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科研項(xiàng)目的電子化管理意義巨大。首先,在近年的科研項(xiàng)目申報(bào)當(dāng)中,各級(jí)各類政府部門組織的縱向科研項(xiàng)目,相繼使用了科研項(xiàng)目申報(bào)系統(tǒng),如國家自然科學(xué)基金申報(bào)所使用的ISIS系統(tǒng)在不斷改進(jìn)后已經(jīng)具備了相當(dāng)齊全的管理功能,申報(bào)結(jié)構(gòu)模式仍延用傳統(tǒng)的模式:政府—申報(bào)單位—二級(jí)管理部門—申報(bào)人。但是傳統(tǒng)申報(bào)程序繁瑣,工作量巨大,浪費(fèi)大量紙張,屬于機(jī)械性的申報(bào),沒有任何技術(shù)要求,信息傳遞具有滯后性。而在電子化申報(bào)背景下,所有的參與申報(bào)的人員均要學(xué)習(xí)新的技術(shù)操作方法,從政府到申報(bào)人每個(gè)人的平均工作量大大減少,同時(shí)加強(qiáng)了各級(jí)單位之間的互動(dòng),也使得項(xiàng)目申報(bào)公開透明,信息傳遞更加快捷、方便,科研項(xiàng)目的申報(bào)實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化,使得整個(gè)申報(bào)科學(xué)高效、規(guī)范有序。除了項(xiàng)目的申報(bào)、立項(xiàng)、結(jié)題以外,在整個(gè)科研項(xiàng)目的過程管理,在電子化與信息化的大前提下,也實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)科學(xué)高效,原本需要投入大量人力資源進(jìn)行的工作,現(xiàn)在一個(gè)部門僅僅一到兩個(gè)掌握信息管理技術(shù)與科技管理方法的工作人員即可實(shí)現(xiàn),同時(shí)大量的數(shù)據(jù)管理難免會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤,電子化管理與單純的人工管理相比,容錯(cuò)率更高。
在另一個(gè)層面上,電子化管理可以更方便管理者進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析。數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析是對(duì)科研項(xiàng)目管理的過程以及結(jié)果的思考,也是對(duì)電子化管理水平的檢驗(yàn),可以指導(dǎo)我們分析前一階段管理中存在的不足,探索新的電子化管理模式,在電子信息化的基礎(chǔ)上,數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)也由繁瑣變的簡單易行,由以往集中在年底的大量工作,變成了平時(shí)的一點(diǎn)一滴的錄入,每次的科研項(xiàng)目申報(bào),又或立項(xiàng)結(jié)題都被信息化,這也要求我們?cè)谑褂秒娮踊脚_(tái)時(shí)應(yīng)當(dāng)具備一定的管理思想。同時(shí),由于數(shù)據(jù)的特殊性,很多大量的、隨機(jī)的、模糊的、有噪音的數(shù)據(jù)中隱藏著許多人們不知道又潛在的信息,而這些,我們通過人工統(tǒng)計(jì)是無法獲得的。借用電子化系統(tǒng)可以將人工智能與管理者相互結(jié)合進(jìn)行更加科學(xué)的統(tǒng)計(jì)學(xué)分析,得出項(xiàng)目管理中的差異性,得出歷年來的數(shù)據(jù),建立數(shù)據(jù)模型,指導(dǎo)我們進(jìn)行改進(jìn),開展新的工作,同時(shí)也可以進(jìn)一步推進(jìn)電子化管理工作。
自90年代以來高等教育的各領(lǐng)域均出現(xiàn)電子信息化管理模式,各高校在充分考察的基礎(chǔ)上,一般通過吸收與引進(jìn)方式相互結(jié)合,發(fā)展適合本校管理的電子平臺(tái)。其中,已有大量學(xué)者對(duì)政務(wù)電子化的模式與價(jià)值做了分析。各級(jí)各類政府立項(xiàng)管理部門在制定電子化模式之前,通過收集各個(gè)高校,各直屬單位的信息資料,進(jìn)行加工整合,已經(jīng)建立符合條件的成熟系統(tǒng),并且,很多情況下為了提高電子信息化水平還進(jìn)行了二次開發(fā)。然而,目前的項(xiàng)目電子化管理仍存在諸如管理者水平有限,電子化平臺(tái)建設(shè)速度較慢以及管理模式守舊等問題。因此,加快推進(jìn)科研項(xiàng)目電子化管理顯得更加重要。
2如何加快推進(jìn)高校科研項(xiàng)目電子化管理
電子信息化已經(jīng)開始逐步普及到全國各大企業(yè),政府事業(yè)單位以及各大高校。在高校中利用信息化進(jìn)行科研項(xiàng)目管理,除了要求普及電子信息化以外,還需要從以下幾個(gè)方面為抓手,提高科管人員,科研工作者對(duì)其認(rèn)識(shí)水平,加快加強(qiáng)電子化的推進(jìn)。
2.1提高高校科研項(xiàng)目管理者以及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的水平
