檔案執法監察情況報告范文

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今年正值《檔案法》頒布二十周年暨《福建省檔案條例》頒布五周年，為進一步做好檔案法制宣傳工作，我局根據省、市檔案部門的要求，在5月發出了《關于深入開展檔案法律法規宣傳和檔案行政執法檢查活動的通知》（田檔10號），并于9月初對5個鄉（鎮）、10個縣直機關、企事業單位進行檔案行政執法檢查，現將有關情況匯報如下：

一、基本情況

此次檔案行政執法檢查時間為9月3日－6日，檢查分兩組進行，城區組由梁國棟、李建忠、黃志勇3人組成，對縣交通局、縣建材公司、縣統計局、縣發展和改革局、移動公司、縣食品藥品監管局、縣經作中心、縣一中等8個單位的檔案管理進行檢查；鄉鎮組由林如耀、盧芳固、鄭占靜3人組成，檢查廣平鎮、二中、上京鎮、東風農場、湖美鄉、文江鄉、太華鎮7個單位的檔案管理情況。

檢查組深入受檢單位，采取“聽、看、查、議”的方法開展檢查，認真對照《福建省檔案行政執法檢查細則》內容逐項考評，聽取受檢單位領導匯報檔案工作，查閱各個單位貫徹實施檔案法律、法規的有關依據性文件材料，查看實情，及時向受檢單位反饋檢查情況。

二、主要成效

1、領導重視支持檔案工作，努力改善檔案保管條件。

部分受檢單位，如太華鎮、縣交通局、縣一中、縣發展和改革局、縣食品藥品監管局重視檔案管理和檔案行政執法檢查工作，加強對檔案工作的領導，將檔案工作納入議事日程，建立健全各項檔案管理規章制度，配備專（兼）職檔案員，認真解決檔案工作的問題。如縣交通局專題研究檔案工作，今年增加公路工程建設項目檔案管理人員1人，撥出經費0.6萬元購置8組檔案柜和標準工程檔案盒，對已竣工的農村公路建設項目材料立卷歸檔；同時組織人力、集中時間，對部分分散的文書材料統一整理，解決了歷史遺留的問題。縣一中長期重視檔案工作，配有專職檔案員統一管理各門類檔案，年撥出經費1萬多元安裝了檔案密集柜、配置檔案保管設備。

2、提高檔案管理水平，為經濟社會發展服務。

縣發展和改革局領導對今后配合縣檔案局加強對本縣內的重點建設項目單位檔案資料的收集整理、保管工作的監導和檢查工作明確表示支持。縣食品藥品監管局領導在認真聽取檢查組的反饋意見后，指定專人負責檔案管理日常工作，及時整改，檔案管理工作有明顯進步。縣一中的檔案管理工作在校史館的建設和學籍檔案的利用中，發揮了重要的作用，今后將在檔案目錄電子數據化方面進一步提高學校檔案管理的整體水平。

三、存在問題

1、檔案法律法規意識淡薄，缺乏檔案法制觀念。

部分受檢單位有法不依、違規操作的現象仍然存在。突出表現在：一是不按規定立卷歸檔、立卷歸檔不及時的情況較多。如移動公司、縣經作中心等單位有多年的文件材料未立卷歸檔，縣統計局已歸檔裝訂的文件材料沒有抄寫卷內目錄等檢索工具；個別單位，如東風農場，檔案工作基本上是一片空白。二是歸檔文件收集不夠齊全。部分單位只注意收集“紅頭”文件，單位工作中形成的其它“白頭”文件，如黨組織和行政辦公會議記錄，黨員、干部花名冊、介紹信、統計表，各種會議材料以及重大政治、經濟活動和突發事件形成的文件材料常被忽略，歸檔缺口還比較大。三是檔案整理不規范，在文件保管期限的劃分上“一刀切”，沒有真正按照文件的價值去確定保管期限；檔案案卷文件題名只注明文種，沒有標注內容，標引不符合規范要求，給文件檢索帶來難度。四是部分受檢單位檔案管理人員未參加持證上崗培訓，業務不熟悉，責任心不強，檔案收集整理不及時，檔案立卷歸檔不規范，造成了檔案管理混亂；特別是鄉鎮的檔案員一般由辦公室工作人員兼任，由于人員崗位變動頻繁，往往缺乏做好檔案工作的責任心，甚至個別鄉鎮檔案人員長期處于兼而不管的狀況，檔案工作無法正常開展。五是鄉鎮專門檔案未能定期移交縣檔案館，如湖美鄉的土地延包檔案未進館，廣平鎮、文江鄉婚姻登記檔案還有多年度缺失，影響了農業和農村檔案的管理和利用。

2、“檔案集中統一管理”的觀念有待樹立，檔案數字化工作基礎薄弱。

多數受檢單位未建立綜合檔案室，所建立的檔案工作制度流于形式，各門類檔案未能集中統一管理，只重視紙質的文書檔案，忽視會計、聲像（照片、錄音、錄像）、科技（基建、設備）、電子文件、磁介質等各門類和載體檔案的立卷歸檔；不少單位只注重本辦公室檔案工作，忽視了對其它科室或下屬單位檔案工作的監督和指導，造成檔案門類不全、與下屬單位檔案工作脫鉤的現象；職能部門的有關人員對檔案法規不清楚，不愿將在工作中積累的有檔案價值的資料送交檔案室歸檔保管，有些珍貴資料仍散存在部門或個人手中，造成了部分檔案資源流失。

根據《福建省檔案條例》和省政府制定的《福建省檔案登記暫行辦法》的規定，各立檔單位應向同級檔案行政管理機構辦理檔案登記。但從檔案登記管理情況看，大部分單位并沒有建立起包括會計、基建、聲像、人事、電子、業務（專門）等各門類檔案的統計臺帳，這既不便于對檔案工作的監管，也不便于檔案的開發與利用。

由于檔案工作的不規范，檔案數字化工作基礎薄弱，計算機文件著錄工作進度仍需加快步伐。目前，大多數單位尚未使用符合國家和本省規范標準的檔案管理軟件，沒有建立電子文件與電子檔案的管理制度，對電子文件的形成、歸檔、保管和利用工作疏忽管理；各單位檔案文件級目錄的著錄工作，基本沒有開展，無法向縣檔案館報送本單位保存的檔案資料的電子目錄數據，勢必影響我縣在分布式檔案數據庫建設上的進度與質量。

3、檔案保管條件亟待改善

檔案實體沒有集中統一管理，保管條件落后的現狀還普遍存在。如縣統計局沒有專門的檔案室，檔案分散存放在各科室，存在明顯的安全隱患。二是檔案保管設施陳舊、庫房面積不足、裝具不規范的問題比較突出。檔案室長期以來處于一個臟、亂、差的狀況，檔案裝具破舊，檔案室常常兼作儲藏室，用電線路老化、缺乏必要的“八防”措施（防潮、防火、防盜、防塵、防光、防鼠、防蟲蛀、防有害生物），檔案發生霉變、蟲蛀，存在重大安全隱患，嚴重危及檔案的安全保管和檔案的壽命。如文江鄉政府檔案室的情況就比較突出。

四、措施與建議

為進一步加強檔案的收集和管理工作，確保檔案的完整、準確、安全和開發利用，建議縣委、縣政府加大對檔案依法管理工作的力度，將檔案管理工作納入各鄉（鎮）、縣直各單位的年度責任目標考評內容，考核指標主要由貫徹檔案法律法規、檔案保管和利用等方面組成，以引起各單位的高度重視，促進我縣檔案管理工作規范化，更好地為經濟建設和社會發展服務。