建立農業檔案信息化建議范文

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農業科技檔案是農業科研單位檔案工作的重要內容，真實記載和反映了農業科研活動的全部過程和具體成果，是儲備農業科技信息和科技知識的主要載體。實現檔案數字化、信息化管理是農業科技檔案工作發展的必然趨勢，是提高農業科技檔案信息資源開發利用的根本保證，對開展農業科技推廣和科技服務有著非常重要的支撐作用［4］，將現代信息技術應用于檔案管理之中，極大地促進了檔案工作水平的全面提升。

1農業科技檔案信息化建設的必要性

1.1農業科技檔案信息化建設是推動農業科技檔案管理發展的趨勢加快檔案信息化建設是國家及河北省“十一五”以來對檔案管理工作提出的新要求，檔案信息化建設勢在必行。由于農業科研活動多是在野外、田間地頭進行試驗記錄或數據采集，形成的檔案資料易受環境限制，因而歸檔時會出現部分資料字跡模糊、紙張變色或破損的現象，因此，傳統的檔案利用方式又容易造成損害，影響保存效果。實現檔案信息化建設之后，檔案的利用、保存和管理通過計算機來完成，這樣科技人員只需通過計算機網絡即可實現檔案的查閱［11］，大大減少對檔案原件的損毀，有力地保證了檔案的完整。

1.2農業科技檔案信息化建設是促進農業科學發展的需要加強農業科技檔案信息化建設，利用信息化平臺將農業科技檔案，從“后臺推到窗口”，從“室藏轉向公開”［5］，實現檔案信息資源共享，全面提升農業科技檔案的開發利用和服務水平，進一步提高農業科研的效率;同時，更便于農業科技信息的二次利用和開發［9］，更好地為科技扶貧、科技下鄉和科技咨詢服務，對保證農業的科學發展，推動農業科技創新和現代農業建設具有重要意義［5］。

1.3農業科技檔案信息化建設是推進檔案工作目標管理認定的途徑傳統的檔案管理方式工作量大，效率低，既費時又費力［8］。實現檔案信息化管理后，檔案的收集方式由指導代辦轉變為經由計算機網絡檢查督促［13］，確保了歸檔資料的完整，檢索與查詢通過網絡就可以實現，使檔案的利用更加快捷、方便，大大地減輕了檔案工作人員的負擔，使他們更好地從事檔案收集整理和編研工作，進一步提高了檔案工作的效率，全面提升了檔案的規范化、現代化管理水平［10］，為檔案工作目標管理認定奠定了堅實基礎。

2農業科技檔案管理存在的問題

目前，農業科技檔案的管理多數是處于保管和利用狀態，沒有實現檔案信息化的合理配置和科學管理，農業科技檔案沒有充分發揮出應有的作用［10］。

2.1檔案的管理方式單一，工作手段落后由于檔案工作受條件限制，檔案管理至今還局限于傳統的手工操作模式，計算機未能在檔案管理及檔案信息的存貯、加工上應用。“重藏輕用”問題普遍存在，檔案一旦歸檔就被束之高閣，無法發揮應有的作用。

2.2檔案信息化意識淡薄，利用率低部分科技人員檔案信息化意識淡薄，對歸檔的重要性認識不足，為了自己使用方便，將形成的大多數科研資料保留在自己手上［2］，不能反映科研項目的全貌;目前，農業科研單位普遍存在重科研、輕推廣的現象，有資料顯示，我國每年取得的科技成果有2萬多項，而轉化率僅為20%～30%［11］。

2.3檔案材料形成周期長，不規范由于農業科研工作周期較長，有些試驗記載的數據字跡和紙張不規范、不準確［12］;有的課題文件材料中原件較少，復印件較多，字跡又不清楚，不適合長期保存;有的科研項目由于涉及多部門、多單位，以及由于科研人員的調動，檔案材料易流失，導致檔案材料缺乏連續性、完整性。

2.4部分檔案人員業務水平低，服務意識不強檔案管理中，缺少既懂一定的農業科研知識又有較強檔案專業知識的專職檔案人員;部分檔案人員兼職過多，業務水平不高，致使其工作熱情低，多為坐等上門的被動服務，主動服務意識不強，保密意識又淡薄，在一定程度上影響了農業科技檔案的有效利用。

3農業科技檔案信息化建設的幾點建議

3.1提高思想認識和服務水平檔案管理人員必須更新觀念，改變傳統的“重藏輕用”的管理方式，依靠信息技術實現資源共享［12］，為創新檔案管理新模式打好思想基礎;將原來“坐等上門”的服務方式通過網絡實現直接提供利用，提高檔案的服務水平;加大檔案信息化建設的宣傳力度，提高人們對檔案信息化的認識程度［13］。

3.2加強檔案的規范化管理檔案管理部門要加大《農業法》、《檔案法》以及《檔案管理的有關規定》的宣傳學習力度［7］，不斷增強廣大科技人員的檔案意識，對在農業生產和科研活動中形成的原始檔案材料及時進行規范整理，防止原始資料的流失，確保農業科技檔案的完整性。

3.3加強檔案信息化的業務基礎建設業務基礎建設主要是指軟件和硬件建設［13］，檔案信息化建設要在單位和有關部門的大力支持下，多方籌措資金，購置相應的軟件和設備，進一步改進服務平臺建設，使農業科技檔案信息化建設與網絡信息技術接軌，同時要確保網絡信息的安全［14］。

3.4加大檔案信息化人才的培養加強檔案信息化建設。加強人才隊伍建設，檔案管理人員不僅要有檔案專業知識、計算機技術和農業科技知識，還要具備較高的政治思想素質，既要做通才，又要做專才;農業科研單位要采取多種形式加強檔案管理人員的培訓，進一步提高他們的理論知識和業務水平，以適應檔案發展的需要。