在高校中,管理隊(duì)伍作為學(xué)校管理決策的制定者,執(zhí)行者與服務(wù)者,起著至關(guān)重要的作用。很顯然,現(xiàn)在的項(xiàng)目管理工作者是對(duì)整個(gè)管理提出框架性的思路與要求,而由系統(tǒng)或計(jì)算機(jī)執(zhí)行操作,因此,管理者仍然起導(dǎo)向性作用,高校的管理者較傳統(tǒng)相比,除了要了解科研項(xiàng)目以外,還要學(xué)量的信息化知識(shí),目前的科研項(xiàng)目電子化管理并不是完全意義上的自動(dòng)化,其中必然需要各級(jí)管理者的參與,甚至包括項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的參與。在這之中,對(duì)管理者進(jìn)行培訓(xùn),提高管理者的水平顯得至關(guān)重要,高校以及研究所往往舉辦各種科研專業(yè)相關(guān)培訓(xùn),卻很少對(duì)科管人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)。應(yīng)培養(yǎng)管理人員“終身學(xué)習(xí)”的理念。在有些情況下,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人由于本身年紀(jì),傳統(tǒng)印象等因素的影響,對(duì)新的管理體制完全沒有相應(yīng)的概念,這需要對(duì)科管人員其進(jìn)行集中培訓(xùn),經(jīng)過這樣的過程后,可以大幅度提高直接或間接參與整個(gè)科研項(xiàng)目人員的素質(zhì)水平,從而達(dá)到提高管理水平的目的。
2.2加快電子化平臺(tái)建設(shè)
如今,在校園網(wǎng)以及院內(nèi)網(wǎng)站信息,指導(dǎo)校內(nèi)教師申報(bào)項(xiàng)目已經(jīng)在各大高校普及,幾乎所有高校都有自己的門戶網(wǎng)站,具備新聞,通知公告,提供下載鏈接,實(shí)現(xiàn)資源共享等功能。隨著科技的飛速發(fā)展,我們可以對(duì)原有管理流程和組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行再設(shè)計(jì),充分運(yùn)用電子信息技術(shù),實(shí)現(xiàn)工作方式的并行化、動(dòng)態(tài)化、集成化。除此之外,也可以將學(xué)校的管理平臺(tái)與各級(jí)各類政府平臺(tái)相互掛鉤,借助優(yōu)勢(shì)平臺(tái)來彌補(bǔ)自身平臺(tái)的弱勢(shì),達(dá)到提高電子化平臺(tái)水準(zhǔn)的目的。在此基礎(chǔ)上,通過平臺(tái)指導(dǎo)老師學(xué)習(xí)如何科學(xué)地申報(bào)科研項(xiàng)目,何時(shí)按期進(jìn)行結(jié)題,什么時(shí)間進(jìn)行中期檢查,讓每個(gè)人通過平臺(tái)對(duì)信息有所把握,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人成為自己的管理者。除了網(wǎng)站、電子系統(tǒng)等傳統(tǒng)平臺(tái)以外,微博、微信、高關(guān)注度的信息軟件已經(jīng)被各級(jí)政府、大型企業(yè)所采納,因此電子化平臺(tái)的種類多種多樣,通過完善高校的平臺(tái)建設(shè),讓教師與科研人員快速準(zhǔn)確的獲得信息至關(guān)重要。
2.3制作標(biāo)準(zhǔn)化的電子信息化管理模式
目前多數(shù)高校多沿用校—院(系、所)縱向管理模式,科研活動(dòng)多以學(xué)科專業(yè)為單位開展。其中,各個(gè)單位之間信息交叉與合作較少,電子化數(shù)據(jù)的錄入以及新事物的學(xué)習(xí)可能都需要一段時(shí)間。這就需要高校的管理者制定一系列的管理制度與要求,加強(qiáng)科研規(guī)劃,強(qiáng)化責(zé)任意識(shí),監(jiān)督管理機(jī)制解決好管理與服務(wù)的關(guān)系,使得管理標(biāo)準(zhǔn)化。管理內(nèi)容包括項(xiàng)目申報(bào)計(jì)劃、人員管理、財(cái)務(wù)管理、中期檢查、項(xiàng)目結(jié)題等。在高校中,從科技管理部門開始,一級(jí)管理者應(yīng)當(dāng)從宏觀管理上指導(dǎo)項(xiàng)目申報(bào)立項(xiàng),利用電子化管理信息,提供資料,組織項(xiàng)目工作,同時(shí)做好與上級(jí)政府部門的銜接以及過程管理工作,再往下到各個(gè)單位的二級(jí)管理者應(yīng)當(dāng)能夠準(zhǔn)確把握信息,指導(dǎo)單位的老師以及科研工作者使用電子化平臺(tái),解決可能出現(xiàn)的各種問題,直到項(xiàng)目的實(shí)際負(fù)責(zé)人能夠無差別的在電子化大背景下順利實(shí)施科研項(xiàng)目。
3結(jié)語
我國絕大多數(shù)的工程建設(shè)都是以項(xiàng)目部的形式開展,項(xiàng)目部的信息化管理與企業(yè)的信息化管理相比,有著自己的特殊性:
