建設檔案信息化系統(tǒng)實現(xiàn)管理升級探討范文

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摘要：新一代信息技術廣泛應用，檔案工作環(huán)境、對象、內(nèi)容發(fā)生巨大變化，迫切要求創(chuàng)新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級。文章以青島市教育系統(tǒng)為例，探討如何順應時代發(fā)展要求，實現(xiàn)校舍檔案信息化轉(zhuǎn)型。

關鍵詞：校舍檔案；信息化；檔案管理

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出：新一代信息技術廣泛應用，檔案工作環(huán)境、對象、內(nèi)容發(fā)生巨大變化，迫切要求創(chuàng)新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級。校舍檔案是中小學校對校舍進行建設、維修、改造、管理、使用等活動的重要記錄，是反映學校建設歷史、查勘維修房屋、合理使用校舍、維護學校權益的重要依據(jù)。由于學校及教育行政主管部門重視程度不夠、管理力量薄弱、管理手段落后等原因，校舍檔案管理工作現(xiàn)狀與信息化時代要求差距甚遠，迫切需要借助信息技術，對檔案資源進行數(shù)字化建設，實現(xiàn)校舍檔案的全面數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級。

一、校舍檔案信息化建設的必要性

（一）學校檔案管理意識淡薄，需加強規(guī)范管理。近年來，各級政府加大對學校建設投入力度，學校新增建設項目逐年增多，形成大量校舍檔案。學校對校舍檔案的價值缺乏正確的認知，存在重工程建設過程、輕文件收集歸檔的現(xiàn)象，導致基建文件多頭存放、多家管理、收集不及時、流失較多，迫切需要加強檔案的集中統(tǒng)一管理，形成規(guī)范的電子檔案，便于保管利用。

（二）傳統(tǒng)管理方式落后于時代需求，亟待升級轉(zhuǎn)型。在大數(shù)據(jù)時代到來之前，校舍檔案以紙質(zhì)檔案（文字、圖表）、聲像資料為主，檔案管理對技術和效率的要求不是很高。但是在大數(shù)據(jù)時代，隨著信息化技術的推廣，電子檔案的內(nèi)容和種類都不斷增多，檔案檢索、查詢、存檔程序更加復雜，傳統(tǒng)的效率低下的檔案管理模式需要升級轉(zhuǎn)型，檔案信息化建設成為時代發(fā)展的必然要求。

二、校舍檔案管理信息化策略 

（一）強化檔案信息化建設意識。信息化是一個不可逆轉(zhuǎn)的社會趨勢，各級教育行政主管部門及學校要順應發(fā)展趨勢，樹立檔案信息化意識，摒棄傳統(tǒng)的以手工和人力來進行檔案管理的模式，制定檔案信息化管理方案，明確檔案信息化管理目標，完善檔案信息化管理制度，確保檔案管理工作能夠有序展開。

（二）設計、開發(fā)、部署校舍檔案信息管理系統(tǒng)。為促進校舍檔案管理工作升級轉(zhuǎn)型，需要針對校舍檔案管理利用的重點難點問題，開發(fā)具備錄入、審核、查看、申報、管理校舍檔案功能的應用軟件，建設校舍檔案信息管理系統(tǒng)。系統(tǒng)以學校建設內(nèi)容為信息采集對象，對學校的基建信息進行實時管理、錄入、統(tǒng)計，對校舍檔案進行規(guī)范的數(shù)字化處理，建立完整、準確、動態(tài)和規(guī)范的校舍檔案數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)全面反映中小學校舍建設的成果。以互聯(lián)網(wǎng)為傳輸載體，實現(xiàn)教育行政主管部門和學校校舍檔案信息管理系統(tǒng)的互聯(lián)互通，為社會提供便捷的校舍檔案查詢利用服務。青島市教育系統(tǒng)加大資金投入，對校舍檔案信息管理系統(tǒng)進行設計、開發(fā)、部署，利用市級教育行政主管部門信息中心的現(xiàn)有服務器等硬件資源及各終端使用單位現(xiàn)有的計算機辦公設備，實現(xiàn)了系統(tǒng)穩(wěn)定上線運行。過程中采用調(diào)研、開發(fā)設計、征求意見完善功能、個別學校試點、試運行、上線運行、對接其他平臺等試驗方法和步驟，完成了系統(tǒng)建設目標任務。

