項(xiàng)目檔案管理論文范文

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第1篇

輸電施工、運(yùn)檢與維護(hù)工程是電力企業(yè)檔案信息系統(tǒng)的必要部分，輸電工程項(xiàng)目檔案是工程立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工和監(jiān)理等整個(gè)工程的原始記錄，是工程進(jìn)度與質(zhì)量是否與合同一致、是否達(dá)到相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及工程運(yùn)行、改造和維修的法律憑證，是工程建設(shè)交付使用的必備資料。輸電施工、運(yùn)檢與維護(hù)工程具有實(shí)時(shí)性，打破了傳統(tǒng)檔案的特性范疇，不僅反映輸電工程施工質(zhì)量和水平，還能體現(xiàn)工程管理水平，是企業(yè)發(fā)展過(guò)程的真實(shí)記錄與歷史見(jiàn)證，對(duì)于輸電企業(yè)的決策和管理以及生產(chǎn)的安全性有重要參考價(jià)值，特別是對(duì)于項(xiàng)目的合法性和隱蔽工程的維護(hù)與完善，檔案的作用與地位是十分顯著的。踐行輸電檔案管理，檔案管理制度尚需繼續(xù)健全與完善[4]81，檔案管理尚需規(guī)范，檔案保管條件與電子化程度有待改善與提高，檔案管理人員的綜合素質(zhì)與學(xué)習(xí)能力尚需不間斷地通過(guò)各種方式培訓(xùn)加強(qiáng)[5]19。信息化人才缺乏是輸電工程檔案管理普遍存在的問(wèn)題，是檔案信息化的障礙。如何利用檔案信息，輔助工程項(xiàng)目的控制和管理，提高工程項(xiàng)目的管理效率，提高預(yù)測(cè)控制風(fēng)險(xiǎn)的能力，保證工程質(zhì)量及降低工程成本是時(shí)下輸電工程檔案管理更高的標(biāo)準(zhǔn)與目標(biāo)。

二、輸電工程檔案管理的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

信息技術(shù)為電力檔案管理的規(guī)范化、電子化提供技術(shù)支持，如何將信息技術(shù)應(yīng)用到電力企業(yè)的檔案管理中，已成為重要的科研課題[6]39。計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用對(duì)工程項(xiàng)目檔案資料的科學(xué)利用及步入數(shù)字信息化管理起到了重要作用。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部數(shù)據(jù)共享的系統(tǒng)工程，是系統(tǒng)建立數(shù)字檔案的契機(jī)，是輸電工程檔案管理系統(tǒng)性提高的前提，是完善電力工程檔案的有利條件。信息資源的系統(tǒng)化管理納入檔案管理，擴(kuò)大檔案管理范圍與功能。電力企業(yè)信息化水平和電力企業(yè)正努力實(shí)施的以信息化帶動(dòng)管理，以管理促進(jìn)信息化的管理模式，是提升輸電工程檔案管理功能的機(jī)遇，是保障檔案信息的準(zhǔn)確性與真實(shí)性，提高利用率的必要條件。輸電工程檔案具有一定的專業(yè)性，源于輸電工程檔案的構(gòu)建體系，不同行業(yè)、部門(mén)、專業(yè)建立工程檔案的出發(fā)點(diǎn)及標(biāo)準(zhǔn)存在一定的差異，使得接收工作復(fù)雜，極易造成資料的散失，資料難免有遺漏，準(zhǔn)確性、真實(shí)性、完整性不易達(dá)到規(guī)范要求[7]78。輸電工程檔案管理的規(guī)范化、電子化、數(shù)字化是未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)[8]27，輸電工程施工企業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，給企業(yè)與社會(huì)帶來(lái)諸多便利的同時(shí)，檔案信息保密問(wèn)題所存在的安全隱患[9]147，也是我們必須面對(duì)的挑戰(zhàn)，云計(jì)算服務(wù)平臺(tái)在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全方面具有無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)，可有效地解決數(shù)據(jù)安全存儲(chǔ)等問(wèn)題[10]76。