1)項(xiàng)目管理人員一般根據(jù)項(xiàng)目需要臨時(shí)集中,項(xiàng)目的信息化管理缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)條件,有著應(yīng)急性的特點(diǎn),要求信息化管理措施必須簡便、易用;
2)根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)的不同,信息化管理應(yīng)用的內(nèi)容有著較大差別;
3)在項(xiàng)目實(shí)施過程中,信息化管理應(yīng)用的需求會(huì)不斷調(diào)整、擴(kuò)充,這要求信息化管理方案有著良好的可擴(kuò)展性。昆山市中環(huán)快速化改造工程(以下簡稱昆山中環(huán))項(xiàng)目的信息化管理實(shí)踐主要包括信息化平臺(tái)建設(shè)、計(jì)算機(jī)輔助計(jì)量計(jì)價(jià)系統(tǒng)開發(fā)、臺(tái)賬資料網(wǎng)絡(luò)化管理、利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)條件來提高溝通交流效率、提高計(jì)量工作效率等方面。目標(biāo)是通過推行項(xiàng)目信息化管理,提高各類數(shù)據(jù)資料的信息化、電子化,結(jié)合信息化平臺(tái)管理應(yīng)用,有助于信息資料的及時(shí)共享,將項(xiàng)目的資料信息盡量納入共同管理,減少因人員流動(dòng)導(dǎo)致的信息孤島、資料流失等問題。
2昆山中環(huán)項(xiàng)目的信息化平臺(tái)建設(shè)
2.1信息化平臺(tái)的主要功能
昆山中環(huán)項(xiàng)目信息化平臺(tái)以項(xiàng)目介紹、工程進(jìn)度報(bào)表統(tǒng)計(jì)和展示功能為重點(diǎn),隨著項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)展,陸續(xù)補(bǔ)充了包括部門發(fā)文索引、項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)化電子臺(tái)賬管理、高架箱梁形象進(jìn)度、安全日?qǐng)?bào)、機(jī)械日?qǐng)?bào)、工程簡報(bào)、工程月報(bào)、渣土泥漿排放統(tǒng)計(jì)、新聞報(bào)道檢索等功能。
2.2信息化平臺(tái)建設(shè)
經(jīng)調(diào)研,當(dāng)下常用的網(wǎng)絡(luò)化管理和協(xié)同辦公平臺(tái),發(fā)現(xiàn)這些平臺(tái)功能過于豐富,適合于公司層面經(jīng)過學(xué)習(xí)培訓(xùn)日常管理使用。考慮到本項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)人員為臨時(shí)集中,各個(gè)參建單位人員軟件技術(shù)水平差別大,且項(xiàng)目工期緊張,很難有集中的使用培訓(xùn)條件,同時(shí)項(xiàng)目體量大,管理要求復(fù)雜,隨著項(xiàng)目進(jìn)展管理內(nèi)容有著較大的變化,對(duì)管理平臺(tái)的可擴(kuò)展性有較高要求。基于以上考慮,項(xiàng)目部選擇了采用成熟技術(shù)自主定制開發(fā)信息化管理平臺(tái)的實(shí)施方案。
2.2.1網(wǎng)絡(luò)硬件資源
指揮部開通了40Mb靜態(tài)IP光纖寬帶,并申請(qǐng)了網(wǎng)絡(luò)一級(jí)域名,在指揮部搭建了網(wǎng)絡(luò)硬件平臺(tái),用于指揮部網(wǎng)絡(luò)管理和信息化平臺(tái)建設(shè)。
2.2.2信息化網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)
以html網(wǎng)站框架為基礎(chǔ),編制了工程日?qǐng)?bào)、安全日?qǐng)?bào)、月報(bào)等各類報(bào)表模板,通過后臺(tái)VBS程序控制,實(shí)現(xiàn)服務(wù)器后臺(tái)資料的自動(dòng)匯總和刷新顯示。經(jīng)過在項(xiàng)目上推廣使用,昆山中環(huán)信息化管理平臺(tái)成為項(xiàng)目的公共信息共享平臺(tái),實(shí)現(xiàn)了各工區(qū)與項(xiàng)目指揮部協(xié)同進(jìn)行日?qǐng)?bào)等報(bào)表處理。平臺(tái)穩(wěn)定運(yùn)行,完成工程報(bào)表匯總逾400期,保存項(xiàng)目資料逾40萬份。
3項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)化臺(tái)賬網(wǎng)絡(luò)化電子化管理
3.1標(biāo)準(zhǔn)化臺(tái)賬管理制度