（三）加強檔案管理隊伍建設。開展信息化培訓教育，提高檔案工作人員的技術水平和信息化素養(yǎng)，確保檔案工作人員的綜合能力能滿足檔案信息化管理需要。

（四）保障校舍檔案信息資源安全。當今檔案信息資源的安全問題日益凸顯，黑客入侵、病毒破壞、設備老化、人為泄密等因素給電子文件的管理帶來安全隱患，平臺管理部門及學校應加強管理，防范風險。對于外在原因可能引發(fā)的電子文件信息安全問題，在數(shù)字化建設進程中，應采用信息加密技術、數(shù)字簽名技術、防火墻技術、操作系統(tǒng)安全內(nèi)核技術、入侵檢測技術、數(shù)字檔案的長期可存取技術等，保障數(shù)字檔案的安全；加強傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化加工外包業(yè)務管理，規(guī)范外包服務主體的權責、行為，確保數(shù)字化過程中檔案實體及內(nèi)容的安全；定期對網(wǎng)絡平臺及數(shù)據(jù)庫進行檢查，確保防火墻運行正常；設備更新?lián)Q代后及時對數(shù)據(jù)進行遷移，并進行異地異質(zhì)備份。對于內(nèi)在原因可能引發(fā)的信息安全問題，及時對檔案管理系統(tǒng)實施安全等級保護測評，消除技術漏洞所帶來的數(shù)據(jù)遺失問題；加強對信息的管理，制定合理、完善的管理措施和規(guī)范，定期對技術人員進行安全業(yè)務培訓，從而真正保護數(shù)字信息的真實、可靠和完整。

三、校舍檔案信息管理系統(tǒng)研發(fā)成果

（一）建立校舍檔案信息數(shù)據(jù)庫。通過對數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理，構建綜合統(tǒng)一的信息數(shù)據(jù)中心，建立廣泛、時效、詳實的中小學校舍檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和統(tǒng)一。根據(jù)山東省中小學校舍檔案管理的分類辦法和基建檔案整理基本要求，學校將整理完畢的確權類、基建類和管理類檔案進行數(shù)字化處理，處理結果按照校區(qū)、校舍歸入不同的文件夾，存于數(shù)據(jù)庫。利用校舍檔案形成校舍基礎信息，包括學校的名稱、詳細地址、建校時間、學校辦別、學校類別、辦學規(guī)模、學校體育活動場地配備、占地面積、總建筑面積、單體建筑數(shù)量；每棟單體建筑的主要信息包括規(guī)劃投資、建設單位、施工單位、監(jiān)理單位、中標日期、項目負責人、開竣工時間、房屋名稱、房屋用途、建筑面積、使用面積、地上地下樓層數(shù)、建筑結構、排查鑒定情況、使用年限、采暖形式、采暖面積等；每年新增面積、維修面積、拆除面積、移作他用面積等歷史信息。上述信息存于數(shù)據(jù)庫。

（二）建立校舍檔案管理系統(tǒng)云平臺。采用“互聯(lián)網(wǎng)＋云部署”管理模式，依托統(tǒng)一管理、統(tǒng)一認證、統(tǒng)一數(shù)據(jù)中心的基礎平臺建設，規(guī)范構建區(qū)域內(nèi)校舍檔案云平臺。即在云上安裝部署校舍檔案管理平臺和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，各中小學無需再單獨部署軟件和數(shù)據(jù)庫，只需通過網(wǎng)絡登錄到中心服務器，進行遠程校舍的管理，同時教育行政主管部門和學校之間可進行數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)和共享，確保轄屬學校校舍檔案管理平臺數(shù)據(jù)的統(tǒng)一、規(guī)范、及時、準確。

（三）校舍檔案管理系統(tǒng)云平臺應用。使用范圍包括各級教育行政主管部門用戶、學校用戶。上級用戶可以查看、審核、修改各學校的校舍基礎數(shù)據(jù)，查看校舍大數(shù)據(jù)分析報表及校舍檔案。學校用戶負責進行校舍基礎數(shù)據(jù)的上報及校舍檔案錄入。

（四）預留接口對接其他數(shù)據(jù)平臺。校舍檔案管理系統(tǒng)預留數(shù)據(jù)接口，服務于地方數(shù)據(jù)中心平臺，為數(shù)據(jù)中心及其他應用業(yè)務系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)源及數(shù)據(jù)同步，便于與其他系統(tǒng)對接，融入數(shù)字中國建設。

綜上所述，校舍檔案信息化是大數(shù)據(jù)背景下學校檔案管理的必然趨勢，也是提高檔案管理效率的有效途徑。學校要揚長避短，制定校舍檔案管理信息化發(fā)展方案，完善檔案管理服務機制，發(fā)揮校舍檔案信息化的優(yōu)勢，發(fā)掘檔案信息的有效價值，為自身發(fā)展和社會需要提供高水平的檔案服務。

作者：郝炳海 單位：青島市教育后勤服務保障中心