商務公文寫作技巧范文

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文書禮儀涉及各行各業(yè)的禮儀規(guī)范，是職業(yè)交往中必不可少的關鍵環(huán)節(jié)。在特定的時間內(nèi)，及時準確的禮貌文書，可以表現(xiàn)個人及企業(yè)的良好風范。文書禮儀還包括一般的書信禮儀，對個人而言，這體現(xiàn)了其基本的文化素質(zhì)。因此，無論從事什么職業(yè)，都應該了解文書禮儀，在紙面上做到禮貌周到、有禮有節(jié)。

一、公文的含義

公文，即公務文書的簡稱，屬于應用文。

它是一級機關在行政管理過程中為處理公務而按規(guī)定格式制作的書面材料。

公文是黨組織、國家機關、企業(yè)、事業(yè)、團體、學校等在黨務活動、政務活動、技術活動和經(jīng)濟活動等公務活動中的產(chǎn)物；公文還是宣布和傳達政策法令、指導工作、報告和商洽國家事務的一種工具。

公文具有直接生效的指導作用。這種指導作用包括命令作用、法律作用、執(zhí)行作用、指示作用、宣傳作用、教育作用、交涉作用，等等。

公文的處理程序一般包括：①收文；②分辦、批辦；③催辦；④擬稿；⑤審核、簽發(fā)；⑥編號、印發(fā)；⑦立卷（歸檔）；⑧銷毀。

二、公文的分類

公文按性質(zhì)可分為通用公文和專用公文兩大類。

通用公文按行文方向分為上行文、平行文和下行文；按流通來源分為收進公文、外發(fā)公文和內(nèi)部公文；按作者性質(zhì)分為黨內(nèi)公文、行政公文和社會團體公文；按發(fā)文性質(zhì)分為問文和復文；按內(nèi)容處理要求分為參閱性公文和承辦性公文；按辦理時間要求分為特急公文、緊急公文和常規(guī)公文；按機密程度分為絕密公文、機密公文、秘密公文和普通公文；按特點和作用分為規(guī)范性公文、指揮性公文、報請性公文、知照性公文和記錄性公文。

通用公文從文種上劃分，可分為行政公文和事務公文。根據(jù)2000年8月24日頒布的《國家行政機關公文處理辦法》規(guī)定，行政公文種類包括以下13種：命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。事務公文包括：計劃、總結、調(diào)查報告、領導講話稿、典型材料等。

專用公文指具有專門職能的機關在專門的領域中形成、使用的書面材料，具有專指內(nèi)容、特定格式。主要包括：財經(jīng)文書（市場調(diào)查報告、經(jīng)濟合同）、司法文書（起訴書、判決書、筆錄）、外交文書（國書、照會、護照、條約）及軍用文書等。

三、公文的格式要素

公文具有規(guī)定的格式，公文要按規(guī)定的格式寫作。這樣可以保證公文的完整性、準確性和程序性，并且便于公文的處理，提高辦文的工作效率。

公文的格式要素一般包括：

1.發(fā)文機關（版頭）

發(fā)文機關即公文的作者，發(fā)文機關應寫機關全稱或規(guī)范化的簡稱。同級政府、政府各部門、上級政府部門與下級政府可以聯(lián)合行文，各級政府及其部門與同級常委、軍隊、人民團體和行使行政職能的事業(yè)單位、公司也可聯(lián)合行文。幾個機關聯(lián)合行文，應將主辦機關排列在前。

版頭是發(fā)文機關的標記。目前我國使用的公文版頭有以下三種：

（1）由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”兩字組成，以大字套紅居中，印在文件首頁上端，俗稱“大版頭”。例如，“北京市人民政府文件”。

（2）由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱加圓括號標注文種名稱，俗稱“小版頭”。例如，“××市教育委員會（函）”。

（3）印有發(fā)文機關全稱的公函紙，作為版頭。

幾個機關聯(lián)合行文的，可用公文主辦機關一家版頭，也可用所有聯(lián)合行文機關的版頭。

2.公文份號

公文份號是同一公文印制若干份時每份的順序編號，位于版頭左上角，用阿拉伯數(shù)字標識，用以掌握每份公文的流向。絕密、機密公文應標明分號。

3.秘密等級

公文的秘密等級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三種，由發(fā)文機關依據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》及其《實施細則》、中央和國家各部、委、辦、局制訂的國家秘密及其密級具體范圍的規(guī)定等確定，標注在版頭左上角“公文份號”之下。其具體標識為“★”，“★”前標密級，后標保密期限。沒有標上保密期限的，絕密、機密、秘密分別可按30年、20年、10年認定。

