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1市場對文秘專業的職位需求及要求
1.1市場對文秘專業的職位需求情況調查目的:(1)較全面了解市場對文秘專業人才的職位需求以及用人單位對文秘人員的技能和能力要求情況。(2)依據調查結果,對高校調整或者建立文秘專業實踐教學模式提出合理化的建議,促進學校教學和學生就業。調查方法:網絡搜索、統計法、比較法、分析法、排除法。調查內容:(1)市場對文秘專業人才的職位需求及用人單位對文秘人員的技能和能力要求情況;(2)人才市場上用人單位對高校文秘專業實踐教學體系的要求和建議。調查時間:2015年5~7月之間的文秘專業人員的招聘情況。選取網站及原因:一覽文秘英才網、中華英才網、前程無憂三大網站。選擇該三大網站的具體原因是:一覽文秘英才網是國內第一家專為從事文秘行業的企(事)業單位及人才提供招聘、求職的網上人力資源綜合解決方案供應商。用戶規模躍居國內網絡招聘領域前五名,服務客戶遍及全國各個重點行業,目前已經成為全國最優秀、最專業的文秘人力資源提供商。
中華英才網是國內最早成立的專業招聘網站之一,它在中國的服務范圍以及求職者覆蓋包括中國大陸的所有行政地區。②前程無憂是首個在美國上市的中國人力資源服務企業,也是國內最大、集多種媒介資源優勢的專業人力資源服務機構,還是中國最具影響力的人力資源服務供應商。③選擇該三大網絡作為調查范圍既有說服力,又具有典型性。調查結果及分析:調查結果如下:文員前臺接待:技能要求是普通話標準;熟悉前臺工作流程;掌握基本的辦公自動化設備;熟練操作傳真機、復印機、粉碎機等常用設備;打字熟練等。能力要求是良好的語言組織及文字表達能力;良好的溝通協調能力;熟悉接待的標準禮儀規范;較強的應變能力和良好的服務意識;保密意識強等。辦公室文員:技能要求是熟悉辦公室行政管理知識及工作流程;熟練使用常用辦公軟件;懂得常用辦公設備的維護及使用;熟悉辦公室收發文件資料等。能力要求是較強的責任心和獨立開展工作的能力;良好的溝通能力;基本公文寫作能力及較強的書面和口頭表達能力等。
人事行政助理:技能要求是熟悉相關勞動法律法規;熟練運用辦公及相關人事管理軟件;精通計算機軟件和網絡管理;熟悉辦公室行政管理知識及工作流程,熟悉公文寫作格式等。能力要求是良好的文字功底、較強的書面和口頭表達能力;良好人際交往和公關協調能力;較強的獨立解決問題及辦事能力;親和力和溝通能力強等。文案策劃:技能要求是熟悉市場推廣、品牌策劃、活動策劃的整個流程;熟練使用OFFICE辦公軟件;善于PPT制作;熟悉各類稿件(新聞稿、軟文等)的寫作方式等;能力要求是較強的創意及策略思考能力;良好的語言組織和表達能力;較強的文案寫作能力;良好的團隊合作能力等。項目專員:技能要求是熟練操作常用辦公軟件;熟悉公開招投標流程;熟悉標書制作;熟悉各種公文寫作;熟悉培訓項目工作流程;能夠開發或承擔培訓項目等;能力要求是口頭及書面表達能力強,良好的溝通和組織能力;擅于會議營銷;較強的判斷力及應變能力等。高級文秘:技能要求是熟練操作使用Excel、Word、PPT、PS軟件等辦公軟件;熟練各種公文的寫作;獨立撰寫重要文件、報告等;獨立完成會議記錄和會議紀要等;能力要求是溝通協調公關能力強;較強的文字寫作與口頭表達能力;較強的獨立執行事務的能力;良好的邏輯分析和創新思維能力;領悟能力強等。(備注:在三大網站先窮盡性搜索文秘專業的招聘信息,依據招聘信息對招聘職位進行分類,排除相同用人單位的重復招聘信息。具體統計出2015年5~7月之間每個職位的招聘數量。最后再列出相同職位的共性要求。)
