高校檔案管制與教學(xué)評(píng)估范文
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教學(xué)評(píng)估對(duì)檔案工作的促進(jìn)作用
1教學(xué)評(píng)估加強(qiáng)了檔案基礎(chǔ)工作
要提高檔案管理工作水平，必須做好檔案管理的基礎(chǔ)工作。但從這次評(píng)估來(lái)看，仍然有少數(shù)歸檔部門沒(méi)有或不完全按檔案工作的規(guī)范要求去做，存在行文用紙規(guī)格不統(tǒng)一、不規(guī)范;有些重要的文件使用復(fù)印件歸檔;檔案收集不全等情況。通過(guò)教學(xué)評(píng)估，進(jìn)一步促進(jìn)了我校的檔案基礎(chǔ)工作建設(shè)，使一些部門去收集、查缺補(bǔ)漏，補(bǔ)全了不少檔案材料，為檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化奠定了基礎(chǔ)，也促進(jìn)了全校師生員工檔案意識(shí)的提高。
2教學(xué)評(píng)估加強(qiáng)了檔案的現(xiàn)代化管理
根據(jù)評(píng)估指標(biāo)體系，學(xué)校在評(píng)估之前，花費(fèi)了大量的人力、物力和時(shí)間去查閱利用大量的檔案材料，力爭(zhēng)根據(jù)評(píng)估要求，在確保案卷質(zhì)量和檔案完整的基礎(chǔ)上，把評(píng)估指標(biāo)、測(cè)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)同案卷結(jié)合，為評(píng)估提供準(zhǔn)確、規(guī)范、系統(tǒng)的檔案材料。順利通過(guò)評(píng)估之后，考慮到學(xué)校文檔一體化已基本成熟，根據(jù)實(shí)際情況，通過(guò)校園網(wǎng)形成的電子文件，擬在短期內(nèi)移交到檔案館的數(shù)據(jù)庫(kù)，購(gòu)置和研究專門的軟件查詢利用板塊，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理，以及時(shí)提供多方面的服務(wù)，最大限度的利用檔案資源為教學(xué)、科研、管理、評(píng)估等工作提供最真實(shí)、可靠、便捷的依據(jù)。
3高校教學(xué)評(píng)估工作促進(jìn)了教學(xué)檔案管理的規(guī)范化進(jìn)程
教學(xué)評(píng)估工作的支撐材料，相當(dāng)大的一部分是依據(jù)教學(xué)評(píng)估指標(biāo)體系的要求，根據(jù)教學(xué)活動(dòng)中保存下來(lái)的檔案整理出來(lái)的，是高校教學(xué)活動(dòng)最翔實(shí)的文字記載和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。評(píng)估專家對(duì)學(xué)校考察和評(píng)估的重要方式之一，就是查閱近三年教學(xué)工作中保存下來(lái)的所有文檔材料。教學(xué)評(píng)估工作是對(duì)教學(xué)檔案的一次全面的大檢查，是學(xué)校檔案工作自查整改、自我提高、規(guī)范管理的一次契機(jī)。本世紀(jì)以來(lái)，青海大學(xué)分別接受了教育部的2002年本科教學(xué)合格評(píng)估和2007年本科教學(xué)水平兩次評(píng)估，我們經(jīng)歷從盲目到理解，由被動(dòng)到主動(dòng)的過(guò)程，教學(xué)檔案管理的規(guī)范化水平逐漸得到提高。學(xué)校根據(jù)各教學(xué)單位的具體情況建立檔案室，從所有涉及教學(xué)檔案資料的教學(xué)文件、師資隊(duì)伍、學(xué)科建設(shè)、課程建設(shè)、教材建設(shè)、實(shí)踐教學(xué)、學(xué)籍管理、課務(wù)考務(wù)等8大類主要內(nèi)容，設(shè)立教學(xué)檔案資料專用柜，增設(shè)專人或兼職人員進(jìn)行管理，建立檔案管理制度，使檔案管理更加規(guī)范有序，使過(guò)去的混亂現(xiàn)象得到有效遏制，為以后的教學(xué)評(píng)估順利進(jìn)行打下了良好基礎(chǔ)。
通過(guò)評(píng)估暴露出來(lái)的檔案管理問(wèn)題
1對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)程度不夠