4.緊急程度

緊急程度是指對公文送達和辦理速度的要求。緊急公文分為“特急”、“急”兩種，標注在版頭左上角“秘密等級”下。電報分別標注“特急”、“加急”。

5.發(fā)文字號

發(fā)文字號是指發(fā)文機關編制的公文代號，簡稱文號。發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、發(fā)文年度、發(fā)文順序號三部分組成。其中發(fā)文年度用六角括號括入。如國務院1998年制發(fā)的第12號文件，發(fā)文字號為“國發(fā)〔1998〕12號”。發(fā)文字號位于版頭與紅線之間的正中處，用公函紙制發(fā)的，位于標題右上側(cè)。幾個機關聯(lián)合發(fā)文，一般只標明主辦機關發(fā)文字號。

6.簽發(fā)人

簽發(fā)人與簽署不同。簽署是某些需要以本機關行政首長名義的公文，由其簽名或加蓋簽名章后才能發(fā)出。簽發(fā)人則有兩種情況：一是指機關負責人在審定文稿后簽上姓名表示同意印發(fā)；二是報送上級機關的請示、報告，必須注明簽發(fā)人。這里指的是后一種情況，簽發(fā)人的姓名署于版頭紅線之上發(fā)文字號的右側(cè)：“簽發(fā)人：×××”。為使公文顯得對稱，發(fā)文字號應相應向左移位。重要的或涉及面廣的，必須由正職或主持日常工作的副職領導人簽發(fā)。

7.標題

公文標題位于版頭下面居中的位置，通常在版頭與標題之間，用一紅線作區(qū)別標志。如一份公文沒有版頭，標題置于公函紙首端機關名稱下的紅線稍下居中位置。

公文標題由發(fā)文機關名稱、公文主題（事由）、文種三部分組成。例如，《國務院關于加強血吸蟲病防治工作的決定》，這里“國務院”是發(fā)文機關；“關于加強血吸蟲病防治工作”是事由；“決定”是文種。事由一般都用介詞“關于”和表達主要內(nèi)容的詞組組成介詞結構。

擬寫公文標題時，應特別注意以下幾點：

(1)批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)公文的標題，一般由批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)機關名稱、被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的公文標題、文種三部分組成。如《國務院批轉(zhuǎn)國家土地管理局關于部分地方政府越權批地情況報告的通知》。批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)公文的標題，應杜絕出現(xiàn)介詞和文種的重疊，如“關于”的“關于”，“通知”的“通知”。同時應注意，除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件加書名號外，均不對原標題加書名號。

(2)事由應簡明確切地概括公文的主要內(nèi)容。例如，某市人民政府對歷年來制定的規(guī)范性文件進行清理，應予廢止的共有幾十件，發(fā)文時如將這些廢止的規(guī)范性文件的標題全部列為事由，顯然不可能，即使僅寫一個，后加“等”字，也嫌過長，但概括為“廢止部分規(guī)范性文件”，就顯得既明確又簡潔。

(3)在擬寫標題時，一定要準確選定和標明文種，不能自造文種。

(4)標題排列要對稱、美觀，除字數(shù)較少的一行字標題外，兩行以上的可排成寶塔形，也可排成長短一致的雙平行形或三平行形。在轉(zhuǎn)行時，不要把人名、地名、機關名稱等專用名詞乃至詞拆開。

(5)公文標題中除書名號的使用有明確規(guī)定外，一般不加標點符號。標題過長或中間需停頓的，可用空格或換行的方式表述。例如：

國務院關于依靠科技振興農(nóng)業(yè)

加強農(nóng)業(yè)科技成果推廣工作的決定

8.主送機關

主送機關是發(fā)文機關要求對公文予以辦理或答復的對方機關。除了直接面向社會的公文之外，公文一般均應在正文之前標題左下方頂格書寫主送機關的名稱。

確定主送機關應注意：

(1)政府各部門應根據(jù)本級政府授權和職權規(guī)定，方可對下一級人民政府直接行文。

(2)請示的公文，應堅持主送一個機關的原則，不能多頭主送；除特殊情況外，不得越級請示。受雙重領導的機關向上請示，應根據(jù)內(nèi)容寫明主送機關和抄送機關，由主送機關負責答復。除領導直接交辦的事項外，請示不得直接送領導者個人。