三、輸電工程檔案管理的組卷原則

案卷是具有“關(guān)聯(lián)”的文件組合而成的檔案保管單位。來(lái)源原則是檔案的分類(lèi)單元，來(lái)源原則在檔案檢索中具有重要作用，來(lái)源原則是檔案整理的基本原則。來(lái)源原則可以有效地恢復(fù)已被破壞和被分散在不同卷宗中檔案的順序。尊重全宗原則是來(lái)源原則產(chǎn)生的標(biāo)志。檔案管理原則在實(shí)踐中不斷演繹與發(fā)展，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用使單一來(lái)源原則再次受到?jīng)_擊，突破了實(shí)體機(jī)關(guān)與案卷唯一對(duì)應(yīng)的傳統(tǒng)模式，現(xiàn)代機(jī)構(gòu)的頻繁變動(dòng)也使按照機(jī)構(gòu)來(lái)源劃分全宗面臨新的挑戰(zhàn)，新來(lái)源觀應(yīng)運(yùn)而生，受到業(yè)界的關(guān)注。自由來(lái)源為來(lái)源共同性基礎(chǔ)上的事由共同性，對(duì)專門(mén)檔案整理具有指導(dǎo)意義。來(lái)源原則的實(shí)質(zhì)是事由原則，事由原則是專門(mén)檔案的整理原則[11]25。事由聯(lián)系沒(méi)有客觀的界限，是檔案形成過(guò)程中事由類(lèi)同性所具有的聯(lián)系。廣義來(lái)源聯(lián)系與狹義事由聯(lián)系從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)統(tǒng)一于“有機(jī)聯(lián)系”[12]84，廣義來(lái)源聯(lián)系是電子文件時(shí)代“新來(lái)源觀”的產(chǎn)物。檔案整理的本質(zhì)是為了保持檔案材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于更好地保管與利用。有機(jī)聯(lián)系并不只有來(lái)源聯(lián)系，最緊密的聯(lián)系也并不只是來(lái)源聯(lián)系，在尊重檔案形成規(guī)律的前提下，任何有機(jī)聯(lián)系都可成為檔案的分類(lèi)原則。來(lái)源原則與事由原則都有各自獨(dú)立的適用范圍，踐行來(lái)源聯(lián)系進(jìn)行組卷，割裂了輸電建設(shè)項(xiàng)目檔案與其建設(shè)過(guò)程之間的聯(lián)系，應(yīng)以有機(jī)聯(lián)系在整個(gè)檔案集合中最為明顯的原則為依據(jù)。輸電建設(shè)項(xiàng)目按照項(xiàng)目來(lái)組成一個(gè)案卷，是最簡(jiǎn)便也是最理想的，當(dāng)某一項(xiàng)目形成的科技文件超過(guò)案卷組合度時(shí)，如何將同一項(xiàng)目的檔案材料整理成多個(gè)案卷，需要參考建設(shè)項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)。輸電建設(shè)項(xiàng)目按階段組卷形成的檔案有更深層的聯(lián)系，但它不是項(xiàng)目檔案案卷組織的統(tǒng)一模式，最緊密的有機(jī)聯(lián)系是指導(dǎo)組卷方式的正確理念。借鑒檔案管理原則，不糾結(jié)、不拘泥于各種原則的紛爭(zhēng)之中，結(jié)合輸電檔案的特點(diǎn)組卷、建檔，充分運(yùn)用來(lái)源聯(lián)系和事由聯(lián)系，編制多維聯(lián)系的實(shí)用性、安全性輸電檔案是最科學(xué)的。明確了組卷原則，建檔過(guò)程要注意區(qū)分不同的工程項(xiàng)目及項(xiàng)目階段，工程檔案收集和整理要與建設(shè)進(jìn)程同步，統(tǒng)一歸檔要求，明確歸檔文件材料內(nèi)容，在工程竣工階段，建設(shè)單位要對(duì)設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位移交的文件材料進(jìn)行鑒定，提出移交的時(shí)限和質(zhì)量要求。在施工過(guò)程中，定期檢查施工現(xiàn)場(chǎng)，收集施工照片記錄，列為電子版資料歸檔。

