檔案管理應急處置方案范文

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第1篇

關鍵詞:檔案管理 防災抗災 機制

各級檔案館中保存著大量“孤本”檔案，且多數是記錄在脆弱的載體材料上的，任何形式的自然災難和人為災害都有可能對檔案文獻資料造成部分損害或永久性無法彌補的破壞。如2003年4月的伊拉克戰爭，戰火使成千上萬的檔案文獻永遠丟失;①2008年5.12汶川特大地震，北川縣檔案館最珍貴的“孤本”檔案《石泉縣志》仍未找到②。面對各類潛在或可能遭遇的若干突發事件和災害，如何增強檔案管理防災抗災機制(以下簡稱“機制”)的協調運作，正成為當今世界檔案界面臨的重要研究課題。

筆者認為“機制”的建立有利于提高檔案防災抗災工作管理效率;有利于提高措施的針對性和適用性;有利于降低成本，發揮更大效益。我們不僅需要從理論上去說明檔案防災抗災工作的重要性，更需要從實踐性、應用性上去研究，去總結經驗。通過對“機制”的研究，掌握抵御災害的措施、方法，以最大限度地延續人類社會記憶。

一、構建“機制”體系的主要內容

機制的建立是一項巨大而復雜的系統工程，一靠體制，二靠制度。這里所謂體制，主要是指檔案防災抗災各組織機構的職能和崗位責權的調整與配置;所謂制度，廣義上講包括涉及檔案防災抗災中國家和地方的法律、法規以及任何組織內部的規章制度。

1.建立健全“機制”的組織體系。檔案機構應當建立“危機是常態”的憂患意識，把“機制”納入日常工作體系中，應對重大災害事故，非單一的檔案部門可以應對的，需要在各級黨委和政府的統一領導下，檔案部門與各相關部門密切配合，通力合作。正因如此，在體制上，應建立起統一指揮、分級負責、相互協調的綜合處理檔案災害的常設機構。建立健全中央至地方四級兩層防災體系，即中央、省(市)、市、縣(市、區)四級，兩層即為制訂策略的防災抗災領導小組和推行防災抗災措施的行動小組。各小組制定相應的工作職責，并落實到具體的工作人員。

2.建立 “機制”制度體系。根據災害的等級(大體劃分為特大、重大、較大、一般四個等級)、范圍(僅檔案機構的單一型和涉及全社會的綜合型)采取縱向救援、橫向聯動的協調機制。圍繞災害的三個階段(災前、災中和災后)，建立健全三大機制:一是災前監測預警機制。在災前預防階段，制定防災計劃，開展對防災抗災知識的宣傳教育，通過預案將責任落實到部門，任務到人，努力做到災害來臨之前未雨綢繆，防患于未然。二是災中防災抗災機制。領導迅速決策，啟動應急處置保障措施，對災害及時反應。三是災后恢復重建機制。及時將檔案轉移到安全的場所，對受災檔案采取科學的方法修復處理。根據三大機制，制定相應的法律、法規、制度和辦法。

二、增強“機制”協調動作的建議與對策

1.要強化檔案管理應對災害的基礎能力建設。堅實的基礎設施是抵御各種風險戰勝各類災害的根本，檔案管理的基礎能力包含軟、硬件兩方面。在硬的方面，要提高檔案建筑抗災標準，其相關設施也要從防災角度去考慮;加大檔案安全技術投入力度，推廣運用新技術、新工藝和新設備，改善檔案安全保管條件。在軟的方面，健全隱患排查監控機制，對檔案庫房、辦公用房及周圍環境進行全面細致的安全檢查，定期檢查檔案館建筑物的水電線路和做好相關設備檢修、維護工作，發現庫房漏雨、危房、防雷裝置失效等不安全因素，及時采取措施，堅決消除事故隱患，確保檔案安全;加強門衛管理制度，進出登記，切實有效地執行;建立科學有效的利益協調機制，善于化解檔案利用者間、檔案工作者間以及二者之間的矛盾，開展和諧平安檔案創建活動，嚴防對檔案工作影響較大的惡性事件發生。

