重點建設項目檔案管理工作研究范文
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《黑龍江檔案雜志》2015年第一期
重點建設項目檔案是隨著項目建設環環相扣、段段相連、步步延伸、逐漸形成的。這些檔案一旦形成，它的完整、準確、系統就已經客觀存在的，要保持這種客觀性，就要在項目的提出、論證初始就對檔案管理工作進行超前控制，超前控制包括管理體制和工作網絡的建立，以及工作要求和標準的提出，使檔案管理工作從一開始就走到前臺。前者需要工程建設項目管理機構領導的重視關心，健全管理體制和工作網絡，從組織上提供保證；后者則更多地需要檔案人員從整體考慮，編制工程建設項目檔案整編實施細則，對建設工程文件材料的責任部門提出要求，并將從文件的形成、積累、質量要求到整理編目、移交歸檔及獎懲要求寫入合同中。
二、要實現重點建設項目檔案的網絡化管理
針對重點建設項目周期長、項目單位多、施工隊伍流動性強等情況，很多項目單位的檔案部門建立了檔案管理網絡。一是檔案工作人員網絡。按照建設項目布局和檔案管理工作自身的特點，布網建點設人，以點接線，以線聯網，明確檔案人員的職責、歸檔范圍和歸檔時間。此網絡中包括項目建設、施工、設計和監理等單位的分管檔案領導和檔案管理人員。項目主管部門和檔案行政管理部門要密切配合，認真組織培訓，幫助檔案工作人員了解國家關于重點建設項目檔案工作的法規，掌握檔案理論基礎知識和具體的操作方法以及國家對項目檔案驗收的要求。二是重要檔案資料流向網絡。對重要檔案資料的狀況及其流向追蹤管理，即使工程技術人員、施工人員調動、變更，也可以做到“人走檔案留”，實行對檔案資料的跟蹤管理、動態管理。
三、要與工程管理、技術人員積極配合
重點建設項目檔案管理涉及工程管理的方方面面，貫穿工程全過程，工程的管理、設計、技術和施工人員對工程項目情況十分了解，大量的檔案材料產生于他們的手中，他們是重點項目檔案是否完整、準確、系統的重要保證。這就要求檔案管理人員要經常深入現場，及時進行指導，一方面向工程技術、管理人員宣傳檔案管理工作在工程建設中的重要作用，讓其了解檔案在今后工作中有重要的憑證作用，使他們自覺地注意手中形成的檔案是否完整；另一方面檔案人員要參與工程建設工作，參加生產協調會、工程竣工驗收會、設備開箱驗收，主動到現場收集第一手材料。
四、要做好重點建設項目檔案的驗收工作
工程項目檔案是反映工程質量的載體和憑證，在合同工程驗收期間，要把檔案材料的驗收、移交作為工程驗收的重要組成部分嚴格把關。按照國家檔案局的有關規定和要求，開展檔案驗收前的自查工作，認真檢查，發現問題，及時查漏補缺，糾正錯誤。要特別注意工程前期文件、隱蔽部位的檔案材料、聲像材料以及竣工圖的完整和準確。
五、要加強檔案人員的業務培訓
檔案部門要加強對檔案人員的指導、培訓，一方面各單位要配備專業水平和檔案管理水平高、工作能力強的專兼職檔案管理人員負責重點工程文件材料的收集、整理工作。同時，檔案人員要相對穩定，這樣有助于了解工作動態，掌握文件材料的形成部門、方式和過程，了解工程檔案材料的流向，確保檔案收集齊全。另一方面，要根據工作進展和實際情況，不定期、有針對性地開展業務指導和培訓，幫助項目一線的專兼職檔案人員深入學習和理解檔案規范，掌握業務技能，提高檔案管理水平，確保工程檔案的質量。
作者：王秀珍 單位：黑龍江省中部引嫩工程管理處