市政辦會(huì)務(wù)工作規(guī)則范文

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為進(jìn)一步規(guī)范會(huì)議工作程序，切實(shí)提高會(huì)議效能，根據(jù)有關(guān)文件精神，結(jié)合工作實(shí)際，制定本規(guī)則。

一、會(huì)前準(zhǔn)備

1、根據(jù)會(huì)議安排，由秘書(shū)科按照會(huì)議內(nèi)容擬定參會(huì)人員、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議材料等事項(xiàng)，報(bào)請(qǐng)分管副秘書(shū)長(zhǎng)審批，并向秘書(shū)長(zhǎng)報(bào)告。

2、需要進(jìn)行宣傳報(bào)道的會(huì)議，經(jīng)請(qǐng)示秘書(shū)長(zhǎng)同意后，書(shū)面或電話通知電視臺(tái)、報(bào)社。

3、會(huì)議通知的發(fā)送。由主辦秘書(shū)擬文，送分管秘書(shū)長(zhǎng)審核。發(fā)文人員要做好發(fā)文登記工作，包括送達(dá)時(shí)間、收文人員等。

4、會(huì)議材料的準(zhǔn)備。根據(jù)會(huì)議要求電話或書(shū)面通知有關(guān)部門，限期將會(huì)議材料報(bào)州政府辦公室審核，并于會(huì)前一天按要求的份數(shù)報(bào)州政府辦公室。

5、會(huì)議材料的發(fā)送。秘書(shū)科按會(huì)議材料內(nèi)容確定分發(fā)范圍，并于會(huì)前一天分送至有關(guān)州長(zhǎng)、副州長(zhǎng)、秘書(shū)長(zhǎng)、副秘書(shū)長(zhǎng)及有關(guān)部門參會(huì)人手中。

6、參會(huì)人員的落實(shí)。要求于會(huì)前一天落實(shí)參會(huì)人員，主辦秘書(shū)整理打印后，于會(huì)前分發(fā)到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)手中。

7、主辦秘書(shū)按照會(huì)議研究事項(xiàng)，查閱有關(guān)背景資料，作好備查工作，必要時(shí)可復(fù)印送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參閱。

二、會(huì)場(chǎng)布置

1、會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備。主辦秘書(shū)提前1—2天通知會(huì)議中心或通訊員，做好會(huì)場(chǎng)的整理、清潔、音響調(diào)試等工作；若在政府會(huì)議室召開(kāi)會(huì)議，應(yīng)安排好茶水、便箋等物件。需頻閉的，要做好準(zhǔn)備工作。

2、需懸掛會(huì)標(biāo)的，應(yīng)提前一天確定會(huì)標(biāo)名稱，通知行財(cái)科制作會(huì)標(biāo)。

3、需擺放桌簽的，應(yīng)提前安排打字室打印桌簽，并按座次順序于會(huì)前擺放完畢。

4、需安排水果、飲料等物品的，應(yīng)提前通知會(huì)議中心或行財(cái)科。

5、會(huì)前發(fā)放的材料，應(yīng)整齊擺放于會(huì)場(chǎng)，做到整潔大方。擺放前要檢查材料有無(wú)缺頁(yè)、倒裝等現(xiàn)象，并及時(shí)更換。

6、會(huì)前應(yīng)視領(lǐng)導(dǎo)參加情況和會(huì)議室的遠(yuǎn)近，安排有關(guān)車輛做好準(zhǔn)備。

三、召開(kāi)會(huì)議

1、秘書(shū)科提前安排會(huì)議記錄、會(huì)場(chǎng)服務(wù)、會(huì)議召集人等人員,明確工作職責(zé),并提前到位，按照責(zé)任要求做好工作。

2、會(huì)議召集人要做好參會(huì)人員的簽清點(diǎn)到，督促參會(huì)人員及時(shí)到會(huì)，人員到齊后及時(shí)向主辦秘書(shū)長(zhǎng)匯報(bào)。

3、會(huì)議日程有修改調(diào)整的應(yīng)及時(shí)通知有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門。

4、會(huì)議時(shí)間較長(zhǎng)的，應(yīng)請(qǐng)示主辦秘書(shū)長(zhǎng)是否安排集中就餐。若就餐，應(yīng)提前通知做好就餐準(zhǔn)備。

四、會(huì)后工作

1、會(huì)議結(jié)束后，通知通訊員作好會(huì)場(chǎng)的清理工作。

2、記錄人員及時(shí)整理會(huì)議記錄、會(huì)議材料并歸檔。若需發(fā)會(huì)議紀(jì)要，一般應(yīng)于2個(gè)工作日內(nèi)撰寫(xiě)完畢，交分管副秘書(shū)長(zhǎng)審核后呈州政府領(lǐng)導(dǎo)審簽。

3、會(huì)議確定的各項(xiàng)決定或擬辦事宜，由各協(xié)調(diào)口秘書(shū)分別督辦，一般應(yīng)于一周內(nèi)辦理完畢，并做好辦結(jié)報(bào)告。

根據(jù)中辦掌握的原則：當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)同志人數(shù)為單數(shù)時(shí)，1號(hào)首長(zhǎng)居中，2號(hào)首長(zhǎng)排在1號(hào)首長(zhǎng)左邊，3號(hào)首長(zhǎng)排右邊，其他依次排列；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)同志人數(shù)為雙數(shù)時(shí)，1號(hào)首長(zhǎng)、2號(hào)首長(zhǎng)同時(shí)居中，1號(hào)首長(zhǎng)排在居中座位的右邊，2號(hào)首長(zhǎng)排左邊，其他依次排列。