2.要全方位推進綜合長效“機制”建設。按照國家檔案局制定的“統一領導、分級負責、及時反應、果斷決策、合作互助的原則”③要求，進一步理順“機制”，積極推進常態化、綜合化。建立強有力的檔案防災抗災管理組織體系，國家檔案局要建立常設專門機構，統一指揮全國檔案系統的防災抗災工作，將檔案的防災抗災工作納入各級檔案部門的日常工作體系，每五年要制定檔案防災基本規劃，每年要編制當年度的防災抗災執行計劃。強化突發事件監測預警機制，目前，我國多數災害的防范機制更多的是事后救助，而不是事前預防和預測，是被動的“撞擊式”反應而不是主動出擊，各級檔案機構要在構建檔案防災新機制上下功夫，探索檔案災害防治工作由被動向主動轉變的新觀念、新思路、新辦法，在做好應急處置的同時，注重事前的防范。強化應急處置綜合協調聯動機制和社會動員機制。防災抗災反應不是一種孤立的現象，檔案部門在承擔部門職責的同時，更加注重與相關部門構建共同責任機制，營造“合作互動”的局面，實現快速反應，高速運轉，形成協調有效的應急管理工作機制。加強與水利、氣象、地震、地質等相關部門的聯系，建立靈敏的災害信息聯動處置系統，提高對災害的及時反應。要積極加強檔案管理防災抗災國際間合作和地區間合作，健全國際合作機制，及時交流信息、學習經驗、聯合行動，大大增強應急反應的實際效果。

3.要進一步推進檔案工作應急管理法律建設，制定各項配套規定。最大限度地延長檔案的壽命，不僅是檔案工作者的崇高使命和艱巨任務，也是《中華人民共和國檔案法》賦予每個公民應盡的義務。其一檔案部門應當在國家防災抗災的相關法律基礎上，針對檔案工作特點出臺一些具有專業性、技術性的法律規范。目前，國家檔案局制定的《檔案工作突發事件應急處置管理辦法》還遠遠不夠，應當完善法律法規，并制定配套規定，完善具體制度。在檔案管理防災抗災中建立完備的法律支撐體系，對與防災抗災有關的一些重大事項做出比較明確的規定，如各級政府、檔案機構乃至公民對于檔案管理防災抗災所負有的責任、防災抗災規劃的制定、發生災害后的應急程序和職責所在等等。完備的法律體系為檔案防災抗災提供法律保障和制度規范，有利于“機制”的有效運行。其二要做好相關法律的宣傳普及工作，增強履行檔案管理防災抗災法律所規定的責任和義務的自覺性。其三要加強貫徹實施情況的監督檢查，確保“機制”依法開展，落到實處。

4.要健全檔案工作應急管理保障體系。一是加強檔案應急隊伍建設，建議在全國“防災減災日”這天，檔案部門要開展普及檔案防災抗災知識的教育和受災檔案的搶救修復技術講座，舉辦防災抗災演習和訓練，增強檔案工作者的災害預防意識。建立專家組，讓他們參與組織重大災害救援的技術指導，培養一支業務精湛、訓練有素、作風過硬的應急救援專業化隊伍。二是加大資金投入，每年適度安排專項資金，建立救災資金應急撥付機制，確保24小時內將各項救災措施落實到位，檔案災害得到及時救護。三是加強物資儲備，檔案機構應按照檔案館建筑設計規范的要求，設置必要的安全防護設施，配備自動報警、滅火、去濕、消毒、防火、防水等必要的檔案安全保護設備和器材。

5.運用科學方法，積極做好災后檔案的搶救和保護工作。國家檔案局要及時派出檔案保護方面的專家到災區指導災后的檔案搶救和保護工作。對于受災較重、庫房坍塌、檔案被埋的要及時與抗震救災指揮部門溝通，取得他們支持，盡早將檔案搶救出來，轉移到安全地帶。對于庫房開裂，裝具損壞的，要根據實際情況，在確保人員安全的前提下，盡可能地將檔案轉移出來，妥善保管。對于不同的受損材料和水淹材料，在檔案保護專家的指導下，采取不同的科學處理方法。特別是對水淹檔案，要及時采取冷凍或干燥的辦法穩定檔案的狀態，避免災情進一步惡化。