四、輸電工程檔案管理的正確思路與具體措施

面對(duì)輸電工程檔案管理的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，如何更好地解決其存在的問(wèn)題？尊重和維護(hù)檔案的本質(zhì)特性，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系是檔案整理工作的根本性原則，觀念的改變是當(dāng)代輸電工程檔案管理的核心前提，建立完善的管理體系，保持各建設(shè)單位與運(yùn)營(yíng)、維護(hù)單位的有效溝通是輸電工程檔案管理的保障，健全的檔案管理制度是檔案安全與充分發(fā)揮其作用的必要條件，而強(qiáng)化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，強(qiáng)調(diào)檔案管理的及時(shí)性是加快檔案建設(shè)步伐的正確思路，利用現(xiàn)代化的管理工具，不斷踐行檔案管理的電子化、數(shù)字化，向前看，把握未來(lái)每一個(gè)輸電工程項(xiàng)目文件資料的完整性是行之有效的方法。什么樣的指導(dǎo)思想能更好發(fā)揮輸電工程檔案管理的功能?踐行輸電工程檔案管理，樹(shù)立檔案管理為利用服務(wù)的效益理念，向管理要效益；樹(shù)立技術(shù)為需求服務(wù)的科技理念，加強(qiáng)信息軟件系統(tǒng)升級(jí)及管理創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)工程檔案管理模式與管理思想與時(shí)俱進(jìn)；樹(shù)立系統(tǒng)工程的整體理念，把系統(tǒng)工程的整體理念和綜合性技術(shù)人才培養(yǎng)貫穿于檔案建設(shè)的全過(guò)程；夯實(shí)輸電工程檔案管理的根基，輸電工程檔案的功能將彰顯廣達(dá)。有了正確的理念，有了開(kāi)啟輸電工程檔案建設(shè)和運(yùn)行之門(mén)的人才，如何正確使用檔案管理工具，加快檔案建設(shè)步伐？在符合國(guó)家相關(guān)法規(guī)和企業(yè)檔案管理要求的前提下，強(qiáng)化檔案管理制度的嚴(yán)肅性、權(quán)威性及公正性，制定適應(yīng)輸電工程施工企業(yè)特點(diǎn)的具有較強(qiáng)可操作性的規(guī)章制度，在規(guī)章制度允許的范圍內(nèi)，不斷完善檔案的規(guī)范化管理；加強(qiáng)檔案的收集、整理工作；強(qiáng)化教育和培訓(xùn)；推進(jìn)電子文檔的積累、保管與利用，遵循“利用為本、常用為上”的思路，同步建設(shè)檔案目錄和全文數(shù)據(jù)庫(kù)，適應(yīng)電子文件歸檔的發(fā)展趨勢(shì)。電子文件帶來(lái)的挑戰(zhàn)要求檔案管理工作進(jìn)行根本性的質(zhì)變，我國(guó)當(dāng)前實(shí)行的雙套制歸檔策略時(shí)間越長(zhǎng)，越不利于電子文件管理工作的與時(shí)俱進(jìn)[13]41。實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)的檔案管理一步到規(guī)范化、電子化的跳躍，必將面臨一定的險(xiǎn)灘與溝壑，然而跳躍的結(jié)果，會(huì)使我們的電力企業(yè)實(shí)現(xiàn)立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、維護(hù)、運(yùn)營(yíng)、管理的一體化，電力檔案管理的功能有質(zhì)的突破，成為企業(yè)的樞紐、企業(yè)的技術(shù)與成本信息與控制平臺(tái)。有了平臺(tái)，有了機(jī)遇，輸電工程項(xiàng)目檔案管理如何能舞出精彩篇章？歷史是鏡子，實(shí)踐是真理，適應(yīng)變革，完善標(biāo)準(zhǔn)，與時(shí)俱進(jìn)是必由之路。綜觀歷史，傳統(tǒng)的檔案管理原理面對(duì)專門(mén)檔案與文書(shū)檔案整理原則的巨大差異，在不斷適應(yīng)變革的環(huán)境中得以完善和發(fā)展，“主體全宗”、“客體全宗”的提出，就是對(duì)“來(lái)源聯(lián)系”和“事由聯(lián)系”的充分運(yùn)用。文件連續(xù)體理論在認(rèn)識(shí)文件運(yùn)動(dòng)的線性、階段性、整體性的基礎(chǔ)上，研究了文件運(yùn)動(dòng)的非線性、橫向性、回流性、跳躍性等異常現(xiàn)象，盡管文件運(yùn)動(dòng)理論在實(shí)踐的指導(dǎo)性方面有一定的局限性，但這些理論的發(fā)展對(duì)增強(qiáng)我們的信念，把握踐行工作的方向有著重要意義。應(yīng)對(duì)變革，我們正積極行動(dòng)，多維聯(lián)系體系的建立，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的不斷出臺(tái)，使我們能夠感知領(lǐng)導(dǎo)的決心與魄力。要克服由于時(shí)間跨度造成的信息的缺失及不準(zhǔn)確等問(wèn)題，提高檔案管理工作者的技能勢(shì)在必行，掌握相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還需具備檔案管技理能，熟悉檔案管理知識(shí)的同時(shí)，還要熟悉國(guó)家及行業(yè)的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)定。與此同時(shí)，電網(wǎng)專業(yè)的檔案員培訓(xùn)應(yīng)常抓不懈，常年實(shí)施培訓(xùn)以適應(yīng)檔案管理發(fā)展的需求，提高檔案管理水平。踐行輸電工程管理，必須重視現(xiàn)場(chǎng)施工檢查與指導(dǎo)工作的時(shí)效性，確保歸檔的輸電電網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案正確地記錄工程施工過(guò)程與結(jié)果，確保歸檔的輸電電網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案的全面性與準(zhǔn)確性、及時(shí)性。踐行輸電工程檔案管理，管理者要熟悉項(xiàng)目施工文檔所包含內(nèi)容，為確保施工材料的齊全和真實(shí)性，應(yīng)堅(jiān)持時(shí)實(shí)構(gòu)成的原則，堅(jiān)持事前控制、事中控制、事后把關(guān)驗(yàn)收的程序。具體文件收集按施工資料的形成順序分類(lèi)，可行性研究階段的文檔、招投標(biāo)文件、項(xiàng)目設(shè)計(jì)文檔、物資供應(yīng)文檔、項(xiàng)目施工文檔、項(xiàng)目監(jiān)理文檔等，由相關(guān)機(jī)構(gòu)分別構(gòu)成與匯聚，施工資料的組卷應(yīng)嚴(yán)格按國(guó)家電網(wǎng)公司編制的輸變電工程檔案管理實(shí)施細(xì)則進(jìn)行。踐行輸電工程的檔案管理，在保密的前提下發(fā)揮檔案信息作用是永恒主題。眾所周知，檔案利用給科研人員帶來(lái)方便的同時(shí)，也給那些想方設(shè)法竊取技術(shù)機(jī)密的不法分子帶來(lái)可乘之機(jī)，稍有疏忽就會(huì)給國(guó)家的安全和利益帶來(lái)危害，這就是檔案的“雙重性”。檔案的“雙重性”為輸電科技檔案開(kāi)發(fā)利用帶來(lái)挑戰(zhàn)，使得其在信息交流與保密之間的界限尺度難以把握。如何解決充分利用與技術(shù)安全保密的矛盾？提高檔案管理人員保密意識(shí)及綜合素質(zhì)是關(guān)鍵；當(dāng)然沒(méi)有保密意識(shí)不能勝任，只具有保密意識(shí)也是不夠的，綜合素質(zhì)是解決問(wèn)題的保障。主觀條件具備是一方面，客觀條件制約必不可少，建立健全保密制度是做好輸電檔案保密工作的基礎(chǔ)和前提，是實(shí)現(xiàn)法制化、規(guī)范化管理的必要條件。加強(qiáng)信息化建設(shè)中保密安全應(yīng)對(duì)措施，嚴(yán)格確保單位內(nèi)部局域網(wǎng)與外部互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)徹底的物理隔離，嚴(yán)禁計(jì)算機(jī)通過(guò)各種形式連接互聯(lián)網(wǎng)和其他公共信息網(wǎng)；并應(yīng)嚴(yán)格落實(shí)各級(jí)人員責(zé)任制，定期進(jìn)行網(wǎng)上信息檢查，做好網(wǎng)絡(luò)的動(dòng)態(tài)管理。具備較強(qiáng)的保密意識(shí)，不斷更新的專業(yè)技能，檔案管理者才能做到保密工作與檔案管理的有機(jī)結(jié)合，正確解決電力檔案保密與充分利用電力檔案的矛盾。踐行輸電工程的檔案管理，合理測(cè)評(píng)體系的構(gòu)建與完善，是電力檔案發(fā)展和電力工程項(xiàng)目建設(shè)與維護(hù)的質(zhì)量保障[14]57。通過(guò)合同管理強(qiáng)化項(xiàng)目檔案管理，建立健全檔案管理測(cè)評(píng)體系，利用云計(jì)算實(shí)現(xiàn)建設(shè)工程檔案的全過(guò)程監(jiān)管，輸電工程檔案管理才會(huì)按設(shè)計(jì)的軌道前行。

