縣級供電企業檔案數字化論文范文

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1縣級供電企業檔案管理的問題

1.1管理工作缺乏全面性，管理質量不高從現狀看來，縣級供電企業對于檔案資料的收集整理工作缺乏全面性、規范性，尤其體現在對建設項目檔案的整理、排列、編目、裝訂等環節中。有的建設項目工程竣工后，工作人員容易忽略對工程各階段檔案資料的收集和整理，待到項目投產達標檢查時，才進行應付式的檔案收集和整理工作，很大程度上造成了文件資料真實性和整體性的缺失，影響了工程竣工的檔案質量，更影響到后期對檔案資料的開發利用效率。

1.2管理者忽視檔案管理，員工缺乏管理意識檔案管理是供電企業的重要組成部分，但是管理者往往忽視檔案管理。當前許多縣級供電企業中，管理者與員工都缺乏足夠科學的檔案意識，思想認識較為落后，對檔案管理工作的作用缺乏了解，未認識到檔案管理工作對企業發展的重要性等現象。因此對于檔案管理工作沒有嚴格按照國家相關規定執行，各職能部門各自檔案各自保管，且較為分散，缺少集中規范的檔案管理。在部分縣級供電企業中，其檔案工作也并未列入企業發展規劃中，檔案管理工作滯后于企業的發展進程。

2提高縣級供電企業檔案數字化管理水平的措施

2.1創建高素質管理隊伍，提高檔案管理水平針對檔案員更換頻繁、檔案業務知識缺乏的問題，供電公司應加強檔案管理人員培訓，將檔案系統的培訓和電力系統的專業化培訓相結合。一方面邀請市檔案局專家和電力系統檔案老專家對員工開展文書檔案、會計檔案、科技檔案、照片檔案等方面的培訓；組織學習《縣級供電企業檔案管理作業指導書》，在具體工作中進一步規范檔案管理，全面提高檔案員的業務能力和素質。另一方面走出去學習考察，取長補短。例如：某市級供電企業組織10個縣公司檔案員到其他公司或單位參觀學習，使其開拓眼界、增長知識。檔案達標升級工作的開展，使該供電公司市、縣公司檔案管理基本實現了檔案庫房標準化、案卷量規范化、檔案管理科學化，并向現代化管理的方向邁進，檔案管理工作水平有了質的飛躍，為公司又好又快發展，加快“一強三優”現代公司建設進程奠定了堅實的基礎。

2.2明確檔案管理目標，緊抓管理質量以某市級供電公司為例，該公司管轄10家縣公司，管轄之初，各縣公司檔案工作硬件設施落后，檔案員素質參差不齊，整體水平較差。2003年，10家縣公司中檔案目標管理達到省級標準的單位只有5個，達標升級率在全省系統排名靠后。為扭轉被動局面，改變落后狀況，公司制定工作方案和工作進程表，明確了檔案工作目標，成立以黨政主要領導為組長的檔案領導小組，形成了黨政主要領導親自抓、分管領導經常抓、辦公室具體抓的工作機制，要求各縣公司把檔案升級工作納入重要議事日程，從源頭上嚴格監控檔案收集、整理、保管、質量及指導，做到管在質量、細在過程、重在利用，為檔案工作的提高提供了堅強的組織保障。

2.3健全管理制度，實施統一的管理模式電力企業檔案數字化建設要在上級單位統一組織下進行，其優勢有：①統一電子文檔的格式質量，為電力系統各單位間檔案共享打好基礎，避免由于各單位數字化服務供應商水平差異，而產生電子文檔錄入質量參差不齊。②各單位統一招標，增加談判砝碼，有利于節約資金。③文書檔案數字化要全局一盤棋，合理規劃，由上至下有序推廣，這樣可以避免多次重復勞動，節省人力、物力。各單位需要長期執行的上級發文數量幾乎能占到年存檔文書檔案的一半，如果各級單位無序進行數字化，各行其是，上下級單位都要對這些共有檔案掃描，出現大量重復勞動。上級單位可對需下發的文件先進行數字化，同時對應到檔案管理系統中，不用費時費力，多次重復掃描，又可以實現文書檔案共享。

2.4確保數字化檔案優質規范，提高檔案整理質量確保數字化檔案優質規范，為快捷利用打好基礎，要求加工方登記每卷錄入者信息，明確責任，據此追溯對錄入信息做出明確規定，區別不同種類檔案，固定顏色，固定像素，畫面糾正和凈化處理。歷史久遠的檔案普遍存在文件題名不規范，責任者不明確，卷內目錄過于簡單等不利于日常檔案查詢利用的問題。比如手寫文書檔案，年代久遠的科技檔案、實物檔案，加工方要依據有關檔案整理規范，對這些檔案提取科學恰當的文件標題、收文單位、收文時間、發文時間等檢索字段。對科技檔案圖紙部分大小不一，大型圖紙和藍圖錄入有一定難度的，要求加工方在圖紙輸入精度、圖紙拼接、藍圖消藍、數據壓縮規格方面有明確要求。數字化成果驗收中，要做到對大量數字信息一一校驗，現有檔案人員數量和有限的時間顯然是不允許的。檔案人員一方面要責成加工方指定專人負責校驗，一方面選擇抽查，數字化信息的抽檢率不宜低于5%，抽檢發現問題，立即將問題件退回加工人員整改。通過追溯，識別差錯率較高的錄入，適當提高對其錄入成品的抽檢率總結差錯共性，找出易發生同類問題的文檔，適當加大抽檢率。

3結束語

總之，縣級供電企業的檔案管理應緊跟時展的形勢，不斷改進檔案管理工作中的不足，重視信息化的檔案管理，通過對檔案管理的創新改革以及對現代化信息技術的應用，完善縣級供電企業檔案工作，并推動縣級供電企業的發展。

作者：柯文津單位：國網福建長泰縣供電有限公司