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事業(yè)單位會計電算化論文范文

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事業(yè)單位會計電算化論文

一、事業(yè)單位電算化會計檔案管理存在的主要問題

(一)電算化會計檔案管理制度不夠完善事業(yè)單位實現(xiàn)會計電算化后,會計檔案管理的內(nèi)容增多了,電算化會計檔案更易在毫無察覺的情況下被修改,而很多事業(yè)單位卻沒有意識到這些問題的嚴(yán)重性,沒有及時修訂單位的會計檔案管理制度,沒有對電算會計檔案相關(guān)人員的職責(zé)作出相應(yīng)的規(guī)定,也沒有對會計檔案的保管環(huán)境采取相應(yīng)的保障措施,因此會計檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難免。

(二)單位領(lǐng)導(dǎo)對會計電算化檔案的管理不夠重視受到傳統(tǒng)會計檔案管理方式的影響,財會人員和單位領(lǐng)導(dǎo)對會計電算化檔案的組成內(nèi)容不甚了解,對電算化會計檔案認(rèn)識不清晰,缺乏管理電算化會計檔案的經(jīng)驗,只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔,對電子檔案資料缺乏有效的重視,導(dǎo)致存儲在磁盤等介質(zhì)上的資料很容易丟失。對財務(wù)數(shù)據(jù)既沒有及時備份,也沒有及時歸類處理,致使會計檔案既不安全也不完整。

(三)相關(guān)人員的電子檔案管理業(yè)務(wù)水平不夠全面很多財會人員只是學(xué)會了簡單的的電算化操作,既不會備份資料,更不會檢查備份情況。萬一發(fā)生意外,系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失,或遭到破壞,原有的會計資料很難恢復(fù)。另外,電算化會計檔案需在一定的系統(tǒng)內(nèi)才可視,而許多單位沒有意識到將電算化軟件升級后,會計軟件的版式及軟件系統(tǒng)也需要很好地保存,否則,不同版本下的會計數(shù)據(jù)不能被調(diào)用,這都將影響電算化系統(tǒng)的正常工作。

(四)缺乏必要的計算機維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全人才電算化下的檔案管理既需要有熟悉財務(wù)軟件操作的人員,又需要有掌握系統(tǒng)安全與系統(tǒng)維護(hù)的專業(yè)人員組成。但目前事業(yè)單位的財務(wù)人員,僅僅是學(xué)會了簡單地操作,而如何做好電子檔案的管理與維護(hù),對他們而言知之甚少,這就使得計算機系統(tǒng)中的會計資料、信息數(shù)據(jù)容易遭人不留痕跡地破壞,導(dǎo)致會計信息丟失。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展,使得一些黑客很容易進(jìn)入電子檔案管理內(nèi)部竊取、篡改信息數(shù)據(jù),或者利用病毒破壞計算機,使計算機癱瘓,導(dǎo)致會計信息完全丟失,從而導(dǎo)致不可估量的后果與損失。

二、會計電算化下會計檔案管理問題的解決方法

(一)對電算化會計檔案管理制度加以完善會計檔案保管制度是保證會計檔案安全的一項重要制度,事業(yè)單位要根據(jù)本單位會計資料的實際情況,建立電子檔案和紙質(zhì)檔案的保管制度,對電算化會計檔案的會計檔案保管人員的工作職責(zé),會計檔案的分類方式、保管方式、保管條件應(yīng)做出明確的規(guī)定,明確每個管理者的主要職能,避免出現(xiàn)問題互相推諉,形成有效的約束機制,提高檔案管理的有效性。

(二)對電算化會計相關(guān)人員進(jìn)行分類培訓(xùn),加強交流,提高素質(zhì)事業(yè)單位電算化的財務(wù)人員,既要能夠熟練操作財務(wù)軟件,又要具有電算化系統(tǒng)的應(yīng)用水平,能夠適應(yīng)信息系統(tǒng)的更新?lián)Q代。為了達(dá)到這一要求,電算化單位要根據(jù)電算化崗位的不同,對財會人員、系統(tǒng)管理人員、系統(tǒng)維護(hù)人員等進(jìn)行分類培訓(xùn),并加強各個方位人員的經(jīng)驗交流,打造一批既有扎實的財務(wù)功底和檔案管理專業(yè)知識,又精通信息技術(shù),能夠熟練應(yīng)用會計電算化的復(fù)合型財務(wù)人才,為會計電算化的應(yīng)用奠定堅實的基礎(chǔ)。

(三)選擇合適的財務(wù)軟件,加強對軟硬件設(shè)施的維護(hù)擁有一個規(guī)范的、合適的軟件系統(tǒng)是促進(jìn)會計電算化職能全面使用的前提,所以要選擇符合單位特點的財務(wù)軟件系統(tǒng)。使用電算化軟件后,軟硬件設(shè)施的維護(hù)不僅能夠為電算化工作創(chuàng)造良好的環(huán)境,還能夠強化數(shù)據(jù)信息的安全與準(zhǔn)確,所以要加強系統(tǒng)維護(hù)工作,定期對軟件系統(tǒng)進(jìn)行診斷、更新、修復(fù),防止出現(xiàn)一些隱藏性的問題。一旦出現(xiàn)故障或錯誤,就要由專門的軟件人員進(jìn)行檢查和維護(hù),保證數(shù)據(jù)信息的完整性、正確性。硬件設(shè)施也要同樣重視,定期維護(hù),避免因為大意而使硬件設(shè)施出現(xiàn)故障,進(jìn)而影響到工作的正常進(jìn)行。

(四)對電子數(shù)據(jù)的保護(hù)與保密要加強,避免計算機遭遇病毒威脅在會計電算化工作中一定要有風(fēng)險意識,要清楚電子數(shù)據(jù)可能面臨的各種風(fēng)險。為了更好地防范風(fēng)險,要做到如下幾點:1.建立電算化會計檔案定期雙備份制度。事業(yè)單位會計核算和管理的系統(tǒng)數(shù)據(jù)和文件資料必須由各經(jīng)辦人定期負(fù)責(zé)實行雙備份存儲,注明備份時間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息,并分室保管,以免系統(tǒng)出錯時能及時修復(fù)數(shù)據(jù),確保會計電算化工作的正常、順利進(jìn)行。2.由于磁性介質(zhì)的特殊性,管理人員必須對這些電算化會計檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制,防止內(nèi)部人員的舞弊行為,防止會計信息損壞。3.要防范病毒和黑客的入侵,最好能夠建立對外的網(wǎng)絡(luò)防火墻,避免因網(wǎng)絡(luò)安全或電腦安全而導(dǎo)致會計檔案泄密或被惡意修改。

三、結(jié)束語

綜上所述,電算化后會計檔案管理與傳統(tǒng)的會計檔案管理在管理形式和手段上要求更高,更嚴(yán)。因此,我們要認(rèn)真面對當(dāng)前事業(yè)單位電算化后會計檔案管理中的問題,采取相應(yīng)的措施和手段,不遺余力地提高事業(yè)性單位電算化會計檔案管理的水平。

作者:鄒柳容單位:柳州市醫(yī)療急救指揮中心

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