知識(shí)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下電子文件的危機(jī)探討范文

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電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等設(shè)備閱讀、處理并可以在通信網(wǎng)絡(luò)上傳遞的文件。社會(huì)信息化的發(fā)展和全球的網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境給電子文件的產(chǎn)生和發(fā)展帶來(lái)了巨大的機(jī)遇和許多問(wèn)題，電子文件比起傳統(tǒng)檔案文件來(lái)說(shuō)有著無(wú)與倫比的優(yōu)勢(shì)，已經(jīng)成為檔案資源的主體。面對(duì)電子文件面臨的危機(jī)和問(wèn)題，需要從制度上、理論上加快推進(jìn)電子文件的安全管理以及技術(shù)方法的研究。

一、電子文件概況

(一)電子文件的分類電子文件的種類按照不同的標(biāo)準(zhǔn)劃分可以得到不同的結(jié)論，具體的分類如下表:按照文件功能劃分:主文件、支持文件;按照文件構(gòu)成特點(diǎn)劃分:簡(jiǎn)單文件、復(fù)合文件、復(fù)雜文件;按照信息存儲(chǔ)載體劃分:磁盤文件、磁帶文件、光盤文件;按照信息表達(dá)方式劃分:圖像類、文本類、影像類、數(shù)據(jù)類等。電子文件產(chǎn)生的領(lǐng)域一般分為兩個(gè)，一個(gè)便是人們?cè)诮涣骰蛘咛幚硎聞?wù)信息還有辦公的時(shí)候產(chǎn)生的，比如辦公自動(dòng)化產(chǎn)生的電子軟件和電子郵件等，這些文件基本上是以聲音、影像已經(jīng)圖像、文本等形式來(lái)存在的，另一種便是人們的生產(chǎn)或者科研活動(dòng)中產(chǎn)生的技術(shù)性電子文件，比如計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)、計(jì)算機(jī)輔助制作和計(jì)算機(jī)輔助教學(xué)形式中存在的。

(二)電子文件的現(xiàn)狀伴隨著計(jì)算機(jī)的普遍應(yīng)用和信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的發(fā)展和普及，電子文件的產(chǎn)生量越來(lái)越多，僅在政府的辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)中每年就產(chǎn)生大量的電子文件，商業(yè)應(yīng)用和生產(chǎn)科研中產(chǎn)生的文件數(shù)量更為巨大。根據(jù)關(guān)于電子文件本身的統(tǒng)計(jì)，電子文件在政府單位中的比例高達(dá)80%以上;根據(jù)信息覆蓋率的統(tǒng)計(jì)，我國(guó)的大中型企業(yè)的信息方面應(yīng)用已經(jīng)基本普及，且一般處于中級(jí)信息化甚至部分企業(yè)進(jìn)入了高級(jí)信息化階段。與此同時(shí)，小型企業(yè)也已經(jīng)開(kāi)始了快速發(fā)展。

二、電子文件面臨的問(wèn)題和危機(jī)

電子文件雖然較之傳統(tǒng)的紙質(zhì)文獻(xiàn)來(lái)比有許多的優(yōu)勢(shì)，但因?yàn)槠涔逃械拇嬖跅l件的限制等也同樣面臨了很多問(wèn)題和危機(jī)，而這些問(wèn)題和危機(jī)嚴(yán)重制約了電子文件更好的發(fā)展。

(一)數(shù)量巨大，分布零散信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化社會(huì)的發(fā)展產(chǎn)生了大量的電子文件并且還在迅速增加，雖然缺少統(tǒng)一和順暢的通道來(lái)統(tǒng)計(jì)和反映整個(gè)國(guó)家的電子文件的數(shù)量，但從一些數(shù)據(jù)中也可以窺探出其數(shù)量的巨大。如電子文件以每年兩位數(shù)的速度快速增長(zhǎng)且眾多的大中型企業(yè)都實(shí)現(xiàn)了中高級(jí)信息化并且信息化建設(shè)向中小型企業(yè)擴(kuò)展。

(二)載體生命周期限制及其對(duì)載體讀取設(shè)備的依賴電子文件可以存貯在磁盤、磁帶、光盤或者網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上，但這些載體都是易變質(zhì)和遭受損失的，且對(duì)存貯環(huán)境要求高，壽命短，這樣就難免除了可讀性問(wèn)題和信息丟失的問(wèn)題。如在可讀性問(wèn)題上，電子文件的閱讀需要特定的硬件設(shè)施、軟件和系統(tǒng)才能進(jìn)行有效地轉(zhuǎn)換閱讀，這就造成了電子文件的閱讀對(duì)載體設(shè)備等的極強(qiáng)的依賴現(xiàn)象。

(三)電子文件工作人員的專業(yè)技能和意識(shí)不足電子文件不同于以往的紙質(zhì)文件，對(duì)電子文件的歸檔和管理等工作不是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理人員所能勝任的，同樣也不是僅懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)的技術(shù)人員所能掌握的，電子文件的管理和利用需要多學(xué)科的復(fù)合人才，使電子文件的管理工作人員既要了解電子文件的歸檔、傳輸、檢索、利用等技術(shù)，也要等的檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)和原則，讓電子文件的管理人員保持電子文件的可存取性、可用性和可理解性等多種特性。

(四)電子文件的安全性和保密性較差電子文件作為一種新的文件形式，其不僅面臨著傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理的風(fēng)險(xiǎn)，它所具有的特性又帶來(lái)了比傳統(tǒng)文件更多的風(fēng)險(xiǎn)，而其中最為根本的就是原始性及可利用性受到破壞。不同特質(zhì)的風(fēng)險(xiǎn)的疊加、影響以及相互的聯(lián)系導(dǎo)致電子文件的安全風(fēng)險(xiǎn)成倍增加。這是因?yàn)殡娮游募旧矶鴰?lái)的問(wèn)題。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)是脆弱的，對(duì)于電子文件的影響也顯而易見(jiàn)，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)采用介質(zhì)多樣，網(wǎng)絡(luò)組織形式復(fù)雜，信息處理方式多種類型，出入口多，分布廣，導(dǎo)致電子文件的安全性問(wèn)題復(fù)雜，使得電子文件安全性和保密性受到削弱。

(五)文件的原出處界定模糊且原件鑒定困難電子文件制作的過(guò)程是虛擬的，這樣就導(dǎo)致對(duì)其原有文件的界定具有很大的難度。電子文件不需要像制作紙質(zhì)文件一樣需要制定出原件，而只是在必要的時(shí)候才將其輸出。還未輸出的文件可以被不同的人進(jìn)行拷貝和存儲(chǔ)，導(dǎo)致了不同時(shí)間不同地點(diǎn)不同人所接收的文件都是相同的，無(wú)法有效地分辨哪個(gè)是原件哪個(gè)是復(fù)制件。

作者：周裕華 單位：陜西省行政學(xué)院