基于信息化建設的檔案管理論文范文

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(一)加大信息化檔案管理建設投入力度

為了提升對高校檔案信息的利用率，就需要加強信息化建設和管理。信息化高校檔案管理和建設可以從軟件開發(fā)與硬件建設這兩個角度出發(fā)，加大人力和物力的投資，加大財力的投入。高校應該加大檔案信息化管理的資金投入，確保信息化基礎設施建設和管理的順利實現(xiàn)。第一、加大專項資金投入。高校信息化建設需要通過各種渠道，獲得資金支持，也可以從學校建設經(jīng)費中劃撥一定資金進行信息化建設。加強軟硬件設施與設備建設。第二。加強軟件和硬件兩個方面的設備設施投入。硬件方面，精心規(guī)劃，選配符合實際需要的硬件設施。選配符合質(zhì)量和參數(shù)要求的存儲設備、錄像機、掃描儀等，以便于硬件設備符合信息化檔案管理需要。軟件方面，應該根據(jù)學校實際需要和檔案管理需求，選擇真正適合檔案管理需求的軟件產(chǎn)品，尤其要選擇或者開發(fā)符合高校檔案管理需要的專門軟件產(chǎn)品，確保產(chǎn)品功能完善、操作簡單，確保檔案信息化管理的順利進行。

(二)加大信息化檔案管理人才隊伍建設

加大信息化檔案管理人才隊伍建設，是確保檔案管理順利落實的關鍵。檔案管理的處理對象是文字、圖像、數(shù)據(jù)或者影音形式的檔案，需要將大量分散的信息進行歸集和整理，使得檔案信息系統(tǒng)化、集中化，方便使用。檔案管理雖然是信息化操作，但是也需要檔案管理人員的實施。檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和管理實踐能力，決定了管理工作的落實質(zhì)量。隨著信息化和科學技術的快速提升，需要不斷提升管理人員素質(zhì)，強化他們的信息技術，加強管理人才隊伍建設，培養(yǎng)符合新形勢下技術發(fā)展的綜合管理人才。加強理論和業(yè)務培養(yǎng)，從理論和實際操作兩個方面加強檔案管理人員的綜合培訓，以提升其信息化前沿知識的儲備，提升實踐操作能力，使信息化檔案管理順利落實。

(三)完善信息化檔案管理安全保護機制

高校系統(tǒng)的檔案信息是一項重要的資源，也具有很重要的價值。在網(wǎng)絡技術快速發(fā)展的同時，網(wǎng)絡安全問題也層出不窮，信息安全受到了很大的威脅，其中包括信息的丟失、竊取等。需要建立完善的信息化檔案管理安全保護機制，保障高校檔案信息資源的安全性與完整性。其中，檔案管理工作人員要提升管理意識，完善網(wǎng)絡安全保護機制。第一、建立嚴密的監(jiān)控與管理機制，要具有邏輯嚴謹?shù)男畔⒒芾砹鞒蹋瑫r完善每個程序的具體操作，加強網(wǎng)絡安全技術應對措施。例如:查詢管理中設定訪問權限，確保查詢范圍內(nèi)信息資源的安全性;數(shù)據(jù)相關措施的管理中，數(shù)據(jù)采集、整理、分析等都應該設定管理權限。第二、落實網(wǎng)絡管理安全輔助機制。對于檔案信息要進行備份管理，使得數(shù)據(jù)在丟失以后能夠快速恢復。第三、設定檔案信息交換管理權限。每個部分或者是校內(nèi)的分支管理單位都會相互交換信息，而每個單位間的信息交換、查詢與使用等都應該設定一定權限，保障信息交換的安全性。

(四)完善信息化檔案管理建設規(guī)章制度

高校系統(tǒng)檔案管理存在一定復雜度，信息化檔案管理措施極大的方便了檔案管理工作的同時，也需要重視對信息化系統(tǒng)建設規(guī)章制度的制定和落實。合理而科學的規(guī)章制度是完善和促進檔案管理信息化落實的關鍵。信息化檔案管理過程中，需要符合規(guī)范的規(guī)章制度保障檔案工作中的收集、整理、立案與歸檔等一系列工作的有序進行。需要注意這幾點:第一、規(guī)章制度的制定要符合實際需要。通過調(diào)查了解建立符合實際工作需要的規(guī)章制度，采取訪談、問卷等形式，收集檔案管理工作人員的意見和建議，從而建立全面而操作性、實用性強的制度。第二、信息化檔案管理要確保規(guī)章制度的全面性。制度的全面性包括這幾個部分:立檔歸檔制度(明確相關程序的要求和時間)、管理保密制度(建立保密制度，防止信息泄露)、網(wǎng)絡安全保障制度(信息化管理中信息提取和查看要經(jīng)過嚴格身份識別)，另外還有機房、軟件與監(jiān)控管理制度等，確保每項管理制度都完善和落實。制定規(guī)章制度必須具備可操作性，要因時因地制宜，不斷完善發(fā)展。信息時代科學技術快速發(fā)展，高校檔案管理措施也應該與時俱進，不斷開創(chuàng)具有時代性的檔案管理策略，打造信息化、數(shù)字化的高校檔案管理方案。從加大投入、建設人才隊伍、落實安全機制、建設規(guī)章制度等方面出發(fā)，實現(xiàn)對高校檔案高效管理。

作者：馮玉成單位：內(nèi)蒙古廣播電視大學招生辦公室