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商務(wù)公文寫作技巧范文

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商務(wù)公文寫作技巧

文書禮儀涉及各行各業(yè)的禮儀規(guī)范,是職業(yè)交往中必不可少的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在特定的時(shí)間內(nèi),及時(shí)準(zhǔn)確的禮貌文書,可以表現(xiàn)個(gè)人及企業(yè)的良好風(fēng)范。文書禮儀還包括一般的書信禮儀,對個(gè)人而言,這體現(xiàn)了其基本的文化素質(zhì)。因此,無論從事什么職業(yè),都應(yīng)該了解文書禮儀,在紙面上做到禮貌周到、有禮有節(jié)。

一、公文的含義

公文,即公務(wù)文書的簡稱,屬于應(yīng)用文。

它是一級機(jī)關(guān)在行政管理過程中為處理公務(wù)而按規(guī)定格式制作的書面材料。

公文是黨組織、國家機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)、團(tuán)體、學(xué)校等在黨務(wù)活動、政務(wù)活動、技術(shù)活動和經(jīng)濟(jì)活動等公務(wù)活動中的產(chǎn)物;公文還是宣布和傳達(dá)政策法令、指導(dǎo)工作、報(bào)告和商洽國家事務(wù)的一種工具。

公文具有直接生效的指導(dǎo)作用。這種指導(dǎo)作用包括命令作用、法律作用、執(zhí)行作用、指示作用、宣傳作用、教育作用、交涉作用,等等。

公文的處理程序一般包括:①收文;②分辦、批辦;③催辦;④擬稿;⑤審核、簽發(fā);⑥編號、印發(fā);⑦立卷(歸檔);⑧銷毀。

二、公文的分類

公文按性質(zhì)可分為通用公文和專用公文兩大類。

通用公文按行文方向分為上行文、平行文和下行文;按流通來源分為收進(jìn)公文、外發(fā)公文和內(nèi)部公文;按作者性質(zhì)分為黨內(nèi)公文、行政公文和社會團(tuán)體公文;按發(fā)文性質(zhì)分為問文和復(fù)文;按內(nèi)容處理要求分為參閱性公文和承辦性公文;按辦理時(shí)間要求分為特急公文、緊急公文和常規(guī)公文;按機(jī)密程度分為絕密公文、機(jī)密公文、秘密公文和普通公文;按特點(diǎn)和作用分為規(guī)范性公文、指揮性公文、報(bào)請性公文、知照性公文和記錄性公文。

通用公文從文種上劃分,可分為行政公文和事務(wù)公文。根據(jù)2000年8月24日頒布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定,行政公文種類包括以下13種:命令、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要。事務(wù)公文包括:計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)查報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、典型材料等。

專用公文指具有專門職能的機(jī)關(guān)在專門的領(lǐng)域中形成、使用的書面材料,具有專指內(nèi)容、特定格式。主要包括:財(cái)經(jīng)文書(市場調(diào)查報(bào)告、經(jīng)濟(jì)合同)、司法文書(起訴書、判決書、筆錄)、外交文書(國書、照會、護(hù)照、條約)及軍用文書等。

三、公文的格式要素

公文具有規(guī)定的格式,公文要按規(guī)定的格式寫作。這樣可以保證公文的完整性、準(zhǔn)確性和程序性,并且便于公文的處理,提高辦文的工作效率。

公文的格式要素一般包括:

1.發(fā)文機(jī)關(guān)(版頭)

發(fā)文機(jī)關(guān)即公文的作者,發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)寫機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化的簡稱。同級政府、政府各部門、上級政府部門與下級政府可以聯(lián)合行文,各級政府及其部門與同級常委、軍隊(duì)、人民團(tuán)體和行使行政職能的事業(yè)單位、公司也可聯(lián)合行文。幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文,應(yīng)將主辦機(jī)關(guān)排列在前。

版頭是發(fā)文機(jī)關(guān)的標(biāo)記。目前我國使用的公文版頭有以下三種:

(1)由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”兩字組成,以大字套紅居中,印在文件首頁上端,俗稱“大版頭”。例如,“北京市人民政府文件”。

(2)由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加圓括號標(biāo)注文種名稱,俗稱“小版頭”。例如,“××市教育委員會(函)”。

(3)印有發(fā)文機(jī)關(guān)全稱的公函紙,作為版頭。

幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文的,可用公文主辦機(jī)關(guān)一家版頭,也可用所有聯(lián)合行文機(jī)關(guān)的版頭。

2.公文份號

公文份號是同一公文印制若干份時(shí)每份的順序編號,位于版頭左上角,用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識,用以掌握每份公文的流向。絕密、機(jī)密公文應(yīng)標(biāo)明分號。

3.秘密等級

公文的秘密等級分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三種,由發(fā)文機(jī)關(guān)依據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》及其《實(shí)施細(xì)則》、中央和國家各部、委、辦、局制訂的國家秘密及其密級具體范圍的規(guī)定等確定,標(biāo)注在版頭左上角“公文份號”之下。其具體標(biāo)識為“★”,“★”前標(biāo)密級,后標(biāo)保密期限。沒有標(biāo)上保密期限的,絕密、機(jī)密、秘密分別可按30年、20年、10年認(rèn)定。

4.緊急程度

緊急程度是指對公文送達(dá)和辦理速度的要求。緊急公文分為“特急”、“急”兩種,標(biāo)注在版頭左上角“秘密等級”下。電報(bào)分別標(biāo)注“特急”、“加急”。

5.發(fā)文字號

發(fā)文字號是指發(fā)文機(jī)關(guān)編制的公文代號,簡稱文號。發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年度、發(fā)文順序號三部分組成。其中發(fā)文年度用六角括號括入。如國務(wù)院1998年制發(fā)的第12號文件,發(fā)文字號為“國發(fā)〔1998〕12號”。發(fā)文字號位于版頭與紅線之間的正中處,用公函紙制發(fā)的,位于標(biāo)題右上側(cè)。幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文,一般只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號。

6.簽發(fā)人

簽發(fā)人與簽署不同。簽署是某些需要以本機(jī)關(guān)行政首長名義的公文,由其簽名或加蓋簽名章后才能發(fā)出。簽發(fā)人則有兩種情況:一是指機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人在審定文稿后簽上姓名表示同意印發(fā);二是報(bào)送上級機(jī)關(guān)的請示、報(bào)告,必須注明簽發(fā)人。這里指的是后一種情況,簽發(fā)人的姓名署于版頭紅線之上發(fā)文字號的右側(cè):“簽發(fā)人:×××”。為使公文顯得對稱,發(fā)文字號應(yīng)相應(yīng)向左移位。重要的或涉及面廣的,必須由正職或主持日常工作的副職領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。

7.標(biāo)題

公文標(biāo)題位于版頭下面居中的位置,通常在版頭與標(biāo)題之間,用一紅線作區(qū)別標(biāo)志。如一份公文沒有版頭,標(biāo)題置于公函紙首端機(jī)關(guān)名稱下的紅線稍下居中位置。

公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、公文主題(事由)、文種三部分組成。例如,《國務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)血吸蟲病防治工作的決定》,這里“國務(wù)院”是發(fā)文機(jī)關(guān);“關(guān)于加強(qiáng)血吸蟲病防治工作”是事由;“決定”是文種。事由一般都用介詞“關(guān)于”和表達(dá)主要內(nèi)容的詞組組成介詞結(jié)構(gòu)。

擬寫公文標(biāo)題時(shí),應(yīng)特別注意以下幾點(diǎn):