五、輸電工程檔案管理的未來(lái)

第2篇

1.1對(duì)檔案管理工作重視程度不夠

煤礦建設(shè)項(xiàng)目是一個(gè)繁雜的系統(tǒng)工程，很多項(xiàng)目在建設(shè)過(guò)程中都存在對(duì)檔案管理工作重視程度不夠的現(xiàn)象。一方面對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，另一方面對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作約束和要求不嚴(yán)，加之煤礦建設(shè)項(xiàng)目條件艱苦、人員流動(dòng)性大、選人困難，造成檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不夠。而煤礦建設(shè)各項(xiàng)工程門(mén)類(lèi)繁多，各參與建設(shè)單位之間溝通交流困難，也造成檔案資料在收集整理過(guò)程中存在諸多障礙。如果單位對(duì)檔案管理人員的職責(zé)監(jiān)督檢查不到位，就會(huì)使檔案管理工作出現(xiàn)漏洞，甚至造成銜接脫節(jié)，嚴(yán)重的會(huì)使檔案資料流向不明和丟失。在采用傳統(tǒng)的檔案管理方法進(jìn)行龐大的煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案資料時(shí)，相關(guān)檔案管理的規(guī)章制度不完善，檔案管理的規(guī)范性不夠，操作流程不標(biāo)準(zhǔn)，項(xiàng)目參建單位之間協(xié)調(diào)溝通不夠，都會(huì)給項(xiàng)目檔案資料的完整歸檔帶來(lái)困難。

1.2未能構(gòu)建完整的檔案管理體系

項(xiàng)目的檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目機(jī)構(gòu)建立初期就同步形成，很多煤礦建設(shè)工程項(xiàng)目由于地處偏遠(yuǎn)地區(qū)，在建設(shè)初期條件艱苦，設(shè)施簡(jiǎn)陋，檔案管理機(jī)構(gòu)不能及時(shí)建立或者辦公設(shè)施都沒(méi)有基本保障，也無(wú)法保證檔案資料的質(zhì)量和安全，更與項(xiàng)目建設(shè)的信息化技術(shù)要求不相適應(yīng)，無(wú)法滿足當(dāng)前現(xiàn)代化礦井建設(shè)的需要。近幾年，我國(guó)飛速發(fā)展的采礦技術(shù)已經(jīng)與世界先進(jìn)水平接軌，因此構(gòu)建完整的信息化檔案管理體系是現(xiàn)代化煤礦建設(shè)的基礎(chǔ)。