6.進一步完善異地檔案災害備份管理制度。每個檔案機構應推行歷史檔案分級保護，建立極其重要檔案名冊，制定極其重要檔案的保護計劃。建議一個檔案機構的1%至7%可作為極其重要的檔案，對館藏中最珍貴的歷史檔案，建立本地特藏室，實行特殊的保管方式和保護措施，同時，異地保存極其重要檔案的復本，并定期更新。縮微和出版極其重要檔案也是切實可行的異地備份保存方式。隨著電子政務工程的推進，各地方政府還可以創建“電子政務災難備份中心”，以降低電子政務信息的災害風險。為維護我國檔案信息數據的安全，政府應盡早頒布可維護數據災備市場誠信度的法規與制約措施，創建我國檔案信息數據遠端異地災備平臺或基地。

7.建立檔案信息處理機制，發揮檔案資料在抗震救災中的重要作用。各級檔案館和機關檔案室要打破常規、特事特辦，將抗震救災工作急需的工程圖紙、建筑藍圖、城市地圖、地下管線、人口戶籍以及單位人員名冊等檔案主動提供給抗震救災指揮部門。檔案部門要堅守崗位、及時服務，做到抗震救災需要什么檔案資料，就提供什么檔案資料，充分發揮檔案資料在抗震救災中的重要作用。

注 釋:

①侯怡敏.論災難預防對檔案保護的重要性.蘭臺世界， 2007年3月下半月.

②新浪網finance.sina.com.cn/g/20080707/19075064367.shtml.

③國家檔案局.檔案工作突發事件應急處置管理辦法.中國檔案報，2008年10月2日第二版

參考文獻

1.馬翀.歷史檔案分級保護體系構建初探.檔案學研究，2007(3).

2.國際檔案理事會.檔案館災害預防控制指南.中國檔案報，2008年5月29日第三版.

3.劉家真，許杰.影響我國數字信息長期保存問題與解決方案.檔案學研究，2008(4).

第2篇

1.1檔案安全管制制度中現代化管制水準低

最近幾年全球的天災人禍越來越多的發生，和以往相比在安全管制措施上檔案作業有了很大的提升。不過整體來講，國內檔案安全管制現代化概念依舊極度缺乏。這些不到位第一就體現在放置檔案的倉庫，一般來講防止檔案的倉庫大多安排在行政部，不過因為資本以及搬運不便利等原因，國內許多檔案部門大樓的地層就是倉庫房，盡管這樣能夠更加便利，不過針對洪澇、泥石流等天災應急能力差，對檔案管制的安全存在威脅。第二，因為資本不足，檔案的陳放設備都很舊，鐵皮櫥柜還是很多公司放置檔案的設備，還有公司依舊在利用木材的櫥柜，面對突發狀況根本不方便搬運。還有，檔案安全防范手段不達標也是阻礙安全實現現代化管制的一項重要問題，許多公司在平時的預防作業中對檔案安全的保護手段只是對最常見的火、編制、潮等進行防范，忽視了電子檔案的保管形式，對突發事件沒有相應的解決辦法，給檔案管制的安全帶來后患。

1.2檔案管制安全機制不完善，安全管制手段實施情況差

很多公司在檔案管制作業中在檢驗審核手段上不嚴厲，并且許多公司在檔案的安全建筑上沒有長久計劃，相關安全管制制度建筑的實質很少會在公司近期目標以及長期目標中存在，還有的根本就沒有把檔案安全放在計劃的工作中，致使檔案安全管制由于缺少詳細前進宗旨無法前進。另外，在檔案管制的安全機制上許多公司都具有不完善的情況，思考最多的全是平時管制機制，實質和構造差不多一樣，沒有什么實際意義。還有許多公司的檔案應急措施根本沒有，只是在紙上談兵，沒有進行模擬實訓過所以在實施的程序中很容易存在漏洞，致使檔案管制的耗損。