(1)批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)公文的標(biāo)題,一般由批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)機(jī)關(guān)名稱、被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的公文標(biāo)題、文種三部分組成。如《國務(wù)院批轉(zhuǎn)國家土地管理局關(guān)于部分地方政府越權(quán)批地情況報(bào)告的通知》。批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)公文的標(biāo)題,應(yīng)杜絕出現(xiàn)介詞和文種的重疊,如“關(guān)于”的“關(guān)于”,“通知”的“通知”。同時(shí)應(yīng)注意,除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件加書名號外,均不對原標(biāo)題加書名號。

(2)事由應(yīng)簡明確切地概括公文的主要內(nèi)容。例如,某市人民政府對歷年來制定的規(guī)范性文件進(jìn)行清理,應(yīng)予廢止的共有幾十件,發(fā)文時(shí)如將這些廢止的規(guī)范性文件的標(biāo)題全部列為事由,顯然不可能,即使僅寫一個(gè),后加“等”字,也嫌過長,但概括為“廢止部分規(guī)范性文件”,就顯得既明確又簡潔。

(3)在擬寫標(biāo)題時(shí),一定要準(zhǔn)確選定和標(biāo)明文種,不能自造文種。

(4)標(biāo)題排列要對稱、美觀,除字?jǐn)?shù)較少的一行字標(biāo)題外,兩行以上的可排成寶塔形,也可排成長短一致的雙平行形或三平行形。在轉(zhuǎn)行時(shí),不要把人名、地名、機(jī)關(guān)名稱等專用名詞乃至詞拆開。

(5)公文標(biāo)題中除書名號的使用有明確規(guī)定外,一般不加標(biāo)點(diǎn)符號。標(biāo)題過長或中間需停頓的,可用空格或換行的方式表述。例如:

國務(wù)院關(guān)于依靠科技振興農(nóng)業(yè)

加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科技成果推廣工作的決定

8.主送機(jī)關(guān)

主送機(jī)關(guān)是發(fā)文機(jī)關(guān)要求對公文予以辦理或答復(fù)的對方機(jī)關(guān)。除了直接面向社會的公文之外,公文一般均應(yīng)在正文之前標(biāo)題左下方頂格書寫主送機(jī)關(guān)的名稱。

確定主送機(jī)關(guān)應(yīng)注意:

(1)政府各部門應(yīng)根據(jù)本級政府授權(quán)和職權(quán)規(guī)定,方可對下一級人民政府直接行文。

(2)請示的公文,應(yīng)堅(jiān)持主送一個(gè)機(jī)關(guān)的原則,不能多頭主送;除特殊情況外,不得越級請示。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上請示,應(yīng)根據(jù)內(nèi)容寫明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān),由主送機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外,請示不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人。

(3)批復(fù)下級請示,只能主送原請示機(jī)關(guān)(單位),對相關(guān)機(jī)關(guān)(單位),用抄送。

(4)普發(fā)公文,主送機(jī)關(guān)應(yīng)寫規(guī)范化統(tǒng)稱,如××省人民政府普發(fā)文件,主送機(jī)關(guān)寫為“各市、縣人民政府,各地區(qū)行政公署,省政府直屬各單位”。

9.正文

正文是公文的主體,是反映公文具體內(nèi)容的部分。正文緊接主送機(jī)關(guān)之后,提行空兩格書寫。

10.附件

附件是根據(jù)正文的需要附加的公文或材料,用以對正文作補(bǔ)充說明或提供參考資料。附件附于正文之后。

11.印章

印章是機(jī)關(guān)權(quán)力的象征。公文加印,是制文機(jī)關(guān)確認(rèn)公文效力的憑證。印章蓋于公文右下端落款處,上不壓正文,下要騎年蓋月。印章要清楚、端正。聯(lián)合上報(bào)的非法規(guī)類公文,由主報(bào)機(jī)關(guān)加蓋印章,但在首頁要注明會簽機(jī)關(guān)的簽發(fā)人姓名。聯(lián)合下發(fā)的公文,都應(yīng)加蓋印章。以行政首長名義行文的公文,前具職務(wù),后蓋簽名章。黨的文件,有特定版頭的普發(fā)性文件不加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。這是與國家行政機(jī)關(guān)公文的一大不同。