為加強(qiáng)對(duì)昆山中環(huán)項(xiàng)目管理力度和管理效率,確保工程建設(shè)資料臺(tái)賬的規(guī)范和資料留存規(guī)范、準(zhǔn)確,為工程建設(shè)后續(xù)的爭創(chuàng)優(yōu)質(zhì)品牌奠定基礎(chǔ),上海建工總承包項(xiàng)目部對(duì)工程建設(shè)推行了標(biāo)準(zhǔn)化管理。工區(qū)項(xiàng)目部的管理臺(tái)賬共約118本,用于日常的項(xiàng)目技術(shù)、計(jì)劃、質(zhì)量、安全、合約財(cái)務(wù)和綜合辦公的管理,根據(jù)部室區(qū)別,分別定義了臺(tái)賬標(biāo)簽色值標(biāo)準(zhǔn)。通過標(biāo)準(zhǔn)化臺(tái)賬的實(shí)施,有助于統(tǒng)一全線各工區(qū)的管理標(biāo)準(zhǔn)和水平,提高全線建設(shè)管理的效率和水平。
3.2臺(tái)賬資料網(wǎng)絡(luò)化電子化管理
在推行標(biāo)準(zhǔn)化管理的基礎(chǔ)上,指揮部對(duì)本項(xiàng)目臺(tái)賬資料加強(qiáng)了信息化管理,結(jié)合工區(qū)項(xiàng)目部標(biāo)準(zhǔn)化臺(tái)賬,進(jìn)行了臺(tái)賬的電子化和網(wǎng)絡(luò)化管理。總包服務(wù)器部署了FTP文件傳輸系統(tǒng),設(shè)置了各工區(qū)管理賬號(hào)及各專業(yè)分包單位賬號(hào),統(tǒng)一文件夾目錄設(shè)置方法,上傳各類臺(tái)賬電子文件,實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程協(xié)同管理。通過標(biāo)準(zhǔn)化臺(tái)賬電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理,項(xiàng)目各工區(qū)統(tǒng)一規(guī)范了檔案資料的管理和存放,有效降低了資料的意外丟失等情況,在項(xiàng)目各類檔案資料核查、竣工資料整理中創(chuàng)造了有利的備查、備用存檔,提高了項(xiàng)目管理人員的檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理理念和各類信息資料存管的重視程度。
4計(jì)算機(jī)輔助計(jì)量計(jì)價(jià)系統(tǒng)
昆山中環(huán)工程建設(shè)規(guī)模大,投資額大,社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益影響大,公路行業(yè)計(jì)量工作標(biāo)準(zhǔn)要求高,監(jiān)理和業(yè)主對(duì)資料格式的規(guī)范性、準(zhǔn)確性和時(shí)效性要求高,計(jì)量計(jì)價(jià)工作報(bào)批流程多、時(shí)間緊,如何及時(shí)做好計(jì)量計(jì)價(jià)工作,確保項(xiàng)目資金流運(yùn)轉(zhuǎn)正常,是確保項(xiàng)目順利實(shí)施的重要任務(wù)。指揮部在項(xiàng)目開建之初,就提出要提高計(jì)量計(jì)價(jià)工作的保障力度。考慮到計(jì)量工作的精確性、可靠性和保密性等特殊要求,項(xiàng)目部針對(duì)昆山中環(huán)工程計(jì)量工作流程要求,采取了與知名專業(yè)企業(yè)合作,定型開發(fā)了基于網(wǎng)絡(luò)的計(jì)算機(jī)輔助計(jì)量計(jì)價(jià)系統(tǒng)。借助于本系統(tǒng),工程全線8個(gè)工區(qū)的經(jīng)濟(jì)師可實(shí)現(xiàn)在線協(xié)同工作,各類數(shù)據(jù)資料共享互通,版本一致,保證計(jì)量工作的準(zhǔn)確性和工作效率。同時(shí)系統(tǒng)設(shè)置了可靠的賬戶權(quán)限和保密措施,確保資料的安全。計(jì)量計(jì)價(jià)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的四維管理,從分包、項(xiàng)目部、業(yè)主、監(jiān)理及上級(jí)部門4個(gè)方面進(jìn)行協(xié)同管理,不同用戶有著詳細(xì)的權(quán)限控制,確保數(shù)據(jù)的一致性。本系統(tǒng)硬件設(shè)備部署在昆山中環(huán)工程指揮部機(jī)房,系統(tǒng)開發(fā)工作自2012年12月開始,2013年初開始試用,2013年5月完成系統(tǒng)驗(yàn)收,為工程項(xiàng)目的有效管理提供了保障。通過計(jì)算機(jī)輔助計(jì)量計(jì)價(jià)系統(tǒng)的投入使用,保障了全線各工區(qū)每月計(jì)量計(jì)價(jià)工作的順利完成,至2014年8月共完成計(jì)量月報(bào)20期,累計(jì)完成計(jì)量總產(chǎn)值67億元,同期施工產(chǎn)值70億元。基本實(shí)現(xiàn)了施工產(chǎn)值與計(jì)量月報(bào)的雙同步。昆山中環(huán)計(jì)量計(jì)價(jià)系統(tǒng)的開發(fā)是上海建工集團(tuán)在BT承接公路工程項(xiàng)目的一次成功實(shí)踐,將為整個(gè)集團(tuán)范圍進(jìn)一步完善項(xiàng)目計(jì)量計(jì)價(jià)工作提供較好的指導(dǎo)意見。
5利用既有網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提高溝通交流效率
5.1項(xiàng)目郵箱賬號(hào)規(guī)范化使用
