標準化檔案管理范文

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第1篇

檔案工作是測繪管理中的一項基礎工作，也是單位不可缺少的一個重要部門。隨著超常規跳躍式迅猛發展,檔案信息資源的開發與利用也備受人們的重視。在信息與網絡的新形勢下, 如何加強測繪檔案工作的規范化、標準化管理,成了我們時常探討的課題。如何使測繪檔案信息快速地發展，實現測繪檔案信息資源有效利用和共享，是目前我們面臨的緊迫任務。

檔案工作標準化是以檔案工作領域中的重復性的事物和概念為對象而制訂或修訂的各種標準的總稱，它是檔案工作中有關單位和個人應當遵守的共同準則和依據。

為了使檔案工作的標準化、規范化，我認為應該采取以下措施：

一、建立健全的檔案管理制度

測繪檔案種類繁多，形式各異，有初始檔案、預售檔案、轉移檔案等，要實行檔案的規范化管理，就要建立健全的檔案管理制度。首先要加強檔案硬件的建設，檔案存放的庫房要設有專柜，做到查找方便、快捷。庫房要經常通風，做到防火、防盜、防潮、防鼠蟲、防塵、防光，以確保安全和延長檔案的壽命。其次，應指定專人管理檔案，檔案管理人員應深入各科室，了解各科室業務，以便對各科業務作出統一的立卷要求。最后要嚴格有關的檔案借閱手續，杜絕檔案亂接亂發，防止檔案流失。

二、實施立卷歸檔原則

一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性,完成現行文件階段任務的,才能予以立卷或歸檔,而沒有完成的,則不能立卷或歸檔,否則,將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。在實際工作中要注意區分文件與資料,特別是要注意區分在形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別,減少檔案管理中的重復度和信息冗余度,提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下,要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點,分清主次,把住全宗的入口關,使不該歸檔文件不致混入,同時,又要注意防止應歸檔文件的散失。

第2篇

一、公文制發是推進檔案管理工作規范化、標準化的基礎性前提

公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來。公文制發的質量，影響和決定著檔案管理工作規范化、標準化的進程。因此，在公文制發中必須要打好規范化、標準化工作基礎，以提高檔案管理的整體質量，為檔案管理工作實行規范化、標準化做好前期工作。首先，公文在用紙規格上要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。二要，注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題、主送單位和抄送單位是否準確，落款與公文是否一致，有無日期等。三是，公文字跡要清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是，使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后規范化、標準化、現代化工作打下堅實的基礎。

二、實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規范化、標準化的關鍵環節

相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。檔案工作規范化、標準化的根本目標，就是要實現檔案保管利用價值的最大化、案卷完整化和檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔原則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即將歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是，要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是，明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。確立立卷歸檔的重點，要區分文件與資料，特別是要在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是，在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。

三、提高案卷質量是推進檔案工作規范化、標準化的可靠保證

第3篇

【關鍵詞】檔案管理 使用 規范

檔案涵蓋了政府、社會組織、企事業、公民活動中產生的有保存價值的所有信息資料。因此，檔案工作者必須緊跟時代的步伐，把握時代脈搏，進一步開拓創新，勇于實踐，為全社會服務。為了使檔案工作更加規范化、標準化，必須建立健全切合實際的檔案管理制度，嚴格遵照檔案卷宗的立卷歸檔原則，嚴格公文的制發，提高紙質檔案立卷的質量，做好文書以及電子文件的處理工作。

檔案工作復雜而精細，所以這就要求檔案工作必須規范化、標準化。作為國家土地服務部門，在管理一些日常文書性檔案的同時，還有大部分檔案是在日常工作中形成的，這類檔案管理原來以科室負責為主，但實踐表明，此種管理模式不利于工作開展，于是各科室檔案也應由中心統一管理，這樣既符合檔案工作的基本原則，又能滿足土地服務工作的需要。

常識高所我們，檔案種類繁多，形式各異，有日常文書檔案、業務檔案、紙質檔案、電子檔案，要實行規范的管理，就必須建立切合實際的檔案管理制度。在硬件建設方面，存放檔案必須有專門庫房，并設有專柜便于查找，做到科學管理，排列整齊，并健全檢索工具。庫房要經常通風，做到整潔衛生，做到防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光，以確保安全和延長檔案壽命。其次，建立檔案工作網絡，由領導負責包括業務檔案在內的檔案工作的領導、規劃，提出業務檔案工作的總體要求，具體制定業務檔案的各項管理制度，對檔案管理進行督促指導。應該指定專人管理文書檔案和業務檔案，檔案室人員應深入各科室，了解各科主要業務活動，以便對各科的業務檔案提出統一的立卷要求，促使業務科室在工作中形成的具有保存和利用價值的文件材料，能夠及時立卷和定期向檔案室歸檔。歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯系，區分保存價值，分類整理，立卷、案卷標題簡明確切，便于保管和利用。最后要嚴格有關的檔案借閱手續，杜絕檔案亂借亂發，防止分散流失。

公文是檔案的前身，檔案是由公文轉化而來的。可以說公文制發的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也決定了日后檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打基礎。提高公文質量，首先對公文用紙的質量及規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。還要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位以及落款是否與公文一致，有無日期等。其次是公文字跡要牢固清晰，各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，這有利于日后長久保管利用。

工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把好文書處理工作規范化、標準化的關口，以實現檔案工作的規范化、標準化。

在網絡環境下，電子文件也屬于檔案的一部分。由于電子文件通常以脫機方式保存，在實際使用中大量電子文件還是用磁盤或者其它介質保存，所以在選擇產品時一定要把住它的質量關，以確保安全。 在保存方面，要求將磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環境里。

另外，實施恰當的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位或直屬上級單位形成的文件為主的原則，這不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持的慣例，也是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。在實際工作中，注意以下幾個原則：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。