高校檔案管制與教學評估范文
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教學評估對檔案工作的促進作用
1教學評估加強了檔案基礎工作
要提高檔案管理工作水平，必須做好檔案管理的基礎工作。但從這次評估來看，仍然有少數(shù)歸檔部門沒有或不完全按檔案工作的規(guī)范要求去做，存在行文用紙規(guī)格不統(tǒng)一、不規(guī)范;有些重要的文件使用復印件歸檔;檔案收集不全等情況。通過教學評估，進一步促進了我校的檔案基礎工作建設，使一些部門去收集、查缺補漏，補全了不少檔案材料，為檔案工作規(guī)范化、標準化、現(xiàn)代化奠定了基礎，也促進了全校師生員工檔案意識的提高。
2教學評估加強了檔案的現(xiàn)代化管理
根據(jù)評估指標體系，學校在評估之前，花費了大量的人力、物力和時間去查閱利用大量的檔案材料，力爭根據(jù)評估要求，在確保案卷質量和檔案完整的基礎上，把評估指標、測評標準同案卷結合，為評估提供準確、規(guī)范、系統(tǒng)的檔案材料。順利通過評估之后，考慮到學校文檔一體化已基本成熟，根據(jù)實際情況，通過校園網(wǎng)形成的電子文件，擬在短期內移交到檔案館的數(shù)據(jù)庫，購置和研究專門的軟件查詢利用板塊，實現(xiàn)電子檔案管理，以及時提供多方面的服務，最大限度的利用檔案資源為教學、科研、管理、評估等工作提供最真實、可靠、便捷的依據(jù)。
教學評估工作的支撐材料，相當大的一部分是依據(jù)教學評估指標體系的要求，根據(jù)教學活動中保存下來的檔案整理出來的，是高校教學活動最翔實的文字記載和數(shù)據(jù)統(tǒng)計。評估專家對學校考察和評估的重要方式之一，就是查閱近三年教學工作中保存下來的所有文檔材料。教學評估工作是對教學檔案的一次全面的大檢查，是學校檔案工作自查整改、自我提高、規(guī)范管理的一次契機。本世紀以來，青海大學分別接受了教育部的2002年本科教學合格評估和2007年本科教學水平兩次評估，我們經(jīng)歷從盲目到理解，由被動到主動的過程，教學檔案管理的規(guī)范化水平逐漸得到提高。學校根據(jù)各教學單位的具體情況建立檔案室，從所有涉及教學檔案資料的教學文件、師資隊伍、學科建設、課程建設、教材建設、實踐教學、學籍管理、課務考務等8大類主要內容，設立教學檔案資料專用柜，增設專人或兼職人員進行管理，建立檔案管理制度，使檔案管理更加規(guī)范有序，使過去的混亂現(xiàn)象得到有效遏制，為以后的教學評估順利進行打下了良好基礎。
通過評估暴露出來的檔案管理問題
1對檔案管理工作的認識程度不夠
長期以來，我校部分領導、師生對檔案工作的了解和認識只停留于表面，對檔案為學校發(fā)展的重要作用并沒有清醒的認識，并不把檔案工作看作學校重點工作之一，認為只是簡單的保管事務，不如教學科研甚至基建能讓學校更快地出效果和成績。在學校的規(guī)劃總結等層面，鮮有提及檔案工作的。甚至有些基層部門同志認為，檔案工作只是檔案部門的事，跟他們本人沒有什么關系，致使一些重要的文件材料不能及時歸檔，出現(xiàn)個別材料不能及時提供，對已經(jīng)完成的工作沒有有效的依據(jù)進行說明。究其原因就是對檔案管理工作缺乏正確的認識，制約著我校檔案工作的發(fā)展。
2教學檔案管理人員業(yè)務素質有待提高
教學檔案產(chǎn)生于教學管理部門和教學單位，我校各部門由于人員指標等原因，大部分教學部門都沒有配備專職檔案員，檔案工作一般是由辦公室主任、教學秘書等人員兼任。通過這次教學評估發(fā)現(xiàn)，一是由于兼職檔案人員缺乏檔案專業(yè)知識，同時他們都有自己的本職工作，有的還兼教學任務，因此檔案管理更成為附屬工作，有的兼職檔案人員本身檔案意識不強，平時不注意收集，導致一些歸檔材料流失，影響了教學檔案管理的質量和水平;二是有的教學單位平時不重視，在評建階段，臨時抽調人員突擊整理，應付了事。甚至有的部門交給勤工儉學的學生去做，影響到檔案的質量;三是有的兼職檔案人員專業(yè)素質不高，在評建過程中因材料收集不全，臨時編寫打印的情況也是存在的。這些情況導致教學檔案資料的管理缺乏系統(tǒng)性、規(guī)范性和連續(xù)性。
3檔案信息存在同一性現(xiàn)象