項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)階段都將產(chǎn)生海量的文件、數(shù)據(jù)和資料,需要在項(xiàng)目各個(gè)工區(qū)、指揮部及業(yè)主單位等之間流轉(zhuǎn)。全部通過書面文件流轉(zhuǎn)效率低下、資源浪費(fèi),且環(huán)節(jié)多時(shí)容易發(fā)生文件遺失或損壞。在項(xiàng)目前期策劃準(zhǔn)備工作中,項(xiàng)目部開通了統(tǒng)一的對(duì)外郵件賬號(hào),加強(qiáng)對(duì)外收發(fā)文的管理。項(xiàng)目正式開工建設(shè)后,配備了“技術(shù)部、質(zhì)量部、安全部、工程部、合約財(cái)務(wù)部、綜合辦”五部一室的管理架構(gòu)。作為對(duì)外郵件管理要求,按照統(tǒng)一的命名規(guī)則,相應(yīng)統(tǒng)一申請(qǐng)了五部一室的對(duì)外公共郵箱。通過統(tǒng)一管理項(xiàng)目部對(duì)外郵箱賬戶使用要求,在實(shí)際使用中達(dá)到了如下效果:
1)指揮部對(duì)外收發(fā)文賬號(hào)規(guī)范,風(fēng)格統(tǒng)一,體現(xiàn)集團(tuán)規(guī)范化管理,是一種潛在的品牌宣傳;
2)分階段、分部門管理,對(duì)外郵件分門別類,避免了在海量郵件中尋找資料,既提高了效率,也減少人為失誤造成的資料丟失;
3)減少員工私人賬號(hào)使用情況,有助于減少信息孤島,提高信息共享程度。
5.2利用網(wǎng)絡(luò)交流群組技術(shù)
當(dāng)今社會(huì)科技發(fā)展迅速,網(wǎng)絡(luò)化交流和溝通已成為人們的一種日常需求,各類交流工具種類繁多,功能豐富。本項(xiàng)目信息化管理中,根據(jù)項(xiàng)目主要管理人員年輕化、QQ等網(wǎng)絡(luò)通信工具使用普遍的特點(diǎn),進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)交流群組統(tǒng)一賬號(hào)設(shè)置和管理,加強(qiáng)項(xiàng)目部各單位人員的交流效率。在昆山中環(huán)建設(shè)過程中,項(xiàng)目部根據(jù)需要,創(chuàng)建的交流群組涵蓋了信息化平臺(tái)交流、進(jìn)度管理、技術(shù)管理、質(zhì)量管理、安全管理、收發(fā)文管理、計(jì)量計(jì)價(jià)工作、黨團(tuán)建設(shè)等各個(gè)方面,各類管理交流群共計(jì)群成員達(dá)360余人,涵蓋了昆山中環(huán)項(xiàng)目的主要一線管理人員,在落實(shí)指揮部具體工作要求、解決一線實(shí)際問題方面發(fā)揮了很好的輔助作用。項(xiàng)目部根據(jù)需要加入了業(yè)主管理群、業(yè)主信息群、監(jiān)理組群、集團(tuán)相關(guān)管理群等,加強(qiáng)項(xiàng)目的對(duì)外信息交流和工作交接。網(wǎng)絡(luò)群組交流技術(shù)將個(gè)人的日常生活習(xí)慣與項(xiàng)目管理相結(jié)合,是一種比較簡單易行的項(xiàng)目管理手段,對(duì)日常的管理工作落實(shí)有較好的促進(jìn)作用。
6結(jié)語
昆山中環(huán)項(xiàng)目信息化管理實(shí)踐,是對(duì)工程項(xiàng)目管理體制信息化的初步探索,對(duì)項(xiàng)目的正常實(shí)施起到了較好的促進(jìn)作用,在進(jìn)度、技術(shù)、質(zhì)量、安全、合約財(cái)務(wù)和綜合辦公等各方面提高了工作效率,一些具體做法有著可復(fù)制性。由于本次信息化實(shí)踐應(yīng)用范圍較為有限,在文件傳輸系統(tǒng)與平臺(tái)的交互性、大數(shù)據(jù)的綜合分析等方面還可以進(jìn)一步完善和提高。在今后類似項(xiàng)目的項(xiàng)目信息化管理實(shí)踐中,建議在如下方面進(jìn)行重視:
1)要梳理項(xiàng)目的合理需求,將信息化管理與日常管理工作緊密結(jié)合,確保信息化真正落到實(shí)處。
2)考慮現(xiàn)場人員的客觀情況,盡量簡化操作,提高易用性。
3)要考慮平臺(tái)管理的可擴(kuò)展、可調(diào)整性。
關(guān)鍵字:工程施工信息化項(xiàng)目管理
一、前言
當(dāng)前信息技術(shù)的飛速發(fā)展從經(jīng)濟(jì)效益、技術(shù)手段和工程應(yīng)用等三個(gè)方面,對(duì)建筑施工項(xiàng)目信息化管理的發(fā)揮起了巨大的作用使建筑施工管理上了一個(gè)新的層次。
我國建筑業(yè),從20世紀(jì)80年代起開始了數(shù)字化、信息化進(jìn)程,并首先表現(xiàn)在各大設(shè)計(jì)院堅(jiān)定不移地推行計(jì)算機(jī)畫圖。從20世紀(jì)末起,我國政府部門的數(shù)字化、信息化進(jìn)程加快,尤其是北京、上海及各省省會(huì)城市現(xiàn)己不同程度的普及了電子政務(wù)。但是,全國建筑業(yè)的發(fā)展很不平衡。設(shè)計(jì)院雖己普遍實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)畫圖,但仍多停留在較低的信息化水平上,校核、審批圖紙仍延用傳統(tǒng)手段;大多數(shù)工程施工公司的信息化水平更低,仍停留在手工畫、寫的方式;上級(jí)主管部門建筑工程項(xiàng)目管理的數(shù)字化、信息化進(jìn)程也較慢。目前,我國建筑業(yè)在技術(shù)、管理、效率、成本控制、信息化管理等方面,相對(duì)歐美發(fā)達(dá)國家還有一定差距,已不能適應(yīng)時(shí)展的需要,嚴(yán)重制約其發(fā)展。