1.3檔案資料基礎(chǔ)工作薄弱

項(xiàng)目建設(shè)與檔案管理工作的專業(yè)性都很強(qiáng)，在職責(zé)不明確和管理松散的項(xiàng)目中，參建的各單位輕視檔案管理工作的現(xiàn)象普遍存在；工程技術(shù)人員和檔案管理人員互相不了解專業(yè)和技術(shù)知識(shí)、工作程序，缺乏對(duì)檔案管理的實(shí)踐能力，煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集、整理與歸檔工作與項(xiàng)目建設(shè)不能協(xié)調(diào)開(kāi)展，造成了煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案工作滯后，影響了工程各方面對(duì)項(xiàng)目檔案資料的利用工作，工程項(xiàng)目管理和技術(shù)文件資料有時(shí)存在分散、損壞、丟失等各種現(xiàn)象，這樣就制約了工程項(xiàng)目的正常施工和檔案管理工作的規(guī)范管理。

2做好煤礦建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理的四點(diǎn)建議

2.1充分重視煤礦建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理工作

在企業(yè)投資建設(shè)項(xiàng)目中，煤礦建設(shè)項(xiàng)目屬于政府核準(zhǔn)類(lèi)別。盡管近兩年國(guó)家對(duì)煤礦等能源類(lèi)建設(shè)項(xiàng)目的核準(zhǔn)審批在逐漸放寬，但按照國(guó)家相關(guān)核準(zhǔn)項(xiàng)目的審批制度和要求，從項(xiàng)目前期論證，到項(xiàng)目支撐性的文件設(shè)計(jì)審批，均有嚴(yán)格規(guī)范的制度和約束條件。同樣在煤礦建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程中，煤礦監(jiān)管部門(mén)對(duì)工程施工的過(guò)程及竣工投入使用，都有全過(guò)程的監(jiān)管和監(jiān)督。作為特殊工程項(xiàng)目的煤礦建設(shè)工程，其使用壽命少則幾十年，多則上百年，檔案管理工作是其工程項(xiàng)目全面管理的基礎(chǔ)，也是項(xiàng)目順利實(shí)施和產(chǎn)生效益的根本保障，因此，煤礦建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作就顯得尤為重要，必須自始至終重視項(xiàng)目檔案的管理工作。對(duì)具體的煤礦建設(shè)工程項(xiàng)目而言，要求各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案工作，工程項(xiàng)目從實(shí)施初期，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人就應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)圖紙、文件、聲像記錄以及計(jì)算數(shù)據(jù)等資料的收集、管理工作，制定明確的崗位責(zé)任制及考核獎(jiǎng)懲辦法。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在抓好工程質(zhì)量和安全生產(chǎn)的同時(shí)，要有注重檔案管理的思想意識(shí)，把工程項(xiàng)目的檔案管理工作納入日常工作的管理當(dāng)中，調(diào)配業(yè)務(wù)素質(zhì)好、責(zé)任心強(qiáng)的人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，同時(shí)要在設(shè)施配備上給予支持，使檔案管理有必要的經(jīng)濟(jì)保障。要積極組織檔案工作人員參加檔案管理方面的培訓(xùn)，為檔案工作的開(kāi)展創(chuàng)造良好的條件，為企業(yè)發(fā)展和建設(shè)做出應(yīng)有貢獻(xiàn)。

2.2加強(qiáng)煤礦建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)

煤礦建設(shè)項(xiàng)目管理要做到各系統(tǒng)和各單位步調(diào)一致、協(xié)調(diào)統(tǒng)一，項(xiàng)目業(yè)主即建設(shè)單位是整個(gè)過(guò)程項(xiàng)目的統(tǒng)領(lǐng)者，因此對(duì)項(xiàng)目的檔案管理也要統(tǒng)一歸口在建設(shè)單位的檔案管理部門(mén)。建設(shè)單位的檔案管理人員有責(zé)任和義務(wù)對(duì)參與建設(shè)的各部門(mén)和各單位的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，做到上下協(xié)調(diào)，并與過(guò)程施工建設(shè)同步。建設(shè)單位的檔案管理部門(mén)還應(yīng)當(dāng)定期組織參建單位有關(guān)人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，統(tǒng)一安排部署檔案整理組卷的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)有關(guān)人員普及檔案管理的知識(shí)，同時(shí)檔案管理人員也能通過(guò)溝通和交流獲得工程建設(shè)方面的信息和專業(yè)知識(shí)。建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)建立檔案管理人員的信息系統(tǒng)，明確各自的工作職責(zé)，加強(qiáng)監(jiān)督和考核，建立和健全各項(xiàng)規(guī)章制度。