整理并分析網絡調查結果,可以得知市場上對文秘專業的職位需求呈現以下幾個特點:一是市場上文秘專業的職位需求已經開始向文案策劃和項目專員等跨專業領域滲入。二是市場上文秘專業的職位需求層次由中專大專向更高層次的本科研究生教育發展。三是用人單位對文秘專業的從業人員核心強調實踐技能和個人的綜合素質能力。四是市場上對文秘專業的職位需求主要集中在中低級需求。2015年5~7月之間三大網站文秘各職位的招聘數量是文員前臺接待300個,辦公室文員200個,人事行政助理150個,文案策劃50個,項目專員20個,高級文秘15個。由此可見,市場上文秘人員基本從事的是基層工作,包括每天那些平凡、瑣碎、細微的事務性工作。因此,對于文秘專業在校的大學生而言,還應該做好基本的實踐訓練,做好吃苦耐勞的準備。
1.2市場對文秘專業的實踐技能及能力要求詳細分析市場對文秘專業人才的職位需求表,可以看出,目前市場對文秘專業人員的技能要求主要集中在以下幾個方面:計算機技能:用人單位一方面要求文秘從業人員熟悉常用辦公軟件的應用,尤其是word、excel等的操作,另一方面還要求文秘從業人員具備基本的辦公軟件網絡常識。個別特殊崗位還需要相對專業的網絡維護與網頁制作的知識。辦公室管理技能:絕大多數用人單位都要求文秘從業人員必須熟練使用打印機、復印機、傳真機、數碼相機、DV等常用辦公用具及其簡單維護。還要能夠管理好辦公室的辦公設備,整理好辦公室相關文檔,保管好辦公室印章等。公文寫作技能:一般招聘單位都要求具備良好的公文寫作技能,但并不是強調熟悉所有公文寫作的類型。在此次調查當中,招聘單位重點強調的公文種類主要有:會議記錄、會議紀要、報告、公函、議案等。市場上對文秘人員的能力要求主要包括以下幾個方面:口語交際與禮儀:縱覽招聘單位的要求,無一例外都要求文秘從業人員具備普通話標準,具備較強的語言組織及表發能力。熟悉基本的商務禮儀。人際交往能力:具備善于溝通與交流,具備良好的團隊意思,具備良好的觀察力與應變力。高級文秘還要求具備良好的公關能力。除上述的技能和能力要求之外,隨著市場經濟的發展,多數用人單位還要求文秘從業人員具備業務背景,如涉外秘書職位要求至少要有英語四級證書,且口語良好,能進行基本的交流;④人事行政助理職位要求熟悉相關的勞動法律;項目專員職位要求熟悉公開招投標流程及標書制作等;不難發現具備以上相關崗位條件的會優先錄用。在新形勢下,文秘人員的關鍵技能應更全面,從業能力應更細致,關鍵技能和從業能力所共同表現出的綜合實踐能力應更強。
2以市場為導向的校內外相結合的動態實踐教學體系
依據目前市場對文秘專業人員的職位需求情況,不難發現,文秘專業是一個實踐性很強且一直在不斷更新的專業。市場對文秘專業從業人員的綜合技能和能力的要求也越來越高,鑒于此高校建立以市場為導向的校內外相結合的動態實踐體系勢在必行。