建筑業(yè)是一種分工細(xì)致及勞力密集的行業(yè)。建筑工程管理具有施工人數(shù)眾多、工序繁復(fù)、分散性、移動(dòng)性和一次性等特點(diǎn)。根據(jù)歐美國家有關(guān)調(diào)查統(tǒng)計(jì)顯示:在傳統(tǒng)管理模式下,工程設(shè)計(jì)人員每天約有35%左右的工作時(shí)間花費(fèi)在查閱圖紙資料及交流協(xié)調(diào)上;工程施工管理人員往往需要花費(fèi)多達(dá)50%的工作時(shí)間用
來搜查必要的信息和信息交流,嚴(yán)重降低了生產(chǎn)效率。上述調(diào)查統(tǒng)計(jì)還顯示:遠(yuǎn)程管理和文件傳輸?shù)某杀炯s占總成本的10%左右。我國工程量堪稱世界之冠,積累了數(shù)量龐大的圖紙,快速進(jìn)行組織、歸檔、分類、查詢、檢索,已成為急需解決的問題;靈活地組織管理技術(shù)文檔,共享設(shè)計(jì)信息資源,快速、準(zhǔn)確地協(xié)同設(shè)計(jì)與施工,使工作流程自動(dòng)化已成為提高工作效率的當(dāng)務(wù)之急。為了和國際接軌,建筑業(yè)迫切需要采用先進(jìn)科技、強(qiáng)化科學(xué)管理和加速信息化。
二、建筑施工項(xiàng)目管理的特點(diǎn)與信息化管理的必要性
建筑施工的目的,是形成具有一定功能的建筑物產(chǎn)品。建筑物產(chǎn)品的位置固定、形式多樣、結(jié)構(gòu)復(fù)雜和體積龐大等基本特征決定了建筑施工具有生產(chǎn)周期長、資源使用的品種多、用量大、空間流動(dòng)性高等特點(diǎn)。對(duì)建筑施工過程本身以及施工過程中涉及到的人力、物力和財(cái)力進(jìn)行有效的計(jì)劃、組織和控制,是建筑施工項(xiàng)目管理的主要內(nèi)容。建筑施工項(xiàng)目管理主要呈現(xiàn)以下特點(diǎn):
(1)涉及面廣
建筑施工項(xiàng)目管理是一個(gè)多部門、多專業(yè)的綜合全面的管理。它不單包括施工過程中的生產(chǎn)管理,還涉及到技術(shù)、質(zhì)量、材料、計(jì)劃、安全和合同等方方面面的管理內(nèi)容。
(2)工作量大
一個(gè)建筑物的形成,需要消耗的物資種類繁多,需要大量的施工活動(dòng)共同參與。對(duì)所有這些施工環(huán)節(jié)及其用到的資源都做到管理工作的深入到位,可以想見建筑施工項(xiàng)目管理工作的復(fù)雜與繁重程度,而這些僅僅是項(xiàng)目管理中的生產(chǎn)管理和材料管理兩個(gè)側(cè)面。
(3)制約性強(qiáng)
項(xiàng)目管理工作必然要符合建筑施工從準(zhǔn)備到竣工驗(yàn)收這樣一個(gè)循序漸進(jìn)的內(nèi)在規(guī)律。因此,建筑施工項(xiàng)目管理不僅要符合建筑工程有關(guān)規(guī)范規(guī)定的要求,還要做到彼此協(xié)作、安排有序。
(4)信息流量大
信息與物質(zhì)、能源一樣,是構(gòu)成社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要資源。任何一項(xiàng)管理活動(dòng)都離不開某種信息的處理工作。建筑施工項(xiàng)目各方面的管理活動(dòng)并不孤立,它們之間存在相互依賴、相互制約的聯(lián)系。于是,各管理活動(dòng)之間必然需要信息的交流與傳遞,建筑施工項(xiàng)目管理工作的復(fù)雜與繁重程度直接決定了項(xiàng)目管理過程中信息流動(dòng)的復(fù)雜和頻繁等特點(diǎn)。
可是,在傳統(tǒng)的建筑施工項(xiàng)目管理模式中,項(xiàng)目上各種信息的存儲(chǔ)主要是基于表格或單據(jù)等紙面形式,信息的加工和整理完全由大量的手工計(jì)算來完成,信息的交流則絕大部分依賴于人與人之間的手工傳遞甚至口頭傳遞,信息的檢索則完全依賴于對(duì)文檔資料的翻閱和查看。信息從它的產(chǎn)生、整理、加工、傳遞到檢索和利用,都在以一種較為緩慢的速度在運(yùn)動(dòng),這容易影響信息作用的及時(shí)發(fā)揮而造成項(xiàng)目管理工作中的失誤。隨著現(xiàn)代工程建設(shè)項(xiàng)目規(guī)模的不斷擴(kuò)大,施工技術(shù)的難度與質(zhì)量的要求不斷提高,各部門和單位交互的信息量不斷擴(kuò)大,信息的交流與傳遞變得越來越頻繁,建筑施工項(xiàng)目管理的復(fù)雜程度和難度越來越突出。可見,傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理模式在速度、可靠性以及經(jīng)濟(jì)可行性等方面明顯地限制了施工企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)激烈的競爭環(huán)境中的可持續(xù)生存和發(fā)展的能力。