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為規范州政府辦公室辦公用品的采購、保管、領取和使用,確保辦公所需,堅持勤儉節約、物盡其用,杜絕鋪張浪費的原則,特制定辦公用品管理制度。
1、辦公室所有辦公物品的采購工作,統一在辦公室主任的監督指導下進行。
2、凡是能在政府采購中心采購的重要辦公用品,應積極納人政府采購中心采購。
3、一般性采購和不能在政府采購中心完成的采購,堅持實行辦公室集體采購制度。急用現買零散性采購實行雙人采購制度;大宗、批量、貴重物品由分管領導在采購地點、規格型號、數量和質量上予以把關,全程參與采購工作;必要時,相關科室也要派人參與。
4、嚴格采購審批制度。隨用隨買的個別零散性采購,一次性支出在100元以下的,由主管科室科長審批;一次性支出在100元以上的,由主管后勤工作的領導審批,數額較大時應征詢辦公室主任同意。
5、采購工作要科學、合理、增強透明度。采購前,應做到市場調查,充分掌握欲購物品的性能、價格及附加條件,貨比三家,講價壓價,努力達到貨真價實,物美價廉。本地有的物品,只有當差價較大,而且超過交通運輸成本時,可派人到外地采購。
6、采購的辦公物品實行登記制度。所有采購的辦公用品均應登記造冊,注明采購物品的品名、數量、價格、用途、采購日期、領導審批意見、采購人和領取人簽名。
7、辦公用品采購的一般程序為:需用單位或個人向辦公室行政財務科提出購物申請,行政財務科確認后按照規定權限報告相關領導審定。領導準許采購的物品在主管后勤工作領導的監督指導下實施采購,凡是領導不準許采購的物品一律不予采購。若違反規定而采購的,研發生采購物品的費用均由采購人支付。辦公物品采購后交與申購單位(個人)或保管人員驗收,采購人和驗收人各自在物品登記薄和發票上簽字,有關領導按照規定批準權限審簽,最后由財務室統一結算。