大學項目的內控治理范文

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摘要：內控管理為高校裝飾修繕工程管理之根本。它包括靜態內控和動態內控,靜態內控是指管理制度的設計和管理機構的設置,而動態內控是靜態內控的具體實現過程,它包括項目的整體規劃、可行性研究、招投標、審計、付款等過程。可以說,靜態內控是動態內控的前提和基礎,動態內控是靜態內控的實現,兩者相輔相成,缺一不可。

近幾年各大院校都飛速發展,為了滿足師生員工的工作、學習和生活的需要,各學校每年都投入相當一部分資金用于裝飾、修繕工程。然而就其投入與產出的結果來看,往往是不理想的,主要表現在:1.應當招標的項目不進行招標,或者在招投標過程中有違規操作現象;2.管理人員專業素質不高,缺乏相互協調、相互監督;3.工程項目不經討論就實施,導致重復施工或改造后項目無利用價值;4.工程質量不符合要求;5.審計力量相對不足等等,這些都表明高校在裝飾修繕工程的管理中存在不少問題,而這些問題的存在暴露了高校內控管理的不足和滯后。

內控管理包括靜態性內控和動態性內控,靜態內控是指管理制度和機構設置,而動態內控是實現靜態內控的具體活動,它包括項目的整體規劃、可行性研究、招投標、審計、付款等過程。可以說靜態內控是動態內控的前提和基礎;動態內控是靜態內控的實現,兩者相輔相成,缺一不可。筆者認為,在眾多管理中,內控管理是工程管理之根本。只要抓住了內控管理,其它工作就水到渠成,相反,一旦忽視了內控管理,而只顧施工質量管理等方面的話,效果往往事倍功半。

一、建立健全科學規范的管理制度,實現工程項目靜態性內控制度是大學的組織架構及其運行規則,任何理想主義的精神文化,如果沒有嚴格的制度作為保證,社會就變得蒼白無力[1]。這一點在工程項目內控管理中顯得尤為重要,因此我們必須建立一系列科學規范的管理制度來約束我們的行為,保證工程項目靜態性內控實現。管理制度的科學規范性體現在它的穩定性、可操作性以及可預見性等。就穩定性而言,每一條內控制度都應是人們根據實際工作經驗及現象不斷總結提煉而成,它具有合情、合理的特征,我們可以不斷地健全充實它,但是在一段時間內它應是穩定的;另外我們所制定的制度是便于執行的,而不是難以遵守、操作,僅僅存在于表面形式上,它要求能具體貫徹到實際工作中去;可預見性要求我們運用科學發展觀建立能防患于未然的管理制度。首先,建立招投標制度。招標投標的法律意義是為了規范招標投標活動,保護國家利益,保障業主權益,保證項目質量[2]。在這個意義上,可以說成功的招投標有利于建設成本的降低和工程質量的提高。為了規范這項活動我們應在制度中明確多少萬元以上的項目必須本著“公開、公平、公正和誠實信用”的原則進行招標、議標。對一些零散的或者有特殊情況急需開工的,也可以不進行招標,但應由工程管理部門直接指派信譽較好的施工單位簽訂合同后再施工,合同中明確結算依據、浮動比率等。

其次,建立施工現場簽證權限和工程變更會簽制度。對施工現場簽證不加強制度管理就容易產生舞弊行為。我們應在制度中明確現場管理人員的簽證權限,如工程量確實較大應及時通知審計、監察、財務等部門到現場共同確定,最終將決算送審計部門審計。同時應建立完善工程變更的程序和手續,保證變更內容的合理性和可行性。

另外,建立竣工驗收制度、結算審計制度、財務制度、資料匯編制度等等。通過這些制度的建立、健全,達到從宏觀上促使我們管理人員加強責任心,工作上不敢有絲毫懈怠;同時對施工方來說也起到很好的督促作用,不敢有蒙混過關的僥幸心理,勢必會加強工程管理,確保工程能順利驗收、結算過關。相反,不建立這些內控約束制度,無論甲方還是乙方行為將不受任何條約制約,造成的后果是工程管理一片混亂,工程質量不合格的現象。

