兼顧、輕重緩急，力求創造更多的價值和效益。

3.3 探討數字檔案損壞的各個因素，根據實際情況采取相應對策，真正做到"防范于未然"。"防治結合"就是要采取行動，保證數字檔案有合適的溫度、濕度、避光、防污染條件，還要考慮數字檔案保護的一些特殊要求。如庫房對電力、空調、地面防靜電的要求，器具上防磁、防光、防污染的要求等。"防"字在這里的一個特別意義就是防止數據丟失，所以定期要進行光盤、磁盤的離線備份（冷備份），或使用RAID磁盤陣列和應用軟件進行雙機備份（熱備份）[4]。而"治"字在這里的一個特別意義就是指數據的恢復。所以要定期對計算機殺毒，不斷研究數據恢復的新技術。

3.4盡快制定通用的數字檔案保護標準 改革開放以來，我國的現代化建設、民經濟和社會各部門的建設等都得到了很快的發展和進步。作為與現代化建設和社會各項事業協同發展的檔案事業，目前我國尚無統一的、通用的的數字檔案保護標準，這需要盡快制定。依法治國，依規辦事，數字檔案的安全問題才能有根本保證。

3.5著力解決好制約檔案事業持續發展的瓶頸問題 隨著計算機技術、通信技術以及互聯網技術的飛速發展，傳統的檔案管理模式也遇到了嚴峻的挑戰。與發達國家相比，我國檔案管理現代化建設還存在著滯后性。從我國檔案事業發展來看，檔案事業的主體-檔案館（室），存在著館（室）藏結構單一、檔案內容信息匱乏與社會對檔案信息無多少需求之間的矛盾，量大質次的檔案收藏量過多給檔案庫房保管造成的壓力的問題等，這些都是制約檔案事業持續發展的瓶頸問題。因此，如果不運用先進的科技設備和技術手段采取有效措施，借鑒國外同行或者國內其他部門的模式和經驗進行現代化管理，實現跨越式發展，就可能造成檔案事業全面滯后于社會的發展。

參考文獻：

[1]彭遠明.試論數字遺產的保護與管理策略[J].檔案學研究，2007（2）：56-59.

[2]唐躍進.數字檔案災難防治研究[J].檔案學通訊，2014（3）：12-14.