近年來,一些實(shí)力雄厚的建筑施工單位(如中建一局四公司、中建二局一公司等)率先應(yīng)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)來輔助項(xiàng)目參與人進(jìn)行某些項(xiàng)目管理工作。例如,專業(yè)預(yù)算員使用概預(yù)算軟件編制施工概預(yù)算,生產(chǎn)計(jì)劃員使用網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃軟件安排施工進(jìn)度,技術(shù)資料員使用AutoCAD圖形軟件繪制竣工圖紙等等。通過這些軟件的使用,建筑施工項(xiàng)目管理工作的質(zhì)量和效率有了顯著改善。一方面,這說明在建筑施工中應(yīng)用信息技術(shù)的必要性。另一方面,各參與人單機(jī)獨(dú)戶式的工作方式,必然導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息在參與人群體中得不到共享。頻繁的信息交流與傳遞,重復(fù)的信息采集和處理同傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理模式如出一轍。此外,由于各軟件使用的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不盡相同,信息的完整性和一致性得不到保證,從而為用于決策的綜合信息難以提取。可見,建筑施工單位應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù),并不是做得不好,而是做得不夠。應(yīng)該看到,建筑施工項(xiàng)目的信息化管理,不僅僅意味著在建筑施工項(xiàng)目內(nèi)部的管理過程中使用計(jì)算機(jī),它具有更廣泛更深刻的內(nèi)涵。首先,它基于信息技術(shù)提供的可能性,對(duì)管理過程中需要處理的所有信息進(jìn)行高效地采集、加工、傳遞和實(shí)時(shí)共享,減少部門之間對(duì)信息處理的重復(fù)工作。共享的信息為項(xiàng)目管理服務(wù)、為項(xiàng)目決策提供可靠的依據(jù)。其次,它使監(jiān)督檢查等控制及信息反饋?zhàn)兊酶鼮榧皶r(shí)有效,使以生產(chǎn)計(jì)劃和物資計(jì)劃為典型代表的計(jì)劃工作能夠依據(jù)已有工程的計(jì)劃經(jīng)驗(yàn)而變得更為先進(jìn)合理,使建筑施工活動(dòng)以及項(xiàng)目管理活動(dòng)流程的組織更加科學(xué)化,并正確引導(dǎo)項(xiàng)目管理活動(dòng)的開展,以提高施工管理的自動(dòng)化水平。
三、項(xiàng)目管理信息化的應(yīng)用
在此,我們以電力企業(yè)信息化管理為例來說名項(xiàng)目管理信息化在施工單位的應(yīng)用。
3.1準(zhǔn)備工作
項(xiàng)目管理信息化實(shí)施之前,首先針對(duì)工程項(xiàng)日本身的基本內(nèi)容,系統(tǒng)的實(shí)施人員和相關(guān)業(yè)務(wù)的管理人員相互配合,利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃技術(shù),結(jié)合P3項(xiàng)目管理軟件,做好以下準(zhǔn)備工作:(1)能夠準(zhǔn)確的用施工工序的邏輯關(guān)系反映項(xiàng)目實(shí)施過程;(2)理解網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃中如工期等時(shí)間參數(shù)及其含義;(3)結(jié)合現(xiàn)場施工經(jīng)驗(yàn),標(biāo)明關(guān)鍵路徑與關(guān)鍵作業(yè);(4)結(jié)合現(xiàn)場施工經(jīng)驗(yàn),理解進(jìn)度、資源、費(fèi)用的相互關(guān)系;(5)結(jié)合目標(biāo)工程,了解目標(biāo)管理與網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃技術(shù)結(jié)合對(duì)項(xiàng)日實(shí)施動(dòng)態(tài)跟蹤控制的方法。
3.2管理層次的劃分
電力施工企業(yè)總部管理層使用網(wǎng)絡(luò)版P3項(xiàng)日管理軟件,項(xiàng)口部管理層使用P3單機(jī)版或VPN(虛擬個(gè)人網(wǎng)絡(luò))方式直接登陸P3網(wǎng)絡(luò)版,采用工程組形式管理工程,進(jìn)行。分頭管理、統(tǒng)一協(xié)調(diào)。。各工程之間人、材、機(jī)項(xiàng)目協(xié)調(diào)調(diào)度,充分利用資源,在工程組層面進(jìn)行分析統(tǒng)計(jì)。
3.2.1公司總部管理層
