人事檔案信息化建設中的安全保密措施范文
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【摘要】如今檔案管理已經進入現代化，在信息化建設過程中檔案的保密工作備受重視，基于此，本文針對該方面內容進行了簡明闡述，在提出存在問題的同時，也進一步提出了應對策略，希望通過本文有效闡述，能夠提高認識，為檔案信息化管理過程的安全性提供更有效保證。
【關鍵詞】人事檔案；信息化；建設；安全保密
引言
認識檔案管理的安全問題一直備受相關工作人員關注，面對信息化時代網絡安全等方面的影響，如何提高安全管理水平，還需要認真分析存在的安全因素，這樣才能以此為基礎，重視對應策略的提出，實現網絡檔案管理過程中的安全保密工作高效率完成，以此推動檔案信息化建設檔案信息水平，也給人們提供更加安全可靠的檔案信息利用空間，下面具體分析：
1.人事檔案信息化建設現狀及存在的安全保密問題
1.1安全保密意識薄弱
目前，一些單位認為人事檔案工作不是工作的重中之重，是一項輔助性工作，在思想上還沒有引起足夠的重視，安全意識往往不夠。在進行檔案信息化建設時，對電子文件保存中存在的更新版本的不兼容性和不可識讀性、存儲材料及載體的易損毀等問題的忽視，往往會造成寶貴檔案信息資源的丟失，導致檔案信息的泄密。
1.2管理規章制度不健全
人事檔案資料的管理工作需要由多位同事共同合作，既能保證大量信息存儲的安全，又可以在使用的過程中縮短調取時間，提高利用價值。多數資料信息內容豐富，但管理者個人管理意識不強，或不按照人事部門的相關規定進行管理，直接導致資料內容不完整或資料滯后的狀況發生，讓原有的人事檔案資料的利用價值降低。建立完整的規章管理制度，確保人事檔案管理人員對重要信息加強重視，不可以因個人疏忽而導致數據前后不一，最終讓資料失去利用價值。
2.1提高安全保密意識
管理人員應加強對保密檔案資料的管理。資料的管理工作是一種輔助性工作，要求管理人員在思想上足夠重視，才能確保資料信息的安全。為節省資料保存空間，加快資料的調取和使用速度，建立電子檔案保存庫，既能降低人工成本，又能避免占用過多的儲存空間。電子文件在保存的過程中，應不斷對保存檔案進行更新，確保最新版本可以滿足資料的存儲和使用需求。提高資料的可讀性，并針對易損毀或丟失資料加強保護，以免重要的機密或寶貴檔案資料丟失，對人事工作造成影響。資料管理系統的完善，需要從事其工作的人員加強重視，并不斷提高對資料的安全保密意識，讓資料的調取、使用和保管等過程不會出現意外，提高現有人事資料的利用價值。
2.2強化人事檔案數據庫安全管理
網絡系統的不斷升級，是保證人事檔案信息數據庫系統安全的重要手段。利用現代信息化技術，加強對人事檔案的管理，并可以做到高效、快捷的調取和使用人事檔案信息，避免出現管理上的安全隱患問題。首先，檔案管理人員應加強對資料的調取和完善，在對重要信息進行傳遞、加工和補充的過程中，應提高安全意識，并具有篩選可利用價值信息的能力，讓完善以后的人事檔案信息具有更多的使用用途，保證人事檔案資料的真實與完整。其次，在利用網絡對人事檔案資料進行管理的過程中，應確保網絡系統的安全。不斷對現有的管理系統進行升級和維護，避免被外界電腦病毒或黑客入侵，提升現有安全防護軟件的維護能力，是保證人事檔案資料完整的基礎。最后，人事檔案管理人員應簽署保密協議，在他人進行檔案資料調取和使用時，同樣需要簽署保密協議，如有違反，應按相關規定進行賠償或處罰。為避免檔案資料的安全性和保密性降低，及時對現有系統進行更新和維護，并聘請專業的電腦維護人員，研發獨立自主的電腦防火墻，提高資料的安全性，讓資料的使用、存儲既快捷方便，又安全可靠。定期對人事檔案數據庫系統進行更新和維護，保證人事檔案數據的完整和安全。
2.3加強對涉密信息介質的管理
對平時不用的密碼、密鑰或有關涉密載體應配備保險柜或密碼文件柜存放。對涉密的各種介質載體標明密級標志，進行登記注冊并有專人管理。工作需要攜帶涉密載體外出必須經單位領導批準，并采取有效措施確保載體的安全。涉密計算機硬盤及其他涉密設備發生故障需要請社會上的人員維修時，應有人在現場監督進行，需要更換器件的，原器件中屬有存儲記憶的功能的不得帶走，應由本單位按規定銷毀，涉密與非涉密介質不能在涉密與非涉密計算機上交叉使用。
2.4規范管理制度，健全管理內容
為提高對現有資料的利用效率，也為了保證人事檔案資料的安全，將紙質資料輸入電子檔案存儲庫中，可以節省紙質檔案的存儲空間，降低人員成本和物質消耗，又能提高現有檔案的利用率。在對重要檔案進行調取和使用的過程中，相關人員應提供有效憑證，并按規章制度進行資料的調取和使用，使用完畢后應在一定時間內歸還，并填寫使用途徑和使用時間。不完善、不健全的規章制度，將直接導致信息的外露。對現有人事檔案信息管理程度不足，會制約人事檔案的利用率，對人事檔案等相關工作造成影響。
綜上所述，不難發現，只有健全的管理制度和規章制度，才能保證人事檔案資料的安全，并在最短時間內提供最有效的人事檔案數據，讓重要信息不被損毀和遺漏，并讓機密信息在重要場合發揮巨大的作用。結束語綜上，在檔案信息不斷發展前提下，人們越來越重視檔案管理過程中的安全性，同時，在檔案安全保密工作實施階段，要結合本單位具體情況，制定更加細化的工作內容，這樣才能做到因地制宜，才能結合實際與時俱進，相關管理人員更要充分提高認識，以此推動檔案管理效率，也為國家以及個人提供安全、有效的的檔案服務。
參考文獻：
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作者：張衛英