(3)批復下級請示，只能主送原請示機關（單位），對相關機關（單位），用抄送。

(4)普發(fā)公文，主送機關應寫規(guī)范化統(tǒng)稱，如××省人民政府普發(fā)文件，主送機關寫為“各市、縣人民政府，各地區(qū)行政公署，省政府直屬各單位”。

9.正文

正文是公文的主體，是反映公文具體內(nèi)容的部分。正文緊接主送機關之后，提行空兩格書寫。

10.附件

附件是根據(jù)正文的需要附加的公文或材料，用以對正文作補充說明或提供參考資料。附件附于正文之后。

11.印章

印章是機關權力的象征。公文加印，是制文機關確認公文效力的憑證。印章蓋于公文右下端落款處，上不壓正文，下要騎年蓋月。印章要清楚、端正。聯(lián)合上報的非法規(guī)類公文，由主報機關加蓋印章，但在首頁要注明會簽機關的簽發(fā)人姓名。聯(lián)合下發(fā)的公文，都應加蓋印章。以行政首長名義行文的公文，前具職務，后蓋簽名章。黨的文件，有特定版頭的普發(fā)性文件不加蓋發(fā)文機關印章。這是與國家行政機關公文的一大不同。

12.成文時間

一般就是公文的簽發(fā)日期，標注于正文右下方。聯(lián)合行文的成文時間，以最后簽發(fā)機關領導人的簽發(fā)時間為準。會議討論通過的公文，應以會議通過的日期為準，并寫上會議名稱及屆次，以圓括號括入，標注于公文標題之下。

13.附注

附注用以說明在公文其它區(qū)域不便說明的各種事項。如需要加以解釋的名詞術語，或用于表示公文的閱讀范圍、使用方法等內(nèi)容，標注于落款下另起一行空兩格位置。其中閱讀范圍是對閱讀對象的規(guī)定，還應用六角括號括入，如〔發(fā)至省軍級〕、〔發(fā)至縣團級〕等。

14.主題詞

主題詞是由對這一公文內(nèi)容所述及的主題用規(guī)范的詞加文種組成，以便日后按公文的主題和文種進行檢索。制訂公文主題詞表，是為準確選用表中的詞目提供方便，防止隨意性。上報的公文，應標注上級機關公文主題詞表中所規(guī)定的主題詞。一件公文的主題詞至少用兩個，一般不超過七個。例如，《國務院關于深入開展企業(yè)扭虧增盈工作的通知》這一公文，主題詞就有“企業(yè)”、“經(jīng)營”、“效益”、“通知”四個。從這里也可歸納出，主題詞必須正確無誤地反映出公文的內(nèi)容特征和歸屬類別，要有層次性，并且不要與標題混同。

15.抄送機關

抄送機關名稱應寫在“主題詞”后公文尾部的兩條等長平行細實線內(nèi)。

16.印發(fā)機關和時間

印發(fā)機關為發(fā)文機關的辦公部門；印發(fā)時間，一般為印刷時間，放在抄送機關細實線下。

以上的公文格式要素在一份公文中要根據(jù)規(guī)定，合理安排，以示公文的嚴肅性。隨著辦公自動化的逐步實現(xiàn)，格式要素和編排更為嚴格規(guī)范，同時還將新增一些格式構成要素。

四、幾種常用的商務公文

（一）請示

請示是下級向上級請求決斷、指示或批準事項所使用的呈批性公文。

1.請示的特點

針對性。只有本單位權限范圍內(nèi)無法決定的重大事項，如重要決定、重要決策、人事安排等問題，以及在工作中遇到的新問題、新情況或克服不了的困難，才可用“請示”行文。請示上級給予指示、決斷或答復、批準。因而"請示"具有很強的針對性。

呈批性。請示是有針對性的上行文，上級領導對于呈報的請示事項，無論同意與否，都必須給予明確的"批復"回文。

單一性。請示應一文一事，一般只寫一個受文領導，即使需要同時呈送其他領導，也只能用抄送形式。

時效性。請示是針對本單位當前工作中出現(xiàn)的情況和問題，求得上級單位指示、批準的公文，如能及時發(fā)出，就會使問題得以及時解決。

2.請示的分類

根據(jù)內(nèi)容、性質(zhì)的不同，請示分為以下三種：

（1）請求指示性請示。

（2）請求批準性請示。

（3）請求批轉(zhuǎn)性請示。

3.請示的結構、內(nèi)容和寫法

請示由首部、正文和尾部三部分組成，其各部分的格式、內(nèi)容和寫法如下：

（1）首部。主要包括標題和主送機關兩個項目內(nèi)容。

標題。請示的標題一般有兩種書寫方式：一種是有發(fā)文機關名稱、事由和文種構成。如《***組關于********的請示》；另一種是由事和文種構成，如《關于*******的請示》。