該層可以認(rèn)為是工程項(xiàng)目的業(yè)主監(jiān)理、總承包商。公司工程技術(shù)處和信息中心總體規(guī)劃,由各業(yè)務(wù)處室包括財(cái)務(wù)、物資、經(jīng)營計(jì)劃、檔案、質(zhì)量、安全部門等部門參與。主要負(fù)責(zé)工程進(jìn)度、成本、合同、安全、質(zhì)量、協(xié)調(diào)等信息的控制和管理,及時(shí)掌握公司所有工程的進(jìn)度、資金使用、物資到貨、安全、質(zhì)量、成本等信息的情況,進(jìn)行綜合分析和決策。
3.2.2項(xiàng)目部管理層
該層是施工現(xiàn)場管理層。主要負(fù)責(zé)工程進(jìn)度計(jì)劃的具體實(shí)施和實(shí)際的進(jìn)度控制、資源加載、安全、質(zhì)量、工作聯(lián)系等信息的提供。并且負(fù)責(zé)向公司總部定期上報(bào)具體工程施工進(jìn)度、資源和費(fèi)用情況的報(bào)表。
3.2.1施工隊(duì)管理層
該層提供施工現(xiàn)場實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)。施工部門根據(jù)進(jìn)度計(jì)劃,合理安排施工任務(wù),并負(fù)責(zé)將本日、本周的施工情況進(jìn)行上報(bào)。
工程項(xiàng)目人員使用P3單機(jī)版在現(xiàn)場輸人工程的進(jìn)度、資源和費(fèi)用情況后,將工程導(dǎo)出,并在規(guī)定時(shí)間上報(bào)至總部管理層,由總部管理層人員導(dǎo)人P3網(wǎng)絡(luò)版中對(duì)應(yīng)工程,進(jìn)行數(shù)據(jù)更新。
工程項(xiàng)目人員還可以在工程項(xiàng)日所在地采用撥號(hào)卜網(wǎng),使用VPN(虛擬個(gè)人網(wǎng)絡(luò))方式直接登陸公司P3網(wǎng)絡(luò)版服務(wù)器,通過互聯(lián)網(wǎng)輸人工程的進(jìn)度、資源和費(fèi)用情況。
3.3工程管理信息編碼分類
P3中項(xiàng)目信息編碼包括工程項(xiàng)目分解結(jié)構(gòu)編碼(WBS)、作業(yè)分類碼、作業(yè)代碼、作業(yè)代碼分類碼、資源代碼、費(fèi)用編碼、日歷代碼、自定義編碼等。
3.4項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃編制及審查
項(xiàng)目進(jìn)度管理人員將工程分為4級(jí)進(jìn)度計(jì)劃,進(jìn)行控制與管理:
(1)里程碑進(jìn)度計(jì)劃,此計(jì)劃由業(yè)主/建設(shè)單位根據(jù)項(xiàng)目總體安排確定;
(2)由業(yè)主或建設(shè)單位編制的指導(dǎo)性計(jì)劃及各承包商的總進(jìn)度計(jì)劃合并的總控制計(jì)劃;
(3)公司總部各部門編制的詳細(xì)的施工總進(jìn)度計(jì)劃,根據(jù)上一級(jí)級(jí)控制計(jì)劃編制。反映公司總部對(duì)項(xiàng)目內(nèi)容的整體安排,此計(jì)劃要報(bào)監(jiān)理批準(zhǔn),為3級(jí)總體目標(biāo)控制計(jì)劃。
(4)項(xiàng)目部編制的具體指導(dǎo)施工的進(jìn)度計(jì)劃,根據(jù)第3級(jí)進(jìn)度計(jì)劃編制。反映項(xiàng)目部對(duì)具體施工方案的安排。此計(jì)劃要報(bào)公司總部批準(zhǔn)。各級(jí)計(jì)劃相互依存,各級(jí)進(jìn)度計(jì)劃工序與工作分解結(jié)構(gòu)編碼對(duì)應(yīng)。
計(jì)劃員利用P3軟件將多層的計(jì)劃納人一個(gè)工程或工程組進(jìn)行管理,生成目標(biāo)計(jì)劃并進(jìn)行動(dòng)態(tài)更新,通過分析現(xiàn)行工程的進(jìn)展與目標(biāo)工程的對(duì)比,采用工程施工過程中實(shí)際產(chǎn)生的定量數(shù)據(jù)為項(xiàng)目管理決策提供科學(xué)依據(jù)。
電力施工企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員通過項(xiàng)日管理信息化系統(tǒng),可及時(shí)掌握企業(yè)當(dāng)前各工程的進(jìn)度、費(fèi)用和資金使用情況,準(zhǔn)確、迅速地制定企業(yè)今后經(jīng)營、工程資源、資金調(diào)撥等決策。以項(xiàng)目管理信息化系統(tǒng)作為公司信息化建設(shè)的突破日,可提升企業(yè)核心競爭力,使企業(yè)在日益激烈的市場競爭中處于優(yōu)勢(shì)地位。
對(duì)建筑施工項(xiàng)目實(shí)行信息化管理是十分必要并且是切實(shí)可行的。遵循一定的開發(fā)步驟是研制開發(fā)高質(zhì)量建筑施工項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)的根本保障。對(duì)建筑施工項(xiàng)目實(shí)行信息化管理,通過實(shí)現(xiàn)信息的共享和互訪,為項(xiàng)目參與人提供一個(gè)良好的協(xié)同工作環(huán)境,減少由于信息傳遞障礙造成的管理失誤和決策失誤,提高項(xiàng)目的整體經(jīng)濟(jì)效益和工作效率。
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