2.3加強(qiáng)煤礦建設(shè)工程項(xiàng)目檔案資料的收集和整理

收集歸檔是檔案工作最基礎(chǔ)、最薄弱的環(huán)節(jié)。切實(shí)加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目檔案、材料的收集，確保檔案完整、齊全。項(xiàng)目竣工后，檔案管理人員必須全面完成文件材料的清理、歸檔工作。參建單位必須依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范組織檔案資料的歸檔整理，在工程完工后，要及時(shí)將檔案移交給建設(shè)單位；建設(shè)單位在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，應(yīng)當(dāng)組織并申請(qǐng)檔案部門(mén)進(jìn)行項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，待項(xiàng)目檔案通過(guò)專項(xiàng)驗(yàn)收后，建設(shè)單位方可組織項(xiàng)目的竣工總驗(yàn)收；建設(shè)單位的檔案管理部門(mén)必須全過(guò)程參與項(xiàng)目的各單項(xiàng)竣工驗(yàn)收和項(xiàng)目竣工總驗(yàn)收。其職責(zé)就是在參加驗(yàn)收的過(guò)程中嚴(yán)格把關(guān)，并審查各項(xiàng)檔案資料是否合格。在監(jiān)督檢查各項(xiàng)竣工檔案資料時(shí)，要重點(diǎn)檢查各項(xiàng)歸檔材料中圖紙和實(shí)物的相符性以及簽字手續(xù)的完備和真實(shí)性。對(duì)查出的問(wèn)題要記錄在案，并及時(shí)跟蹤到底，確保問(wèn)題最終解決，為項(xiàng)目檔案的質(zhì)量負(fù)責(zé)。

2.4規(guī)范檔案管理制度建設(shè)

第3篇

關(guān)鍵詞：重點(diǎn)工程檔案管理項(xiàng)目組負(fù)責(zé)制

0引言

宣鋼5#、6#焦?fàn)t及配套設(shè)施改造工程從立項(xiàng)、審批、設(shè)計(jì)到開(kāi)工建設(shè)，形成了大量的有價(jià)值的檔案資料，這些檔案資料全面反映了工程建設(shè)的詳細(xì)情況。做好這些資料的收集與管理，對(duì)工程建設(shè)過(guò)程管理和工程竣工投產(chǎn)后的正常生產(chǎn)組織維護(hù)，具有十分重要的意義。同時(shí)，我們也看到，隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐步建立，重點(diǎn)工程項(xiàng)目在投資、管理、建設(shè)等方面發(fā)生了一系列的變化，對(duì)工程檔案的收集、歸檔、管理提出了新的要求。宣鋼焦化廠在組織好工程建設(shè)的同時(shí)，把工程建設(shè)資料的收集歸檔作為工程建設(shè)的一項(xiàng)重要工作來(lái)抓，切實(shí)加強(qiáng)企業(yè)重點(diǎn)工程檔案管理工作。在工程管理實(shí)行全新的項(xiàng)目組負(fù)責(zé)制的基礎(chǔ)上，建立了重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案負(fù)責(zé)制，從實(shí)際出發(fā)，認(rèn)真做好工程建設(shè)資料的收集工作，理順工作程序，采取有效措施，在保證重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案工作與建設(shè)進(jìn)程同步的基礎(chǔ)上，保障工程檔案資料收集工作的正常進(jìn)行，確保5#、6#焦?fàn)t技改工程項(xiàng)目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

1建立重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案負(fù)責(zé)制，形成覆蓋工程建設(shè)各個(gè)方面的工程資料收集網(wǎng)絡(luò)體系

宣鋼5#、6#焦?fàn)t技改工程是宣鋼為實(shí)施鐵鋼材各600萬(wàn)噸規(guī)劃目標(biāo)的重點(diǎn)配套項(xiàng)目，也是為張家口市城市居民提供優(yōu)質(zhì)煤氣氣源的一項(xiàng)重點(diǎn)工程。焦化廠繼續(xù)采用“項(xiàng)目組負(fù)責(zé)制”的工程管理模式對(duì)整個(gè)工程進(jìn)行管理，在工程所涉及人員各自身份不變的情況下，成立工程項(xiàng)目指揮部，下設(shè)四個(gè)項(xiàng)目組，由廠長(zhǎng)、承擔(dān)工程任務(wù)的生產(chǎn)車(chē)間主管領(lǐng)導(dǎo)、科室的技術(shù)人員組成，在不改變現(xiàn)有編制的情況下，充分利用現(xiàn)有的人力資源，而每個(gè)人原來(lái)所承擔(dān)的廠內(nèi)業(yè)務(wù)不變，同時(shí)規(guī)定了各項(xiàng)目組的職責(zé)和任務(wù)，對(duì)項(xiàng)目的招標(biāo)、合同簽訂、工藝技術(shù)論證、方案確定、施工組織、設(shè)備到貨驗(yàn)收、資料整理收集等方面進(jìn)行管理。