受文領導。每份請示只能寫一個受文領導，不能多頭請示。

（2）正文。其結構一般由開頭、主體、結語構成。

開頭：主要交代請示的理由。

主題：主要說明請示事項，它是向上級機關提出的具體請求，這部分內(nèi)容要單一，只宜請求一件事。

結語：另起一段，其習慣用語有“當否，請批示”、“妥否、請批復”、“以上請示，請予審批”、“以上請示，呈請核準”或“以上請示如無不妥，請批轉(zhuǎn)各部門予以執(zhí)行”。

（3）尾部。其主要結構為落款與成文時間兩部分。

4.請示應注意的問題

（1）一文一事的原則。

（2）材料真實，不要為得到領導批準而虛構情況。

（3）理由充分，請示事項明確。

（4）語氣平實、懇切，以引起上級的重視。

（二）報告

報告是下級向上級匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答復詢問的陳述性上行公文。

“報告”是陳述性文體，寫作時要以真實材料為主要內(nèi)容，以概括敘述為主要表達方式。

“報告”是行政公文中的上行文種，撰寫“報告”的目的就是為了讓上級掌握本單位的情況，了解本單位的工作狀況及要求，使上級領導能及時給予支持，為上級機關處理問題，布置工作或作出某一決策提供依據(jù)。

“下情上達”是制發(fā)報告的目的，所以報告的內(nèi)容要求以擺事實為主，要客觀的反映具體情況，不要過多的采用議論和說明，表達方式以概括為主，語氣要委婉、謙和、不宜用指令性語言。

1．報告的特點

報告的目的為了向上級匯報工作、情況、建議、答復等，它不直接請求上級機關正面回答報告中的問題，所以不帶請示事項，這是它與請示的重要區(qū)別之一。

報告中一般不提建議或意見。如果確實需要在某一領域或某些部門貫徹報告中提出的建議或意見，可建議上級機關批轉(zhuǎn)到有關部門貫徹執(zhí)行，報告一經(jīng)批準，便作為批轉(zhuǎn)文件的附件下發(fā)，其權威性依賴或附屬于批轉(zhuǎn)機關。

報告在內(nèi)容上不像"請示"那樣有"一文一事"的要求，它可在一件公文中綜合報告幾件事情，層次結構比較復雜。

報告廣泛使用于下級向上級反饋信息，是溝通上下級機關縱向聯(lián)系的一種重要形式。向上級及時匯報工作、反映問題、提出建議，也是下級機關必須履行的一項工作制度。

2.報告的種類

報告從種類與內(nèi)容上分主要有：匯報性報告、答復性報告、呈報性報告、例行工作報告。

3.報告的寫法

報告的結構一般由標題、受文領導、正文、落款、成文時間組成，下面介紹幾種報告的寫法

（1）匯報性報告。主要是下級向上級匯報工作、反映情況的報告，一般分為兩類：

綜合報告。這種報告是本單位工作到一定的階段，就工作的全面情況向上級寫的匯報性報告。其內(nèi)容大體包括工作進展情況，成績或問題，經(jīng)驗或教訓以及對今后工作的意見或建議。這種報告的特點全面、概括、精練。

專題報告。這種報告是針對某項工作中的某個問題，向上級所寫的匯報性報告。

（2）答復性報告。這種報告是針對上級或管理層所提出的問題或某些要求而寫出的報告。這種報告要求問什么答什么，不涉及詢問以外的問題或情況。

（3）呈報性報告。主要用于下級向上級報送文件、物件隨文呈報的一種報告。一般是一兩句話說明報送文件或物件的根據(jù)或目的以及與文件、物件相關的事宜。

（4）例行工作報告。例行工作報告是下級向上級，因工作需要定期向上級所寫的報告。如，財務報告、費用支出報告等。

（三）公告

公告是用于對企業(yè)內(nèi)、外宣布重要事項的公文。

1.公告的寫法

公告是一種嚴肅、莊重的公文，它內(nèi)容較為單一，篇幅較短，表達直截了當，語言簡潔明快。

（1）標題。公告標題有三種：一種是完全標題，包括發(fā)文機關、事由、文種；二是發(fā)文機關和文種以上兩項，多用于政府機關；有的只有文種，如《公告》，標題之下，有時可依公告單獨編號。