2解決云計算時代檔案安全管理機制模式存在問題的建議

2.1增強對方案防范災難應計關鍵性的了解

伴隨著時代的前進，很多問題慢慢的呈現出來，對于檔案安全管制中存在很多突發狀況，各個級別的檔案管制工作者一定要增強重視程序，提升對檔案安全管制作業的了解。只要重視以及建立了危險意識，才可以隨時進入戒備狀態。增強對檔案安全管制制度中的預防災難應計的關鍵性理解，先要拋棄以往的老舊思想，轉變自己的思想，創建以及完善工作職責的劃分，執行分級負擔的管制準則，端正態度面對安全管制作業中碰到的問題同時立即進行處理。還有，還要在重要會議的議程中加入檔案管制預防以及應急的管制，把對檔案安全管制放到公司的整體策劃中，關注其在機制系統和作業程序中的趨勢，對機制限制保障制度開展貫徹實施。

2.2創建完善檔案安全預防機制與經濟管制保證系統

搞好檔案作業的關鍵基礎主要有兩方面：第一，擬定檔案安全預防機制，創建救急管制保護管制系統。檔案管制機構要按照本身檔案作業的特征，對檔案安全管制機制持續的改善以及健全，制定更科學適宜的檔案安全救急措施，對檔案安全管制作業中廣泛具有的任意性和走走過場的事情做出制止與攻克，增強檔案安全管制作業上的機制化、程序化和標準化。第二，檔案管制機構要對異地檔案預防災害備份機制健全。檔案安全管制上要盡可能快的引入電子設備，對電子設備中可能會存在的災害開展重點預防，對檔案資料數據遠程操縱異地檔案預防災害備份機制盡可能的建立。針對一些關鍵的檔案能夠建設專門的項目，也能夠對一些關鍵的檔案擬定相關的保障策劃并且貫徹執行。

2.3對監督保障機制進行強化，對檔案安全管理工作加以落實

檔案安全管理工作是檔案工作的中心環節，所以檔案機構必須要提高對其重視度。相關部門應該在對檔案工作特點以及科學發展觀的了解和指導下，對檔案安全保障工作的檢查、考核、評估等進行完善。針對不同時期的不同特點，在對檔案安全工作檢查制度建立的同時可以對檢查內容和形式不斷加以豐富和調整，在這些基礎上對檔案安全監督制度進行積極的展開工作，以保證檔案安全工作可以在有部署、有考核、有獎懲的情況下不斷推進。檔案部門還可以在其綜合目標質量管理考核細則中列入與檔案安全工作有關的內容，并定期進行考核，達到檔案安全管理與單位績效管理考核評價的同步。各檔案管理部門對應急演練工作也應該提高重視程度，對日常應對各種突發事件的應急工作組織進行建立，最大程度地保證應急預案演練能夠落到實際工作中，保證檔案安全管理應急工作擁有一定的組織保障。應急預案演練不僅能很好地衡量檔案安全應急管理水平，而且能夠檢查應急預案的科學合理眭。與此同時，檔案管理部門還應該對檔案管理人員的綜合素質和應急處置能力加以重視。可以對相關人員進行定期培訓，也可以通過外出學習和專門人員的指導完成檔案安全應急演練，在豐富檔案安全管理人員工作經驗的同時，使其應對各種突發事件的實戰技能得以提升，促進檔案工作安全發展，他們將數字圖書館定位于服務性、多端口、無限使用的資源服務系統。也就是說，數字圖書館要將很多其他地方的資源聯系在一起，并形成一個多樣化、而非單一的主體，這個主體可以讓廣大用戶在最大限度上獲得服務信息，并且這些信息可以不需要信息原件，而是可以通過數字化的方式傳遞給廣大用戶。