2.1校內實踐模式校內實踐模式分為四個層面,第一個層面是學校層面。一方面學校要建立專門的文秘實驗室,在文秘實驗室內分計算機技術、形體禮儀、公文寫作、辦公軟件及設備操作、秘書綜合技能五大模塊教學。依據每個模塊自身的特點,制定詳細的實踐教學方案,重點培養學生的實踐動手能力,讓每個學生把理論知識與實踐知識充分結合起來,培養學生獨立完成任務的能力。同時還要依據市場的變化,及時更新每個模塊實踐的內容。如隨著市場的變化,辦公軟件和辦公設備更新比較快,高校也要及時跟進這些軟件和設備的操作與使用。另一方面,學校要鼓勵文秘專業的學生參與學校學生活動,把與文秘專業密切相關的實踐活動交給文秘專業的學生來完成。同時還可以鼓勵學校內部各個部門,主動接納文秘專業的學生作助理等。第二個層面是教材層面。市場對文秘專業從業領域的拓展、學歷層次的變化以及技能要求的多樣化等,使得文秘專業教材必須跟進市場并及時更新。同時還要求學校最好可以定期組織專業老師學習相關教學領域的最新研究成果,讓他們的教學思想、教學方式等隨著社會的發展而發展,以培養出適應市場變化需求的學生。第三個層面是課堂層面。課堂上,文秘專業的所有任課教師應在注重課堂理論知識教學的同時,還要注重學生的口語交際能力的培養。任課教師把文秘專業學生的口語交際能力,潛移默化地融入課堂教學。一方面教師要給學生提供良好的示范,另一方面教師要鼓勵學生參與課堂教學,鼓勵學生與教師的互動交流。在互動交流中,任課教師要及時發現并糾正學生語言表達的錯誤等,以此來培養學生的口語交際能力。第四個層面是學生自身層面。實踐教學的本質是培養學生的實踐動手能力,因此最終還需要學生自身提高對文秘市場需求的深刻認識。只有學生自身切實認識到了培養實踐能力的重要性,他們才會主動參與實踐教學。同時也會自發組織起來,擴大知識面,充分了解專業課之外的一些常識,給自己的實踐能力提供良好的知識儲備。他們還會充分調動自己的人際關系,創造條件,利用課余時間做做兼職等,以此來培養自身的實踐能力。
2.2校外實踐模式單純的校內實踐模式,只能讓學生掌握基本的操作技能,還不能達到熟練的程度。⑥因此還必須借助校外的實踐教學來彌補這種不足。校外實踐模式分為三個方面,一是落實校外社會實踐。學校每年給學生制定一定的社會實踐主題,讓學生自行到秘書崗位進行參觀、訪問、調查,讓學生充分了解本專業所對應的崗位以及市場對該崗位的技能和能力要求情況,并培養學生對秘書工作的興趣與熱情,激發學生學習的積極性。二是建立校外長期實習基地。學校要充分利用企事業單位的優質辦公資源,建立穩定的校外實習訓練基地。讓學生在真實工作環境條件下加強實踐能力的鍛煉。三是推進畢業前頂崗實習。頂崗實習是將理論知識應用于實踐的飛躍,是適應市場的實戰性實訓。在頂崗實習過程中,學生接受企業和學校的雙重管理,業務上由帶隊指導教師和企事業兼職教師共同指導。采用頂崗實習的方式讓學生在秘書崗位中學習,使專業更多地凸顯職業屬性,這樣既能強化學生的技能訓練,又能提升學生的綜合素質能力。比如每年安排文秘專業的學生到檔案局、市政府辦公室等進行頂崗實習,讓學生在這樣的工作環境下加強辦公室事務管理等多方面的技能與能力的培養。當然,學校也可以在適當的條件下,允許學生依據自身條件,自行聯系用人單位,根據自身的需要進行實踐訓練。
3結語
市場對文秘專業的職位需求情況決定了文秘專業是一個充滿活力和挑戰性的專業,也是一個實踐性很強的專業。因此它的實踐教學模式及內容,高校只有依據市場信息提供的信號,及時更新與調整,才會使其培養的人才具有很強的競爭力。除調查結果的技能和能力要求之外,大部分用人單位認為文秘專業還應有專門的職業技能,要經過專門的培訓,因而高校除了建立校內外結合的動態實踐教學體系之外,還應鼓勵學生參與秘書資格證的考試。用人單位認為獲得國家秘書資格證的人員擁有更專業的能力,同時能夠幫助他們培養和選擇相關層次的人才。
作者:何海菊 單位:寧德師范學院中文系