宣鋼5#、6#焦?fàn)t技改工程竣工資料收集的齊全完整準(zhǔn)確，對(duì)焦化廠今后的生產(chǎn)管理、技術(shù)改造具有十分重要的作用，因此焦化廠加強(qiáng)對(duì)檔案工作的集中統(tǒng)一管理，建立重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案負(fù)責(zé)制。我們按照統(tǒng)—領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、分級(jí)管理的原則，成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作，由總工程師主管檔案工作，檔案室設(shè)立專職檔案員，在各項(xiàng)目組指定專業(yè)技術(shù)人員擔(dān)任兼職檔案員，形成了全廠的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。技改工程指揮部在工程開(kāi)始時(shí)，即把有關(guān)技術(shù)文件材料收集工作落實(shí)到人，做好積累、保管工作，由各工程項(xiàng)目組組長(zhǎng)負(fù)責(zé)檔案管理，做到每個(gè)重點(diǎn)工程均有專人管理，負(fù)責(zé)工程資料收、發(fā)、轉(zhuǎn)、整理、歸檔及竣工檔案收集等日常工作，其它項(xiàng)目組負(fù)責(zé)本工程范圍內(nèi)的技術(shù)方案、設(shè)計(jì)審查、施工組織、網(wǎng)絡(luò)，這樣從組織機(jī)構(gòu)上形成了一個(gè)專、兼職檔案員、各項(xiàng)目組、各施工單位相結(jié)合的工程資料收集網(wǎng)絡(luò)體系，保證檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，確保了工程資料的完整收集，避免了工程資料收集上的疏漏。

2圍繞工程建設(shè)，理順工作程序，形成全面的重點(diǎn)工程檔案收集渠道

近年來(lái)隨著技術(shù)進(jìn)步和宣鋼發(fā)展的要求，焦化廠技術(shù)改造任務(wù)加大，生產(chǎn)與基建施工項(xiàng)目交叉點(diǎn)多，為確保重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案資料齊全完整，在基建工程項(xiàng)目開(kāi)工之前，將有關(guān)計(jì)劃通知各部門(mén)的檔案管理人員，讓檔案人員參加設(shè)備開(kāi)箱與有關(guān)工程會(huì)議，使檔案人員在文件資料形成之初就能把握文件的來(lái)龍去脈，以便及時(shí)完整地收集相關(guān)資料，使應(yīng)當(dāng)歸檔的資料“粒粒歸倉(cāng)”，對(duì)基建、技術(shù)等檔案的收集、整理、保管、移交、存檔規(guī)定了明確的工作程序。工作程序由檔案管理部門(mén)、各建設(shè)單位的工程技術(shù)人員和施工人員共同制訂，制訂出的工程項(xiàng)目檔案工作計(jì)劃，既符合工作進(jìn)程，又符合檔案管理要求。

在健全組織機(jī)構(gòu)、明確工作程序的基礎(chǔ)上，還進(jìn)行具體的分工。各項(xiàng)目組負(fù)責(zé)工程檔案資料收集工作，檔案室與各項(xiàng)目組密切聯(lián)系，首先對(duì)中冶焦耐工程技術(shù)有限公司、宣鋼設(shè)計(jì)院等完成的有關(guān)工程項(xiàng)目的各種設(shè)計(jì)圖紙、資料、設(shè)計(jì)變更等材料，經(jīng)過(guò)檔案室收進(jìn)來(lái)、登記、審核、建臺(tái)賬，然后將施工圖紙等資料分發(fā)到各項(xiàng)目組，并登記上賬，再由項(xiàng)目組向施工單位分發(fā)。工程竣工時(shí)項(xiàng)目組負(fù)責(zé)項(xiàng)目竣工資料的驗(yàn)收，及時(shí)將該工程需要?dú)w檔的有關(guān)圖紙、文件資料收集齊全完整，進(jìn)行審查，經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的整理后向檔案室移交。各項(xiàng)目組在資料管理上對(duì)檔案室負(fù)責(zé)，既負(fù)責(zé)接收資料，又負(fù)責(zé)收集、匯總、整理工程項(xiàng)目檔案并與施工單位一起交付竣工資料。

為更好地做好檔案管理工作，檔案室人員經(jīng)常深入現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行指導(dǎo)，一方面向工程技術(shù)人員和施工人員宣傳檔案工作在工程建設(shè)中的重要作用，使他們?cè)谄綍r(shí)工作中有意識(shí)地做好工程檔案資料的收集，另一方面加強(qiáng)檔案人員與工程技術(shù)人員的聯(lián)系，積極提供有效服務(wù)，從而通力合作，共同做好工程檔案管理。

3強(qiáng)化檔案全過(guò)程管理，形成做好重點(diǎn)工程檔案工作合力

重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案涉及面廣，貫穿于工程全過(guò)程，工程的管理、設(shè)計(jì)、技術(shù)人員和施工人員對(duì)工程項(xiàng)目的情況最了解，因此建設(shè)和施工單位的每一個(gè)檔案管理人員頭腦中都要有“檔案”意識(shí)，要認(rèn)識(shí)到做好檔案工作，不僅僅只是為當(dāng)前工作服務(wù)，也是為歷史負(fù)責(zé)的表現(xiàn)。因此必須把各方面的力量集聚起來(lái)，形成齊抓共管的整體全力，即全過(guò)程管理。在全過(guò)程管理中，按照《檔案法》和《建設(shè)項(xiàng)目（工程）驗(yàn)收辦法》的有關(guān)規(guī)定，堅(jiān)持對(duì)重點(diǎn)項(xiàng)目檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，保證工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)以及安全保管和有效利用，為竣工后的生產(chǎn)、運(yùn)行、維修、改擴(kuò)建服務(wù)。