長(zhǎng)期以來(lái)，我校部分領(lǐng)導(dǎo)、師生對(duì)檔案工作的了解和認(rèn)識(shí)只停留于表面，對(duì)檔案為學(xué)校發(fā)展的重要作用并沒(méi)有清醒的認(rèn)識(shí)，并不把檔案工作看作學(xué)校重點(diǎn)工作之一，認(rèn)為只是簡(jiǎn)單的保管事務(wù)，不如教學(xué)科研甚至基建能讓學(xué)校更快地出效果和成績(jī)。在學(xué)校的規(guī)劃總結(jié)等層面，鮮有提及檔案工作的。甚至有些基層部門同志認(rèn)為，檔案工作只是檔案部門的事，跟他們本人沒(méi)有什么關(guān)系，致使一些重要的文件材料不能及時(shí)歸檔，出現(xiàn)個(gè)別材料不能及時(shí)提供，對(duì)已經(jīng)完成的工作沒(méi)有有效的依據(jù)進(jìn)行說(shuō)明。究其原因就是對(duì)檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)，制約著我校檔案工作的發(fā)展。
2教學(xué)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高
教學(xué)檔案產(chǎn)生于教學(xué)管理部門和教學(xué)單位，我校各部門由于人員指標(biāo)等原因，大部分教學(xué)部門都沒(méi)有配備專職檔案員，檔案工作一般是由辦公室主任、教學(xué)秘書等人員兼任。通過(guò)這次教學(xué)評(píng)估發(fā)現(xiàn)，一是由于兼職檔案人員缺乏檔案專業(yè)知識(shí)，同時(shí)他們都有自己的本職工作，有的還兼教學(xué)任務(wù)，因此檔案管理更成為附屬工作，有的兼職檔案人員本身檔案意識(shí)不強(qiáng)，平時(shí)不注意收集，導(dǎo)致一些歸檔材料流失，影響了教學(xué)檔案管理的質(zhì)量和水平;二是有的教學(xué)單位平時(shí)不重視，在評(píng)建階段，臨時(shí)抽調(diào)人員突擊整理，應(yīng)付了事。甚至有的部門交給勤工儉學(xué)的學(xué)生去做，影響到檔案的質(zhì)量;三是有的兼職檔案人員專業(yè)素質(zhì)不高，在評(píng)建過(guò)程中因材料收集不全，臨時(shí)編寫打印的情況也是存在的。這些情況導(dǎo)致教學(xué)檔案資料的管理缺乏系統(tǒng)性、規(guī)范性和連續(xù)性。
3檔案信息存在同一性現(xiàn)象
筆者提出的檔案信息同一性，主要是指部分文字形成的材料，諸如安排、計(jì)劃、總結(jié)等，前后不同年度的相似工作在文字上表現(xiàn)出高度的一致，除時(shí)間、人員有所不同以外，其余方面完全一致。形成這種同一性的主要根源實(shí)際上不在于檔案管理人員，究其原因一是文秘人員的惰性，二是領(lǐng)導(dǎo)者的疏心。作為基層專兼職檔案人員，在文件材料形成過(guò)程就有可能知曉，如果延伸檔案管理，避免同一性現(xiàn)象給日后教學(xué)評(píng)估帶來(lái)不必要的麻煩，完全有理由及時(shí)告知單位領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員進(jìn)行糾正。
4日常檔案與教學(xué)評(píng)估檔案管理的矛盾
日常檔案是指一個(gè)單位或部門在長(zhǎng)期的工作實(shí)踐中形成的大量的反映自我真實(shí)面貌的資料檔案，對(duì)日常檔案的管理方式毫無(wú)疑義地是遵循國(guó)家檔案局所頒布的一系列條規(guī)執(zhí)行，形成了一整套檔案管理工作的規(guī)律。但在教學(xué)評(píng)建過(guò)程中一些單位卻按照評(píng)估指標(biāo)體系，任意打亂原有的規(guī)律，抽取出相關(guān)材料重新分卷，等待檢查，由此造成整個(gè)檔案系統(tǒng)不規(guī)范，對(duì)查找利用帶來(lái)不便。
高校檔案管理工作的對(duì)策
為提高我國(guó)高校辦學(xué)質(zhì)量，教育部決定全國(guó)各級(jí)各類高校每五年評(píng)估一次，因此高校檔案管理為教育教學(xué)服務(wù)的作用也將越來(lái)越突出，越來(lái)越重要。為改變目前檔案管理與教學(xué)評(píng)估不甚吻合的現(xiàn)狀，我們必須在以下方面進(jìn)行改革。
1加深領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度
領(lǐng)導(dǎo)的重視，是關(guān)乎高校檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。高校領(lǐng)導(dǎo)必須充分認(rèn)識(shí)高校檔案在學(xué)校建設(shè)中的價(jià)值、地位、作用和意義，對(duì)檔案管理工作給予大力的支持，把檔案管理工作納入到學(xué)校各部門整體工作之中，做到有計(jì)劃、有檢查、有總結(jié)。同時(shí)帶動(dòng)全校師生一起重視檔案工作，共同參與檔案工作建設(shè)，搞好檔案工作基礎(chǔ)，從而更好地為學(xué)校的各項(xiàng)事業(yè)的服務(wù)。