會(huì)議記錄格式

會(huì)議名稱：

會(huì)議時(shí)間： 會(huì)議地點(diǎn)：

出席與列席會(huì)議人員：

缺席人員：

會(huì)議主持人： 記錄人：

主要議題：

會(huì)議記錄：

會(huì)議記錄及會(huì)議文件整理歸檔規(guī)則

為進(jìn)一步規(guī)范州政府及州政府辦公室各類會(huì)議記錄、文件整理以及文件歸檔程序，確保會(huì)議文件、檔案的安全、完整、真實(shí)、有效，結(jié)合辦公室實(shí)際,特制定本規(guī)則。

一、會(huì)議范圍

指州政府召開(kāi)的州政府全體會(huì)議、常務(wù)會(huì)議、專題會(huì)議以及州政府黨組召開(kāi)的各類會(huì)議；省委、省政府有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)調(diào)研召開(kāi)的重要會(huì)議；與省內(nèi)其他地、市、自治州或省外地區(qū)、企業(yè)等召開(kāi)的協(xié)調(diào)會(huì)、聯(lián)席會(huì)、洽談會(huì)等。

二、會(huì)議記錄

會(huì)議記錄要做到文字記錄與錄音記錄同步進(jìn)行。情況特殊的，在征求秘書(shū)長(zhǎng)和有關(guān)州政府領(lǐng)導(dǎo)同意后，還要做好圖片、影像記錄。重要會(huì)議應(yīng)安排兩人以上做好會(huì)議記錄。

會(huì)議記錄要做到以下幾點(diǎn)：

1．記錄準(zhǔn)確：要如實(shí)記錄發(fā)言，不論是詳細(xì)記錄，還是概要記錄，都必須忠于原意，不得添加記錄者的觀點(diǎn)、主張，不得斷章取義，尤其是會(huì)議決定的事項(xiàng)，更不能有絲毫出入。

2．要點(diǎn)不漏：要圍繞會(huì)議議題、會(huì)議主持人和主要領(lǐng)導(dǎo)同志發(fā)言的中心思想，與會(huì)者的不同意見(jiàn)或有爭(zhēng)議的問(wèn)題、結(jié)論性意見(jiàn)、決定或決議等作記錄，決議、建議、問(wèn)題和發(fā)言人的觀點(diǎn)、論據(jù)材料等要記得具體、詳細(xì)；論證過(guò)程可以不記；一般情況的說(shuō)明，可抓住要點(diǎn)，略記大概意思。

3．始終如一：記錄人必須做到從會(huì)議開(kāi)始到會(huì)議結(jié)束都要認(rèn)真負(fù)責(zé)地記到底。

4．注意格式：會(huì)議記錄應(yīng)按下列內(nèi)容分別記錄會(huì)議事項(xiàng)：會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、出席人、列席人、請(qǐng)假缺席人姓名、主持人姓名、記錄人姓名，會(huì)議研究事項(xiàng)記載、會(huì)議討論情況和決定事項(xiàng)記載等。

記錄時(shí)必須把發(fā)言人的名字寫(xiě)在前，并且按照發(fā)言順序做好文字的記錄。

會(huì)議記錄一般以A4幅面稿紙為記錄用紙，主記錄人不得在個(gè)人筆記本或其他紙張上作記錄，必須按照會(huì)議記錄的有關(guān)規(guī)定如實(shí)做好會(huì)議記錄，并與有關(guān)會(huì)議材料一同歸檔。

三、記錄整理

根據(jù)有關(guān)規(guī)定和領(lǐng)導(dǎo)要求，由主記錄人整理會(huì)議記錄或會(huì)議紀(jì)要，并及時(shí)做好會(huì)議記錄整理、會(huì)議材料的歸檔等。若需發(fā)會(huì)議紀(jì)要，一般應(yīng)于2個(gè)工作日內(nèi)撰寫(xiě)完畢交分管秘書(shū)長(zhǎng)審核。并在7個(gè)工作日內(nèi)下發(fā)會(huì)議紀(jì)要。

四、文件歸檔

歸檔文件包括以下幾方面：

1、會(huì)議原始記錄，包括會(huì)議文字記錄、錄音記錄、圖片影像等資料（錄音、圖片以及影像必須刻錄光盤歸檔，并做好文件夾目錄）。

2、會(huì)議文件，包括會(huì)議研究文件、研究文件的背景材料、征求意見(jiàn)的有關(guān)說(shuō)明。

3、其他歸檔文件，包括會(huì)議通知、參會(huì)人員名單、會(huì)議議程和其他有關(guān)文件。

文件的歸檔按照“一會(huì)一歸檔”的原則，對(duì)每個(gè)會(huì)議的有關(guān)文件進(jìn)行單獨(dú)歸檔。

秘書(shū)科科長(zhǎng)要對(duì)會(huì)議有關(guān)文件歸檔情況進(jìn)行督促檢查，要求于會(huì)議結(jié)束10個(gè)工作日內(nèi)對(duì)會(huì)議有關(guān)記錄和文件交檔案室，并由秘書(shū)科科長(zhǎng)、檔案整理人員、檔案接收人員三方核實(shí)簽字。

年底由檔案管理人員對(duì)全年會(huì)議文件進(jìn)行全面整理和歸檔。