首先，要樹(shù)立質(zhì)量管理意識(shí)，運(yùn)用合同條款和檔案管理的有關(guān)規(guī)定來(lái)提高重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)工程檔案的編制質(zhì)量。在與施工單位簽訂施工合同和協(xié)議時(shí)，就把有關(guān)檔案資料收集歸檔工作列入合同的條款中，同時(shí)在合同和協(xié)議中明確提出檔案資料的歸檔要求，將《建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案管理規(guī)定》下發(fā)給進(jìn)廠的施工單位，做到工程驗(yàn)收與檔案檢查、交付驗(yàn)收同步進(jìn)行。從工程項(xiàng)目的可行性研究論證、施工許可證、初步設(shè)計(jì)審查、土建、設(shè)備、供排水、電器的施工、設(shè)計(jì)變更單及竣工圖的編制等方面進(jìn)行檢查驗(yàn)收，各項(xiàng)目組嚴(yán)格把關(guān)，并列入廠經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核中，以確保工程竣工檔案的形成質(zhì)量。這樣形成齊抓共管的局面，確保重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確。

其次，在搞好重點(diǎn)工程檔案管理中，充分利用先進(jìn)的檔案管理手段，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)。檔案室負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理本工程項(xiàng)目的所有檔案，并對(duì)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程的各個(gè)階段及各部門(mén)、設(shè)計(jì)單位、施工單位文件資料的形成、積累、整理、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。讓網(wǎng)絡(luò)覆蓋整個(gè)工程項(xiàng)目，使之適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)需要，為項(xiàng)目建設(shè)單位提供更好的服務(wù)。

4注重實(shí)效，健全完善的保證措施

重點(diǎn)工程項(xiàng)目建設(shè)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程，從項(xiàng)目的提出、設(shè)計(jì)到施工、驗(yàn)收，檔案一直處于活躍的狀態(tài)，直至驗(yàn)收以后，才能相對(duì)穩(wěn)定。工程項(xiàng)目檔案記載了工程項(xiàng)目活動(dòng)的全過(guò)程，一旦工程出了問(wèn)題，或交工后，需要改建、擴(kuò)建，檔案資料就會(huì)成為寶貴的信息資源。搞好企業(yè)重點(diǎn)工程檔案管理，僅靠檔案工作人員埋頭進(jìn)行具體業(yè)務(wù)工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，其檔案管理體制、管理措施在整個(gè)檔案工作中有著舉足輕重的作用。

在重點(diǎn)工程項(xiàng)目建設(shè)中，影響重點(diǎn)工程資料收集歸檔工作開(kāi)展的因素主要有工期緊、任務(wù)重，部分人員不重視。為了解決這個(gè)問(wèn)題，焦化廠注重健全和完善工程資料收集的保證措施，從制度入手、從驗(yàn)收環(huán)節(jié)和經(jīng)濟(jì)手段上進(jìn)行制約，做好“三約束”，擺正檔案和建設(shè)項(xiàng)目的關(guān)系，確保了重點(diǎn)工程收集歸檔工作的正常有序進(jìn)行。

4.1在《經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核》上進(jìn)行約束。把工程資料的歸檔情況，作為對(duì)車(chē)間、部室的一項(xiàng)考核內(nèi)容。工程資料收集歸檔不及時(shí)、不齊全的，與各單位獎(jiǎng)金掛鉤，進(jìn)行扣罰。

4.2在工程竣工驗(yàn)收環(huán)節(jié)上進(jìn)行約束。按照國(guó)家檔案局重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目整體驗(yàn)收的組織原則，認(rèn)真做好檔案驗(yàn)收工作，查漏補(bǔ)缺，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)糾錯(cuò)改誤；工程竣工驗(yàn)收前必須先交齊工程竣工的有關(guān)資料，工程資料不齊全的不進(jìn)行竣工驗(yàn)收。

4.3在工程決算、付款上進(jìn)行約束。把工程建設(shè)資料收集、歸檔的及時(shí)性準(zhǔn)確作為辦理施工單位工程決算、支付工程款、支付工程質(zhì)保金的一個(gè)重要條件。各工程項(xiàng)目組、檔案室負(fù)責(zé)對(duì)施工單位的工程竣工資料歸檔情況進(jìn)行審核、驗(yàn)收，齊全完整的予以簽字確認(rèn)。經(jīng)簽字確認(rèn)的，給予決算、付款。驗(yàn)收不合格的，不簽字確認(rèn)，并不予付款、決算。

5開(kāi)發(fā)利用檔案信息，促進(jìn)檔案管理工作