12.成文時(shí)間

一般就是公文的簽發(fā)日期,標(biāo)注于正文右下方。聯(lián)合行文的成文時(shí)間,以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)時(shí)間為準(zhǔn)。會議討論通過的公文,應(yīng)以會議通過的日期為準(zhǔn),并寫上會議名稱及屆次,以圓括號括入,標(biāo)注于公文標(biāo)題之下。

13.附注

附注用以說明在公文其它區(qū)域不便說明的各種事項(xiàng)。如需要加以解釋的名詞術(shù)語,或用于表示公文的閱讀范圍、使用方法等內(nèi)容,標(biāo)注于落款下另起一行空兩格位置。其中閱讀范圍是對閱讀對象的規(guī)定,還應(yīng)用六角括號括入,如〔發(fā)至省軍級〕、〔發(fā)至縣團(tuán)級〕等。

14.主題詞

主題詞是由對這一公文內(nèi)容所述及的主題用規(guī)范的詞加文種組成,以便日后按公文的主題和文種進(jìn)行檢索。制訂公文主題詞表,是為準(zhǔn)確選用表中的詞目提供方便,防止隨意性。上報(bào)的公文,應(yīng)標(biāo)注上級機(jī)關(guān)公文主題詞表中所規(guī)定的主題詞。一件公文的主題詞至少用兩個(gè),一般不超過七個(gè)。例如,《國務(wù)院關(guān)于深入開展企業(yè)扭虧增盈工作的通知》這一公文,主題詞就有“企業(yè)”、“經(jīng)營”、“效益”、“通知”四個(gè)。從這里也可歸納出,主題詞必須正確無誤地反映出公文的內(nèi)容特征和歸屬類別,要有層次性,并且不要與標(biāo)題混同。

15.抄送機(jī)關(guān)

抄送機(jī)關(guān)名稱應(yīng)寫在“主題詞”后公文尾部的兩條等長平行細(xì)實(shí)線內(nèi)。

16.印發(fā)機(jī)關(guān)和時(shí)間

印發(fā)機(jī)關(guān)為發(fā)文機(jī)關(guān)的辦公部門;印發(fā)時(shí)間,一般為印刷時(shí)間,放在抄送機(jī)關(guān)細(xì)實(shí)線下。

以上的公文格式要素在一份公文中要根據(jù)規(guī)定,合理安排,以示公文的嚴(yán)肅性。隨著辦公自動化的逐步實(shí)現(xiàn),格式要素和編排更為嚴(yán)格規(guī)范,同時(shí)還將新增一些格式構(gòu)成要素。

四、幾種常用的商務(wù)公文

(一)請示

請示是下級向上級請求決斷、指示或批準(zhǔn)事項(xiàng)所使用的呈批性公文。

1.請示的特點(diǎn)

針對性。只有本單位權(quán)限范圍內(nèi)無法決定的重大事項(xiàng),如重要決定、重要決策、人事安排等問題,以及在工作中遇到的新問題、新情況或克服不了的困難,才可用“請示”行文。請示上級給予指示、決斷或答復(fù)、批準(zhǔn)。因而"請示"具有很強(qiáng)的針對性。

呈批性。請示是有針對性的上行文,上級領(lǐng)導(dǎo)對于呈報(bào)的請示事項(xiàng),無論同意與否,都必須給予明確的"批復(fù)"回文。

單一性。請示應(yīng)一文一事,一般只寫一個(gè)受文領(lǐng)導(dǎo),即使需要同時(shí)呈送其他領(lǐng)導(dǎo),也只能用抄送形式。

時(shí)效性。請示是針對本單位當(dāng)前工作中出現(xiàn)的情況和問題,求得上級單位指示、批準(zhǔn)的公文,如能及時(shí)發(fā)出,就會使問題得以及時(shí)解決。

2.請示的分類

根據(jù)內(nèi)容、性質(zhì)的不同,請示分為以下三種:

(1)請求指示性請示。

(2)請求批準(zhǔn)性請示。

(3)請求批轉(zhuǎn)性請示。

3.請示的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法

請示由首部、正文和尾部三部分組成,其各部分的格式、內(nèi)容和寫法如下:

(1)首部。主要包括標(biāo)題和主送機(jī)關(guān)兩個(gè)項(xiàng)目內(nèi)容。

標(biāo)題。請示的標(biāo)題一般有兩種書寫方式:一種是有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成。如《***組關(guān)于********的請示》;另一種是由事和文種構(gòu)成,如《關(guān)于*******的請示》。

受文領(lǐng)導(dǎo)。每份請示只能寫一個(gè)受文領(lǐng)導(dǎo),不能多頭請示。

(2)正文。其結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體、結(jié)語構(gòu)成。

開頭:主要交代請示的理由。

主題:主要說明請示事項(xiàng),它是向上級機(jī)關(guān)提出的具體請求,這部分內(nèi)容要單一,只宜請求一件事。

結(jié)語:另起一段,其習(xí)慣用語有“當(dāng)否,請批示”、“妥否、請批復(fù)”、“以上請示,請予審批”、“以上請示,呈請核準(zhǔn)”或“以上請示如無不妥,請批轉(zhuǎn)各部門予以執(zhí)行”。

(3)尾部。其主要結(jié)構(gòu)為落款與成文時(shí)間兩部分。

4.請示應(yīng)注意的問題

(1)一文一事的原則。

(2)材料真實(shí),不要為得到領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)而虛構(gòu)情況。

(3)理由充分,請示事項(xiàng)明確。

(4)語氣平實(shí)、懇切,以引起上級的重視。

(二)報(bào)告

報(bào)告是下級向上級匯報(bào)工作、反映情況、提出意見或建議、答復(fù)詢問的陳述性上行公文。

“報(bào)告”是陳述性文體,寫作時(shí)要以真實(shí)材料為主要內(nèi)容,以概括敘述為主要表達(dá)方式。

“報(bào)告”是行政公文中的上行文種,撰寫“報(bào)告”的目的就是為了讓上級掌握本單位的情況,了解本單位的工作狀況及要求,使上級領(lǐng)導(dǎo)能及時(shí)給予支持,為上級機(jī)關(guān)處理問題,布置工作或作出某一決策提供依據(jù)。

“下情上達(dá)”是制發(fā)報(bào)告的目的,所以報(bào)告的內(nèi)容要求以擺事實(shí)為主,要客觀的反映具體情況,不要過多的采用議論和說明,表達(dá)方式以概括為主,語氣要委婉、謙和、不宜用指令性語言。

1.報(bào)告的特點(diǎn)

報(bào)告的目的為了向上級匯報(bào)工作、情況、建議、答復(fù)等,它不直接請求上級機(jī)關(guān)正面回答報(bào)告中的問題,所以不帶請示事項(xiàng),這是它與請示的重要區(qū)別之一。

報(bào)告中一般不提建議或意見。如果確實(shí)需要在某一領(lǐng)域或某些部門貫徹報(bào)告中提出的建議或意見,可建議上級機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)到有關(guān)部門貫徹執(zhí)行,報(bào)告一經(jīng)批準(zhǔn),便作為批轉(zhuǎn)文件的附件下發(fā),其權(quán)威性依賴或附屬于批轉(zhuǎn)機(jī)關(guān)。

報(bào)告在內(nèi)容上不像"請示"那樣有"一文一事"的要求,它可在一件公文中綜合報(bào)告幾件事情,層次結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜。

報(bào)告廣泛使用于下級向上級反饋信息,是溝通上下級機(jī)關(guān)縱向聯(lián)系的一種重要形式。向上級及時(shí)匯報(bào)工作、反映問題、提出建議,也是下級機(jī)關(guān)必須履行的一項(xiàng)工作制度。