二、建立健全管理機構,提高相關人員素質,實現工程項目靜態性內控小型基建項目的工作內容具體、繁瑣、環節多。而許多院校因為是小型項目就忽視了對它的管理,往往沒有專門的管理機構,而是由某個部門或科室兼管這項工作,造成管理人員職責不明,相互間缺乏協調性、牽制性、監督性;程序上缺乏制度性;操作上缺乏規范性。所有這些帶來的負面影響是:工作效率不高,要么不認真把關,要么人為地增加工作難度,最終不利于工程質量的管理。我們設置小型基建項目管理機構的原則是合理分工、各司其職,主要表現在分工的合理化、科學化。通過在管理機構內建立健全前期預算管理、技術管理、招投標管理、施工現場管理、財務管理、資料管理,這樣幾套班子既達到相互協調、相互牽制和責任明確到人的局面,又有利于分工專業化,提高工作效率和效益。

另外,要加強工程管理人員的政治思想教育,提高職業道德素質。不能因為工程管理部門不屬教育一線,就放松了對工程管理人員的思想政治教育,導致個別人在思想素質、政治覺悟、理論水平等方面也降低了對自身的要求,這些將直接影響到他們的工作實踐。只有相關人員的政治思想素質提高了,才能做到自我教育、自我約束、自我提高。最后,要提高工程管理人員的專業素質。專業素質不高容易在工作中造成被動。個別施工單位故意把工程預算做得很復雜,以套取高的定額子目,提高計費標準,擴大取費范圍,甚至明目張膽地加大工程量來提高工程造價,這就需要我們工程管理人員業務精湛,只有不斷學習,努力提高自己的專業知識,才能變被動為主動,真正起到維護學校利益的作用。

三、整體規劃裝飾、修繕項目,實現工程項目動態性內控裝飾、修繕工程指的是大型基本建設工程的輔助性基礎設施及零星維修工程。它不同于大型基建項目,造價一般在幾十萬元之內,正因為如此,目前不少高校在裝飾、修繕工程管理中缺乏整體規劃和嚴格論證,往往帶有盲目性和隨意性。經常見到的現象是拆了改、改了拆的重復施工,使得項目經改造后的利用價值達不到預期效果。也許有人認為零星工程是小事一樁,就是浪費一點也沒有多少關系,不值得一議。豈不知積水成溪,積洼成流,如果不加強控制和整體規劃,容易造成國有資金流失。

整體規劃的目標是以學校整體利益為出發點,通過提出問題、分析問題來進行項目的可行性和價值工程研究,達到從宏觀上調控裝飾修繕項目,最終解決問題。簡單來說,先由學校各系科、部門在每年年底及時向工程管理部門提交本系科、部門來年需裝飾、改造項目的申請報告,申請報告內應寫明改造的原因及意義。根據各系科、部門提出的改造要求,管理部門編制出工程預算書來核定造價,同時從技術可行性、資金需求和滿足或改善教學與科研需要的程度等方面來分析。通過對這些問題的可行性和價值工程研究,我們也就有了初步的思路,再向校長辦公會就每個項目的投資意義、建設規模、投資額度和可行性等提請審議,通過民主討論確定實施項目,并按輕重緩急排定實施計劃;會議同時明確實施項目的招標程序、建設規模和資金限度等并落實好專項資金。最后由主管校長審批,形成決議。

通過整體規劃,我們就可以有計劃、有步驟地進行每個項目的施工,這樣一來可有效杜絕盲目施工和隨意施工。有限的專項資金也就發揮出最佳經濟效益。另外,通過落實專項資金,工程的進展和質量得到了強有力的保證。

