高校辦公自動化對行政工作的利弊探討范文

本站小編為你精心準備了高校辦公自動化對行政工作的利弊探討參考范文，愿這些范文能點燃您思維的火花，激發您的寫作靈感。歡迎深入閱讀并收藏。

【摘要】辦公室自動化與過去舊的辦公模式存在極大差別，它集現代辦公與計算機網絡系統為一體，進而形成符合現代辦公要求的新模式。對高校行政工作而言辦公自動化非常適用，但這樣做對他們的工作有好有壞。這就要求高效行政工作中，要充分發揮它的積極作用，避開其不利的因素，借助它高效完成工作。

【關鍵詞】辦公自動化；行政；高校

一、辦公自動化對開展行政工作帶來的積極影響

1.提高了辦公效率

高校辦公室行政人員的常規工作往往是傳遞和辦理公文、對文件進行歸檔和管理。隨著辦公自動化的開展，平常的公文傳遞和辦理，行政人員可以通過辦公自動化系統分別發送給不同部門的領導同時批閱辦理，即使領導外出也不會有所耽誤，極大地提高了辦公室行政人員的辦公效率。同時，行政人員還可以將紙質文檔進行電子掃描，直接存檔于計算機上，這不僅提高了行政人員的工作效率、方便日后的查閱，也對文件的規范化管理提供了有效的管理措施，是文件歸類和管理的一項重大進步。

2.促進了辦公室行政人員業務素質的提升

辦公自動化擁有一系列先進的辦公設備和現代化的網絡通信技術，可以為辦公室行政人員在信息共享方面提供方便和快捷。當然，這也對辦公室行政人員的從業素質提出了更高的要求，不光需要他們在業務方面具備專業的知識才干，還需要他們對辦公自動化的操作應用爛熟于心。隨著辦公自動化的不斷更新，辦公室行政人員也要隨時參與培訓學習，保持著與之相符的業務水平，如此才能不被淘汰。

3.增加了辦公室行政人員間的協同合作

辦公室業務工作往往涉及到多個環節，需要辦公室人員間的相互合作才能夠完成。因此，辦公自動化開展以后行政人員可以直接通過高校的辦公自動化系統進行的傳遞和共享，保證在最快的時間內完成各部門間屬于自己的那部分工作，這不僅保證了行政工作的及時開展，也有利于辦公室行政人員間的協同合作。

4.有利于辦公室的科學性管理

在當今的高校辦公室行政工作中，原先堆滿資料文件的辦公室和寫滿行程記錄的筆記本都隨著辦公自動化系統的應用都統統被改變。通過對系統的事先設置，使其隨時隨地的提醒和幫助行政人員在工作中不會忘記每天的工作內容，以及工作安排，極大地提高了高校辦公室文秘人員的工作效率，完成了辦公室的科學化管理。

二、辦公自動化對開展行政工作帶來的消極影響

1.高校行政工作存在泄密隱患

在辦公自動化應用過程中工作數據是可以共享的，這就使一些保密資料的安全性存在隱患。一旦辦公自動化系統保密技術欠佳，或保密技術水平太低，便很容易出現數據信息泄密的現象。而且辦公室里的廢棄打印紙、U盤、壞電腦維修等都有可能成為信息泄露的渠道。同時，隨著辦公自動化的普及，電子印章也隨之產生，它不光使用方便也易于盜取或仿造，于是，電子印章的安全問題也是辦公自動化中亟待解決的難題之一。

2造成行政人員間的溝通不良

辦公室工作一般錯綜復雜，行政人員作為領導幫手，需要隨時向領導提供信息和匯報工作，自從辦公自動化后，傳統的面對面溝通方式已不再適用，大家只需要在各自的辦公室打開電腦就可以完成交流工作。這雖然方便快捷，但是相互之間缺少了表情和肢體等方面的交流，容易產生不必要的誤會，從而影響工作。