2.報(bào)告的種類

報(bào)告從種類與內(nèi)容上分主要有:匯報(bào)性報(bào)告、答復(fù)性報(bào)告、呈報(bào)性報(bào)告、例行工作報(bào)告。

3.報(bào)告的寫法

報(bào)告的結(jié)構(gòu)一般由標(biāo)題、受文領(lǐng)導(dǎo)、正文、落款、成文時(shí)間組成,下面介紹幾種報(bào)告的寫法

(1)匯報(bào)性報(bào)告。主要是下級向上級匯報(bào)工作、反映情況的報(bào)告,一般分為兩類:

綜合報(bào)告。這種報(bào)告是本單位工作到一定的階段,就工作的全面情況向上級寫的匯報(bào)性報(bào)告。其內(nèi)容大體包括工作進(jìn)展情況,成績或問題,經(jīng)驗(yàn)或教訓(xùn)以及對今后工作的意見或建議。這種報(bào)告的特點(diǎn)全面、概括、精練。

專題報(bào)告。這種報(bào)告是針對某項(xiàng)工作中的某個(gè)問題,向上級所寫的匯報(bào)性報(bào)告。

(2)答復(fù)性報(bào)告。這種報(bào)告是針對上級或管理層所提出的問題或某些要求而寫出的報(bào)告。這種報(bào)告要求問什么答什么,不涉及詢問以外的問題或情況。

(3)呈報(bào)性報(bào)告。主要用于下級向上級報(bào)送文件、物件隨文呈報(bào)的一種報(bào)告。一般是一兩句話說明報(bào)送文件或物件的根據(jù)或目的以及與文件、物件相關(guān)的事宜。

(4)例行工作報(bào)告。例行工作報(bào)告是下級向上級,因工作需要定期向上級所寫的報(bào)告。如,財(cái)務(wù)報(bào)告、費(fèi)用支出報(bào)告等。

(三)公告

公告是用于對企業(yè)內(nèi)、外宣布重要事項(xiàng)的公文。

1.公告的寫法

公告是一種嚴(yán)肅、莊重的公文,它內(nèi)容較為單一,篇幅較短,表達(dá)直截了當(dāng),語言簡潔明快。

(1)標(biāo)題。公告標(biāo)題有三種:一種是完全標(biāo)題,包括發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種;二是發(fā)文機(jī)關(guān)和文種以上兩項(xiàng),多用于政府機(jī)關(guān);有的只有文種,如《公告》,標(biāo)題之下,有時(shí)可依公告單獨(dú)編號。

(2)正文。正文一般由主旨與說明構(gòu)成。主旨單獨(dú)成段,用簡短的一句話概括出此公告的主題內(nèi)容。說明寫出公告依據(jù)、公告事項(xiàng)。結(jié)尾一般用“特此公告”作為結(jié)語。

(3)落款及日期。公告日期有的標(biāo)注在標(biāo)題下方,也可以注在公告結(jié)尾處。重要的公告落款處除注明發(fā)文單位外,還應(yīng)標(biāo)明發(fā)文地點(diǎn)。

(四)會議紀(jì)要

會議紀(jì)要是一種記載、傳達(dá)會議情況及議定事項(xiàng)的紀(jì)實(shí)性公文。它用于各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位召開的工作會議、座談會、研討會等重要會議。

會議紀(jì)要通過記載會議的基本情況、會議成果、會議議定事項(xiàng),綜合概括反映會議精神,以便使與會者統(tǒng)一認(rèn)識,會后全面如實(shí)的進(jìn)行傳達(dá)組織開展工作的依據(jù)。同時(shí)"會議紀(jì)要"是可以多向行文,具有上報(bào)、下達(dá)以及同級單位進(jìn)行交流的作用。

1.會議紀(jì)要的寫法

會議紀(jì)要一般由首部、正文、尾部三部分組成。其各部分的寫作要求如下:

(1)首部。這部分的主要項(xiàng)目是標(biāo)題。有的會議紀(jì)要的首部還有成文時(shí)間等項(xiàng)目內(nèi)容。會議紀(jì)要的標(biāo)題通常是由會議名稱和文種構(gòu)成的。如《*****公司******會議紀(jì)要》。

(2)正文。會議紀(jì)要正文結(jié)構(gòu)由前言、主體兩部分組成。

前言。首先概括交代會議的名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、主要議程、參加人員、會議形式以及會議主要的成果。

主體。它是會議機(jī)要的核心內(nèi)容,主要記載會議情況和會議結(jié)果,寫作時(shí)要注意緊緊圍繞中心議題,把會議的基本精神,特別是會議形成的決定、決議準(zhǔn)確的表達(dá)清楚。對于會議上有爭議的問題和不同意見,必須如實(shí)予以反映。

(3)尾部。包括署名和成文時(shí)間兩項(xiàng)內(nèi)容。

(五)電子公文

隨著網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展,公文通過E-mail的方式批閱使傳統(tǒng)的辦公模式正在發(fā)生著革命性的變化,但現(xiàn)在國內(nèi)缺少實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上公文批閱的軟件,文件容易被拷貝、篡改,企業(yè)的辦公方式還無法真正實(shí)現(xiàn)無紙化。

1.電子公文的寫法

電子公文主要由主題、事項(xiàng)或附件落款組成。

(1)收件單位/人

(2)抄送單位/人

(3)主題。相當(dāng)與公文的標(biāo)題,如《關(guān)于***請示》、《關(guān)于****報(bào)告》。

(4)事項(xiàng)。公文的主要內(nèi)容,包括發(fā)文目的,事項(xiàng)等(與日常公文協(xié)作方法一致),若提供相關(guān)文件或報(bào)告等,可以附件方式發(fā)送(注明)。

(5)落款。署名及成文時(shí)間

遞交程序以遞交直屬領(lǐng)導(dǎo)為宜。

【小貼士】公文寫作中常見的問題

1.文種使用不當(dāng)

有的公文作者不了解或不會正確運(yùn)用確切的文種,以致長期只使用通知、決定等二三個(gè)公文,其余文種一概不用;有的公告、通告、通報(bào)分不清,望文生義去應(yīng)用;有的不知公文中報(bào)告與請示是兩種不同的文種,經(jīng)常混淆不清,使用時(shí)張冠李戴或干脆寫成“請示報(bào)告”;有的不知有命令(令)、批示函、會議紀(jì)要等公文,遇到該使用這些公文的場合則都用通知等公文去代替。

2.格式不規(guī)范

公文格式上存在的問題,主要有以下表現(xiàn):(1)公文文頭不規(guī)范;(2)標(biāo)題冗長、混亂、殘缺不全;(3)主送機(jī)關(guān)排列混亂;(4)結(jié)構(gòu)層次序數(shù)混亂;(5)附件不符;(6)主送、抄送單位不正確。

3.行文規(guī)則混亂

越級行文;多頭行文;請示一文多事;黨政不分。

4.提法不當(dāng)

有的公文提出一些未經(jīng)仔細(xì)推敲的方針、口號、任務(wù),而這些方針、口號、任務(wù)又往往與黨和國家在某一時(shí)期的工作方針相違背,從而造成一定的混亂。

5.名稱表述混亂

公文中的人名、地名、單位等名稱表述混亂主要有:一是同一名詞在一篇公文中數(shù)次出現(xiàn)時(shí)表述不一致。二是排名次序混亂。三是隨意用簡稱。

6.時(shí)間表述含糊

用時(shí)間代名詞而不用具體日期;年份隨意省略;年份不使用公元紀(jì)年。

7.數(shù)字使用不統(tǒng)一

公文使用數(shù)字概念模糊,書寫形式雜亂和不準(zhǔn)確,主要有以下幾種情況:數(shù)字概念不清楚;數(shù)字概念不準(zhǔn)確;數(shù)字書寫形式不統(tǒng)一。

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