四、把握招標書的嚴密性和投標書的投機性,實現工程項目動態性內控

嚴密性和投機性之間存在著很強的因果關系,招標書不嚴密容易被投標單位鉆空子,導致投標書的投機性;投標書的投機性表現在投標策略上,某些投標單位故意在投標范圍、報價等方面含糊不清,等中標以后他們將會憑招標書的漏洞和投標書中策略技巧跟院校討價還價。實現動態性內控,一方面要求招標工作組在編制標書時認真、細致,切實把握住招標書嚴密性;另一面開標時要仔細研究投標文件,明確其資質是否符合要求、報價范圍是否全面、施工組織設計及方案是否合理等等。通過把工作做細做扎實,盡可能減少或避免日后施工過程中學校和施工企業間的矛盾,有效維護學校和施工企業的合法權益,增進雙方的合作[3]。而很多時候評標工作組在開標時卻只看報價忽視了投標書投機性,認為報價越低越好,盲目采用低價中標的原則。其實這不科學,并不是每一次的低價都是合理的。某些投標單位急于要承接工程,就采用虧本投標的辦法來取得中標,在實際施工過程中卻又要權衡盈虧得失,這樣就會產生偷工減料和其它不良現象。偷工減料導致的安全隱患將嚴重危害學校的利益。因此把握招標書的嚴密性和投標書的投機性,合理選取中標者就顯得尤為重要,可以從源頭上杜絕豆腐渣工程和腐敗現象。

五、發揮審計部門的審計監督職能,實現工程項目動態性內控

工程項目審計的主要目標是“合理確定造價,有效控制質量”,“客觀、公正、及時、準確”地評價建設項目績效,為提高投資整體效果服務,為建立和規范“管理科學、職責清晰、高效運作、嚴格有序”的工程建設管理體制服務[4]。為實現這一目標,達到動態性內控,審計部門應充分發揮審計監督職能,加強事前、事中、事后審計。一方面,每一個工程項目從開始立項、招標、施工到工程決算,工程管理部門都要及時與審計部門溝通,以便審計部門及時了解情況。對一些大的特別是需要招標的項目,審計部門應該全程參與、全程監督;另一方面,針對目前各高校裝飾修繕工程項目較多,審計力量相對不足的情況下,我們不妨在事前、事中、事后的審計中抓大放小,突出重點來確保項目審計的質量。如何抓大放小,筆者認為在工程管理中審計部門應加強如下幾方面的工作:

(1)事前加強合同審計,工程建設合同條款內容包括合同標的范圍、工期要求、質量標準、雙方的權利和義務、違約責任、清算依據、合同價款、付款方式等,是工程建設項目當事人實施工程管理的法定依據。合同審計主要審查合同是否符合國家法律法規的規定;是否符合招投標文件的約定以及技術、商務方面要求;合同是否體現了公平原則,條款是否具體,責任劃分和賠償是否明確,有無可操作性等[5]。

(2)事中加強施工過程的審計,在施工過程中,不要求審計部門全過程跟蹤審計,但希望審計人員盡量深入施工現場,把好材料價格關,檢查隱蔽工程質量管理情況,了解施工變更情況,測量一些基礎數據等作為決算審計的依據。

(3)事后加強決算審計,審計部門對每一份決算書應嚴格細致地把關,認真杳看工程量是否屬實、套的定額子目是否恰當、取費是否合理等,以及是否按合同及預算執行,努力將工程價款控制在合理范圍內。

六、發揮財務部門的資金管理監督職能,實現工程項目動態性內控

財務部門的資金管理是小型基建工程管理工作的核心,如何監管資金運作使其發揮出最佳經濟效益和社會效益,已成為高校基建財務管理的重要內容[6]。這就要求財務人員更新觀念,提高認識,與時俱進,主動參與工程項目的內控管理。不但要學習和掌握國家有關政策法規,而且要了解市場行情;對工程進度款的撥付要按工程量和進度計劃實事求是地進行審核,對決算價款嚴格執行先審計后付款的制度,對未經審計的項目有權拒絕付款。同時有權監督各種付款的使用情況,發現問題及時向領導或有關部門匯報,做到既合理撥付工程款,也不拖欠工程款,充分發揮財務部門的監督職能。

靜態內控與動態內控可謂你中有我、我中有你,加強兩者聯系和管理可使工程管理實現程序化、制度化和科學化。通過制度建立、機構設置到具體活動我們從形式到實質明確了個人的道德規范、職責范圍,這將對提高工作效率,杜絕貪污受賄等腐敗現象有很好的作用。只有這樣才能真正起到維護廣大師生的利益、學校的利益。