2.4在檔案信息安全管理中引進云計算，提高檔案管理的服務效能

第3篇

1　概述

服務平臺的業務應用模型主要涵蓋臨床醫療業務、費用核算業務、藥品管理業務、后勤管理業務以及綜合統計與咨詢業務五大部分。系統數據實行主題分類架構，即分為基礎資源庫、交換共享庫、業務庫、統計分析庫。業務庫按照不同的業務條線又可以分為公共衛生業務庫、健康檔案業務庫、醫療業務信息庫、衛生管理信息庫4個主題庫。數據分布策略采用集中與分布相結合的策略，實現衛生局數據中心和公共衛生單位(社區衛生服務中心)的兩級存儲，同時各個底端社區衛生服務站數據需要定時傳遞到社區服務中心，供社區服務中心匯總，再傳送衛生局數據中心進行統計分析。衛生局數據中心要建設一個交換共享庫：主要是支撐醫院與醫院、醫院與社區之間的信息資源交換與共享。包括病人主索引信息、病人基本信息、雙向轉診信息、就醫信息、電子病歷信息、以及與公安、交通、監察平臺等外部單位的交換信息。

2　系統組成

系統主要由以下十二個子系統構成，分別為政府補貼藥品統計系統、門診掛號系統、門診收費系統、藥庫管理系統、藥房管理系統、系統管理系統、醫保接口系統、健康檔案系統、保健系統、預防系統、健康教育系統、計劃生育系統。為了應對突發事件，系統還制定了應急方案以備用。

3　具體應用

社區衛生綜合平臺從應用上分為，健康檔案管理和綜合管理兩大信息應用，核心業務健康檔案管理業務分為健康檔案模塊、全科醫療模塊、雙向轉診模塊、慢病管理模塊、免疫接種模塊、孕產婦、新生兒管理模塊、兒童保健模塊、計劃生育管理模塊。辦公系統、健康數據中心管理、公共衛生控制報告模塊、醫療業務監測模塊、綜合事務管理模塊劃入綜合管理信息應用內。健康檔案管理信息和綜合管理信息日常應用產生的數據保存在各自的業務生產庫內，通過每個系統特定的接口將部分特殊數據傳輸到統一的數據交換平臺上，數據交換平臺提供業務規則處理、業務流程處理、數據映射、消息路由、消息管道、管理與監測等功能，對以上的業務數據進行抽取、轉換、過濾以及整理。在數據交換平臺之上通過數據倉庫構建出用來分析的數據模型，通過多維模型數據庫提供多維查詢、數據挖掘、報表服務等服務。數據交換平臺還為衛生部傳染病和信息直報系統、衛生局、疾控中心、衛生監督所、醫院相關職能單位的系統提供統計及業務數據的支持。除此以外整個衛生機構的電子政務平臺也囊括在社區的相應業務系統之中。整個社區衛生綜合平臺的應用還為其他相關系統提供數據接口。包括醫保系統接口、監察系統接口、藥品采購系統接口、健康檔案系統接口、公共衛生接口。

4　實施效果

4.1　形成集團化管理模式和一站式服務模式　從社區衛生內容管理上，實現了全科診療服務的集中式管理，使下屬各個社區衛生服務站作為中心獨立運行科室，進行統一規劃和管理，類似于行業內應用較為成熟的集團化管理模式。同時通過一站式統一門戶管理，完成統一認證、登錄和應用訪問，實現社區六位一體的業務應用集中運作，體現一站式服務模式。由此兼顧社區衛生中心對社區衛生站業務進行應用和管理的雙重要求，實現社區衛生服務中心工作人員一人多職的實際需求。

4.2　以居民健康檔案為驅動實現社區衛生內部信息的互聯互通和資源共享　以慢病管理子系統、婦幼衛生保健管理子系統、兒童健康保健管理子系統、兒童計劃免疫管理子系統等業務需求為前端應用，將居民健康檔案融入各業務系統中形成一條索引，貫穿到社區衛生居民健康各個信息關聯點，實現社區衛生內部信息的互聯互通和資源共享。

4.3　依托居民健康檔案實現雙向轉診機制　通過社區居民健康檔案管理系統的家庭病床管理子模塊，實現與大醫院HIS系統的接入，提供雙向轉診的信息資源互通，為社區診療服務提供可靠的行業支撐。