2進(jìn)一步推進(jìn)教學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)
推進(jìn)教學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)，是指要實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)教學(xué)檔案的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，使教學(xué)檔案管理工作與現(xiàn)代辦公技術(shù)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案信息資源共享。自順利通過(guò)評(píng)估之后，青海大學(xué)在教學(xué)科研方面的信息化進(jìn)程步伐大大加快，但檔案管理則相對(duì)落后，高校發(fā)展對(duì)檔案管理提出了適應(yīng)信息化發(fā)展的要求。而且每一次教學(xué)評(píng)估的指標(biāo)體系都會(huì)有所不同，文件材料的收集、整理工作量大，傳統(tǒng)的人工操作很難完成任務(wù)。因此，要增強(qiáng)教學(xué)檔案在教學(xué)評(píng)估中參考憑證作用和在日常教學(xué)管理中的服務(wù)功能，推進(jìn)教學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)是一項(xiàng)重要手段。
3積極宣傳檔案工作的重要性
對(duì)檔案工作的積極宣傳是提高人們認(rèn)識(shí)檔案、重視檔案的重要途徑。只有檔案工作的宣傳教育到位，教職工的檔案意識(shí)才能增強(qiáng)，檔案的收集、管理才能得到大家的支持，檔案事業(yè)才能順利發(fā)展，檔案的功用才能充分顯示出來(lái)。高校檔案部門要充分利用學(xué)校內(nèi)在資源，對(duì)檔案工作進(jìn)行大力宣傳教育，如在學(xué)校的新聞中心、宣傳部等宣傳窗口以文字、圖片、視頻等方式宣傳學(xué)校檔案管理的重要工作和活動(dòng);另一方面，主動(dòng)向校展覽室提供實(shí)物和組織沿革等編研材料，使大家充分意識(shí)到檔案的利用價(jià)值，進(jìn)一步提高檔案的利用率，使得檔案工作在學(xué)校全體師生心中樹(shù)立全新的形象。
4提高管理人員素質(zhì)，加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)
教學(xué)檔案管理工作實(shí)為一項(xiàng)系統(tǒng)工作，檔案資料的管理本身也是一門學(xué)科，要提高管理質(zhì)量，就必須要加強(qiáng)管理人員的素質(zhì)建設(shè)和檔案專業(yè)基本功力的培訓(xùn)。培養(yǎng)檔案工作人員的高度責(zé)任心、良好的職業(yè)操守、愛(ài)崗敬業(yè)的精神、認(rèn)真細(xì)致的工作態(tài)度、樂(lè)于奉獻(xiàn)的高尚精神。同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提升管理人員的管理水平。努力使之掌握相關(guān)的法律、法規(guī)、政策，學(xué)習(xí)掌握檔案學(xué)管理和計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備方面的知識(shí)等。
隨著我國(guó)高等教育事業(yè)不斷深化改革，教學(xué)評(píng)估已成為促進(jìn)高校發(fā)展的重要指揮棒，高校檔案管理工作必須要適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的要求，堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展觀，開(kāi)拓創(chuàng)新，加強(qiáng)現(xiàn)代化建設(shè)，不斷克服檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并提出針對(duì)性地改進(jìn)對(duì)策，使高校檔案在評(píng)估工作中發(fā)揮更為突出的作用，從而為學(xué)校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展服務(wù)。
作者：牛青芬單位：青海大學(xué)綜合檔案室