（2）正文。正文一般由主旨與說明構成。主旨單獨成段，用簡短的一句話概括出此公告的主題內(nèi)容。說明寫出公告依據(jù)、公告事項。結尾一般用“特此公告”作為結語。

（3）落款及日期。公告日期有的標注在標題下方，也可以注在公告結尾處。重要的公告落款處除注明發(fā)文單位外，還應標明發(fā)文地點。

（四）會議紀要

會議紀要是一種記載、傳達會議情況及議定事項的紀實性公文。它用于各機關、企事業(yè)單位召開的工作會議、座談會、研討會等重要會議。

會議紀要通過記載會議的基本情況、會議成果、會議議定事項，綜合概括反映會議精神，以便使與會者統(tǒng)一認識，會后全面如實的進行傳達組織開展工作的依據(jù)。同時"會議紀要"是可以多向行文，具有上報、下達以及同級單位進行交流的作用。

1.會議紀要的寫法

會議紀要一般由首部、正文、尾部三部分組成。其各部分的寫作要求如下：

（1）首部。這部分的主要項目是標題。有的會議紀要的首部還有成文時間等項目內(nèi)容。會議紀要的標題通常是由會議名稱和文種構成的。如《*****公司******會議紀要》。

（2）正文。會議紀要正文結構由前言、主體兩部分組成。

前言。首先概括交代會議的名稱、時間、地點、主持人、主要議程、參加人員、會議形式以及會議主要的成果。

主體。它是會議機要的核心內(nèi)容，主要記載會議情況和會議結果，寫作時要注意緊緊圍繞中心議題，把會議的基本精神，特別是會議形成的決定、決議準確的表達清楚。對于會議上有爭議的問題和不同意見，必須如實予以反映。

（3）尾部。包括署名和成文時間兩項內(nèi)容。

（五）電子公文

隨著網(wǎng)絡化的發(fā)展，公文通過E-mail的方式批閱使傳統(tǒng)的辦公模式正在發(fā)生著革命性的變化，但現(xiàn)在國內(nèi)缺少實現(xiàn)網(wǎng)上公文批閱的軟件，文件容易被拷貝、篡改，企業(yè)的辦公方式還無法真正實現(xiàn)無紙化。

1.電子公文的寫法

電子公文主要由主題、事項或附件落款組成。

（1）收件單位/人

（2）抄送單位/人

（3）主題。相當與公文的標題，如《關于***請示》、《關于****報告》。

（4）事項。公文的主要內(nèi)容，包括發(fā)文目的，事項等（與日常公文協(xié)作方法一致），若提供相關文件或報告等，可以附件方式發(fā)送（注明）。

（5）落款。署名及成文時間

遞交程序以遞交直屬領導為宜。

【小貼士】公文寫作中常見的問題

1.文種使用不當

有的公文作者不了解或不會正確運用確切的文種，以致長期只使用通知、決定等二三個公文，其余文種一概不用；有的公告、通告、通報分不清，望文生義去應用；有的不知公文中報告與請示是兩種不同的文種，經(jīng)常混淆不清，使用時張冠李戴或干脆寫成“請示報告”；有的不知有命令（令）、批示函、會議紀要等公文，遇到該使用這些公文的場合則都用通知等公文去代替。

2.格式不規(guī)范

公文格式上存在的問題，主要有以下表現(xiàn)：（1）公文文頭不規(guī)范；（2）標題冗長、混亂、殘缺不全；（3）主送機關排列混亂；（4）結構層次序數(shù)混亂；（5）附件不符；（6）主送、抄送單位不正確。

3.行文規(guī)則混亂

越級行文；多頭行文；請示一文多事；黨政不分。

4．提法不當

有的公文提出一些未經(jīng)仔細推敲的方針、口號、任務，而這些方針、口號、任務又往往與黨和國家在某一時期的工作方針相違背，從而造成一定的混亂。

5.名稱表述混亂

公文中的人名、地名、單位等名稱表述混亂主要有：一是同一名詞在一篇公文中數(shù)次出現(xiàn)時表述不一致。二是排名次序混亂。三是隨意用簡稱。

6.時間表述含糊

用時間代名詞而不用具體日期；年份隨意省略；年份不使用公元紀年。

7.數(shù)字使用不統(tǒng)一

公文使用數(shù)字概念模糊，書寫形式雜亂和不準確，主要有以下幾種情況：數(shù)字概念不清楚；數(shù)字概念不準確；數(shù)字書寫形式不統(tǒng)一。