筆者提出的檔案信息同一性，主要是指部分文字形成的材料，諸如安排、計劃、總結等，前后不同年度的相似工作在文字上表現(xiàn)出高度的一致，除時間、人員有所不同以外，其余方面完全一致。形成這種同一性的主要根源實際上不在于檔案管理人員，究其原因一是文秘人員的惰性，二是領導者的疏心。作為基層專兼職檔案人員，在文件材料形成過程就有可能知曉，如果延伸檔案管理，避免同一性現(xiàn)象給日后教學評估帶來不必要的麻煩，完全有理由及時告知單位領導和有關人員進行糾正。
4日常檔案與教學評估檔案管理的矛盾
日常檔案是指一個單位或部門在長期的工作實踐中形成的大量的反映自我真實面貌的資料檔案，對日常檔案的管理方式毫無疑義地是遵循國家檔案局所頒布的一系列條規(guī)執(zhí)行，形成了一整套檔案管理工作的規(guī)律。但在教學評建過程中一些單位卻按照評估指標體系，任意打亂原有的規(guī)律，抽取出相關材料重新分卷，等待檢查，由此造成整個檔案系統(tǒng)不規(guī)范，對查找利用帶來不便。
高校檔案管理工作的對策
為提高我國高校辦學質量，教育部決定全國各級各類高校每五年評估一次，因此高校檔案管理為教育教學服務的作用也將越來越突出，越來越重要。為改變目前檔案管理與教學評估不甚吻合的現(xiàn)狀，我們必須在以下方面進行改革。
1加深領導對檔案管理工作的重視程度
領導的重視，是關乎高校檔案事業(yè)發(fā)展的關鍵。高校領導必須充分認識高校檔案在學校建設中的價值、地位、作用和意義，對檔案管理工作給予大力的支持，把檔案管理工作納入到學校各部門整體工作之中，做到有計劃、有檢查、有總結。同時帶動全校師生一起重視檔案工作，共同參與檔案工作建設，搞好檔案工作基礎，從而更好地為學校的各項事業(yè)的服務。
2進一步推進教學檔案管理的信息化建設
推進教學檔案管理的信息化建設，是指要實現(xiàn)教學檔案的信息化、網(wǎng)絡化，加強教學檔案的目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫的建設，使教學檔案管理工作與現(xiàn)代辦公技術相結合，實現(xiàn)教學檔案信息資源共享。自順利通過評估之后，青海大學在教學科研方面的信息化進程步伐大大加快，但檔案管理則相對落后，高校發(fā)展對檔案管理提出了適應信息化發(fā)展的要求。而且每一次教學評估的指標體系都會有所不同，文件材料的收集、整理工作量大，傳統(tǒng)的人工操作很難完成任務。因此，要增強教學檔案在教學評估中參考憑證作用和在日常教學管理中的服務功能，推進教學檔案管理的信息化建設是一項重要手段。
3積極宣傳檔案工作的重要性
對檔案工作的積極宣傳是提高人們認識檔案、重視檔案的重要途徑。只有檔案工作的宣傳教育到位，教職工的檔案意識才能增強，檔案的收集、管理才能得到大家的支持，檔案事業(yè)才能順利發(fā)展，檔案的功用才能充分顯示出來。高校檔案部門要充分利用學校內在資源，對檔案工作進行大力宣傳教育，如在學校的新聞中心、宣傳部等宣傳窗口以文字、圖片、視頻等方式宣傳學校檔案管理的重要工作和活動;另一方面，主動向校展覽室提供實物和組織沿革等編研材料，使大家充分意識到檔案的利用價值，進一步提高檔案的利用率，使得檔案工作在學校全體師生心中樹立全新的形象。
4提高管理人員素質，加強專業(yè)培訓
教學檔案管理工作實為一項系統(tǒng)工作，檔案資料的管理本身也是一門學科，要提高管理質量，就必須要加強管理人員的素質建設和檔案專業(yè)基本功力的培訓。培養(yǎng)檔案工作人員的高度責任心、良好的職業(yè)操守、愛崗敬業(yè)的精神、認真細致的工作態(tài)度、樂于奉獻的高尚精神。同時要加強對檔案管理工作人員的培訓和業(yè)務指導，提升管理人員的管理水平。努力使之掌握相關的法律、法規(guī)、政策，學習掌握檔案學管理和計算機等現(xiàn)代設備方面的知識等。
隨著我國高等教育事業(yè)不斷深化改革，教學評估已成為促進高校發(fā)展的重要指揮棒，高校檔案管理工作必須要適應新形勢發(fā)展的要求，堅持科學發(fā)展觀，開拓創(chuàng)新，加強現(xiàn)代化建設，不斷克服檔案管理工作中存在的問題，并提出針對性地改進對策，使高校檔案在評估工作中發(fā)揮更為突出的作用，從而為學校長遠發(fā)展服務。
作者：牛青芬單位：青海大學綜合檔案室