3.影響行政人員的身心健康

當前，辦公自動化主要是利用計算機等電子自動化相關的辦公設施來完成工作的，具有效率高、使用方便、降低行政人員的工作強度等優勢。同時也存在了一些問題，比如這些電子設備輻射性大，過多的使用會危害工作人員的健康，可能引起相關疾病的出現；另外，行政人員工作中長時間地保持坐姿可能給頸椎帶來傷害等問題也不能回避。4.增強行政人員在工作中的依賴性網絡技術調整發展的同時網絡安全問題也日益突出，高校行政人員在平日工作時對資料和重要文件沒有備份的習慣，一旦電腦損壞或者中毒，電腦里儲存的資料徹底消失，容易造成極大的損失。在互聯網這個百科全書中，搜索、下載、復制和粘貼是高校行政人員最常做的工作內容，長此以往，行政人員對辦公自動化系統的依賴性就會越來越強，使他們在工作中的創造性逐漸抹滅，工作能力下降。

三、合理應用辦公自動化，實現既定管理目標

1.積極學習掌握辦公自動化的先進技術

隨著科技發展高校辦公自動化已成為必然，作為辦公室行政人員應當意識到過去的方法已經不適用，必須盡快轉變觀念及工作方法，全面認識辦公自動化。首先要從思想上意識到它在未來工作中能夠帶來的好處，不畏懼對新鮮事物的學習和了解，學會利用它的優點為自己服務。從本質上講辦公自動化其實是一個人機交互系統，要想讓這個系統更便于操作，作為操作主體的辦公室人員也必須不斷提升自身的思想水平及技能水平。作為辦公室行政人員首先要擁有極強的專業素養和業務知識，其次要掌握電腦技術能自如地運用辦公自動化軟件，還要在使用過程中發現問題和解決問題，只有掌握了先進的技術才能駕馭機器。

2.踏實作風，增強行政工作的主動性

通常情況下，辦公室行政一方面要辦文辦事，收發和傳遞文件信息，另一方面要給學校領導提供意見和建議。因此，辦公室行政還要走出去，深入到師生中掌握了解實際情況，聽取老師和學生的心聲，將一線的聲音傳遞給學校高層。在這些工作中，就需要使用科學的方法有條不紊地去完成，在各項工作環節中，都要嚴格地按照流程操作，切實有效地完成工作。

3.增強安全防范意識，做好保密工作

保密是高校辦公室行政工作中極其重要的一項，也是他們基本職業操守和必須履行的義務。對此，高校辦公室行政人員首先應從自身出發，要保證自己的職業操守，從思想上嚴格要求自己，要做到自律。其次，他們還需要進行保密技能的專業培訓，緊跟形勢的需要，提高自己的技術水平。最后，高校需要從制度上落實辦公自動化系統的安全保密工作，明確與辦公自動化相關的規章制度，比如辦公自動化系統訪問權限的設置，以及不得在辦公自動化系統中處理涉密信息處理等，對絕密文件和數據要進行備份。

四、結語

辦公室自動化在為高校辦公室行政人員的工作帶來了便利，提高工作效率、有利于科學化管理、提高協調程度在一定程度還能促進行政人員提高。這些優勢都是對高校辦公室運作有著很大益處的，這也是辦公自動化在高校普及的主要原因。雖然高校辦公自動化有著諸多優點但是同時也又其副作用，行政工作的保密性、行政人員溝通情況、行政人員身心健康以及行政人員對辦公系統過于依賴的情況。辦公自動化在高校行政工作中的運用是新形勢和高校日新月異發展的需求。辦公室行政人員既要充分利用辦公自動化給工作帶來的便利，也要避免辦公自動化帶來的負面危害，揚長避短，同時端正工作態度，積極發揮自己的主觀能動性化被動為主動，才能實現既定的工作目標。

參考文獻：

[1]葛愛英.淺談辦公自動化在高校辦公室秘書工作中的利與弊[J].消費導刊，2009(01).

[2]陳寶亞.談高校辦公自動化對秘書工作的影響[J].浙江工商職業技術學院學報，2010(02).

[3]李倩，李娟，秦芳.淺論高校實現辦公自動化的意義[J].電腦迷，2016(07).

[4]林燕婷.辦公自動化在高校秘書工作中的應用[J]科技展望，2016(23).

作者：胡耀強 單位：北京理工大學珠海院