會計電算化系統(tǒng)下的內部控制范文

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《消費電子雜志》2014年第十三期

(一)一般性控制

也就是普通控制，其分成部分主要是組織、授權、職責分工及業(yè)務處理標準化的控制等方面。1.組織方面。也就是會計電算化條件下，使用對職能部門的劃分來實現(xiàn)其內控[1]。比如，財務部門便可以分列為系統(tǒng)開發(fā)及應用兩個部門。2.授權方面。也就是借助對會計電算化信息人員業(yè)務的權限伸縮進行規(guī)范，以達到內部控制。比如系統(tǒng)開發(fā)部門對開發(fā)系統(tǒng)軟件及維護其安全工作負責，不過并沒有權利使用軟件操作；系統(tǒng)應用部門則在日常業(yè)務辦理時有權使用該軟件，不過對該系統(tǒng)軟件沒有權利進行刪改。二者之間是各自擁權，職責分離，從而使得錯誤產生及舞弊問題得以減少。3.分工職責方面。要求企業(yè)在內部明確崗位職責，對其所應有的范圍進行明確界定，且一些不連貫的職位之間不能形成合作，必須對責任分屬進行規(guī)定，并不允許一人兼職兩個職位。4.處理業(yè)務方面。企業(yè)應該對其內部業(yè)務的制度及程序進行明確劃定，以實現(xiàn)科學化內部控制。比如：能夠做到憑證錄入，并保證原始憑證能合理合法，真實有效；記賬憑證登帳前需要通過嚴格審核，且記賬人員無權獨自反審等。除了以上4個控制外，內部控制的范圍還涉及安全保密控制、人員控制及檔案設備管理等方面。

(二)非常規(guī)應用控制

此種控制主要是指會計電算化環(huán)境下對數(shù)據進行分析處理的監(jiān)督與規(guī)范。其主要組成為輸入控制、處理數(shù)據控制及輸出控制三個部分。1.輸入方面。計算機在處理數(shù)據時，其能力主要體現(xiàn)在速率上，既省時省力，又避免污染浪費。不過倘若數(shù)據輸入存在誤差，那么誤差擴大的范圍很可能波及到最終的分析結果。輸入數(shù)據時候，即便存在的過失較小，但是當數(shù)據進入到系統(tǒng)便擴大了錯誤的發(fā)生范圍，對計算機會計系統(tǒng)整體都是不小的影響。故而，企業(yè)首先要做的就是內部控制制度的建立，通過嚴格審定數(shù)據輸入行為，來確保輸入數(shù)據不受人為因素更改。不過要想做到嚴格控制，須有兩步走，一是加強數(shù)據輸入者的授權鑒定工作，同時要求內控部門進行對其進行檢查監(jiān)督；二是繼續(xù)加大技術手段研究，比如控制總數(shù)校驗、平衡校驗、數(shù)據類型校驗及重復輸入特別校驗，以除弊端，增強企業(yè)競爭力。2.處理數(shù)據方面。會計電算化系統(tǒng)對于分析處理數(shù)據的效率及正確性方面控制十分到位[3]。有效控制及文件控制是處理數(shù)據控制的兩個部分。其中有效控制又分為核對數(shù)據，檢查字段及記錄長度、檢查代碼及數(shù)值范圍，檢查記錄頻率與總值。文件控制主要有對文件長度、文件標識、文件健康指數(shù)等進行輸出控制。而所謂數(shù)據輸出控制實則是企業(yè)為及時把握信息準確性及可靠度而采取的控制手段。該控制主要的檢查方面有：輸出、輸入數(shù)據的一致性；輸出數(shù)據有無存在殘損；輸出數(shù)據對使用部門的滿足程度；規(guī)定數(shù)據發(fā)送對象及具體信息；信息統(tǒng)計與保管工作等等。故而企業(yè)在完整管理制度的基礎上來規(guī)范使用計算機的行為，這樣可以讓“一機一人一職位”真正落到實處。那么會計電算化控制制度還需要值班制、上機登記制、操作統(tǒng)一制及時間合理化等方面進一步進行健全。而會計軟件在日志文件制度上不斷發(fā)展、優(yōu)化。

（三）會計電算化系統(tǒng)一般控制

會計電算化系統(tǒng)的一般控制又叫做日常控制，它是企業(yè)經常性地對會計電算化系統(tǒng)進行運行監(jiān)管。其主要有“經濟業(yè)務發(fā)生控制”、“數(shù)據通訊控制”及“數(shù)據儲存控制”等三個板塊構成。1.業(yè)務發(fā)生方面。業(yè)務發(fā)生控制的主要目標是通過控制程序進行對應鑒定，從而對經濟業(yè)務中不合理、不完整及效率不高的部分進行剔除。經濟業(yè)務發(fā)生控制主要借助計算機控制系統(tǒng)檢查并督查業(yè)務合理性、業(yè)務合法性及業(yè)務完整性等。2.數(shù)據通訊方面。數(shù)據通訊的控制是一種內部控制措施，主要應用對象是企業(yè)自身對數(shù)據錯誤、丟失及泄密可能性的控制上。不論什么企業(yè)，針對數(shù)據傳輸過程中潛在的安全性、準確性問題進行保障。比如經濟業(yè)務較大的時候則通過傳輸小批量，而傳輸數(shù)據必須依照順序而進行編碼；傳輸中對發(fā)送接受的區(qū)別性標識進行技術控制，并對相關傳輸及具體反饋信息及時確認與論斷。3.數(shù)據存儲和檢索方面。在對會計電算化系統(tǒng)進行數(shù)據信息儲存時，適當性原則與調整性原則是其指導思想[4]。各大企業(yè)為了確保磁盤及光盤不出現(xiàn)分類錯誤，必須提前做好標號工作。對于修改文件及更新文件的操作，企業(yè)要有相關通知書及修改通知書等，以便使得整個企業(yè)改革更為規(guī)范，更為有紀律可循，更為有技法可保障控制。

作者：孫毅單位：山東科技大學泰山科技學院